Rešitev za več kot 8.000 uporabnikov na 26 fakultetah

8.200 uporabnikov v eni največjih slovenskih ustanov

Univerza v Ljubljani (Univerza) je največja izobraževalna ustanova v Sloveniji. Po številu zaposlenih in letnih prihodkih sodi med 10 največjih organizacij v državi. Letno ustvari okoli 440 milijonov evrov prihodkov. Januarja 2023 je zaposlovala 6.347 oseb.

Vpisanih študentov je okoli 40.000. Na Univerzi zbirajo tudi podatke o nekdanjih študentih, zato so v njenih informacijskih sistemih podatki že za okoli 250.000 različnih oseb. Skupaj z zunanjimi sodelavci pa je uporabnikov sistema že 8.200: zaradi zunanjih sodelavcev, delno zaposlenih ali študentov na delu.  

Izziv: Kako naj centralne službe dostopajo do natančnih podatkov članic?

»Pred uvedbo sistema SAP v povezavi s Špicino rešitvijo Time&Space je bilo na Univerzi veliko raznorodnih rešitev. Organizacijska ureditev pa ni bila takšna, da bi imeli vsi enaka tehnična ali organizacijska izhodišča,« pojasnjuje mag. Aleš Košir, vodja informatike na Univerzi v Ljubljani in hkrati vodja okoli 25 informatikov znotraj Univerze. Članice Univerze so pred uvedbo rešitve Time&Space v povezavi s sistemom SAP imele svoje sisteme.

»Na nekaterih članicah se zaposleni ob prihodu v službo niso registrirali. Na drugih so imeli dobro vpeljane sisteme evidentiranja delovnega časa. Pri slednjih prehod na nov sistem ni bil velik izziv. Največji izziv je bil na članicah, ki še niso imele vpeljanega elektronskega evidentiranja.« pravi Ajda Lesjak, ki je na rektoratu koordinatorica ključnih uporabnikov za upravljanje delovnega časa.

Posledice tega, da Univerza v Ljubljani ni imela vpeljanega enotnega poslovnega informacijskega sistema, so bile resne. Ponazarja jih mag. Aleš Košir: »Ko so se pred leti novinarji zanimali za Univerzo v Ljubljani zaradi izplačila dodatkov k plačam, so nas spraševali, koliko oseb je zaposlenih. Da smo ugotovili vsaj približno natančno število, smo potrebovali približno dva meseca. Vprašanje točnosti podatkov je bilo eno od ključnih za univerzo. Zdaj ko imamo SAP s Špicino rešitvijo, torej enotne evidence, lahko kadarkoli na klik dobimo natančen podatek o številu zaposlenih.«

Alja Gazvoda, pomočnica glavnega tajnika Univerze za kadrovske zadeve, dodaja: »Pred vpeljavo enotnega informacijskega sistema so članice vse podatke zbirale v Excelu. Temu je sledilo centralno ročno zbiranje podatkov iz vseh članic, urejanje teh podatkov in odprava napak, kar je vzelo zelo veliko časa. Z novim informacijskim sistemom smo vpeljali tudi enotno identifikacijsko oznako oseb, kar je rešilo tudi pravilno štetje oseb, ki so hkrati zaposlene na več članicah.

Leto 2023 bo prvo leto, ko bomo zbrali vse kadrovske podatke za obvezno poročanje ministrstvu neposredno iz informacijskega sistema. Urejanje podatkov in priprava poročil bosta bistveno lažja in hitrejša.« 

Dva statusa: pedagoški in strokovni delavci

Na Univerzi so nujno potrebovali nov, enoten sistem. Pogodba je bila podpisana februarja 2019. Junija 2020 so v rektoratu začeli s prvo implementacijo SAP, evidenco časa, registracijo časa itn. Najprej je bil na vrsti rektorat, potem prva, druga in tretja članica posamično. Nato so implementirali sisteme skupinsko v 5 do 6 članicah. Zadnja skupina članic je vstopila v nov sistem 1. maja letos.

»Projekt uvedbe novega sistema je bil voden centralno z Univerze za vse članice in s sodelovanjem vseh − kot postavitev skupnega poslovno-informacijskega sistema. Špicina rešitev je bila ena od ključnih, zelo pomembna za uspeh tega projekta. S tem projektom smo pridobili dvoje. Dobili smo enotno rešitev v tehnološkem in procesnem smislu. Za celotno Univerzo v Ljubljani,« pravi mag. Aleš Košir.

