NE SPREGLEJTE  •  🚀 Vabljeni na brezplačni webinar "TOP 3 trendi v intralogistiki", 23.4.24 od 9.00 - 09.30 ure => REGISTRIRAJTE SE  
Choose languageLanguage
Novica

Z Door Cloud rešitvijo do profesionalnega upravljanja obiskovalcev

Z Door Cloud rešitvijo do profesionalnega upravljanja obiskovalcev
 
5 minutno branje
Datum
22/12/2023

Sistem za upravljanje obiskovalcev (angleško VMS oz. »Visitor Management System«) zajema sklop različnih tehnologij in procesov, ki se osredotočajo na spremljanje in nadzor dostopa zunanjih posameznikov do različnih poslovnih prostorov. 

Profesionalno upravljanje obiskovalcev je ključnega pomena za varnost v različnih okoljih, od poslovnih zgradb in izobraževalnih ustanov do bolnišnic in vladnih organizacij.

Tradicionalne metode, ki so se uporabljaje nekoč - kot so vpisi v fizični dnevnik, danes nadomeščajo digitalni sistemi, ki ponujajo mnogo večjo varnost, učinkovitost in enostavnost uporabe. Oglejmo si podrobneje ključne prednosti dobrega sistema za upravljanje obiskovalcev, prav tako pa kako vam pri tem lahko koristi Door Cloud.

Katere so glavne prednosti dobrega sistema upravljanja obiskovalcev?

Ključni prednosti programskih rešitev za upravljanje obiskovalcev zajemajo povečanje varnosti, digitalizacijo celotnega procesa in zagotavljanje nemotene izkušnje tako za obiskovalce, kot tudi gostitelje.

Povečana varnost: Sodobni sistemi za upravljanje obiskovalcev, ki je tudi del naše rešitve za kontrolo pristopa Door Cloud, bistveno povečajo varnost objekta. Z natančnim beleženjem podrobnosti vsakega obiskovalca se zagotovi, da imajo dostop do objekta ali posameznih prostorov samo pooblaščene osebe. 

Napredne funkcije, kot so upravljanje z incidenti, lahko pomagajo tudi pri hitrem prepoznavanju in odzivu na morebitne varnostne grožnje.

Operativna učinkovitost in digitalizacija procesov: Avtomatizirani digitalni sistemi za upravljanje obiskovalcev poenostavijo proces upravljanja obiskovalcev in zmanjšajo administrativno obremenitev zaposlenih. 

Naloge, kot so (pred)registracija obiskovalcev, programiranje kartic/dostopnih povezav in obveščanje gostiteljev o prihajajočih obiskovalcih, so zelo poenostavljene.

Izboljšana izkušnja obiskovalcev: Tovrstni napredni sistemi ponujajo obiskovalcem bolj prijetno izkušnjo. Funkcije, kot so (pred)registracija, odpiranje vrat z mobilnim telefonom in hitri postopki prijave, zmanjšajo čas čakanja in izboljšajo splošni vtis o organizaciji.

Prilagodljivost in razširljivost: Dobro zasnovane in napredne sisteme je mogoče prilagoditi posebnim zahtevam podjetja v različnih časovnih obdobjih. Ne glede na to, ali gre za majhno pisarno ali velik kompleks z več najemniki, se ti sistemi lahko brez problema prilagodijo spreminjajočim se zahtevam.

Pri upravljanju obiskovalcev torej ne gre le za sledenje, kdo prihaja in odhaja, ampak gre za pomembno kombinacijo povečane varnosti, učinkovitosti in vtisa na obiskovalce.

Door Cloud je zdaj opremljen s sistemom za upravljanje obiskovalcev

Če še ne poznate dobro rešitve Door Cloud: Špicina rešitev Door Cloud je sodobna in napredna platforma za kontrolo dostopa (»access control«), ki združuje oblačne in mobilne tehnologije ter omogoča oddaljen nadzor in management dostopov - praktično od koder koli. 

Konkurenčna prednost Door Clouda je v njegovi zmožnosti odpiranja vrat na daljavo (preko mobilne ali spletne aplikacije), podpori različnih ključavnic in čitalnikov ter brezhibni integraciji z obstoječimi sistemi.

