Različne vrste odsotnosti z dela in kako jih evidentirati

Različne vrste odsotnosti z dela

Na splošno pri odsotnosti z dela ločimo na: 

• prostovoljno, 
• neprostovoljno, 
• plačano in 
• neplačano odsotnost. 

O prostovoljni odsotnosti govorimo, ko zaposleni odsotnost z dela načrtuje, na primer v okviru letnega dopusta. Neprostovoljna odsotnost je odsotnost, kadar zaposleni ne more delati zaradi zdravstvenih razlogov, smrti v družini itd. 

Nekatere oblike odsotnosti z dela plača delodajalec, nekatere država, nekatere pa so v breme zaposlenega (npr. neplačan dopust). Zato so vrste odsotnosti ključne pri obračunu plač.  

Vsaka država ima lastno zakonodajo, v kateri so določene minimalne omejitve glede vrste in trajanja odsotnosti, ki pripadajo zaposlenemu, in kaj krije država. Določbe, na primer glede plačanega dopusta, se lahko med posameznimi državami bistveno razlikujejo. V tej objavi se bomo osredotočili na slovensko zakonodajo.

Poleg tega ima vsako podjetje svojo dodatno politiko odsotnosti z dela oziroma v posamezni pogodbi o zaposlitvi opredeli, kako se upravlja odsotnost z dela, pri čemer se tudi te politike lahko med podjetji pomembno razlikujejo. 

Delodajalec je dolžan voditi evidenco delovnega časa skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki ureja vrste in vsebino evidenc, način zbiranja podatkov, vodenje in hrambo; noveli ZEPDSV-A in ZEPDSV-B delodajalcem razširjata obveznosti in pravice glede vodenja evidence delovnega časa, vključno s specifičnimi določili o podatkih, ki jih mora evidenca vsebovati, in pravicami delavcev do vpogleda v te evidence.

Poglejmo si sedaj glavne vrste odsotnosti z dela, s katerimi se sreča vsak delodajalec. To so:

• Bolniška odsotnost
• Letni dopust
• Materinski in očetovski dopust
• Državni in verski prazniki
• Odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin (smrt, nesreče,…)
• Koriščenje nadurnega dela (odvisno od interne politike dela)
• Izobraževanja

Obstajajo pa tudi manj pogoste odsotnosti, kot so:

• Sobotno leto (»sabbatical«)
• Neplačan dopust
• Študijski dopust
• Odsotnost za pričanje pred sodiščem
• Odsotnost za prostovoljno delo in darovanje krvi
• Odsotnost zaradi stavke
• Odsotnost zaradi naravnih nesreč ipd.

Zakoni, ki urejajo odsotnosti z dela in evidenco delovnega časa, vključujejo predvsem Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) z njegovima novelama. Področje dopustov, odsotnosti z dela, delovnega časa in nadur je poleg teh dveh zakonov pogosto opredeljeno tudi v kolektivnih pogodbah in internih aktih delodajalca.

1. Bolniška odsotnost

Kot pove že samo ime, gre za odsotnost z dela, ko zaposleni zboli in potrebuje čas za okrevanje. Poleg tega je pogosto potrebna izolacija, da se prepreči širjenje bolezni. Po okrevanju, vendar če je še zmerjaj potrebna izolacija obstaja tudi možnost dela od doma.

Način upravljanja bolniške odsotnosti je v večini držav določen z zakonodajo. Delodajalec mora zaposlenemu zagotoviti plačano bolniško odsotnost v določenem trajanju, v nekaterih državah pa glede na trajanje potrebnega bolniškega dopusta in resnost bolezni del stroškov krije država.

V Sloveniji delodajalec izplačuje nadomestilo plače iz lastnih sredstev za nezmožnost dela zaradi bolezni ali ne-delovne poškodbe do 30 delovnih dni na odsotnost (največ 80 dni letno) in za poklicno bolezen/poškodbo pri delu do 30 dni na odsotnost. Daljše odsotnosti krije ZZZS.

V nekaterih državah je zaposlenim nerodno prositi za bolniško odsotnost. Dolgoročno ima to lahko hujše posledice za zdravje in vodi v izgorelost ali manjšo produktivnost. Po drugi strani pa je pretvarjanje zaposlenega, da je bolan, huda kršitev pravil podjetja.

2. Letni dopust

Letni dopust je čas, ki ga zaposleni izkoristi za osebni dopust, bodisi za potovanje, družinske dogodke ali počitek na splošno. Večina podjetij ima stroga pravila o tem, koliko plačanega in neplačanega dopusta na leto lahko izkoristi zaposleni, ter o tem, kdaj in kakšen je postopek odobritve dopusta. V številnih državah je minimalni letni dopust določen z zakonodajo.