Alja Gazvoda potrjuje Koširjeve navedbe: »S prehodom na centralni informacijski sistem smo v največji možni meri poenotili veliko praks članic, med drugim tudi pravila za evidentiranje delovnega časa.«

Ajda Lesjak dodaja: »Zdaj evidentiranje poteka na Špicinih registratorjih. Večina strokovnih delavcev registrira prihode na delo in z dela. Pedagoški delavci in raziskovalci zabeležijo svojo prisotnost na registratorju, kar je tudi podlaga za povračilo stroškov za prevoz na delo. Za vse delavce velja, da v aplikaciji Fiori beležijo tudi delo od doma, zahtevke za dopust, službene poti ipd. Tudi potrjevanje zahtevkov, ki poteka prek aplikacije, je hitro in enostavno.

V vsakem trenutku imajo na članicah podatke o tem, ali delavci delajo na fakultetah ali od doma, kar je podlaga za povračilo stroškov prevoza na delo in z dela, oz. nadomestilo uporabe lastnih sredstev.«  

Ajda Lesjak: »V vsakem trenutku imajo na članicah podatke o tem, ali delavci delajo na fakultetah ali od doma, kar je podlaga za povračilo stroškov prevoza na delo in z dela, oz. nadomestilo uporabe lastnih sredstev.« 

Številni izzivi: zakonodaja in odnos družbe, skepsa med zaposlenimi …

»Trenutno imamo 88 registratorjev in 20 kontrol pristopa na več kot 50 lokacijah. To število ne upošteva internih prehodov in vrat v članicah. S tem je Univerza med ustanovami z največjo kompleksnostjo sistema kontrole pristopa po številu lokacij in prehodov prek rešitve Time&Space,« pravi Janez Puntar, sistemski administrator Univerze v Ljubljani.

A velikost Univerze ni bila edini izziv. »Univerza je bila odraz razumevanja celotne družbe o tem, kako pomembna ali nepomembna je registracija prisotnosti in povezanih evidenc. Pred leti je bilo veliko diskusij, čemu je treba uvesti takšen sistem, katere pravice so ljudem kršene s tem in kateri veliki brat bo nadzornik oziroma kdo bo imel dostop do podatkov in jih bo lahko zlorabljal,« se spominja mag. Aleš Košir in dodaja:

»V zadnjih letih so se razmere zakonsko in organizacijsko spremenile. Nazadnje je bilo pri sprejemanju zakona o evidenci delovnega časa sprva predvideno, da bodo univerze izjema, pa se to ni zgodilo. V takšnih razmerah in pri takšnem odnosu družbe do univerze je bil postavljen ta projekt.« Zdaj se je tudi Univerza uskladila z zakonom.

Kar nekaj pogovorov je imel mag. Aleš Košir z uglednimi profesorji, ki so imeli vprašanja ideološke narave. »Vse življenje se nisem registriral, kot se delavec v tovarni, zdaj pa tudi to želite od mene,« so dejali. »Morali smo s pravo izbiro besed razložiti, da ne gre za degradacijo profesorskega poklica, ampak da gre razvoj družbe v smeri, da so takšne evidence zahtevane,« se spominja mag. Aleš Košir.

Naslednji izziv je bilo uvajanje sistema evidentiranja delovnega časa. »Nekateri zaposleni so bili skeptični do evidentiranja. Ob uvedbi evidentiranja je bilo res veliko delovnih obremenitev za vse tiste zaposlene, ki so sodelovali ob uvajanju evidentiranja delovnega časa. Večinoma se je po dveh mesecih delo za časovne administratorje ustalilo. Zaposleni so se na delo z novim sistemom evidentiranja navadili in poznajo pravila ter imajo prek aplikacije Fiori tudi sami pregled nad svojimi časovnimi podatki,« z zadovoljstvom ugotavlja Alja Gazvoda.