Platforma temelji na vodilnih tehnologijah v industriji in podpira vrsto strojne opreme (ključavnic), kar ji omogoča prilagajanje različnim organizacijskim zahtevam. Ponuja tudi upravljanje incidentov, ki organizacijam omogočajo učinkovit odziv na dogodke, povezane z varnostjo.

Več o Door Cloud si lahko preberete tukaj.

Od Povezave za odpiranje vrat do Sistema za upravljanje obiskovalcev

Rešitev Key Link (Povezava za odpiranje vrat) je pomemben del platforme Door Cloud. Kot inovativna rešitev se je že uveljavila kot izjemno uporabno orodje za upravljanje dostopa gostov ali obiskovalcev. 

Gre za povezavo, ki odpira vrata in je dostopna prek katerega koli standardnega spletnega brskalnika in tako odpravlja potrebo po ločeni aplikaciji ali registraciji.

Key Link je idealen za situacije, kot je pošiljanje vabil gostom in za upravljanje dostopa obiskovalcev – vsak, ki ima pametni telefon in internet, ga lahko uporablja neposredno iz svojega brskalnika.

Vendar Key Link še ni celostna rešitev za upravljanje obiskovalcev. Zato z veseljem najavljamo, da smo sistem za upravljanje obiskovalcev integrirali neposredno v platformo Door Cloud, kar je pomemben korak naprej v našem pristopu k upravljanju dostopov ter smiselno nadgrajuje Key Link rešitev.

Tradicionalno so bili sistemi za upravljanje obiskovalcev obravnavani kot ločene rešitve za nadzor dostopa. Vendar smo po obsežnih raziskavah in strateškem načrtovanju naredili prelomen korak ter ta dva področja smiselno združili.

Pri razvoju našega sistema smo se namerno izognili preobremenitvi s prevelikim številom funkcij. Namesto tega smo se osredotočili na skrbno izbirane primere uporabe iz prakse, kdaj in kako organizacije uporabljajo sisteme za upravljanje obiskovalcev. Obenem se funkcionalnosti smiselno ujemajo z obstoječimi funkcionalnostmi platforme Door Cloud.

Sistem upravljanja obiskovalcev se največkrat uporablja na dva načina, glede na dva tipa obiskov:

  • Obiski na povabilo: Po prejemu elektronskega povabila gostitelja se obiskovalec odzove, tako da potrdi ali zvrne vabilo, preko računalnika ali telefona. Gostitelj dobi potrditev in izda Key Link, ki ga obiskovalec prejme na e-pošto in mu omogoči dostop do določenih vrat ob določenem času. Obiskovalec se lahko priročno samodejno prijavi na svoji prvi vstopni točki ali na recepciji in sledi istemu postopku za odjavo.
  • Ad hoc obiski: Proces upravljanja je enako učinkovit za nepričakovane obiskovalce (brez predhodno poslanega vabila). Osebje na recepciji je odgovorno za preverjanje podatkov o obiskovalcu in usklajevanje z gostiteljem za začetek obiska. Odvisno od posebnih predpisov za nadzor dostopa se lahko Key Link izda za lažji dostop, ali pa tudi ne (v slednjem primeru gostitelj spremlja obiskovalca). Ob koncu obiska se morate gostje odjaviti na recepciji.

Ne glede na to, da smo združili te dve področji, lahko Door Cloud še vedno uporabljate z drugim sistemi za upravljanje obiskov ali integrirate naš sistem za upravljanje gostov z drugimi sistemi za kontrolo pristopa. Prav tako je možno, da naš sistem za upravljanje obiskov uporabljate samostojno, brez kontrole pristopa. Podpiramo torej vse kombinacije, vi pa lahko izberete tisto, ki vam najbolj ustreza.

Če želite izvedeti več o Špicini rešitvi Door Cloud in o tem, kako lahko izboljša upravljanje obiskovalcev v vaši organizaciji, obiščite spletno stran Door Cloud (v angleščini) ali nas kontaktirajte.