Neurejena evidenca delovnega časa lahko izzove globo Inšpektorata za delo

Vse več delodajalcev ugotavlja, da jim evidenca delovnega časa predstavlja velik izziv. Te evidence so pogosto izven okvirjev delovnopravne zakonodaje. To pomeni, da niso upoštevane pravice delavcev, kot je to opredeljeno v delovnopravni zakonodaji. Pri delovnem času je namreč ključnega pomena, da upoštevamo zakonske omejitve delovnega časa, pravice do odmorov in počitkov ter pravice, ki izhajajo iz varstva pri delu. Te pravice so krovno urejene v Zakonu o delovnih razmerjih, a moramo biti pozorni tudi na področno zakonodajo, ki lahko dodatno opredeljuje pravice delavcev z vidika ureditve delovnega časa ter druge podzakonske akte, kot so uredbe ali kolektivne pogodbe.

Zavedati se moramo, da je evidenca delovnega časa po Zakonu o evidencah na področja dela in socialne varnosti ena izmed štirih zakonsko obveznih evidenc, zato bi pozvala tudi vse tiste delodajalce, ki doslej teh evidenc za svoje sodelavce niste vzpostavili, da to storite. V praksi namreč ugotavljam, da predvsem mlada, tehnološko napredna podjetja želijo prepustiti organizacijo delovnega časa svojim sodelavcem in to pogosto navedejo kot razlog, zakaj evidenc za sodelavce ne vodijo. Če delodajalec nima vzpostavljene evidence delovnega časa za svoje zaposlene, ga lahko s strani Inšpektorata za delo doleti preko 4.000,00 € globe. Obveza vodenja evidenc delovnega časa pa ni zapisana samo v naši nacionalni zakonodaji, ampak so temelji opredeljeni že v Evropski direktivi 2003/88/ES Evropskega parlamenta in Sveta (z dne 4. novembra 2003 o določenih vidikih organizacije delovnega časa). Dodaten temelj za striktno obvezo vodenja delovnega časa pa je leta 2019 podalo še Sodišče Evropske Unije s sodbo zoper Deutsche Bank v Španiji, ki je razsodilo, da je delodajalec dolžan voditi evidence delovnega časa na način, da je iz njih mogoče razbrati upoštevanje pravic delavca (do omejitve delovnega časa in pravice do odmorov ter počitkov).

Ni več izgovorov za nevodenje evidenc delovnega časa

Si tudi vi želite vzpostaviti evidence delovnega časa, ki vam ne bodo kratile vašega težko zasluženega spanca? Potem je morda čas, da začnete razmišljati o sistematičnem vodenju delovnega časa, ki zahteva:

• definirane oblike delovnega časa, zapisane v internem aktu delodajalca,
• informacijsko podporo za vodenje delovnega časa, ki je po moji oceni edini verodostojen način evidentiranja prisotnosti zaposlenih,
• strokovno usposobljen kader na področju planiranja delovnega časa, jasno definirane odgovornosti organizacije delovnega časa,
• jasna pravila vodenja in arhiviranja evidenc delovnega časa,
• doslednost pri zaključevanju teh evidenc (tedensko, mesečno, na referenčno obdobje, letno).

Evidenca delovnega časa je rezultat zatečenega stanja

Če imate izzive z evidenco delovnega časa, ki ni povsem znotraj zakonskih okvirjev, potem je moje priporočilo, da se nehate ukvarjati s samo evidenco, ampak se namesto tega lotite celovite prenove delovnega časa. Do zakonitih evidenc ne pridete s popravljanjem evidenc, kar predstavlja nezakoniti poseg v samo evidenco, za katerega je po drugem odstavku prve alineje 23. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti predpisana globa.

Kako evidentirati delovni čas, da bodo evidence pristne?

Trenutni Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ne predpisuje načina vodenja evidenc, čeprav je vse več namigovanj, da bi se z novo zakonodajo to tudi jasno opredelilo, in sicer v smeri vodenja teh evidenc z informacijsko podporo. Moram reči, da že danes veliko delodajalcev vodi evidence delovnega časa z IT podporo, kar absolutno podpiram.

Sama ugotavljam da ima elektronsko evidentiranje delovnega časa več prednostnih vidikov.

