Misija »etikete v SAP« uspešno opravljena

Številna podjetja za upravljanje svojih virov in procesov uporabljajo sodoben poslovno-informacijski sistem, npr. SAP ERP. Ta jim vsekakor pomaga digitalno preoblikovati številne notranje procese in doseči povečanje produktivnosti in učinkovitosti. Vendar v praksi še vedno ostane kakšno ozko grlo – npr. označevanje izdelkov oziroma tiskanje etiket. Če vaše podjetje uporablja okolje SAP, vam bodo naslednji scenariji, pristopi oziroma težave glede označevanja izdelkov znani: 

1) Za izdelavo etiket uporabljate rešitev SAPscript.

Priljubljena rešitev, čeprav izjemno okorna. Vaše predloge za etikete so trdno zakodirane v sistemu SAP, kakršnekoli spremembe etiket pa zahtevajo programsko podporo oddelka IT. Zahteve za spremembo nalepk pa lahko trajajo od tednov do mesecev, kar pomeni, da je za izpolnjevanje zahtev strank potreben čas, kar lahko negativno vpliva na zadovoljstvo strank in čas, potreben za uvajanje na trg. Rešitev vsekakor ni primerna za podjetja, ki pogosto spreminjajo označevanje izdelkov ali pa te spremembe zahteva narava izdelkov.

2) Za potrebe označevanja uporabljate pametne obrazce Smart Forms.

Gre za starejšo tehnologijo, ki je bila prvotno namenjena izdelavi zapletenih poročil, »predelava« za svet etiket je le »slepo črevo razvoja«. Posledično je označevanje tudi v tem primeru okorno, postopek oblikovanja etiket pa zopet predstavlja veliko breme za oddelek IT. Spreminjanje posamezne etikete vnovič pomeni nov zahtevek v oddelek IT, ki v povprečju za programsko prilagoditev potrebuje več dni, pa vse do tri tedne. Tudi ta zamuda vam onemogoča, da bi se hitro odzivali na spreminjajoče se potrebe strank in zahteve trga. Torej ne gre za ustrezen recept za agilen proces označevanja izdelkov.

3) Za potrebe označevanja uporabljate Adobe Forms.

Gre za rešitev, namenjeno oblikovanju interaktivnih dokumentov v zapisu PDF. Zopet je na delu rešitev, razvita za drugi področje, npr. priprave kompleksnih dokumentov, ki sicer podpira in omogoča tudi oblikovanje interaktivnih obrazcev in zapletenih poročil, a ji na drugi strani manjkajo osnovne funkcije za oblikovanje etiket s črtno kodo. Tudi v tem primeru vas čaka postopek izdelave etiket, ki je močno/preveč odvisen od oddelka informacijske tehnologije. Sama zapletenost rešitve pa vam onemogoča, da bi lahko hitro spreminjali etikete.

Rešitev? Nobena od zgoraj naštetih, čeprav so v vsakdanji praksi pogosto prisotne. Za vzpostavitev resnično agilnega procesa označevanja izdelkov potrebujete namenski sistem za označevanje, tak, ki je narejen za določen namen, tj. za oblikovanje, tiskanje in vzdrževanje etiket in nalepk. In, v vašem primeru, tak, in ki brezhibno ujema (beri: integrira) z vašim okoljem SAP. Potrebujete sodoben sistem za upravljanje etiket. 

Profesionalni sistem za upravljanje etiket

Trde orehe v poslu trejo strokovnjaki. In označevanje izdelkov je trd oreh za marsikatero podjetje, posebej tista, ki so vpeljala okolje SAP. Nič ne de, k sreči so se našli tudi strokovnjaki in razvili sistem za upravljanje etiket, ki omogoča brezšivno integracijo v okolje SAP in proizvodnim podjetjem zagotovi točno to, kar iščejo – hitro in enostavno pripravo in upravljanje etiket brez dodatnih obremenitev oddelka in osebja IT. 

Špica strankam integrira rešitev NiceLabel LMS, ki je zasnovana posebej za označevanje s črtnimi ali QR-kodami. Podjetjem omogoča, da močno poenostavijo postopek ustvarjanja in vzdrževanja etiket, saj vključuje praktično orodje za oblikovanje etiket, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje etiket v nekaj minutah – in to brez znanja programiranja! Z univerzalnimi in inteligentnimi predlogami za etikete ter podporo za dinamične vsebine/podatke lahko hitro oblikujete kompleksne etikete. Za piko na i jih lahko uporabite s katerokoli blagovno znamko ali modelom tiskalnika. Če niste vedeli – tudi tiskalniki govorijo različne jezike. Takšna tehnološka svoboda pa vam tudi pomaga drastično zmanjšati število predlog, ki jih morate ustvariti in vzdrževati. Postopek priprave ali spremembe etikete, ki je prej trajal tedne ali celo mesece, lahko zdaj opravite v nekaj minutah!  

