Sistem zaposlene »prisili«, da popis osnovih sredstev opravijo na pravilen način

Vsebina

• Kako skrajšati čas in število napak pri popisu osnovnih sredstev na večih lokacijah
• Zakaj je popis sredstev s tehnologiji RFID zamenjal svičnik in papir
• Kako so s tehnologijo RFID pohitrili proces popisa sredstev za 70 %
• Kako so se lotili največjega  izziva pri popisu osnovnih sredtev – opreme sredstev z nalepkami
• Zakaj so tehnologijo za popis namestili v oblak in je nimajo lokalno na strežnikih

• Podjetje: skupina Salonit: Salonit Anhovo d.d. in povezane družbe
• Industrija: proizvodnja gradbenih materialov
• Leto ustanovitve: 1921
• Število zaposlenih: več kot 360 (skupina Salonit: Salonit Anhovo d.d. in povezane družbe)
• Spletna stran: www.alpacem.si

Skupina Salonit, del mednarodne skupine Alpacem, je vodilni slovenski proizvajalec gradbenega materiala in ena od tehnološko najnaprednejših podjetij v panogi gradbenih materialov v regiji. S proizvodnjo visoko kakovostnega cementa in betona ter vrsto drugih gradbenih izdelkov, zagotavlja rešitve tudi za  najzahtevnejše gradnje. Salonit Anhovo sodi med najsodobnejše evropske cementarne, tako po okoljskih kriterijih kot po energetski učinkovitosti. Ekipa visoko motiviranih zaposlenih, lokacija z ustreznim surovinskim zaledjem ter uporaba najsodobnejših tehnoloških rešitev so temelji, na katerih želijo v Salonitu Anhovo v naslednjem desetletju zgraditi eno prvih brezogljičnih cementarn na svetu.  

Nič več svinčnikov in papirja

Salonit Anhovo ima okoli 6500 osnovnih sredstev, vsaka hčerinska družba pa še vsaj 500. Ta se nahajajo na zelo različnih lokacijah, od kamnoloma do silosov, klasično izvajanje popisa je bilo v preteklosti zato zelo zamudno 

»Za digitalni popis osnovnih sredstev smo se odločili, ker smo želeli postopek popisa osnovnih sredstev opraviti bistveno hitreje in natančneje. Prepričale so nas tudi obljube o večji preglednosti nad osnovnimi sredstvi ter manj ali nič napakami med samim popisovanjem,« se spominja Mitja Curk, vodja digitalizacije v podjetju Salonit Anhovo d. d.

Pred uvedbo digitalnega popisa so imeli na petih lokacijah podjetja vsa osnovna sredstva opremljena z nalepkami z inventarnimi številkami, pri čemer je bila večina nalepk še brez črtne kode. Inventuro so izvajali na klasičen način – s svinčnikom in papirjem. Najprej so natisnili izpise vseh osnovnih sredstvih po posameznih lokacijah (t. i. inventurni listi), zatem pa vsako sredstvo poiskali in ga nato na popisnem listu obkljukali. Zatem so zaposleni inventurne liste pregledali in v okviru popisne komisije ugotovili skladnost oziroma neskladje z računovodskim stanjem. Za stvari, ki jih ob popisu niso našli, so morali opraviti ponovno iskanje po podjetju, kar je zaposlenim vzelo ogromno časa. Časovno potratno opravilo je bilo tudi ročno vnašanje podatkov v zaledni sistem, kjer so se prav tako lahko, čeprav nehote, pripetile napake pri vnašanju/prepisovanju. 

»Popis osnovnih sredstev po starem sistemu je zahteval delo številčne popisne komisije in je trajal vsaj teden dni. Elektronski popis je sedaj opravljen celo 70 % hitreje, kot pred uvedbo popisa z RFID tehnologijo. Z digitalnim popisovanjem in tehnologijo oznak RFID smo popis osnovnih sredstev močno poenostavili – s tem, ko smo se izognili papirju, smo se izognili tudi napakam « je dodal Mitja Curk.