Zlasti za mlajše zaposlene sta dovolj prostega časa in dobro ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem pomemben del paketa ugodnosti. Včasih so zaposleni pripravljeni sprejeti nižjo plačo v zameno za več prostega časa in možnost dela na daljavo.

Zato je pomembno, da ima vsako podjetje jasno opredeljeno politiko odsotnosti z dela z vidika letnega dopusta, ki je pregledna in pravična do zaposlenih. Poleg plače je število (plačanih) dni dopusta ena najpogostejših spremenljivk v pogajanjih o zaposlitvi.

ZDR-1 določa v Sloveniji tudi minimalno število dni dopusta ter dodatno število dni dopusta. V primeru petdnevnega tedna ima zaposleni pravico do najmanj 20 letnega dopusta. Pri drugačni razporeditvi delovnega časa (npr. štiridnevni delovni teden) se minimalna pravica do dopusta sorazmerno preračuna glede na 4 tedne dopusta, pri čemer se število delovnih dni za dopust določi sorazmerno glede na sklenjeni delovni čas.

Dodatni zakonsko pripadajoči dnevi so v primeru, če ima zaposleni otroka mlajšega od 15 let in sicer 1 dan za vsakega otroka posebej, delavec, ki je starejši od 55 let dobi dodatne 3 dni dopusta, prav delavec invalid ali delavec z najmanj 60-odstotno telesno okvaro. Delavec, ki neguje in varuje otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo prav tako dobi dodatne 3 dni dopusta. Kolektivna pogodba ali interni akti podjetja pogosto dodeljujejo tudi dodatne dni glede na delovno dobo zaposlenega.

Pomembna informacija iz zakona je tudi to, da je delodajalec dolžan delavce najkasneje do 31. marca pisno obvestiti o odmeri letnega dopusta za tekoče koledarsko leto. Daljše trajanje dopusta pa se kot omenjeno lahko določi s kolektivno pogodbo ali pogodbo o zaposlitvi.

3. Materinski in očetovski dopust

Materinski dopust je ena najpomembnejših vrst dopusta, namenjena okrevanju matere po porodu in skrbi za novorojenčka. Med državami so glede tega, koliko tednov materinskega dopusta pripada materi in kaj krije država, velike razlike. Najdaljši plačani materinski dopust (od 16 do 85 tednov) imajo države EU, medtem ko je v ZDA in Avstraliji plačani materinski dopust precej kratek (le nekaj tednov).

Prav tako ne smemo pozabiti na očetovski dopust, ki novopečenim očetom omogoča, da preživijo čas z otrokom in podpirajo mater v prvih tednih. 

Materinski dopust se praviloma začne 28 dni pred predvidenim datumom poroda in traja 105 dni, nato sledi starševski dopust, pri katerem ima vsak od staršev pravico do 160 koledarskih dni, pri čemer je 60 dni za vsakega od staršev neprenosljivih, 100 dni pa je možno prenesti na drugega starša, tako da lahko eden od staršev skupno koristi največ 260 koledarskih dni.

Očetovski dopust je namenjen očetom v trajanju 15 koledarskih dni, ki jih mora oče izrabiti do tretjega meseca starosti otroka; dodatno ima oče 60 dni neprenosljivega starševskega dopusta, 100 dni starševskega dopusta pa lahko prenese na mater.

4. Državni in verski prazniki

Državni prazniki se med posameznimi državami razlikujejo; nekateri so povezani z državo, nekateri pa so verski. Nekateri od teh praznikov se celo v več državah praznujejo na isti dan. Takšni prazniki so na primer božič, novo leto, veliki petek, velikonočni ponedeljek, praznik dela itd. Državni prazniki so na nek način prosti dnevi, ki jih zagotavlja vlada.

Pomembno je, da na začetku leta v koledarju podjetja označite vse dela proste dneve v vaši državi in ustrezno načrtujete izmene. Državne in verske praznike lahko spremljate tudi v Špicini aplikaciji za evidentiranje delovnega časa.

5. Odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin

Odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin, najpogosteje smrti je namenjena primerom, ko zaposleni izgubi bližnjega. To je odsotnost namenjena žalovanju, urejanju pogreba in drugim obveznostim, ki se pojavijo, ko nekdo umre.

Podjetja svojim zaposlenim najpogosteje odobrijo od enega do več dni za odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin – smrti. V nekaterih državah je ta oblika odsotnosti obvezna, v drugih pa ne. Podobne osebne okoliščine so tudi hujše nesreče, ter na bolj svetli strani poroke.