»Ena od naših strank je v preteklosti za obdelavo vsake zahteve za spremembo etikete potrebovala pomoč oddelka IT in najmanj 8 tednov časa, strošek pa je znašal okoli 3.000 evrov. Z uvedbo profesionalnega sistema za upravljanje etiket se je ta čas skrajšal na 3 dni. Pa to ni le en ekstremen primer, je kar  nekakšen pokazatelj stanja na terenu,« pravi Urban Brodnik, strokovnjak za področje označevanja izdelkov v podjetju Špica, in doda:  

»V trenutku, ko ima podjetje možnost hitrega urejanja in upravljanja etiket ter podporo za vse mogoče tiskalnike, lahko tudi konsolidirala število predlog etiket – za večkratnik. Ena izmed naših strank je več kot 300 predlog skrčila na vsega 13!« 

Rešitev, ki preprečuje nastanek napak

Cilj uvedbe sistema za upravljanje etiket je povečati hitrost, s katero lahko oblikujete in tiskate etikete. Uporaba sistema, namensko izdelanega za označevanje izdelkov s črtno in drugimi kodami, ponuja še dodatne prednosti. Sistem za upravljanje etiket, denimo, vključuje popolnoma integriran sistem za upravljanje dokumentov, ki omogoča vodenje baz podatkov in vseh mogočih predlog etiket – ter hitro in natančno črpanje in popolnjevanje podatkov na etiketah. S sistemsko rešitvijo dobite tudi popoln vpogled v zgodovino tiskanja etiket (skupaj z revizijsko sledjo) ter popolno vidljivost vseh, ki so dostopali, spreminjali in tiskali etikete v vašem podjetju.  

»Krka ima možnost hitrega iskanja po vseh podatkih o etiketah v podjetju. Namesto da bi oblikovali novo predlogo in s tem povečali kompleknost okolja etiket, lahko zaposleni hitro poišče in primerja obstoječe različice etiket ter se izogne podvajanju predlog. Uporabniki lahko zdaj primerjajo etikete, kjer jim orodje grafično prikaže in poudari razlike med posameznimi etiketami. Celo najmanjše razlike so jasno vidne. 

To je podjetju Krka pomagalo doseči prej nedosegljivo raven nadzora kakovosti, natančnosti podatkov na etiketah in konsolidacijo predlog,« je dodatno prednost namenskega sistema za označevanje izpostavil Anton Škof, vodja oddelka IT v farmacevtskem podjetju Krka. 

Profesionalna rešitev preprečuje nastanek napak na področju priprave etiket in zaposlenim prihrani ogromno časa.  

Tudi v podjetju Siemens so po zamenjavi sistema za pripravo etiket dosegli drastično izboljšanje – tiskanje posamezne etikete je z 8 sekund upadlo na vsega 0,3 sekunde! 

In to prav na račun namenske rešitve za tiskanje etiket, ki jo je ponudnik tesno integriral s poslovnim okoljem SAP in tiskalniki etiket. Prednosti integracije seveda niso omejene zgolj na SAP, temveč lahko sistem za upravljanje in tiskanje etiket integrirate tudi v druge poslovne sisteme, kot so proizvodni sistemi (MES), sistemi za upravljanje skladišč (WMS) ali druge poslovne aplikacije, ki jih uporablja podjetje. 

Red, ki se prenaša v dobavno verigo

Če podjetje uredi t. i. vhodno in izhodno označevanje, lahko znatno izboljša natančnost vodenja zalog ter nemoteno in varno podpira stranke, partnerje, dobavitelje in ponudnike storitev 3PL, skratka celotno dobavno verigo. Profesionalni sistem označevanja ne prinese le optimizacije tiskanja etiket, večje hitrosti in učinkovitosti, temveč podpira globalno poslovanje – prinaša red na področje označevanja v podjetja, ki imajo več tovarn in skladišč po svetu. Še več, vpliv brezhibnega in kakovostnega označevanja lahko podjetje v celoti razširi na poslovne partnerje in dobavitelje. Po potrebi lahko podjetje preprosto  doda nove lokacije ali razširi področje označevanja, hkrati pa partnerjem in dobaviteljem ponudi nadzorovan dostop, s čimer še izboljša sodelovanje (in npr. odpravi ponovno označevanje izdelkov).

»Profesionalna rešitev zagotavlja profesionalne rezultate. Z njo podjetje na vseh etiketah zagotovi globalno skladnost s predpisanimi zahtevami glede barv, opozoril, simbolov, jezikov in industrijskih standardov, vključno z GS1, VDA, in drugimi. Hitro in učinkovito lahko dostopa do sistema SAP in drugih virov matičnih podatkov ter tako izpolni vse lokalne predpise o označevanju ter se izogne dragim odpoklicem izdelkov in globam, ki so posledica napak pri označevanju,« sklene Urban Brodnik.