»Čas je odgovornost«

5 min branja

Unija Smart Accounting, d. o. o., z največjo in najbolj razvejano mrežo lastnih poslovnih enot s 300 zaposlenimi na 14 trgih centralne in vzhodne Evrope svojim strankam ponuja rešitve s treh področij: računovodstva in plač, svetovanja na področju davkov, prava, financ ter s področja IT-storitev (oblačna infrastruktura, programi za vodenje zalog, postavitve strežnikov, vzdrževanje IT-infrastrukture …).

Že pred desetletjem so začeli z združevanjem samostojnih računovodskih servisov tako doma kot v državah nekdanje Jugoslavije, da bi dosegli najvišje standarde opravljenih storitev in na enem mestu združili vsa strokovna znanja, s tem pa bodo nadaljevali tudi v prihodnosti – želijo si najboljših ljudi in najboljših strank.

O tem, kako jim uspeva biti eno najboljših slovenskih podjetij, kakšni so njihovi cilji ter kako pomagajo pri rasti svojim strankam, partnerjem in sodelavcem, smo se pogovarjali z Blažem Kržišnikom, partner in direktor prodaje pri Uniji.

Blaž, kaj je poslanstvo podjetja Unija?

Poleg tega, da strankam nudimo rešitve s treh zgoraj omenjenih stebrov, si ves čas prizadevamo razvijati najnaprednejšo tehnologijo, ki našim strankam zagotavlja odločilno poslovno prednost. To pomeni, da moramo biti zelo hitri in učinkoviti, da lahko spravimo informacije od zajema do poročanja v manj kot 24 urah. Naš cilj je, da bi s pomočjo tehnologije to naredili v še krajšem času – da bi nam v eni minuti uspelo podatke iz prejetega dokumenta pretvoriti v poročilo na aplikaciji ter napovedovati poslovne izide.  

Kako s tako hitro obdelavo informacij pomagate svojim strankam?

S tem podjetjem omogočamo hitro in učinkovito odločanje o poslovnih procesih. Na poti rasti namreč podjetja enkrat prerastejo manjše, lokalne, interne računovodske službe, ki jim ne morejo zagotavljati hitrih povratnih informacij, ki jim jih s pomočjo digitalizacije in avtomatizacije Unija lahko. Vsak poslovni subjekt tako lahko v vsakem trenutku ve, »kje se nahaja in kako stoji«, in ne potrebuje na poslovne izide čakati mesec ali še celo več.

Kaj je vaš kratkoročni poslovni cilj?

Čim prej zajeti informacije in jih čim prej posredovati v odločanje upravi ter zraven omogočiti tudi primerno svetovanje. Verjamemo, da jutri ne bo več knjigovodskega dela, saj to lahko učinkoviteje opravi tehnologija. Vidimo se kot svetovalce in interpretatorje podatkov, ki jih za nas obdeluje tehnologija, s čimer smo v pomoč svojim strankam pri sprejemanju odločitev.

Kako pridobivate svoje vodilne kadre? V teh časih je to za večino podjetij velik izziv.

Tudi za nas. Težko je dobiti dobrega človeka, ki bi znal povezovati vse naše tri stebre, zato se poslužujemo vzgoje lastnih talentov. Vsako leto na Ekonomski fakulteti poiščemo med pet do osem oseb, od teh pa približno tri v petih letih vzgojimo v vodje.

Kako poskrbite, da ostanejo pri vas?

Svojim zaposlenim se trudimo zagotavljati poslovno okolje in kulturo, na kateri bi bili lahko ponosni, ves čas pa si prizadevamo tudi za spremembe na bolje. Kaj mislim s tem? Znotraj podjetja imamo 69 internih standardov, v katerih so zapisana določena pravila. Če se nekomu pravilo ne zdi dobro, ima dolžnost, da ga spremeni. Imamo tudi ISO 27001, ampak ne zato, da lahko rečemo, da ga imamo, ampak zato, da nam potrdi notranje procese. Rečemo pa tudi, da če želimo imeti ISO samo zato, da se z njim pohvalimo, ga bomo ukinili. 

Kako se lotevate povečevanja produktivnosti in učinkovitosti?

Predvsem z digitalizacijo in avtomatizacijo. Želimo biti »one stop shop«, kar pomeni, da stranka lahko vse informacije oz. kar 90 odstotkov vseh storitev, ki jih pri delu potrebuje, dobi pri nas. To jim omogočamo ali sami ali pa z našimi poslovnimi partnerji, kot je nenazadnje tudi Špica International, katere storitev elektronskega evidentiranja delovnega časa z veseljem ponudimo svojim strankam. Poleg tega jim nudimo tudi najem raznoraznih licenc, računovodsko-finančne storitve, administracijo pri brezpapirnem poslovanju.