V Sloveniji ima zaposleni pravico do plačane odsotnosti z dela do skupaj največ sedem delovnih dni v posameznem koledarskem letu zaradi osebnih okoliščin, kot so lastna poroka, smrt svojih bližnjih (zakonec, partner, otroka, starš,…) ter zaradi hujše nesreče, ki zadane delavca.

6. Koriščenje nadurnega dela

Koriščenje nadurnega dela je povezano z opravljenimi nadurami. Tako kot bi podjetje moralo imeti politiko odsotnosti z dela, bi moralo vzpostaviti tudi politiko nadurnega dela. 

Nadurno delo bi prav tako morali ustrezno upravljati s programsko opremo za evidenco delovnega časa (preverite več o beleženju nadur). Ob upoštevanju tega nekatera podjetja zaposlenim omogočajo nadurno delo, ki ga nato kompenzirajo s koriščenjem odsotnosti z dela.

Zakon (ZDR-1) definira kdaj je delavec dolžan na zahtevo delodajalca opravljati nadurno delo (izredne okočiščine ali izjemoma povečan obseg dela), na kakšen način se nadure odredijo ter koliko je zakonsko maksimalno trajanje nadur – to je največ 8 osem ur na teden, 20 ur na mesec in 170 ur na leto, s soglasjem delavca do 230 ur na leto.

Za opravljene nadure običajno poleg plačila pripada zaposlenemu dodatek po kolektivni pogodbi (v večini znaša dodatek 30 %). Nadure je možno tudi kompenzirati za proste ure, pri čemer mora biti ustrezno upoštevan dodatek.

• Preberite več: Nadure v Sloveniji: Pravna ureditev, praksa in priporočila

7. Sobotno leto

Sobotno leto (angleško »sabbatical«) je precej priljubljeno v akademskih krogih, dejansko pa pomeni daljši premor od dela, običajno za več mesecev. Zaposleni najpogosteje vzamejo sobotno leto, da bi se lahko posvetili hobijem in drugim stvarem, ki jih zanimajo in veselijo (na primer potovali po svetu, študirali novo področje itd.), včasih pa zato, da bi si povsem opomogli po daljšem obdobju stresnega dela. Sobotno leto običajno traja od 6 do 12 mesecev.

Podjetja pogosto ponujajo možnost sobotnega leta zaposlenim, ki zanje delajo že dlje časa, da bi jih nagradili za njihovo zvestobo in preteklo dobro delo. Nekatera podjetja ponujajo plačano ali delno plačano sobotno leto, druga pa le možnost neplačanega sobotnega leta. 

V nekaterih sektorjih (npr. visoko šolstvo in kultura) kolektivni akti ali posebni predpisi urejajo posebne oblike odsotnosti z dela ali presekovanja delovnega časa, ki niso eksplicitno določene v splošnem delovnopravnem okviru ZDR-1.

8. Neplačan dopust

Nekatera podjetja zaposlenim omogočajo neplačan dopust, kar pomeni, da je odsotnost povezana z nižjo plačo. To je običajno strogo opredeljeno v pravilniku organizacije o dopustih, vključno s tem, koliko neplačanih dni lahko koristi zaposleni, kdaj, kakšen je postopek odobritve in kako to vpliva na plačilo. To je še posebej priročno za zaposlene, ki imajo raje več prostega časa kot višjo plačo.

ZDR‑1 ne ureja neplačanega dopusta kot samostojne, zakonsko zagotovljene pravice delavca, omogoča pa, da se neplačana odsotnost z dela uredi na podlagi sporazuma med delavcem in delodajalcem ali s kolektivno pogodbo; v času neplačanega dopusta delodajalec praviloma ne izplačuje nadomestila plače, pri odsotnosti, daljši od 30 delovnih dni, pa se po ZPIZ‑2 obvezno zavarovanje prekine, razen če se posebej uredi plačilo prispevkov ali prostovoljno zavarovanje.

9. Druge manj običajne vrste odsotnosti z dela

Poleg glavnih vrst odsotnosti z dela poznamo tudi več drugih oblik. Te vrste odsotnosti z dela so manj pogoste in v pravilniku podjetja o odsotnosti z dela niso vedno opredeljene. Kljub temu je dobro, da smo z njimi seznanjeni:

• Študij
• Sodelovanje v poroti / odsotnost za pričanje pred sodiščem
• Odsotnost za prostovoljno delo in darovanje krvi
• Odsotnost za stavke
• Odsotnost zaradi naravnih nesreč
• Odsotnost v odpovednem roku po prekinitvi delovnega razmerja
• Vojaška odsotnost (v nekaterih državah)

Pravilnik o letnem dopustu in drugih odsotnostih dela

Poleg zakonodaje in kolektivne pogodbe, lahko podjetje dodatno sprejme Pravilnik o dopustih in drugih odsotnostih z dela (lahko samostojno ali kot del Pravilnika o delovnih razmerjih). Tak pravilnik dodoča pravila in postopke, kot so:

• pravica do letnega dopusta,
• pravica do izrabe in način izrabe letnega dopusta,
• pravica do drugih odsotnosti z dela
• način izrabe drugih odsotnosti z dela,
• postopke evidentiranja celodnevnih odsotnosti.

