info@spica.com
01 568 08 00
Z novim sistemom bom lahko bolje spremljal našo produktivnost
Rešitev: Evidenca delovnega časa
- Kako so zamenjali tri sisteme za evidenco delovnega časa z enim samim, novim?
- Kako poenostavljajo IT, uvajajo učinkovitejši pregled nad delom in produktivnostjo?
- Kako bodo v rastoči skupini z novim sistemom prenesli odgovornost na vodje oddelkov?
Skupina Prigo
- Panoga: logistika, servis in vzdrževanje osebnih in tovornih vozil, trgovina z rezervnimi deli
- Velikost podjetja: srednje
- Število zaposlenih: 203
- Število poslovalnic in podjetij: 4 poslovalnice v Sloveniji, 3 podjetja v skupini Prigo v Sloveniji, 1 podjetje na Hrvaškem in 1 podjetje pred ustanovitvijo v BiH
- Posebna dosežka:
- edini prevoznik v Sloveniji, ki ima certifikat GDP (Good Distribution Practice) za farmacijo
- imajo največji servis za tovorna vozila v krogu približno 400 km
Izziv
V skupini Prigo so imeli do novembra 2021 tri različne sisteme za evidentiranje delovnega časa. Podatke o delovnih časih zaposlenih so zato morali pridobivati iz treh različnih evidenc. Izziv je predstavljala nedostopnost programov v smislu direktnega dostopa.
Pri Špicini rešitvi lahko zdaj administrator sam nastavlja in sproti prilagaja ter kreira delovne načrte/sistemska pravila. Prej smo morali vedno klicati nosilce programa, da so to urejali.
Urejanje delovnega časa v treh programih in pretipkavanje podatkov je vzelo veliko časa. Hkrati je bila možnost napak večja . Soočali pa so se tudi z drugimi nepotrebnimi ovirami:
»Pri koriščenju dopustov sem dobivala prošnje na papirju. Prošnje so do mene prihajale pozno. Redno so se pojavljali primeri, ko je bil dopust že izkoriščen.. V vmesnem času je bila lahko celo že obračunana delavčeva plača. V starem sistemu sem se z urejanjem vseh podatkov ukvarjala nekaj dni. Vsak mesec več kot teden dni,« pravi Mariša Martinčič iz kadrovske službe Priga.
Zaposleni velikokrat prošnje na papirju niti niso oddali ali pa prošnja ni prišla do mene. Najhuje je bilo, da kljub naknadnemu urejanju podatkov, podatki zaradi človeškega dejavnika še vedno niso bili vedno 100-odstotno točni.
»Pri terenskem delu se lahko zgodi, da se nekdo dogovori za posel po telefonu ali na daljavo, obračuna pa kljub temu tudi potne stroške. Ljudje so inovativni.« Tako najbolj skrajne primere slikovito opisuje Igor Pristavec, direktor Priga, d. o. o., in solastnik skupine Prigo.
O Prigu in njegovi kompleksni organizaciji
Skupina Prigo je postala že precej velika. Poleg tega, da se ukvarjajo z logistiko, trgovino, servisom in vzdrževanjem osebnih in tovornih vozil v več državah, imajo na Brdu pri Ljubljani tudi največji servis za tovorna vozila v krogu 400 km.
Organizacija je zaradi različnih dejavnosti postala zelo kompleksna in zahtevna. Dober pregled nad organiziranostjo je bil nujen. Kakovosten nadzor je potreben pri:
- prihodih na delo oziroma prisotnosti zaposlenih na delu,
- normiranem delu oziroma spremljanju porabljenega časa glede na delovne naloge v servisu,
- izdaji blaga v servisu,
- medoddelčnem sodelovanju servisa (da denimo skladišče nima premalo materiala),
- porabljenem času za pot trgovskih potnikov in številu strank, ki jih obišče (doslej so to nadzirali prek klasičnih potnih nalogov).
Kako kompleksna je postala organizacija, pojasnjuje Igor Pristavec: »Tehnično so največji izziv mehaniki. Ker morajo uskladiti dva sistema, novi All Hours z dosedanjim sistemom Aranea. V mehaničnih delavnicah velja standard, da mora vsako vozilo imeti časovno okno, v katerega se mora »štempljati« mehanik. Pomembno je, da vemo, če je mehanik ob 2-urni normi za določeno storitev porabil 4 ure. Tako spremljamo produktivnost. Mercedes to zahteva od nas.«
Organizacija dela je natančna in kompleksna, zato želijo delovne naloge vzporedno nadzorovati še s prisotnostjo v aplikaciji All Hours. Povezavo je razvila Špicina ekipa za razvoj po naročilu. Rešitev pa iz All Hoursa pridobiva podatke o prisotnosti in jih pošilja v sistem za planiranje strank v servisu in razporejanju prostih resursov (mehanikov) na posamezne delovne naloge. Vse to pa je povezano tudi z nadzorom pri izdaji rezervnih delov.
»Če mehanik na nalogu ni »štempljan«, ne more prevzeti blaga. Tako sledimo tudi delom za popravila,« pravi Dušan Dragič, vodja oddelka za informacijsko tehnologijo (IT).
Zato so novembra 2022 začeli testno uvajati nov sistem, Špicin All Hours. Najprej so ga preizkusili na testni skupini, zdaj pa ga prenašajo v vse oddelke podjetja, razen voznikov.
