Brezžični kartični sistemi VingCard v Thermani Laško

Cilji

V podjetju Thermana d.d., iz Laškega, so v skladu s strategijo in cilji družbe glede rasti poslovanja, leta 2009 končali celovito informacijsko prenovo. Ta je bila usmerjena v povezano izvajanje storitev ter celovito spremljanje obnašanja gostov. Pridobiti so želeli informacije, na osnovi katerih bodo z namenom povečevanja dobičkonosnosti širili in nadgrajevali ponudbo. »Jaz sem z rešitvijo in našim sodelovanjem zadovoljen. Ko so na obeh straneh pravi strokovnjaki, se cilje da doseči. Želeli smo integriran informacijski sistem, ki služi pridobivanju upravljavskih informacij in vodenju poslovnih procesov. Za projekt smo tudi prejeli nagrado Naj e podjetja 2009,« dodaja direktor družbe Roman Matek.

Rešitev

Eden najpomembnejših delov projekta je bila uvedba brezkontaktnih identifikacijskih medijev, s katerimi gost dostopa do vseh hotelskih storitev. V sodelovanju s Špico so vzpostavili hotelski sistem za kontrolo vstopa VingCard, ki se uporablja na vseh točkah interakcije z gosti.

Kartični sistem so najprej namestili za vstop v hotelske sobe, kjer so klasične ključavnice zamenjali z brezkontaktnimi. Z njim so uredili tudi dostop do skupnih prostorov za goste ter ga povezali s hotelski informacijskim sistemom (HIS) Fidelity, bazenskimi sistemi Metra ter s parkirnimi zapornicami Skidata. Z novim sistemom so najprej opremili Hotel Hum nato pa še Hotel Zdravilišče Laško in Hotel Welness Laško.

Prednosti za goste

Enoten kartični sistem gostom zagotavlja visok standard storitev. Poleg varnosti in zasebnosti pri uporabi sob ter skupnih prostorov jim omogoča enostaven dostop do varovanega parkirišča in rabo Welness storitev. Z isto kartico lahko tudi brezgotovinsko plačujejo. Gostom za koriščenje gostinskih storitev tako ni potrebno imeti pri sebi gotovine oziroma plačilnih kartic, saj se poraba prek hotelske kartice ali zapestnice samodejno beleži na račun sobe. Ali kot je dejal Jernej Gostečnik, vodja informatike: »Gostu je treba omogočiti prijetno bivanje s čim manj motnjami. Se pravi, da koristi storitve, izvaja aktivnosti in prehaja skozi prostore nemoteno.«

»Ogromne, težke ključe so zamenjale elegantne in praktične kartice. To je olajšalo delo na recepciji, saj ne potrebujemo več velikih omar za njihovo hrambo. Predvsem pa so hvaležni vsi naši gosti, ker jim težkih obeskov ni treba nositi po žepih.« Cvetka Jurak, vodja Zdravilišča Laško.

Prednosti za hotel

Z novim kartičnim sistemom so v hotelu bistveno poenostavili večino delovnih postopkov na področju oskrbe gostov, vključno z obvladovanjem varnosti ter vzdrževanjem. Recepcijsko službo so razbremenili ročnega vnašanja podatkov, saj se podatki iz HIS-a neposredno prenesejo v kartični sistem. Tam se samodejno izvede priprava kartic glede na vsebino storitev. Gostom se ob izdaji kartice in zapestnice za bazenske storitve določi dostop do prostorov in uporabe storitev. V primeru izgube ali zlorabe kartice se lahko preveri, kdo je vstopil v sobo oziroma se hitro izda novo kartico z ustreznimi pravicami. Na ta način se hotelsko osebje bolj posveča gostom, saj imajo zaposleni bistveno manj dela z administrativnimi opravili in ročnim vnašanjem podatkov. Podatki iz HIS-a služijo oddelku trženja in prodaje za ugotavljanje potrošniških vzorcev in obnašanja gostov. Podrobne podatke, pridobljene prek kartičnega sistema, bodo uporabljali za nadaljnji razvoj klubske ponudbe oziroma kartic zvestobe ter za potrebe ostalih dejavnosti na področju obvladovanja odnosov s strankami (CRM).

Izboljšanje upravljanja s kadri

Z uvedbo kontrole pristopa Time&Space so omejili dostop gostov do službenih prostorov. Špicin sistem je povezan z Vingcardovim in sicer za potrebe dela čistilk, sobne strežbe in vzdrževanja. S tem je zagotovljena ena točka prijavljanja in osrednji nadzor nad službeno uporabo vseh prostorov.

Prek beleženja delovnega časa v Time&Space so zagotovili točne podatke za obračun plač in optimizacijo dela s kadri. »Z uvedbo Time & Space smo ogromno pridobili. Prej smo vse ure beležili ročno. Sedaj z avtomatskim beleženjem prihranimo najmanj dan in pol dela na vsakega vodjo,« je dejala Aleksandra Kok, vodja kadrovske službe.