Neprekinjena inventura, kaj je to in kaj pomeni za zaključni račun podjetja?

Špica: G. Šimenc, za začetek vas prosim, da pojasnite, kaj je sploh namen inventure blaga in sredstev. Zakaj morajo podjetja sploh popisovati svojo lastnino?

Šimenc: Najprej se vam zahvaljujem za vabilo na tale pogovor. Namen inventure v podjetjih je preveriti ali se knjiženo stanje sredstev ujema z dejanskim stanjem sredstev. To od podjetij zahteva 54. člen Zakona o gospodarskih družbah (ZGD), ki pravi, da je najmanj enkrat letno potrebno preveriti, ali se stanje posameznih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem.

Špica: Kako gledate na razliko med inventuro, ko popišemo celo skladišče naenkrat, in inventuro, ki jo podjetje opravlja sproti, ko je pač čas, da ne motijo svojega poslovanja? Moderne WMS rešitve imajo namreč možnost sprotne inventure tako, da WMS sistem skrbi, da je za vsako lokacijo v skladišču vsaj enkrat letno narejena inventura.

Šimenc: Prednost popisa po sistemu »vse naenkrat« je, da se knjižno stanje uskladi z dejanskim v določenem trenutku. Ker tega zakon izrecno ne zahteva, je v praksi sprotna inventura vse pogostejša, saj tak način popisa dejansko pomaga k nemotenemu poslovanju. V kolikor se s sprotno inventuro vsako ločeno identificirano lokacijo popiše 1x letno, smatramo, da je zahteva po popisu izpolnjena. Kot revizorji v primeru kontinuirane inventure revizijske postopke usmerjamo v preveritev popolnosti inventure.

Špica: Na kaj ste revizorji pozorni glede inventur? Ali je sploh pomembno, kdaj in na kakšen način se opravi popis?

Šimenc: Važno je, da obstaja pisna dokumentacija o izvedbi inventure, na primer sklep o popisu, popisni listi oziroma revizijska sled elektronskega štetja, zapisnik o popisu in ugotovitev inventurnih viškov/mankov, ki so potem ustrezno knjiženi.

Inventure (v tem primeru ene ali več) se moramo revizorji tudi udeležiti in tam preverimo izvajanje inventure v smislu skladnosti s popisnimi navodili, usposobljenost popisne komisije, preglednost štetih predmetov in razmejitev preštetih artiklov od nepreštetih itd. Preverimo tudi, da popisovalci nimajo podatka o količini zaloge, da lahko popisujejo neodvisno. Vedno štejemo zalogo tudi sami, ki jo potem uskladimo s popisnimi listi in pa na koncu tudi s knjiženim stanjem v sistemu.

Špica: Kakšno je torej vaše mnenje glede neprekinjene stalne inventure, podprte z WMS? Ali bo vaše mnenje pozitivno tudi če podjetje naredi popis svojega premoženja sproti med letom in ne vse naenkrat? Stanje se v tem primeru popisuje z WMS rešitvijo tekom celega leta. Inventurne viške in manjke pa se v ERP knjiži enkrat letno, vse hkrati..

Šimenc: V kolikor obstaja revizijska sled o štetju (opisano zgoraj) in ustreznost popisa potrdi tudi revizijska ekipa, ne bi smelo biti težav. Dobro pa bi bilo, da bi bili inventurni viški in manki knjiženi sproti, pri vsakem popisu.

Špica: Ali je z vašega stališča kakšna večja razlika med inventuro osnovnih sredstev in inventuro zaloge v skladišču ali trgovini?

Šimenc: Med inventuro zaloge in inventuro osnovnih sredstev ni razlike v smislu cilja, ki ga družba zasleduje in načina, na katerega naj bi ga družba izvajala. Revizijski pristop pa se lahko seveda razlikuje, saj osnovna sredstva in zaloge z vidika revizije nosijo različna tveganja napačne predstavitve.

Špica: g. Šimenc, hvala za vaš čas in veliko uspeha pri vašem delu vam želimo!