Kaj računovodje zanima pred in med inventuro osnovnih sredstev?

Inventura je obvezna z računovodskega vidika, saj s popisom osnovnih sredstev zajamemo dejansko stanje na določen dan in ugotovimo ujemanje ter morebitne razlike v primerjavi s stanjem posameznih aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah. Inventura med drugim vpliva na pravilne bilančne podatke, na višino poslovnega izida in davčne osnove. 

Naloga računovodske službe je namreč, da še pred začetkom popisa uskladi evidence in poskrbi, da bo knjigovodstvo stanje kar se da urejeno in pripravljeno za popis. Računovodstvo je pogosto tudi tisto, ki razčisti morebitne knjigovodske zagate/izzive popisne komisije, saj na koncu uskladi inventurne razlike in pripravi končno poročilo. 

Kaj torej računovodja potrebuje za izvedbo popisa osnovnih sredstev?

Predvsem urejene podatke in namensko aplikacijo ali (napredni) poročilni sistem, ki omogoča izvoz podatkov glede inventure in po zaključenem popisu še uvoz podatkov, obdelavo in pripravo poročil za različna občinstva (oddelke, vodstvo podjetja …).

Spremljanje dela popisnih komisij

Vloga računovodske službe je tudi nadzor nad popisnimi komisijami, saj prek spremljanja dela komisije in članov zagotavlja natančno zgodovino popisa in ima vpogled v podatke. 

Prav zato si računovodje želijo naprednih programskih rešitev za popis osnovnih sredstev, npr. takšnih, ki uporabljajo črtne kode ali RFID-značke in mobilne terminale, saj te olajšajo delo tudi ostalim zaposlenim, ker nudijo enostavno možnost fotografiranja osnovnih sredstev (predvsem z vidika lažjega postopka odpisa – npr. polomljen stol), zagotavljajo takojšen in brezžični prenos podatkov ipd. 

VIDEO: Oglejte si, kako poteka digitalna inventura osnovnih sredstev z rešitvijo Frontman FIND

Programska oprema za inventuro je računovodjem v izdatno pomoč v večjih podjetjih, kjer mora računovodska služba hkrati spremljati delo več komisij, kar zahteva tudi več delitev podatkov in usklajevanja. 

Priprava poročila o popisu/inventuri

Poročilo o popisu osnovnih sredstev je za sleherno podjetje zelo pomemben dokument, zato mora biti pripravljen skrbno in natančno. Pripravi ga popisna komisija, obdela pa računovodska služba, ki skupaj z vodstvom podjetja odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu ter uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke. 

Če vprašate računovodje, bodo vedno glasovali za kakovostno rešitev za odpis osnovnih sredstev, kakršna je Frontman FIND.