Zakaj Špicina rešitev tako odlično deluje tudi v lekarnah?

" Vsi zaposleni so sami odgovorni za svoj delovni čas. Vse je zelo pregledno. Vse odločitve imajo pisno sled, "

pravi Josip Kalenić, direktor Lekarn Kalenić .

Špicino rešitev All Hours so v Lekarnah Kalenić implementirali pred približno letom in pol. Pred tem so uporabljali biometrične naprave za prijavo na delovnem mestu, kjer so se prijavljali s prstnim odtisom. Programska oprema za analize zbranih podatkov je bila nejasna in ni omogočala prilagoditev glede na njihove potrebe.

" Izvajati nismo mogli nobenih analiz, razen tistih, ki so bile vnaprej določene v programski opremi. Na Špicin All Hours smo naleteli pri podjetju Phoenix-Farmacija v Zagrebu, ki je prav tako prešlo na Špicino rešitev. Gospodične iz njihovega kadrovskega oddelka so jo pohvalile. Imeli smo srečo, da smo bili takrat pri njih. V zelo kratkem času sem ugotovil, da je Špicina programska oprema veliko bolj jasna, prilagodljiva in uporabna. Odločili smo se za prehod na Špicino rešitev in pri tem omogočili, da se zaposleni prijavljajo s svojimi pametnimi mobilnimi napravami,"

pravi Josip Kalenić.

Ne glede na starostno skupino so se vsi zaposleni v nekaj dneh navadili na nov sistem. Tudi integracija z IT rešitvijo Extra našemu računovodstvu ni povzročala težav.

Rešitev: Administracije je zdaj veliko manj, planiranje pa je mnogo lažje

Vsi zaposleni se zdaj prijavljajo bodisi prek mobilnih telefonov na uradnem delovnem mestu bodisi od doma brez fizične prisotnosti prek programske opreme za delo na daljavo. Tega prej niso mogli storiti.

" Sami so odgovorni za svoj delovni čas. Zelo preprosto je ažurirati svojo odsotnost z delovnega mesta prek aplikacije. Vse je zelo pregledno. Vse odločitve imajo pisno sled," pojasnjuje Josip Kalenić. "

pojasnjuje Josip Kalenić.

Zaradi strukture zaposlenih se produktivnost ni bistveno povečala, vendar to tudi ni bil glavni cilj. Cilj je bil hitrejše in učinkovitejše evidentiranje odsotnosti, kar pomeni manj administracije. To so dosegli, kar Josip Kalenić izrazi metaforično:

" V primerjavi s prejšnjo je nova rešitev svetlobna leta hitrejša. "

 

Vsak vodja oddelka ima pooblastila za nadzor delovnega časa zaposlenih na svojem oddelku. Zaposleni se lahko kolegialno dogovarjajo glede izmen, vendar vodje na koncu upravljajo z njihovo prisotnostjo in odsotnostjo. Oddelek za človeške vire nato opravi obračun plač.

V aplikaciji je zelo enostavno evidentirati različne pravice delavcev, npr. izplačila.

" Specifično pri nas je, da zaradi dejavnosti ne moremo organizirati polurnega odmora za vse zaposlene v lekarni hkrati. Zato nam je s Špicino rešitvijo veliko lažje kombinirati rešitve, na primer dva krajša 15-minutna odmora , "

pojasnjuje Josip Kalenić in dodaja, da se zdaj več dela beleži na oddaljenih mestih, na primer v obliki strokovnega usposabljanja zaposlenih. Vse to je lažje evidentirati.

V podjetju deluje tudi nekaj praktikantk in en upokojenec, ki prav tako uporabljajo Špicino rešitev. Letos pa razmišljajo še o študentih, potencialnih bodočih zaposlenih, ki bodo prav tako uporabljali Špicin All Hours.

Špicina rešitev je pomagala tudi pri načrtovanju poletnih dopustov. Zdaj vsi zaposleni vnaprej vpišejo svoje načrtovane letne dopuste, kar zelo pomaga oddelku za človeške vire in vodjem načrtovati nadomeščanja njihovih odsotnosti. Načrtovanje je izjemno pomembno tudi zato, ker je treba zagotoviti nemoteno distribucijo zdravil in medicinskih pripomočkov pacientom, ne glede na letni dopust naših zaposlenih.

" Zaposleni se zdaj bolj zavedajo svojega časa. Več pozornosti posvečajo svojemu delu. Spremljajo, koliko ur delajo, koliko dopusta jim je še ostalo in podobno. Bolj razmišljajo o svojem delu. In Špicina rešitev resnično deluje odlično,"

sklene Josip Kalenić.

Rezultati

• Zaposleni: Vsi se zdaj prijavljajo bodisi prek mobilnih telefonov na uradnem delovnem mestu bodisi brez fizične prisotnosti od doma prek programske opreme za delo na daljavo.
• Oddelek za človeške vire: Administrativni postopek evidentiranja delovnega časa in obračunavanja plač je mnogo hitrejši.
• Vodje oddelka: Veliko lažje planirajo in upravljajo z odsotnostmi zaposlenih, čeprav je njihova struktura takšna, da imajo nadpovprečno veliko odsotnosti.

Prek Microsofta in T-com še preprosteje do Špicine rešitve

Lekarne Kalenić uporabljajo Office 365 prek T-com in Microsofta. Na obstoječo naročnino so dodali Špicino rešitev All Hours, tako da zdaj na enem računu plačujejo Office 365 in All Hours. Špica in njena rešitev All Hours sta namreč Microsoftova partnerja. Vse Špicine rešitve je mogoče kupiti neposredno prek Microsofta in njihove storitve Azure Marketplace.

To pomeni manj administracije pri obračunu in avtomatsko obračunavanje glede na porabo, tj. le za aktivne uporabnike - brez pogodbene obveznosti.