Fleksibilnost bo s časom postala pravica in ne več boniteta, kažejo zadnje raziskave. Pa tudi, da so različne oblike fleksibilnega dela eden ključnih motivatorjev, celo večji kot plača

Kljub temu pa se organizacije še vedno bojijo, da s fleksibilnim delom izgubljajo produktivnost. To ne drži, če se načrtovanja dela seveda lotijo pravilno, o pasteh fleksibilnega dela pa dobro poučijo tudi vse vključene v delovne procese. Načrtovanje in oblike fleksibilnega dela se seveda razlikuje od panoge do panoge in od podjetja do podjetja, odvisno tudi od tega, kakšne oblike fleksibilnega dela nudi.

Za podjetje je na splošno ključnega pomena:

  • da pametno, avtomatizirano in v skladu s potrebami in kompetencami zaposlenih načrtuje urnike,
  • da ima v vsakem trenutku na voljo podatke o številu opravljenih ur in nadur, da lahko racionalizira delo,
  • da lahko spremlja in napoveduje odsotnosti, s čimer lahko lažje razporeja med izmenami,
  • da redno določa, komunicira in spremlja izpolnjevanje ciljev in porabljeno število ur za njihovo izpolnitev,
  • delavcem nudi delujočo tehnologijo.

Recimo prodajalci veliko časa preživijo na terenu, za njih je zato pomembno, da imajo na razpolago rešitve, ki jim omogočajo hiter dostop do potrebnih podatkov in deljenje pridobljenih podatkov s pisarno v zaledju kjerkoli in kadarkoli. Ni hujšega, kot to, da prodajalec pride k stranki in na svojem računalniku ne more dostopati do informacij, o katerih sprašuje stranka, potem pa namesto, da bi odšel domov in v miru dokončal svoje delo, hodi še v pisarno. Nepotrebne poti in izguba časa so pomemben faktor demotivacije zaposlenih.  

  • Če je ena od možnih oblik fleksibilnega dela delo od doma je za zaposlenega ključnega pomena:
  • da ima dostop do vseh programov in dokumentov, ki jih potrebuje za svoje delo na enem mestu (najbolje za delo namenjeni pisarniški mizi),
  • da si za delo uredi celoten prostor, saj tako zmanjšajo motnje, kot je recimo novo prispela revija na kuhinjskem pultu,
  • da načrtuje delovni čas v skladu s produktivnim ritmom in se ga skuša dnevno držati,
  • načrtuje obroke kot bi jih, če bi odhajal v pisarno in ukine sprehode do hladilnika,
  • na razpoloženje in produktivnost vpliva tudi oblačilo. Če nekdo od jutra do večera preživi v pižami, svojega zagona ne bo udejanjil v enaki meri, kot če se po zajtrku in telovadbi stušira in preobleče ter začne opravljati svoje delo.
  • če živi s partnerjem, ki je tudi doma, ali pa na porodniškem odpustu, potrebuje pravila o tem, kdaj ga lahko moti in kdaj ne. Čas za delo naj bo namenjen delu in ne načrtovanju prostega časa.
  • omejiti je potrebno tudi socialna omrežja, saj odprti zavihti prekinjajo koncentracijo, kar rezultira v kupu preživetih ur za pisalno mizo brez opravljenega dela. Odmore je potrebno določiti tudi doma.

Čeprav je Harvardski epidemiolog William Hanage ta teden zaradi širjenja korona virusa dejal, naj vsi tisti, ki lahko, delajo od doma in številke podjetji, ki omogočajo fleksibilnejše delo naraščajo iz dneva v dan (Google je na Irskem za 8000 zaposlenih uvedel poskusno delo od doma), pa ima delo od doma tudi svoje slabosti in zagotovo ni primerno za vsakega zaposlenega.

Nekateri preprosto potrebujejo več nadzora in več pomoči, ki mu jo, če podjetje želi ohraniti raven produktivnosti, lahko nudi le ekipa, ki je prisotna ob njem. Pomembna komponenta je tudi občutek pripadnosti ekipi, ki se brez fizičnih stikov lahko skrha, zato je priporočljivo, da se tudi virtualne ekipe vsake toliko sestanejo v živo. Študije kažejo namreč, da delo od doma v daljšem času poveča socialno neprivilegiranosti in izolacije, vodi pa lahko tudi v zmanjšanje samozavesti, saj imajo delavci, ki delajo od doma, manj priložnosti za potrjevanje svojih stališč in mnenj od svojih kolegov, ki delajo skupaj z drugimi.