Pravilnik o dopustih in drugih odsotnostih z dela je lahko pomemben tako za delodajalca kot za zaposlenega, saj zelo jasno opredeljuje način upravljanja odsotnosti. Po eni strani imajo zaposleni s politiko odsotnosti z dela zagotovljen zaslužen počitek, po drugi strani pa lahko delodajalec strogo opredeli omejitve in posledice v primeru neodobrene odsotnosti.

Spremljanje različnih vrst odsotnosti z dela

Ko imate jasno opredeljena pravila o odsotnostih z dela, pri čemer je nujno potrebno upoštevanje zakonodaje, je pomembno, da redno spremljate odsotnosti zaposlenih. 

S Špicino rešitvijo za evidenco delovnega časa, lahko preprosto spremljate, kdaj, kako dolgo in iz katerih razlogov je bil zaposleni odsoten. Odsotnosti lahko tudi odobrite in si ogledate podrobna poročila o odsotnosti na ravni posameznika, ekipe ali oddelka.

Celovita rešitev za upravljanje odsotnosti z dela vključuje funkcije, kot so:

• Interaktivni koledar za načrtovanje odsotnosti
• Funkcije, ki zaposlenim omogočajo, da predložijo prošnje za odsotnost, ki jih je mogoče prek aplikacije odobriti ali zavrniti
• Možnost nastavitve različnih pravil za različne zaposlene
• Pregledna zgodovina odobritev, da ne pride do nesporazumov
• Funkcije za enostavno spremljanje odsotnosti z dela in pridobivanje vizualnih prikazov statističnih podatkov
• Upravljanje dopustov na ravni ekipe
• Možnost spremljanja drugih oblik dela, na primer dela na daljavo
• Enostavne izvoze za obračun plač

S sistemom za upravljanje odsotnosti lahko postopek avtomatizirate, zmanjšate obseg administracije ter omogočite hitrejše in preglednejše postopke odobritve odsotnosti. 

Našo rešitev za upravljanje odsotnosti z dela v oblaku lahko preizkusite popolnoma brezplačno – začni brezplačni preizkus.

Zmanjšanje absentizma z dela

Na koncu naj omenimo še nekaj priporočil, kako zmanjšati absentizem z dela. Vsi potrebujemo dopust in vsi lahko zbolimo, vendar lahko prekomeren absentizem z dela pomeni veliko breme za produktivnost podjetja. 

Kultura podjetja, politika odsotnosti z dela, slogi vodenja, delovna obremenitev in podobni dejavniki lahko pomembno vplivajo na to, koliko dni so zaposleni odsotni z dela, zlasti dolgoročno.

Poglejmo si nekaj splošnih priporočil za obvladovanje škodljivega absentizma:

• Zagotovite varno in ergonomsko delovno okolje.
• Spodbujajte zdrav življenjski slog in izvajajte programe dobrega počutja v podjetjih, vključno s športnimi dogodki v podjetju, vadbo joge med delom, dostopom do telovadnice itd.
• Poskrbite za zdravo prehrano v pisarni.
• Poskrbite za ničelno toleranco do mobinga in nadlegovanja.
• Spodbujajte timsko delo in dobre odnose med zaposlenimi.
• Poskrbite, da je raven stresa zmerna, da se spodbuja rast in ne izgorelost.
• Ponudite prilagodljive možnosti dela, vključno z delom na daljavo.
• Pokažite, da vam je mar za zaposlene, in zagotavljajte podporo zaposlenim s težavami.

Kot smo že omenili, poskrbite za jasno politiko odsotnosti z dela in pregledno sledenje, kar vključuje tudi takojšnje sankcioniranje neodobrenih odsotnosti

Ogledali smo si različne vrste odsotnosti z dela, opredelili, zakaj so pomembne, kako je treba odsotnosti upravljati in spremljati ter zakaj bi moralo vsako podjetje imeti pravilnik o odsotnostih z dela. Če v vašem podjetju še nimate jasne politike upravljanja odsotnosti z dela, vam svetujemo, da jo opredelite in nato uvedete rešitev za evidentiranje delovnega časa in prisotnosti, s katero boste lahko spremljali različne vrste odsotnosti in jih ustrezno upravljali.