Choose languageLanguage
Študija primera

Zdaj je bistveno manj napak. Podatki so natančnejši.

Zdaj je bistveno manj napak. Podatki so natančnejši.

Rešitev: Evidenca delovnega časa

  • Kako so zmanjšali število nepotrebnih nadur?
  • Kako so zmanjšali število napak pri evidentiranju delovnega časa in avtomatizirali obračun plač?
  • Kako poslovodje in zaposleni sami upravljajo z rešitvami zaradi odsotnosti od dela?

undefined

Vrtko, d. o. o.

  • Panoga: trgovina na debelo s cvetjem in rastlinami
  • Velikost podjetja: srednje
  • Število zaposlenih: 42
  • Število poslovalnic in podjetij: 4 poslovalnice v Sloveniji, podjetji na Hrvaškem in v Srbiji

Izziv

»Če se človek zmoti pri delovnih urah, povzroči bolečino in nelagodje pri zaposlenemu.«

Tako Alenka Kolenc, soproga lastnika podjetja Vrtko Igorja Kolenca in skrbnica ključnih podatkov o delovnih urah in plačah zaposlenih v Vrtku, opisuje, s kakšnimi izzivi so se soočali pred uporabo nove rešitve Špice za evidentiranje delovnega časa.

Bolečin oziroma izzivov je bilo še več. Največja med njimi je bil izvoz podatkov iz evidence delovnega časa v podatke za obračun plač. Stari Program je bil počasen, pregled nad podatki v njem ni bil tako jasen kot zdaj. Delavci niso imeli takoj in sproti podatkov o evidentiranih delovnih urah.

undefined

Alenka Kolenc se tako spominja takratnih razmer: »Prej sem dobila vsak konec meseca podatke o napakah iz treh vrtnih centrov in od terenskih potnikov, ki so razkropljeni po vsej Sloveniji. Enkrat mesečno je bilo treba vse te podatke preveriti. Pred novo rešitvijo sem vsak mesec porabila vsaj dva dneva časa za popravljanje podatkov o opravljenih delovnih urah zaposlenih. Zdaj pa se to rešuje sproti, avtomatsko.«


undefined

Igor Kolenc, lastnik Vrtka, d. o. o., in Alenkin soprog rad ponazori takratne izzive z anekdoto: »Poslovodje enot so se tudi takrat dogovarjali za razporeditve delovnega časa zaposlenih, vendar marsikdo tega ni nadziral resno. Dogajalo se je, da so zaposleni prihajali na delo, ko jim to sploh ni bilo odrejeno. V eni od naših trgovin se je delovni čas začenjal ob osmih zjutraj. Zaposlena pa je prihajala na delo že ob šestih zjutraj. Ko jo je poslovodja vprašala, zakaj prihaja tako zgodaj, je odgovorila, da je to zaradi voznega reda avtobusa. Na dodatno vprašanje, kaj potem počne do osmih, pa je odvrnila, da malo pomete in pospravi. Pa ni bila snažilka, ampak prodajalka. Izkazalo se je, da ima ta delavka veliko nadur, ki jih ni nihče odobril. Ona pa jih je kar nabirala.«

O Vrtku in viziji

Podjetje Vrtko je nujno potrebovalo novo rešitev zaradi potrebe in želje po nadaljnji kakovostni rasti. Njegovi začetki segajo v leto 1993. V začetku smo se ukvarjali pretežno z lastno vzgojo okrasnih rastlin. Vzgojene rastline so prodajali na ljubljanski tržnici in okoliških cvetličarnah. Kot radi pravijo podjetniki: iz garaže.

Zdaj imajo na področju svojega poslovanja sklenjene ekskluzivne prodajne dogovore z največjimi uglednimi evropskimi proizvajalci sadik in semen: DümmenOrange, Florensis, Deliflor, Gediflora, Dekker, Graines Voltz ... Štiri poslovalnice imajo v Sloveniji, hkrati pa tudi podjetji na Hrvaškem in v Srbij, kjer imajo lastne in najete poslovne prostore. V Sloveniji so aktivni še na področju maloprodaje. Odprte imajo tri vrtne centre in cvetličarno.