Nov sistem bodo uporabljali mehaniki, komercialisti, administracija in prodajalci.
Rešitev
Nov sistem bo tako uporabljalo okoli 170 zaposlenih/uporabnikov. Možna bo uporaba vseh načinov registracij (na terminalih, računalnikih, mobilnih napravah), in to na 4 lokacijah - poslovnih enotah – oziroma na 5 terminalih. Kreiranih je več kot 20 uporabniških pravil in delovnih načrtov (sprejem, skladišče, uprava, delavnica, pralnica ...). Vključenih bo več kot 30 oddelkov in pododdelkov, več kot 10 različnih administratorjev, vodij, menedžerjev in potrjevalcev. Predvidena je tudi povezava med AH in Araneo (obstoječim ERP v Prigu za servis in trgovino), kjer po delovnih nalogih spremljajo svoje mehanike oz. njihovo delo.
Mariša Martinčič opisuje prve učinke novega sistema takole: »Imeli smo tri različne sisteme za evidentiranje delovnega časa … Zdaj je to poenoteno. Imamo tudi mobilno aplikacijo. Lažje nadziramo razmere na terenu. V sistem takoj dobivamo opombe v primeru predčasnega odhoda iz službe, denimo po otroka v vrtec. Lažje je spremljati prisotnosti in odobrene predčasne odhode. Boljši je tudi pregled nad popoldanskim in prazničnim delom, odsotnostmi zaradi malice, nadurami … Nadure morajo biti odobrene s strani vodje. Neodobrene nadure so drugače obarvane in zato vidne.«
V kadrovski službi zdaj z direktnim dostopom vidijo, kje so se spremenili urniki, kje se podatki ne ujemajo. Precej zadev lahko Mariša Martinčič uredi sproti, hitro in sama, kar prej ni bilo mogoče.
Po popolni uveljavitvi sistema se bo zmanjšala količina dokumentacije za dopuste.
Zmanjšala se bo tudi količina porabljenega časa za ugotavljanje manjkajočih podatkov o prisotnosti/odsotnosti. Pregled bo boljši. Odgovornost se bo prenesla na vodje, ki bodo imeli po novem boljši nadzor nad svojim osebjem. Ključni cilj po končanju testnega obdobja pa je, da bodo v kadrovski službi izvajali samo še controling. Vsak vodja bo odgovoren za svoj oddelek in bo moral poskrbeti za kompleten pregled nad svojimi zaposlenim, ker mu bo nov sistem to omogočal.
Dostop zaposlenih do novega sistema bo različen. Nekaterim zaposlenim so implementirali vstopno točko evidence za začetek dela na računalnike. Ko zaženejo računalnik, se prijavijo. Lahko jo imajo na mobilnih napravah. Denimo trgovski potniki ali zaposleni, ki delajo na daljavo. Ostali pa imajo vstopno točko na vhodih v podjetjih.
»Razmišljamo tudi o uporabi mobilne aplikacije pri delavcih na terenu. Vendar pa je potrebno določiti natančna pravila in se uskladiti z zakonodajo..,« pojasnjuje nove načrte Mariša Martinčič.
Martinčičeva obenem upa, da se bodo zaposleni tudi med seboj lažje usklajevali glede dopustov, vodje pa bodo imele boljši pregled nad mesečnimi/letnimi plani dopustov.
Dušan Dragič pa vidi potencial tudi na področju IT: »Lažje je vzdrževati en sistem namesto treh. V prihodnje bomo še bolje uredili prenos podatkov za plače iz Špicine rešitve v program Vasco, da bo prenos samodejen. Da ne bo treba za vsakega delavca šteti nadur, časa za malico ipd. Želja je, da bi vse te dogodke beležili v eni sami aplikaciji.«
Rezultati
Uporabni rezultati nove rešitve so v praksi vidni na več področjih. Naši sogovorniki so jih izpostavili prednostno, vsak s svojega področja.
Lažji nadzor
Mariša Matinčič, kadrovska služba: »Odslej bom lahko izvajala le controling. Ne bo se mi treba vsak mesec več kot teden dni ukvarjati z lovljenjem nepopolnih podatkov.«
Višja produktivnost
Igor Pristavec, solastnik in direktor: »Z novim sistemom bom lahko bolj kakovostno spremljal našo produktivnost.«
Učinkovit sistem IT
Dušan Dragič, oddelek za IT: »Največja prednost za nas je sinteza sistemov in poenoten prenos vseh podatkov v eni aplikaciji.«
Anekdota: »Zakaj je takšen minus pri mojih delovnih urah?«
Vsaka novost prinaša tudi anekdote. V Prigu so se pojavile že ob testiranju novega sistema All Hours. Mariša Martinčič: »Vse vključene je naenkrat začelo skrbelo, zakaj imajo toliko minusa pri izpisu delovnega časa, ko smo začeli uvajati nov sistem. Prej se nihče ni ukvarjal z delovnim časom, potem pa so telefoni kar zvonili.«
A razlog za minus pri delovnih urah je bil tehničen. Po novem sistemu se ob evidentiranju prvi dan v mesecu pokaže na ekranu: – 8 ur. Ker jih zaposleni še niso oddelali. 😊
