Vloga oddelka IT pri popisu osnovnih sredstev

Oddelek IT ima nadzor nad IT-opremo podjetja, kar pomeni, da mora pred inventuro dostaviti seznam vseh računalnikov, monitorjev, mišk in tipkovnic, tiskalnikov, strežnikov, stikal, usmerjevalnikov itd., ki bodo predmet popisa osnovnih sredstev. Nadzor nad opremo je še toliko bolj pomemben v času, ko veliko zaposlenih dela na daljavo oziroma od doma. Ker je življenjska doba IT-opreme npr. krajša od objektov ali pohištva, je zelo pomembno, da se spremlja tudi garancijska doba opreme – bodisi zaradi zamenjave/popravila v času garancije, bodisi v namene odpisa osnovnega sredstva. 

Programska rešitev za popis osnovnih sredstev

Najpogosteje je tudi oddelek IT v podjetju zadolžen za izbiro in implementacijo programske rešitve za popis osnovnih sredstev. Pri tem je za informatike pomembno predvsem to, kako jo bodo integrirali v IT-okolje podjetja, da bo kar najbolj učinkovita. Sodobne programske rešitve za inventuro premorejo t. i. programabilne vtičnike API, s pomočjo katerih postane povezovanje različnih poslovnih programov in podatkov bistveno enostavnejše in hitrejše. Zelo pomembno pri izbiri programske rešitve za inventuro je tudi to, da je skalabilna, ne glede na to, kje bo delovala – na strežniku v podjetju ali v računalniškem oblaku ponudnika. 

Če uvajate sodobno rešitev za popis osnovnih sredstev, preverite, ali ima možnost avtentikacije preko t. i. aktivnega imenika (AD) zaposlenih, saj boste tako sredstva lažje pripisali posameznim zaposlenim/delovnim mestom/oddelkom in jih tudi spremljali, pa še zagotavljanje revizijske sledi bo na ta način zagotovljeno. 

VIDEO: Oglejte si, kako poteka popis osnovnih sredstev z rešitvijo Frontman FIND

Prav tako si bodo računovodstvo in drugi oddelki želeli možnosti hitrega izvoza in uvoza podatkov – pred in po opravljeni inventuri, bodisi žičnega ali brezžičnega, kar velja upoštevati pri izbiri terminalov in rešitve za popis osnovnih sredstev. 

Črtna koda ali značke RFID?

Informatiki so navadno tisti, ki »navijajo« za najsodobnejše tehnologije, prav zato v podjetjih, kjer narava sredstev in proračun dopuščata, označevanje s črtno kodo že nadomeščajo z značkami RFID. Prednosti značk RFID so očitne, saj se sredstva v prostoru takoj »javijo«, prav tako pa je možno njihovo sledenje in hitro iskanje. 

VIDEO: Oglejte si, kakšna je razlika v popisu osnovnih sredstev z RFID značkami ali EAN kodami

Ste že vprašali vaše informatike, kako boste letos opravili popis osnovnih sredstev?