Rešitev za popis osnovnih sredstev iz oblaka

Skupina Salonit se je odločila za uvedbo rešitve Frontman FIND, ki deluje iz računalniškega oblaka, implementiralo pa jo je podjetje Špica d.o.o.. Rešitev iz oblaka zaposlenim močno olajša delo pri popisu sredstev na več lokacijah podjetij v skupini, saj za delovanje potrebuje zgolj internetno povezavo. 

»Rešitev v računalniškem oblaku je zelo elegantna za uporabo, deluje brezhibno, poleg tega je bila tudi integracija Frontman FIND z našim poslovno-informacijskim sistemom Navision zelo enostavna. Projekt je od ideje do izvedbe zahteval slab mesec dni, pri čemer so priprava specifikacij, razvoj, testiranje in implementacija ter integracija rešitve zahtevali manj časa kot pa oprema vseh osnovnih sredstev z ustreznimi nalepkami ter oznakami,« je dejal Curk.

Nalepke so izjemno pomemben člen popisne verige

Cementarna je zahtevno industrijsko okolje, kjer morajo biti rešitve kos višjim temperaturam in prahu. To velja tudi za nalepke, ki se uporabljajo za označevanje osnovnih sredstev. Prav zato so v Skupini Salonit veliko pozornosti namenili pripravi ustreznih nalepk in oznak. 

Največji izziv ob uvedbi digitalnega popisa osnovnih sredstev je bil vsa sredstva opremiti z ustreznimi nalepkami. Odločili so se, da bodo uporabili nalepke s tehnologijo RFID in nanje natisnili tudi ustrezne QR-kode. Tako lahko zaposleni, ki izvaja popis, sredstvo prebere optično ali na daljavo. Veliko pozornosti so posvetili izbiri nalepk, saj morajo biti te kar najbolj trpežne, pri čemer je zelo pomembno, kam bo nalepka nalepljena – na les, plastiko, kovino, beton ... A kljub temu še vedno ne obstaja nalepka, ki bi jo lahko namestili na 70-metrsko peč, ki med delovanjem doseže 1600 stopinj Celzija. Nekatera sredstva tako še vedno popišejo ročno, a k sreči je teh izjem malo. Njihov cilj je med 90 in 95 odstotkov vseh sredstev zajeti s pomočjo oznak RFID, v manjših enotah pa bodo v rabi še QR-kode, ki jih bodo zaposleni lahko skenirali kar s pomočjo ustrezne mobilne aplikacije in pametnega telefona.

Zahtevne naloge je treba zaupati strokovnjakom

Skupina Salonit ničesar ne prepušča naključju. To velja tudi za področje sodobnih tehnologij, kjer sodeluje z uveljavljenimi dobavitelji in rešitvami. Podjetje že dlje časa uporablja Špicini rešitvi za kontrolo pristopa in upravljanje delovnega časa, zato je bila odločitev glede izbire rešitve in partnerja za uvedbo digitalnega popisa osnovnih sredstev logična. 

V skupini Salonit so najprej preverili, ali kateri izmed naših tehnoloških partnerjev ponuja ustrezno rešitev. Špica International je domači velikan na področju rešitev za skladiščenje in logistiko, preteklo zgledno sodelovanje pa je še enkrat več obrodilo sadove. Pomembno jim je bilo, da je Špica ponudila njihovemo okolju prilagojeno rešitev, ki bo delovala hitro, zanesljivo in učinkovito.

Tudi zaposleni so digitalni popis sprejeli odprtih rok, saj so takoj zaznali hitrejše in lažje delo. Sama rešitev je izjemno intuitivna, za uporabo je zadostovala že kratka predstavitev. Mene osebno in vodstvo podjetja pa najbolj veseli to, da je sedaj popis osnovnih sredstev manj odvisen od natančnosti popisovalcev, manj je napak, saj se sredstva, opremljena z oznakami RFID, »javljajo« kar sama. Naložba v digitalni popis osnovnih sredstev se bo podjetju zelo hitro povrnila.« je zaključil Curk

Rezultati

• Do 70 % so skrajšali čas popisa osnovnih sredstev
• Naložba v digitalni popis osnovnih sredstev se bo podjetju zelo hitro povrnila
• Projekt implementacije sisten za popis in namestitev RFIDI oznak je trajal 1 mesec