Kaj mora vodstvo podjetja vedeti o popisu osnovnih sredstev?

Popis osnovnih sredstev oziroma inventura ponuja celovit pogled nad inventarjem podjetja. Vodstvo podjetja ali organizacije po opravljeni inventuri prejeme in preveri zbirno poročilo o popisu ter s sklepi odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu ter uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke. 

Popis osnovnih sredstev tako nikakor ni le obvezno opravilo, temveč lahko vodi poslovodstvo k sprejemu novih organizacijskih ukrepov in poslovne politike podjetja, ki vodi k bolj smotrnemu, racionalnemu, urejenemu in odgovornemu ravnanju vseh segmentov poslovanja podjetja. 

VIDEO: Oglejte si, kako poteka popis osnovnih sredstev z rešitvijo Frontman FIND

Naložba v lažje, hitrejše in natančnejše delo

Pri inventuri si velja pomagati z namensko programsko opremo, ki močno pohitri delo zaposlenih – tako izvajalcev popisa kot tudi računovodske službe. Praktično vsako podjetje že uporablja poslovno-informacijski sistem, v katerem se hranijo številni podatki, ki jih velja uvoziti v program za popis osnovnih sredstev. 

Za izvedbo popisa osnovnih sredstev velja izbrati celovito rešitev, po možnosti takšno, ki omogoča digitalno inventuro. Digitalna inventura je sodoben izraz za popis osnovnih sredstev s pomočjo rešitev, ki uporabljajo črtno kodo ali značke RFID, torej omogoča elektronsko, digitalno in brezstično opravljanje inventure. Popisni listi in svinčniki so namreč del zgodovine. 

Bistveno manjši stroški popisa osnovnih sredstec

Prednosti enostavnega popisovanja in sledenja inventurnega procesa s pomočjo črtne

kode ali značk RFID so očitne. Prednjačijo večja zanesljivost/točnost popisa, enostavnejša identifikacija osnovnega sredstva in manjša možnost potvarjanja podatkov. Veliko opravil, tudi izmenjava podatkov med sistemi in terminali je lahko avtomatiziranih, prav tako je lahko avtomatski izpis inventurnih razlik (viškov, mankov, sprememb lokacij, stroškovnih mest) in avtomatsko knjiženje razlik identifikacijskih pogojev.

Digitalna inventura s sodobnimi tehnološkimi rešitvami podjetju omogoča, da pri popisu sodeluje manjše število ljudi, ker je popis izveden bistveno hitreje pa je tudi strošek vsakoletne inventure manjši. Naložba v napredno rešitev za popis osnovnih sredstev se tako podjetju zelo hitro povrne.  

Katero rešitev za popis osnovnih sredstev izbrati?

Če vprašate informatike, bodo želeli rešitev, ki bo kar najprimernejša za integracijo v poslovno okolje podjetja. Računovodje bodo prav tako zagovarjali rešitev, ki jo bo moč povezati z najrazličnejšimi sistemi in viri podatkov, poleg tega pa bodo želeli funkcije avtomatskega knjiženja in priprave poročil. Za izvajalce popisa, torej zaposlene, bo pomembno predvsem, da bo rešitev uporabnikom prijazna rešitev in da bo izobraževanje za njeno uporabo kratko in jedrnato.

Česa pa bi si moralo želeti vodstvo podjetja? Predvsem vse zgoraj našteto ter da ima opravka s ponudnikom, ki ima obilo izkušenj in referenc, ter je zaupanja vreden. Poslovanje v skladu s standardi, kakršna sta ISO27001 in ISO9001, pa je le še dodaten plus.