6 največjih kadrovskih izzivov in kako jih rešiti

1. Evidenca delovnega časa in prisotnosti zaposlenih

Evidenca delovnega časa in prisotnosti zaposlenih je lahko za kadrovski oddelek velik izziv. To še posebej velja za srednje velika in velika podjetja ter podjetja, ki ponujajo možnost dela na daljavo ali s prilagodljivim urnikom.  

Po sprejetju novega Zakona o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti je urejena evidenca delovnega časa še toliko bolj pomembna. 

• Več o novem zakonu: Evidenca delovnega časa po novem - izzivi in rešitve usklajene z ZEPDSV-A 

Glavna težava je neučinkovitost zastarelih sistemov za evidenco delovnega časa in prisotnosti. To lahko povzroči številne težave, kot so: 

• zaposleni se pozabljajo prijaviti ob prihodu ali odjaviti ob odhodu z dela;
• podjetja ne spoštujejo delovne zakonodaje;
• mikroupravljanje zaposlenih, ki delajo hibridno ali na daljavo;
• nepravilen obračun plač;
• zaposleni delovni čas evidentirajo netočno (namenoma ali po naključju). 

Kadroviki se morajo zaradi uporabe zastarelih sistemov za spremljanje delovnega časa pogosto soočati s temi in številnimi drugimi izzivi. Kakšna je rešitev? Poglejmo si:

Kako odpraviti težave z delovnim časom in prisotnostjo zaposlenih?

Odpravljanja težav z evidentiranjem delovnega časa in prisotnostjo zaposlenih se je treba lotiti sistemsko. To lahko vključuje: 

• spremembe nekaterih pravilnikov podjetja;
• uvajanje novih tehnologij, kot je programska oprema za beleženje delovnega časa in prisotnosti;
• dodatno usposabljanje in izobraževanje zaposlenih;
• ukrepi proaktivnega upravljanja;
• vzpostavitev in uporaba novih komunikacijskih orodij;
• spodbujanje pozitivne delovne kulture. 

Z uporabo programske opreme za upravljanje delovnega časa in prisotnosti boste zagotovili popolno točnost zbranih podatkov. To pomeni, da bodo obračuni plač vedno brez napak, da bodo evidence delovnega časa zaposlenih točne in da boste ravnali v skladu z delovnimi zakoni in predpisi.

2. Tiha opustitev delovnih nalog (»quiet quitting«)

Eden največjih izzivov na kadrovskem področju, ki je zaradi splošnega prehoda na delo na daljavo ali hibridni način dela vedno večji, je tiha opustitev delovnih nalog. 

Gre pravzaprav za to, da zaposleni opravljajo le toliko delovnih obveznosti, da ne dobijo odpovedi. So brez strasti do dela, nezadovoljni s svojim delodajalcem oz. podjetjem in ostajajo na svojem delovnem mestu zgolj zaradi sprememb ali nestabilnosti na trgu dela (npr. zaradi pomanjkanja priložnosti za določen profil). 

Tiha opustitev delovnih nalog je za kadrovske službe vsekakor izziv, saj je ni tako lahko prepoznati. To še posebej velja za srednja in velika podjetja, saj zaposlujejo veliko število ljudi, zato je precej težje odkriti tiste, ki potiho opuščajo svoje naloge. Prav tako se s tiho opustitvijo delovnih nalog lahko soočajo podjetja, kjer delo poteka hibridno ali v celoti na daljavo.  

Poleg tega, da morajo preveriti delovno zgodovino in rezultate zaposlenih, da bi ugotovili, ali res tiho opuščajo delovne naloge, se morajo kadroviki z zaposlenimi tudi pogovarjati in sodelovati. 

Jasno pa je, da je pri hibridnem delu in delu na daljavo med sodelavci precej manj interakcije v primerjavi z običajnim delom v pisarni. Hibridno delo in delo na daljavo prinaša mnoge koristi, mora pa biti seveda pravilno organizirano.

Kako se spopasti s tihim opuščanjem delovnih nalog?

