Digitalna inventura: za učinkovito upravljanje zalog v skladišču

Natančno stanje zalog podjetja omogoča dobro upravljanje ter distribucijo blaga do dogovorjenih rokov in ter prilagoditve ob nepričakovanih spremembah v povpraševanju. Redna inventura pomaga pri zmanjševanju razlik med fizično zalogo – t.j.dejansko stanje v regalih in digitalno zalogo, ki se beleži v sistemu za upravljanje skladiščnega poslovanja (WMS).

Kakšne vrste inventurnih sistemov poznamo?

Vsako podjetje prilagodi inventurni sistem specifikam svojega poslovanja, izdelkom ali poslovnim procesom. Izbor sistema je odvisen od dejavnikov, kot so narava blaga (ali gre za surovine ali končne izdelke) in logistični proces (ali so predmeti shranjeni ali se premikajo po logistični mreži).

Glede na pogostost izvajanja nadzora nad zalogami v skladišču lahko razlikujemo med dvema vrstama inventure:

• Periodična inventura. Ta vrsta inventure se izvaja ročno in v določenih intervalih (npr. mesečno, četrtletno, polletno ali letno).
• Stalna inventura. Zahvaljujoč digitalizaciji se število izdelkov v podjetju posodablja v realnem času, kar omogoča strogo kontrolo zalog.

Sistemi periodične in stalne inventure pomagajo podjetjem spremljati razpoložljive zaloge v njihovih skladiščih. Končni izbor med enim ali drugim sistemom bo odvisen od velikosti podjetja, notranjih tokov blaga, razpoložljivih virov in količine zalog.

Periodična inventura

Periodični sistem inventure vključuje poznavanje razpoložljivih zalog ob določenem časovnem intervalu. Kot splošno pravilo se natančen datum inventure določi vnaprej, da se delo ustrezno organizira. Podjetja običajno načrtujejo inventuro med časi manjšega poslovnega prometa, da se izognejo motnjam pri drugih opravilih.

Posebna značilnost periodičnega sistema inventure je, da za njegovo izvedbo ni potrebna nobena računalniška podpora. Operaterji se sprehajajo po skladišču, štejejo in zapisujejo izdelke v vsaki lokaciji. Poleg tega lahko vizualno preverijo, ali so izdelki v dobrem stanju.

Kljub temu ima periodična inventura svoje pomanjkljivosti: ker je ročno opravilo, je tveganje napak visoko. Poleg tega je ta metoda časovno potratna in delo v skladiščupa se popolnoma ustavi, da se prešteje izdelke na vsaki lokaciji. Podjetje pozna stanje svojih zalog v določenem trenutku, vendar ne v realnem času, kar lahko privede do neskladij oz. so situacij, kot so: »stock outs« ali »dead stock«.

Neprekinjena inventura

S sistemom neprekinjene inventure je stanje izdelkov posodobljeno v realnem času. Ta proces podjetjem v realnem času omogoča nadzor nad zalogami v njihovih skladiščih

Da ohranijo tako natančen nadzor nad svojimi izdelki, se podjetja obračajo k  tehnologiji, saj le ta zagotavlja podrobne informacije o statusu vsakega posameznega izdelka na zalogi. Napredna tehnologija, ki omogoča neprekinjen popis oz. inventuro je rešitev, ki jo ponujamo v Špici.

Kaj zagotavlja Špica WMS:

• online stanje zalog: Koliko česa se kje kaj nahaja, LOTe in datume,
• online spremembe v skladišču: Vsakršen premik blaga (uskladiščenje, izdaja, premik) je zabeležen elektronsko, s čimer se zmanjša število napak na minimum in prihrani kasnejše pretipkovanje podatkov v računalnik. Vsi vpleteni imajo dejansko stanje in podatke o spremembah ves čas v realnem času na voljo, zaradi česar delo poteka gladko in z bistveno manj napakami,
• sledenje in izsledenje – zagotavljanje FIFO, FEFO protokolov, po drugi strani pa imamo ves čas na voljo podatke, kateri stranki je bilo kdaj, katero blago poslano in kdo v ekipi je to postoril,optimizacijo stroškov: Učinkovito upravljanje zalog preprečuje presežke stroškov v obliki pomanjkanja zalog in neprodanih izdelkov (tj. SKU-jev, ki jih ni mogoče prodati ali vključiti v naročila strank),
• manj napak: Z vedno več manjšimi izdelki je uvedba programske opreme, ki izvaja neprekinjeno inventuro, ključna za preprečevanje pomanjkanja zalog in napačnih naročil,
• zaupanje strank: Za kupce je pomembno, da jim dobavitelj zagotavlja, da nadzoruje stanje izdelkov, ki jih kupujejo in vpogled v oskrbno verigo v ralnem času.

Kako izvesti neprekinjenjo inventuro v praksi

Za beleženje premikov blaga v realnem času (pri prejemu blaga, skladiščenju, izbiranju naročil, pošiljanju itd.) je bistveno implementirati programsko opremo za upravljanje skladišča WMS. Programska oprema, kot je Špica WMS identificira vse izdelke od trenutka, ko prispejo v skladišče, in jim dodeli specifično lokacijo. Nato pošlje navodila operaterjem, kaj storiti s vsakim izdelkom na vsakem koraku.

Delavci v skladišču uporabljajo RF skenerje, povezane z WMS. S to tehnologijo operaterji enostavno skenirajo in identificirajo ID oznake vsakega izdelka. Te vsebujejo informacije o izdelku, ki jih je mogoče prebrati vzdolž logistične verige. Na ta način programska oprema olajša sledenje blagu saj v vsakem trenutku omogoča v vpogled v ključne podatke: izvor, kočna lokacija, datum dostave itd.

Poleg izdelkov imajo lokacije in vozički za izbiranje tudi svoje ID oznake. Vsakič, ko operaterji premaknejo in skenirajo izdelek, programska oprema zabeleži njegovo gibanje in operaterju pove, kaj storiti z izdelkom, s čimer se odpravijo napake in pospeši proces nabiranja, skladiščenja ali odpreme blaga.

Vedno osveženo stanje zalog

Vedno več podjetij uvaja WMS, ker omogoča izvajanje neprekinjene inventure v praksi. Tovrstna programska oprema zmanjšuje tveganje, da bi podjejte ostalo brez zalog in na ta način poslabšalo poslovni odnos med dobaviteljem in kupcem.

Imeti celovit pregled nad stanjem zalog je še posebej koristno za organizacije, ki delajo z različnimi in številnimi izdelki (SKU-ji), saj pri njih periodična inventura ne zadostuje. Ta podjetja morajo v vsakem trenutku vedeti, kakšen je status izdelkov v njihovem skladišču.

Razmišljate o digitializaciji inventure

Želite izvedeti več o tem, kako lahko izvajate neprekinjeno inventuro v vašem skladišču s pomočjo orodja Špica WMS? Ne oklevajte in stopite v stik z nami. Pišite mi na ales.habic@spica.com ali me pokličite na 041 764 990. Mag. Aleš Habič, vodja prodaje za WMS rešitve