Prednosti elektronskega evidentiranja delovnega časa:

• evidence so urejene in pregledne,
• pravila evidentiranja so bolj jasna, 
• lažje je spremljanje rednih delovnih ur in dodatnih viškov ali nadur,
• takšna evidenca je tudi veliko bolj verodostojna kot ročno vodena evidenca.

Informacijska podpora za vodenje evidenc danes med drugim omogoča tudi:

• zakonito postavljanje urnikov, kar olajša delo na področju planiranja delovnega časa,
• sprotno spremljanje ur (viškov/manjkov),
• hitre analize podatkov znotraj obdobij,
• poenostavljeno zaključevanje evidenc na različna obdobja

Evidence delovnega časa, vodene z IT podporo, so vsekakor bolj avtentične, še posebej če jih je delodajalec kot dokazilo dolžan predložiti v sodnih postopkih na delovnem sodišču. Glede na to, da smo vse globlje vpeti v digitalno dobo, je smiselno delovni čas spremljati digitalno. To predstavlja tudi velik prihranek časa pri planiranju, vodenju in zaključevanju teh evidenc.

Kaj moramo storiti, preden uvedemo digitalno evidentiranje delovnega časa?

Delovni čas zahteva strukturiran pristop. Lahko, da ima delodajalec povsem enostavno obliko organizacije delovnega časa, ki velja za celotno organizacijo, lahko pa ima več variacij delovnega časa, ki se razlikujejo med oddelki ali pa tudi med določenimi delovnimi mesti znotraj oddelkov. Zato je s podrobno analizo treba ugotoviti vse ključne vidike organizacije delovnega časa, ki so v nadaljevanju jasno definirane v internem aktu delodajalca. Sama pogosto ugotavljam, da interni akti o delovnem času niso zapisani dovolj jasno, oziroma iz samega akta ni mogoče ugotoviti, katere oblike delovnega časa veljajo za posamezna delovna mesta. V takih situacijah je treba dodatno opredeliti, katere oblike delovnega časa veljajo za posamezna delovna mesta. To najlažje vzpostavimo z matriko specifik delovnega časa. Zakaj je takšna matrika ključna? Predvsem z vidika prilagoditve informacijske podpore za vodenje evidenc delovnega časa.  

Sama pogosto ugotavljam, da interni akti o delovnem času niso zapisani dovolj jasno.

Delovni čas je obvezna sestavina pogodbe o zaposlitvi

Delavec mora biti ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi seznanjen, v kakšnih okvirjih zanj veljajo pravila delovnega časa. Zakon o delovnih razmerjih v 31. členu jasno opredeljuje, da mora pogodba o zaposlitvi vsebovati določilo o dnevnem ali tedenskem delovnem času in razporeditvi delovnega časa. Hkrati pa drugi odstavek istega člena ZDR-1 dovoljuje, da se je glede opredelitve delovnega časa v pogodbi o zaposlitvi mogoče sklicevati na veljavne zakone, kolektivne pogodbe oziroma splošne akte delodajalca. Če se sklicujete na interne akte delodajalca, potem ti akti v praksi tudi morajo obstajati. Žal pa v praksi ugotavljam, da imajo delodajalci v pogodbah o zaposlitvi pogosto sklic na interne akte, ki pa niso vzpostavljeni. V tem primeru bi vas želela opozoriti, da za delavca veljajo tista pravila delovnega časa, ki so zanj ugodnejša. Velik izziv se pojavi že pri sami razporeditvi delovnega časa. Delodajalec obravnava viške ur po pravilih neenakomerne razporeditve, po pogodbi o zaposlitvi pa za delavca veljajo pravila enakomerne razporeditve. To pogosto pomeni, da so viški ur delavcev tretirani neustrezno glede na obveznosti, ki izhajajo iz same zaposlitvene pogodbe delavca.

Zato je moje ključno sporočilo delodajalcem, da je po novi ureditvi delovnega časa pri delodajalcu treba z delavci podpisati nove pogodbe o zaposlitvi, še posebej če po novi ureditvi za delavca veljajo drugačna pravila delovnega časa kot v predhodni zaposlitveni pogodbi. 

Andreja Samec Koderman

Business Consultant Partner, Andreja Consulting