Distribucijo blaga pretežno opravljajo z lastnim voznim parkom 4 kamionov, dveh kombijev in 5 lahkih dostavnih vozil.

undefined

»Ponosni smo, da smo iz majhnega garažnega podjetja zrasli v takšno razvejano skupino, kot je danes. Prerastli smo številna podjetja v naši panogi, ki so bila nekoč bistveno večja in močnejša. Nekaterih med njimi danes ni več, nekatera pa so zdaj manjša od nas,« pravi Igor Kolenc.

Takšna rast družinskega podjetja je terjala spremembo organiziranosti in evidentiranja delovnega časa, ki je ključnega pomena za dobro organizacijo v podjetju, obračun plač in druge nujne podatke za kakovostno delovanje podjetja.

Rešitev

Odločili so se za rešitev Špica All Hours.

»Zdaj lahko hitro zaznamo morebitna odstopanja od ustaljenih urnikov delovnega časa. Poslovodje imajo enostavno orodje za urejanje urnikov in razpored delovnega časa za svoje sodelavce,« pravi Igor Kolenc. Alenka Kolenc pa dodaja: »Delavci zdaj sami sproti spremljajo podatke o svojih delovnih urah.«

To pa ni vse. Napak je bistveno manj. Podatki so natančnejši. Izvoz podatkov iz evidence delovnega časa v program za izračun plač je avtomatiziran. Program je bistveno hitrejši, kot je bil prejšnji. Pregled nad podatki je enostavnejši in lepši, kot je bil v preteklosti.

Ob koncu vsakega meseca ni treba vsem delavcem pošiljati podatke v pregled. Tako oni kot poslovodje sproti lahko opazijo napake. Ni več stresa, ko je bilo treba koncu meseca loviti napačne podatke za celoten mesec.

Ne samo, da delavci ne hodijo več prezgodaj v službo in ne izkazujejo več preveč nadur. Cilj je, da bodo v Vrtku lahko spremljali ne le to, kdaj pride oseba v službo, ampak tudi, kdaj začne dejansko delati. Zaposleni se bodo dvakrat priglasili. Na vhodu v podjetje in nato še na delovnem mestu oziroma na vhodu v delovno enoto oziroma obrat. Terenski delavci pa že zdaj štartajo z delom od doma s priglasitvijo na daljavo.

V nekaterih oddelkih se že dogaja, da zaposleni spremljajo, kateri sodelavci so že priglasili, kdaj bodo odšli na dopust. Vsi transparentno vidijo podatke. Sami se zmenijo o tem, kdaj bodo dopustovali. V mnogih enotah že samoupravljajo s svojimi dopusti tako, da delo ne trpi.

Rezultati

  • Pred vpeljavo rešitve Špica All Hours je bilo pregledovanje in urejanje evidenc o delovnem času zamudno, nepregledno in je zahtevalo 2 dneva podrobnega pregledovanja in usklajevanja podatkov. Zdaj je vse to avtomatizirano.
  • Zmanjšalo se je število nadur, ker zaposleni ne hodijo več prezgodaj v službo in je nadzor nad odrejanjem delovnega časa zaposlenim učinkovit.
  • Zmanjšuje se čas koordiniranja odsotnosti z dela, ker vsi transparentno vidijo podatke. V posameznih oddelkih lahko učinkoviteje sami upravljajo z odsotnostmi zaradi dopustov ali drugih razlogov. Sami se dogovorijo.
  • Cilj je meriti tudi čas, ko so zaposleni dejansko produktivni na delovnem mestu. Ne le, ko so v podjetju.

Bi si želeli ogledati rešitev s katero Vrtko rešuje izzive evidence delovnega časa?