Ne glede na to, ali delo poteka na daljavo ali v pisarni, je odgovor enak - prisluhnite zaposlenim in poskusite razumeti njihovo nezadovoljstvo. Poleg tega vam svetujemo tudi naslednje: 

• Spodbujajte odprto komunikacijo - spodbujajte kulturo podjetja, kjer zaposleni oz. člani ekipe čutijo, da lahko spregovorijo o svojih težavah.
• Imejte razgovore ob odhodu iz podjetja - morda so le formalnost, a če jih kadrovski strokovnjaki pravilno izvedejo, lahko z njimi pridobijo dragocene povratne informacije in vpogled v področja, ki morda potrebujejo izboljšave.
• Bodite pozorni na znake nezadovoljstva - ti so lahko različni, od manjše produktivnosti do večje odsotnosti z dela ali drugih sprememb v vedenju zaposlenega.
• Ne odlašajte z reševanjem težav - če se pojavi težava ali nesoglasje, to poskušajte čimprej (in kar se da pošteno) rešiti. Nereševanje težav namreč lahko privede do tihega opuščanja delovnih nalog.
• Sistematično organizirajte delo na daljavo – to pomeni, da zaposleni registrirajo delovne ure dela na daljavo, je njihov nadrejeni v rednem stiku z njimi, so organizirana redna srečanja v živo, so tudi tovrstni zaposleni vključeni v sistem coachinga ipd.

3. Privabljanje visokokvalificirane delovne sile

Privabljanje vrhunskih talentov je eden od kadrovskih izzivov, s katerim se mora spopasti vsako podjetje, predvsem zaradi vse večje konkurenčnosti na sodobnem trgu dela. 

Zaradi demografskih sprememb in povečanega povpraševanja po visokokvalificiranih zaposlenih ter splošnega pomanjkanja primernih kandidatov so kadroviki nenehno v iskanju najboljših. 

Ker povpraševanje po visokokvalificiranih delavcih narašča, kadrovske ekipe poskušajo privabiti ljudi z ustreznimi delovnimi izkušnjami, kar predstavlja eno največjih težav na področju upravljanja človeških virov.

Kako privabiti kakovostno delovno silo?

Če želite biti konkurenčni na trgu, morate kandidatom ter sedanjim zaposlenim ponuditi delovno izkušnjo, ki jim poleg plačila daje tudi smisel in namen. Nekaj prijemov za dosego tega: 

• ponudite konkurenčno plačilo;
• ponudite boljše ugodnosti za zaposlene kot konkurenčna podjetja;
• opredelite jasno vizijo svojega podjetja in jo uporabite za privabljanje kandidatov, katerih vrednote so skladne z njo (npr. spodbujanje raznolikosti in vključenosti ter zagotavljanje enakih možnosti za zaposlitev za vse družbene skupine itd.).
• spodbujajte občutek pripadnosti z nagrajevanjem in priznavanjem dobro opravljenega dela, spodbujanjem odprte komunikacije in ustvarjanjem možnosti za karierno napredovanje.

4. Zavzetost zaposlenih

Ohranjanje visoke stopnje zavzetosti zaposlenih je še eden od najpogostejših kadrovskih izzivov, s katerim se srečujejo številni strokovnjaki s tega področja. Zavzetost zaposlenih ni bistvena le zaradi njihove individualne produktivnosti, temveč tudi zato, ker vpliva na poslovni uspeh podjetja.  

Če so zaposleni zavzeti za svoje delo in jim to prinaša zadovoljstvo, bodo bolj produktivni in bodo manj verjetno zapustili svoje delovno mesto, kar bo zmanjšalo fluktuacijo.  

Če pa zaposleni za delo niso zavzeti, niso zadovoljni s svojo trenutno vlogo in ne čutijo vizije podjetja, to lahko povzroči precej težav, tako znotraj ekipe kot tudi širše. Ne le, da bodo njihovi rezultati slabi, temveč je precej verjetno tudi, da bodo motili uspešnejše zaposlene, kar lahko privede do številnih težav s kohezijo in uspešnostjo ekipe. 

