Blog

Skrajšan delovni čas – upravljanje odsotnosti in obračun plač

30/05/2020
Katja Oblak
Avtor
Skrajšan delovni čas – upravljanje odsotnosti in obračun plač

Zakon, ki ureja tudi skrajšan delovni čas je pričel veljati 1.6.2020. Vprašanje je, kako ustrezno voditi evidenco in razporejati delovni čas, upravljati odsotnosti in obračunati plače ter regres.  




Skrajšan delovni čas je ukrep, ki so ga v DZ potrdili v okvirju Zakona o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije Covid-19 (ZIUOOPE).. Delodajalci bodo ta ukrep lahko uporabljali od 1. junija do 31. decembra 2020. V sistemu za evidenco delovnega časa Time&Space smo pripravili vse potrebno za nemoten prehod na skrajšan delovni čas.  

Skrajšani delovni čas ni primeren za vse

Delodajalec bo subvencijo pridobil na podlagi prijave na javno povabilo ZRSZ (Zavod za zaposlovanje) z zbiranjem ponudb. Povabilo bo objavljeno za vsak mesec posebej, zato bo tudi delodajalec vsak mesec vlagal prijavo. O izboru bo obveščen najkasneje v 15 dneh. Izbran delodajalec bo s ZRSZ sklenil pogodbo. Delodajalec bo moral v vlogi poimensko navesti delavce, ki bodo delali s krajšim delovnim časom in koliko ur na teden bodo delali. Spremembe znotraj meseca ne bodo možne.

Informativni izračun višine subvencije


Komu delodajalec lahko odredi delo s skrajšanim delovnim časom

Delodajalec lahko delo s krajšim delovnim časom, vsaj 20 ur/teden, odredi le delavcem, ki so pri njem zaposleni za polni delovni čas. Odreditev dela s krajšim delovnim časom NI mogoča delavcu:

  • ki mu zaradi odpovedi pogodbe o zaposlitvi teče odpovedni rok,
  • ki je upravičen do dela s krajšim delovnim časom in prejema delno nadomestilo na podlagi predpisov o pokojninskem in invalidskem zavarovanju ali je upravičen do dela s krajšim delovnim časom na podlagi predpisov o zdravstvenem zavarovanju ali starševskem varstvu.

Pravico do subvencije lahko uveljavlja delodajalec, ki:

  • je pravna ali fizična oseba in, ki je bil v PIRS vpisan pred 13. marcem 2020 ter zaposluje delavce na podlagi pogodbe o zaposlitvi za polni delovni čas,
  • po njegovi oceni najmanj 10 % zaposlenim mesečno ne more zagotavljati najmanj 90 % dela (to pomeni, da jim ne more zagotavljati dela za vsaj 36 ur/teden).

Do subvencije niso upravičeni neposredni ali posredni uporabniki proračuna RS oziroma proračuna občine, katerega delež prihodkov iz javnih virov je bil v letu 2019 višji od 50 %.

Pred sprejetjem odločitve o odreditvi dela s skrajšanim delovnim časom se mora delodajalec o obsegu dela s skrajšanim delovnim časom, številu zaposlenih, ki jim bo takšno delo odrejeno, in trajanju odreditve, posvetovati s sindikati pri delodajalcu ali pa s svetom delavcev oziroma mora obvestiti delavce na običajen način.  Če se spremenijo okoliščine odreditve dela s skrajšanim delovnim časom, zlasti obseg dela, je potrebno novo posvetovanje.

Subvencioniranja skrajšanega delovnega časa je združljivo z ukrepom čakanja na delo

Tako bo delodajalec lahko imel nekatere delavce na čakanju na delo, drugim pa bo odredil delo s skrajšanim delovnim časom.

Sprejeti zakon določa, da je možna kombinacija z drugimi ukrepi za podporo ohranjanju delovnih mest (torej s subvencioniranjem čakanja na delo), če kombinirana podpora ne povzroči čezmernega nadomestila za stroške plač posameznega delavca (tretji odstavek 22. člena).

