Posnetek webinarja: Z enim klikom do evidenc delovnega časa v Time&Space

Webinar so vodili Mojca Poličnik, strokovnjakinja za evidenco delovnega časa, Jan Makoter, vodja prodajnih projektov in Dragan Milutinović, vodja prodajnih projektov.

Odgovori na vprašanja, ki ste jih postavili udeležence webinarja "Z enim klikom do evidece delovnega časa", 28.9.2023:

Katere načine registracije odmorov omogoča rešitev Time&Space?

V sistemu Time&Space je mogoče registracijo odmorov prilagoditi glede na dolžino delovnika, posameznika ali oddelek. Ker je pomembno, da se rešitev prilagodi naravi delovnega mesta, je mogoče znotraj sistema Time&Space odmore registrirati preko treh kanalov:

• s pomočjo mobilne aplikacije oz. pametnega telefona (Spica Mobile Time – SMT)
• na spletnem registracijskem mestu – Web Clocking Portal (WCP),
• s pomočjo kartice in terminala (Zone Touch ali Famoco).

Kako je mogoče v sistemu Time&Space dostopati do svojih evidenc o delovnem času?

V sistemu Time&Space je mogoče dostopati do evidenc o delovnem času na številne načine. Posledično je uporaba sistema Time&Space s pomočjo modula »Poročilni sistem ZEPDSVA« na področju vpogleda v evidence bistveno olajšana in hkrati usklajena z zahtevami novele ZEPDSVA.

S pomočjo uporabe »Poročilnega sistema ZEPDSVA« ponujamo naslednje načine dostopa do evidenc o delovnem času:

• preko Time&Space portala, kjer je celoten nabor podatkov viden na dveh lokacijah: v pogledu »En dan (podrobno)« in v pogledu »Obračun«,
• preko informacijskega kioska InfoZone, kjer so evidence vidne na dnevnem pogledu, in sicer v Time&Space Manager, kjer so že sedaj izpisani obračunski podatki in ostali števci,
• avtomatično pošiljanje evidenc preko e-pošte, ki deluje samo znotraj rešitve »Poročilni sistem ZEPDSVA«. Vtičnik za pošiljanje e-pošte z evidencami o delovnem času se bo zagnal avtomatično po prednastavljenem urniku in za vsakega zaposlenega, ki bo določen za prejemanje poročil po elektronski pošti. Obračun bo vseboval podatke za enega ali več dni – izbor dni,
• natisnjena in izročena poročila zaposlenim.

Ali je mogoče dostopati do lastnih evidenc brez uporabe »Poročilnega sistema ZEPDSVA«?

Da, to je mogoče, in sicer znotraj sistema Time&Space ter modula za obračun podatkov za plače – PIF, kjer je preko različnih tabel in vpogledov na podlagi naknadno kreiranih poročil že sedaj mogoče dostopati do lastnih evidenc. Za konfiguracijo te funkcionalnosti in ostale informacije se obrnite na oddelek za podporo.

Glede na to, da je kreiranje poročil znotraj Time&Space Manager zahtevno opravilo, za vpogled v evidence o delovnem času predlagamo uporabo »Poročilnega sistema ZEPDSV-A«, ki na enostaven način omogoča pripravo evidenc oz. poročil.

Kako poteka registracija delovnega časa za delavce na terenu in pri delu od doma?

Tudi za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje dela od doma ali delavci opravljajo delo na terenu, je evidentiranje delovnega časa obvezno.

Priporočljivo je, da se v dotičnih situacijah sprejmejo interna pravila o delovnem času, kjer se področje delovnega časa teh zaposlenih natančneje uredi in konkretizira. Pri tem morda še zanimivo  stališče sodne prakse, ki pravi, da se v primeru dela na terenu (gradbeno podjetje), pot, ki jo zaposleni porabijo iz enega gradbišča do drugega, všteva v delovni čas. Podobno stališče je sodišče zavzelo za terensko delo revizorja.

Registracija delovnega časa pri delu od doma in pri terenskem delu je znotraj sistema Time&Space mogoča na naslednja načina:

• preko mobilne aplikacije Spica Mobile Time (SMT),
• na spletnem registracijskem mestu (Web Clocking Portal - WCP) – še posebej primerno za delo od doma.

Za koga bo treba voditi evidenco o izrabi delovnega glede na zahteve ZEPDSVA?

Evidenco o delovnem času je treba voditi za vse osebe, ki:

• so pri delodajalcu v delovnem razmerju,
• se pri delodajalcu usposabljajo in za tiste, ki pri delodajalcu opravljajo delo na drugi pravni podlagi, pod pogojem, da delo opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu.

Kakšne so tehnične zahteve za zagon in uporabo »Poročilnega sistema ZEPDSV-A«?

Za nemoteno delovanje mora podjetje imeti aktivne naslednje licence:

• Time&Space 11:30 ali višja, 
• modul za pripravo podatkov za obračuna plač – PIF,
• modul Time&Space Portal.

Katere so bistvene novosti, ki jih prinaša uvedbe ZEPDSV-A?

Razširjene evidence o izrabi delovnega časa, kot jih zahteva ZEPDSV-A, iz dne 5. 5. 2023 so naslednje:

• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Ali Špica ponuja rešitev, ki omogoča avtomatično pošiljanje obvestila zaposlenemu in nadrejenemu v primeru različnih kršitev, npr. neizraba odmora?

Da, v ta namen ponujamo sistem za poročanje o kršitvah, ki je del modula »Poročilni sistem ZEPDSVA«. Znotraj modula je mogoče poljubno aktivirati/izklopiti poročanje o različnih kršitvah.

Mogoče je poročanje o spodaj navedenih kršitvah:

• manjkajoče registracije,
• pozen prihod,
• zgodnji odhod,
• hkratno registracijo prisotnosti ob celodnevni odsotnosti,
• prisotnost izven delovnega časa brez dodatnega dogodka dovolilnice,
• koriščenje odmora/malice.

Pri koriščenju odmora/malice imamo 3 načine preverjanja (poljubno aktivirane):

• zaposleni mora imeti registrirano kategorijo malice vsaj X minut (v enem kosu),
• zaposleni mora imeti registrirano odsotnost v delovnem času vsaj X minut (v enem kosu),
• zaposleni mora imeti posebni dogodek, ki označuje malico (intervencijo).

Ali se bodo na poročilu o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec prikazovale vse potrebne evidence, kot jih zahteva ZEPDSV-A?

Da, v poročilu bo mogoče videti vse tiste evidence, ki bodo nastavljene za prikaz. Nabor evidenc je mogoče prilagoditi naravi dela in specifikam posameznega podjetja.