Blog

Ali je evidenca delovnega časa v manjših podjetjih smiselna?

04/08/2019
Jan Makoter
Avtor
Ali je evidenca delovnega časa v manjših podjetjih smiselna?

V večjih podjetjih je administracija delovnih ur zaposlenih zelo obsežno opravilo. Ta podjetja se ponavadi odločijo za uporabo IT orodij za evidenco delovnega časa. V primeru ročne evidence bi namreč urejanje teh podatkov zahtevalo vsaj enega zaposlenega, ki bi zbiral in urejal podatke, potrebne za pripravo plač. To je seveda tako časovno kot ekonomsko potratno. Z uporabo aplikacije za elektronsko registracijo delovnega časa lahko občutno znižamo vpletenost zaposlenih, naročnina na storitev pa je veliko cenejša od stroška dodatne plače. 

Zakaj se tudi manjša podjetja odločajo za uvedbo elektronske evidence delovnega časa?

Manj ur porabljenih za pripravo podatkov za plače:

V manjših podjetjih so delovna mesta raznolika, v enem delovnem mestu je pogosto združeno več delovnih mest (administrator je pogosto tudi tržnik, prodajni asistent, ki piše ponudbe, podpora strankam, …) Zato manjšim podjetjem še posebej veliko pomeni, da se osebje posveča profitabilnim opravilom. V zelo majhnih podjetjih ure obračunava celo direktor, saj je pridobljen časovni prihranek na administraciji še bolj dragocen.

Skladnost z zakonodajo:

Po zakonu je vsako podjetje, ne glede na velikost, dolžno voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Po naših izkušnjah sodeč, se po prvem obisku delovnega inšpektorja podjetja pogosto odločijo za uvedbo elektronske evidence delovnega časa. Več o zakonskih zahtevah glede evidence delovnega časa si preberite v objavi. Povečano število obiskov inšpektorja na račun kršitev pri evidenci delovnega časa.

Konec ugotavljanja, kdaj je bil kdo v službi in kdo je trenutno prisoten:

Elektronska evidenca delovnega časa je transparenten pokazatelj, tako delodajalcu kot zaposlenemu, kdaj je bil v službi, koliko ur je delal, koliko nadur je opravil. Zgodilo se nam je že, da se je marsikateri spor med delodajalci in zaposlenimi z uvedbo evidence razrešil, saj podatki o tem, koliko ur in kdaj zaposleni delajo, niso več stvar občutka. S sodobno elektronsko evidenco lahko nadrejeni v vsakem trenutku vidi, kdo je v službi in to od kjer koli (preko mobilnega telefona, spleta). Mogoče je preveriti tudi, na kateri lokaciji se je zaposleni registriral, kar je praktično v primeru terenskega dela.

Nič več čakanja, da pride šef v pisarno podpisat odsotnosti:

Pregled nad tem, kdo ima kdaj najavljen dopust, službeno pot ali pa je na bolniški, je v manjših podjetjih pogosto v Excel tabelah. V kolikor podjetje predpisuje najavo odsotnosti, se papirji za odobritev kopičijo pri šefu in povzročajo nelagodje tako njemu kot čakajočim. Elektronska evidenca pogosto omogoča elektronsko najavo odsotnosti in prav tako potrjevanje.