Skrajšan delovni čas – odgovori na pogosta vprašanja


Odredba o skrajšanem delovnem času

Delodajalec mora delavcu pisno odrediti delo s skrajšanim delovnim časom z odredbo/sklepom. V njem bo moral napisati:

  • obseg skrajšanega delovnega časa, ki ne sme biti krajši od polovice polnega delovnega časa,
  • čas trajanja dela s skrajšanim delovnim časom,
  • razporeditev delovnega časa ali način razporeditve delovnega časa,
  • čas trajanja odmora med delom, višino povračila stroškov v zvezi z delom,
  • možnost in način poziva delavcu, da delo ponovno opravlja s polnim delovnim časom,
  • višino nadomestila plače.

Registracija delovnega časa v času ukrepa skrajšanega delovnega časa

Delodajalec mora na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti voditi dnevno evidenco o izrabi delovnega časa za vsakega delavca. Na podlagi ZIUOOPE pa bo moral za vsakega delavca ob njegovem prihodu vpisovati še uro prihoda in ob njegovem odhodu uro odhoda delavca (ne oboje ob koncu delovnika).

Delodajalec bo moral sporočiti ZRSZ, da je delavcu odredil delo s skrajšanim delovnim časom, najkasneje v roku 3 delovnih dni od dneva odreditve. Namen sporočanja je možnost kontrole vodenja evidence s strani IRSD (Inšpektorat za delo).

Zaposleni prejema polno plačo (v sorazmernem deležu glede na opravljene ure) za del, ko dejansko v podjetju dela. Za preostali del, ko ni aktiven v podjetju, se plača subvencionira. Delodajalci bodo za izplačilo 80-odstotnega nadomestila plače delavcu za čas, ko ne bo delal, prejeli državne subvencije v fiksnem znesku.

Subvencije pa ne morejo uveljavljati posredni ali neposredni državni ali občinski proračunski uporabniki, katerih delež prihodkov iz javnih virov je višji od 50 odstotkov.

Delodajalec mora ohraniti zaposlitev delavcev, ki jim je odredil skrajšan čas, še najmanj en mesec po prejemanju subvencije, prav tako pa v tem obdobju ne sme odrejati nadurnega dela. Za kršitev obojega so predvidene globe celo do 50.000 evrov.

Višina nadomestila plače delavca in višina subvencije

Za čas, ko bo delavec delal, mu pripada sorazmerni del plače in druga povračila stroškov v zvezi z delom (prevoz na delo, malica, …). Za čas, ko delavec ne bo delal (to je čas za katerega mu je bil delovni čas skrajšan) pa mu pripada nadomestilo plače v višini 80 % osnove iz 137/7 ZDR-1 (kot za čakanje na delo iz poslovnega razloga). Pri poročanju na REK obrazcih ne bo nobenega posebnega poročanja, glede na to, da je subvencija določena v fiksnem znesku.

Mesečna subvencija, ki jo bo dobil delodajalec za vsakega delavca, ki bo delal s krajšim delovnim časom znaša:

  • 448 EUR če bo redno delal od 20 do vključno 24 ur tedensko,
  • 336 EUR če bo redno  delal od 25 do vključno 29 ur tedensko,
  • 224 EUR če bo redno delal od 30 do vključno 34 ur tedensko.
  • 112 EUR če bo redno delal 35 ur tedensko (polni delovni čas lahko znaša od 36 do 40 ur/tedensko)

 Subvencija se sorazmerno zmanjša za čas odsotnosti z dela. 

Subvencija se delodajalcu izplačuje mesečno, v sorazmernem deležu ali v celoti, najpozneje v 30 dneh po podpisu pogodbe iz četrtega odstavka prejšnjega člena.

Pravice delavca, ki se zaposli za skrajšan delovni čas

Zaposleni bo moral v času, ko bo delal skrajšani čas, ohraniti vse pravice iz delovnega razmerja. Pravice pa uveljavlja sorazmerno času, za katerega je sklenil delovno razmerje.