Pomembna pa je bila tudi podpora vodstva članic Univerze. Ajda Lesjak: »Pri vpeljavi evidentiranja delovnega časa je bila zelo pomembna podpora vodstva članic. Urejena časovna administracija je pogoj za izplačilo stroškov prevoza in regresa za malico, kar zaposlene spodbuja k rednemu evidentiranju in spremljanju pravilnosti svojih podatkov.«  

Alja Gazvoda: »S prehodom na centralni informacijski sistem smo v največji možni meri poenotili veliko praks članic, med drugim tudi pravila za evidentiranje delovnega časa.« 

Številne koristi, še več jih bo v prihodnje

Za kaj vse že uporabljajo ali pa bodo še uporabljali na Univerzi novi sistem:

• obračun plače,
• povračilo stroškov za malico in prevoz na delo,
• zakonsko poročanje o zaposlenih,
• poročila o prisotnostih, odsotnostih,
• statistične analize za vodstva pred pomembnimi odločitvami,
• optimizacijo števila parkirišč, prostorov glede na prisotnosti na fakultetah, glede na delo na daljavo, uporabo opreme na različnih fakultetah ipd.,
• planiranje zasedenosti prostorov,
• planiranje novih gradenj (prihranki so lahko velikanski) … 

Že prve koristi so pomembne.

Podatki iz Špice so uvoženi v kadrovsko administracijo informacijskega sistema, ta pa je neposredno povezana z obračunom plač.

Časovni administratorji so skrbniki evidentiranja delovnega časa in imajo največ dela z urejanjem podatkov pred obračunom plač. Zaposleni lahko nekatere odsotnosti urejajo sami, v primeru odprave napak pa potrebujejo pomoč časovnega administratorja. V prihodnje načrtujemo dodaten razvoj in avtomatizacijo, s katero bodo časovni administratorji in kadrovska služba manj obremenjeni.  

V času epidemije koronavirusa so morali evidentirati študente, ki so prihajali na fakultete. S tem sistemom so bili sposobni to organizirati praktično čez noč. Vsi študentje imajo namreč tehnologijo za brezžično registracijo, zato so za nekaj članic lahko izjemno hitro rešili ta izziv.

S to rešitvijo smo uvedli še eno možnost, ki še ni dovolj izkoriščena. Oseba, ki pride na Univerzo, se lahko registrira na katerikoli točki, kjer so Špicini registratorji. Te lokacije so od Portoroža in Maribora pa vse do različnih lokacij v Ljubljani. S tem je možno avtomatizirati evidence tako, da se pravilno avtomatsko obračunajo povračila stroškov. Obračun kilometrin je možno povsem avtomatizirati.

Pa tudi varnost je večja. »Če imamo na celotni Univerzi urejene enotne pravice in načela, je lažje zagotavljati varnost, kajti ponekod v prostorih je tudi dragocena oprema. Lahko se upravljajo posebni dostopi do drage opreme, ki jo je hkrati mogoče bolj izkoristiti,« zaključuje mag. Aleš Košir.

Zato so na Univerzi zadovoljni. Alja Gazvoda: »Na UL smo vsi lahko zelo ponosni, da smo ta sistem vpeljali, a se pri tem ne moremo ustaviti, ker delo še ni zaključeno. Sledila bosta dodaten razvoj in avtomatizacija določenih področij informacijskega sistema.«

Jana Makoterja, vodje prodajnih projektov Špice International, pa so partnerji na Univerzi v Ljubljani s svojim pristopom navdušili: »Univerza v Ljubljani se je izkazala za zelo agilno ustanovo s profesionalnim projektnim pristopom. Sodelovanje v času izvedbe projekta je teklo gladko in brez večjih zapletov.«

Janez Puntar: »Trenutno imamo 88 registratorjev in 20 kontrol pristopa na več kot 50 lokacijah. S tem je Univerza med ustanovami, ki imajo največ teh točk.«

 

Rezultati

• Avtomatizacija pri zajemu in obdelavi podatkov. Manj obremenjene kadrovske in računovodske službe, ki so prej ogromno časa porabile za preverjanje podatkov.
• Ažurnost in točnost podatkov. Zdaj lahko ažurno in natančno odgovorimo na vsa vprašanja, koliko oseb je na celotni Univerzi in kakšna je kadrovska sestava.
• Finančno poslovanje in finančno poročanje Univerze je bistveno poenostavljeno.
• Večja varnost. Z enotnimi pravicami in načeli dostopa je lažje bolj smotrno upravljati prostore z dragoceno opremo.
• Optimizacija in planiranje. Podatki so koristni za optimizacijo in planiranje parkirišč in prostorov, tudi pri planiranju novih gradenj.