Ko sva ravno pri elektronskem evidentiranju delovnega časa. Nedavno ste v svoje poslovanje uvedli Špicino rešitev za registracijo in evidenco delovnega časa All Hours. Katere funkcionalnosti uporabljate? Kako so zaposleni sprejeli uvedbo All Hours? Ste morda naleteli na kakšen negativni odziv? Vam to pomaga pri dvigovanju produktivnosti?

Smo sodobno podjetje, ki zaposlene ne sili, da so v pisarnah od devetih do petih, zato Špicinih rešitev ne uporabljamo primarno za beleženje časa prihodov in odhodov, ampak za samo prisotnost, dopuste, bolniške odsotnosti, delo od doma, da lahko pravilno obračunavamo prevoz itd. Na ta način lahko enostavno z enim klikom za vse zaposlene v regiji obdelamo plače. Kot že rečeno, lahko s pomočjo Špicinih rešitev uspešno pridobivamo večje posle, saj strankam ponudimo celovito rešitev zajema (Špicina rešitev za evidenco delovnega časa All Hours) ter priprave podatkov za avtomatičen izračun plač.

Kar se tiče odzivov, pri zaposlenih ni bilo nobenih sprememb, dostop nove rešitve jim je všeč. Bistvena izboljšava se je čutila pri managerjih, ki potrjujejo odsotnosti svojim sodelavcem. Z All Hours je vsak vodja takoj videl, ali se komu dopusti prekrivajo.

Kaj vam pomeni čas?

Na eni strani ima čas izjemen pomen pri tem, da informacije čim hitreje pretvorimo v smiselne podatke, na podlagi katerih sprejemamo na dejstvih temelječe odločitve. Na drugi strani nam avtomatizacija z elektronsko in avtomatsko obdelavo prihrani ogromno časa, ki ga lahko namenimo drugim bolj strateškim vprašanjem. Osebno mi čas pomeni veliko odgovornost. Menim, da če si odgovoren do časa, obvladuješ tudi svoje prioritete in uravnavaš stres. Če nisi odgovoren do časa, zamujaš na sestanke, zamujaš z odhodom na sestanek, si v stresu na sami poti, kličeš, da boš zamudil, prideš s slabim občutkom – vse to pa so stvari, ki povzročajo nelagodje tebi in drugim. Obenem pa si, če si časa ne znaš organizirati, običajno kratiš čas, ko ne bi bilo treba gledati na uro, torej čas z družino in prijatelji, v naravi ali rekreaciji.  

Ali svojim sodelavcem ali prijateljem kdaj tudi svetujete, kako se časovno bolje organizirati?

V našem podjetju merimo čas, ki ga oseba preživi na strežnikih, a ne zato, ker bi mislili, da zaposleni ne delajo dovolj, ampak zato, da pravočasno ugotovimo, da bo nekdo pregorel. Ko nekdo preide v oranžno fazo, pomeni, da je glede na njegov obseg delovnih nalog delal 20 ur na mesec preveč. Vse, kar je nad omenjeno številko, pomeni, da je oseba v rdeči fazi. Ko je nekdo v rdeči fazi več kot dva meseca, morajo vodje sprejeti ukrepe in z zaposlenim določiti prioritete. Določenim ljudem se marsikaj zdi neodložljivo, a če stopiš dva koraka nazaj in pogledaš na problem z malo distance, vidiš, da ni tako zelo velik. Včasih oseba sama tega ne vidi, zato ji morajo vodje pomagati. Vsaka stvar lahko počaka. To vidimo sedaj v času epidemije še izraziteje. Nič, kar menimo, da je nujno storiti jutri, ni takšnega, kar ne bi moglo počakati tudi 14 dni.

Kako merite produktivnost svojih zaposlenih?

Še posebej sedaj, ko delamo od doma in nimamo fizičnega stika, da bi opazovali, kdo gre kdaj iz pisarne, je ključnega pomena, da pravočasno vemo, kdo preveč dela. Sicer pa se produktivnosti lotevamo v prvi fazi s tem, da načrtujemo, koliko ur bomo delali za določeno stranko, potem merimo odstopanja glede na stranke; torej ugotavljamo vzroke, zakaj smo z eno stranko delali več kot z drugo, na koncu pa na osnovi produktivnosti merimo tudi urno postavko. Točno namreč vemo, kakšna je ciljna urna postavka določenega ranga zaposlenih. Če produktivnost ni v zdravem razmerju z urno postavko, to pomeni, da ali je storitev prepoceni, ali se zaposleni z nečim preveč zamudi, ali ni primerne avtomatizacije, ali pa je treba nekaj spremeniti.