V skladu s novim zakonom ima delavec v času začasno odrejenega dela s skrajšanim delovnim časom:
  • pravico do plačila za delo v času, ko dejansko dela,
  • za čas do polnega delovnega časa, ko v okviru odrejenega skrajšanega delovnega časa ne dela, pravico do nadomestila plače, kot je določena z zakonom, ki ureja delovna razmerja, za primer začasne nezmožnosti zagotavljanja dela iz poslovnega razloga,
  • pravico do odmora med delovnim časom v sorazmerju s časom, prebitim na delu,
  • obveznost, da na zahtevo delodajalca opravlja delo s polnim delovnim časom,
  • delavec se lahko v času odrejenega skrajšanega delovnega čas prijavi v evidenco iskalcev zaposlitve,

Če je delavec v času začasno odrejenega dela s skrajšanim delovnim časom odsoten z dela v primerih, določenih z zakonom, ki ureja delovna razmerja, ima mesečno pravico do nadomestila plače v višini, kot je določena z zakonom, pri čemer se upošteva delovna obveznost delavca, kot je določena s pogodbo o zaposlitvi za polni delovni čas. Osnova za višino nadomestila plače se določi glede na plačo, ki bi jo delavec prejel, kot če bi delal polni delovni čas.  

V kolikor delavec ne bo delal s krajšim delovnim časom celoten mesec (ali bo na dopustu, bolniški, …), se bo subvencija ustrezno preračunala na sorazmerni del.

Pravico do regresa pa delavec, ki dela skrajšan delovni čas, uveljavlja sorazmerno delovnemu času, za katerega je sklenil pogodbo o zaposlitvi. Če je torej delavec zaposlen za polovični delovni čas, ima pravico do polovičnega regresa.

Delavci, zaposleni za skrajšani delovni čas, imajo pravico do celotnega povračila stroškov prevoza na delo in z dela. Pravico imajo tudi do povračila stroškov za prehrano med delom.

Delavec, ki dela skrajšan delovni čas, vendar najmanj štiri ure na dan, ima pravico do odmora med dnevnim delovnim časom. Dolžina odmora se določa v sorazmerju s časom, ki ga delavec prebije na delu. Če torej delavec dela 4 ure na dan, ima pravico do odmora v trajanju 15 minut.

Obveznosti delodajalca

  • v obdobju prejemanja subvencije in še mesec dni po tem obdobju ne sme začeti postopka odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga delavcem, ki jim je odredil delo s skrajšanim delovnim časom, ali odpovedati pogodbe o zaposlitvi večjemu številu delavcev iz poslovnih razlogov, razen če je bil program razreševanja presežnih delavcev sprejet že pred 13. marcem. 2020 in delodajalec za te delavce ni uveljavil subvencije po tem zakonu ali ZIUZEOP in
  • ne sme odrejati nadurnega dela delavcu, ki oma odrejen skrajšan delovni čas
  • ne sme neenakomerno razporediti ali začasno prerazporediti delovnega časa, če to delo lahko opravi z delavci, ki jim je odrejeno delo s skrajšanim delovnim časom (tukaj smo predlagali amandma).

Skrajšan delovni čas tudi za delodajalce, ki ne bodo dobili subvencij

Novost pa je 23. člen zakona, ki predvideva, da bodo lahko skrajšani delovni čas odrejali tudi delodajalci, ki sicer ne bodo upravičeni do subvencije oziroma povračila dela plač zaposlenih oziroma za subvencijo niti ne bodo zaprosili. Ti bodo lahko zaposlene v času trajanja zakona, torej do konca leta, na čakanje poslali tudi le za nekaj ur, ne za celoten delovnik, kot bi lahko sicer. Zaposlene bodo tako delodajalci za ure na skrajšanem delovnem času plačali 80-odstotno, kot če bi bili na čakanju za polni delovnik. Gre za pilotni projekt, ki ga bodo že na prihodnji seji ekonomsko-socialnega sveta obravnavali socialni partnerji in naj bi ostale veljavne tudi po interventnem obdobju.