Kako izboljšati zavzetost zaposlenih?

Zavzetost zaposlenih temelji na medsebojnem zaupanju, iskreni komunikaciji in predanosti. Zaposleni morajo vedeti, da njihova mnenja slišite in cenite. Obravnavati jih morate kot del poslanstva podjetja in pomemben razlog za njegov uspeh. S tem boste drastično povečali možnosti za polno zavzetost zaposlenih. To lahko dosežete tako, da:

• zagotovite, da so vodilni kadri dobro usposobljeni ter imajo učinkovite vodstvene in komunikacijske sposobnosti;
• spodbujate kulturo medsebojnega spoštovanja, zaupanja in predvsem pravičnosti na delovnem mestu;
• zagotovite programe usposabljanja in mentorstva ter oblikujete načrt za karierni razvoj zaposlenih, ki si njihove osebne cilje prizadeva uskladiti s cilji podjetja.
• zaposlene pohvalite in nagradite za njihov prispevek k podjetju.

5. Dobro počutje zaposlenih

Skrb za dobro počutje zaposlenih in upoštevanje varnosti pri delu ter vseh protokolov podjetja, sta pomembna kadrovska izziva.  

Varnost pri delu je vedno na prvem mestu, velik izziv pa nastane slej kot prej tudi, če se ne posvetimo dobremu počutju zaposlenih. Naj gre za izgorelost, zmanjšano zadovoljstvo ali uspešnost pri delu ali pa povečano stopnjo stresa zaposlenih - vse to lahko vodi do zmanjšanja poslovne uspešnosti podjetja, kar lahko neposredno vpliva na poslovni izid.

Kako izboljšati dobro počutje zaposlenih?

Nekaj nasvetov za dobro počutje zaposlenih:

• vodstvo naj zavezanost dobremu počutju zaposlenih pokaže z zgledom in skrb za dobro počutje postavi na prvo mesto;
• vzpostavite programe dobrega počutja, namenjene tako telesnemu kot tudi duševnemu zdravju (delavnice za obvladovanje stresa, karte za fitnes, tečaji joge itd.);
• ponudite prilagodljiv način dela, na primer delo na daljavo ali hibridno delo;
• spremljajte delovne obremenitve zaposlenih in poskrbite za njihovo enakomerno porazdelitev, da preprečite stres in izgorelost.

6. Nagrade in ugodnosti

Nagrade in ugodnosti za zaposlene so ključnega pomena za privabljanje in ohranjanje zaposlenih. Imajo veliko vlogo pri ohranjanju njihove motivacije, zadovoljstva in zavzetosti.

 V zvezi s tem je izziv za kadrovsko službo upravljanje razpoložljivih denarnih sredstev, zlasti če ta ne zadoščajo za kritje vsega, do česar zaposleni menijo, da so upravičeni. 

Kako ravnati z nagradami in ugodnostmi?

Ustrezna nagrada ni nujno povezana s povišico. Kadroviki bi morali poiskati druge načine za motiviranje zaposlenih, na primer: 

• priznati doprinos zaposlenih na način, ki ne vključuje denarnih nagrad (npr. bolje zveneči nazivi delovnih mest);
• zaposlenim nuditi priložnosti za usposabljanje in poklicni razvoj (delovni seminarji, programi usposabljanja in mentorstva);
• vzpostaviti program dobrega počutja (članstvo v fitnesu, tečaji joge, brezplačni dnevi v zdravilišču za najuspešnejše);
• zaposlenim ponuditi možnost fleksibilnega delovnega časa, dela na daljavo ali hibridnega načina dela;
• organizirati zabavne dejavnosti za krepitev ekipe;
• zaposlenim omogočiti sodelovanje pri določenih postopkih odločanja. 

Kadrovski oddelki se nenehno soočajo z izzivi. Za prihodnost podjetja pa je ključno to, kako se z njimi spopadejo. Če se reševanja lotite sistematično in odprtega duha, boste na dobri poti, da podjetju zagotovite svetlo prihodnost.