Podatkovno povezana dvojčka – tudi za tretje stranke

O KOPI: Eno najstarejših slovenskih IT podjetij

Podjetje Kopa je med najstarejšimi podjetji v Sloveniji na področju informacijske tehnologije. Ustanovljeno je bilo leta 1978 in je tako leta 2023 praznovalo 45. obletnico. Poleg lastnega razvoja legendarnih grafičnih oz. video terminalov je Kopa leta 1987 na območje bivše Jugoslavije pripeljala in na njem predstavila tehnologijo Oracle. 

Na področju vzdrževanja je podjetje leta 1997 prepoznalo rešitev Maximo – in to še preden je rešitev postala priznana v svetovnem merilu oz. preden jo je IBM dodal v svojo skupino.  

Kopa se ukvarja s programskimi rešitvami, predvsem za proizvodnjo oziroma proizvodna podjetja. Njihove stranke pa prihajajo tudi iz drugih panog. Večinoma so njihove stranke iz Slovenije. Podjetje je zgodaj prepoznalo trend digitalizacije proizvodnje. 

Leta 2001, ko se je v Sloveniji šele začelo govoriti o spletnih orodjih, je Kopa predstavila spletno aplikacijo Kopa ERP in postavila mejnik na področju grafičnih aplikacij in uporabniške izkušnje.  

»Z uvedbo rešitve All Hours in njeno integracijo z našim Kopa ERP sistemom smo naredili korak v smer optimizacije poslovnih procesov. Poteza je izboljšala notranjo učinkovitost in omogočila, da lahko te napredne rešitve ponudimo tudi našim strankam.« Dušan Rus

Od leta 2017 je v lasti podjetja Metrel iz Horjula.  

V zadnjih letih je podjetje Kopa za svoje delo prejelo številne nagrade na področju inovativnosti s strani Koroške gospodarske zbornice. Leta 2023 je bilo nagrajeno še za najboljši projekt Data Center. 

Podjetje je prenovilo podatkovni center naročnika, tako na področju omrežja kot strežniške infrastrukture. Ponosno je na nagrado Sustainability Outstanding Partner Award for Central and Eastern Europe Territories za področje IBM Maximo in IBM Control desk.

Izzivi: Ključna je povezava podatkov z obračunom plač

»Uporabniška izkušnja je za zaposlene res boljša.« Vika Krajnc

Kljub temu, da je Kopa podjetje za informacijsko tehnologijo (IT) in omogoča tudi delo na daljavo, vsi zaposleni prihajajo na delo na sedež družbe v Slovenj Gradec.  

Špicino rešitev All Hours so uvedli oktobra letos. 

»Dokler ni bilo spremenjene zakonodaje o evidentiranju delovnega časa, smo imeli sistem, ki je evidentiral prehod skozi vrata. To je bilo takrat zakonsko dovolj, toda podatke o prihodih in odhodih zaposlenih za obračun njihovih plač smo morali vnašati in popravljati ročno,« pravi Marko Popič, uvajalec proizvodne aplikacije v Kopi.

»Uvedba rešitve All Hours je za naše podjetje pomenila spremembo v načinu evidentiranja delovnega časa in obračuna plač. S to tehnologijo smo uspeli znatno zmanjšati ročno vnašanje podatkov, kar je našim zaposlenim prihranilo dragocene ure dela. Zdaj lahko zaposleni prek mobilne aplikacije ali spleta enostavno upravljajo s svojimi delovnimi urami, kar olajšuje komunikacijo med sodelavci in vodji. Korak je bil ključen za našo zavezanost nenehnemu izboljšanju delovnih procesov in spodbujanju digitalne transformacije v našem podjetju,« pojasnjuje Brigita Smolar, vodja kadrovske službe.   

Glavni namen uvedbe Špicine rešitve All Hours je bil torej avtomatizirati evidentiranje prihodov in odhodov, te podatke pa samodejno povezati s programom za obračun plač. Odločali so se med dvema možnostma. 

»Najprej smo uvedli samo možnost evidentiranja z mobilnimi telefoni, vendar smo pozneje dodali še klasični sistem evidentiranja s kartico, ki hkrati evidentira vstop skozi vrata in ga tudi omogoči. Tako ni bilo več dvojnega dela,« pojasnjuje Marko Popič.  

Rešitev: Večnamenska uporaba All Hours

»Kopa je začela Špicino rešitev v povezavi s Kopa ERP ponujati tudi svojim strankam. Tako se je denimo zgodilo, da so jo kupili v dravograjskem Monterju,« pravi Marko Popič.  

Sistem evidentiranja, ki je povsem skladen z novo zakonodajo, beleži vse prihode in odhode zaposlenih: v službo, iz službe, na malico, na terensko delo, za druge službene izhode itn.  

»Zaposlenim je nova rešitev prinesla odličen pregled nad svojimi podatki, prisotnostjo, odsotnostjo, prihodi, odhodi … Res je uporabniška izkušnja boljša.« pravi Vika Krajnc, vodja marketinga v Kopi.

Delavci imajo namreč v mobilni aplikaciji ali pa prek spleta pregled nad svojimi podatki, vodje pa nad prihodi in odhodi zaposlenih v svojih oddelkih. Zaposleni lahko prek aplikacije obvestijo vodje o bolniški odsotnosti ali na primer zaprosijo za delo na daljavo. Vodja pa to prek iste aplikacije odobri. Vsi zaposleni spremljajo podatke. 

»Pri zaposlenih sistem sicer ni prinesel velikih sprememb. Bistveno več je sprememb pri nadaljnjih obdelovalcih in uporabnikih podatkov. Konec meseca je bilo treba ure in ure vnašati podatke za obračun plač. Zdaj pa se to zgodi po nekaj klikih,« pravi Marko Popič.

Sistem omogoča tudi planiranje, ki pa ga za zdaj v Kopi še ne uporabljajo. Možna je tudi nadgradnja z registracijo z mobilnimi telefoni prek NFC. S Špicino rešitvijo bi radi povezali tudi potne naloge.    

»V Kopi vedno stremimo k inovacijam in iskanju rešitev, ki izpolnjujejo trenutne potrebe našega poslovanja in nam omogočajo tudi postavljanje novih standardov v industriji. Z uvedbo rešitve All Hours in njeno integracijo z našim Kopa ERP sistemom smo naredili korak v smer optimizacije poslovnih procesov. Poteza je izboljšala notranjo učinkovitost ter omogočila, da lahko ponudimo te napredne rešitve tudi našim strankam. Tehnologija zagotovo lahko pozitivno preoblikuje celotno organizacijo. Ta uspeh je potrditev naše vizije in inovativnega duha, ki je vodil Kopo skozi desetletja,« pravi direktor podjetja Kopa, d. d., Dušan Rus.

Obstaja pa še dodatno poslovno sodelovanje. Kopa je začela Špicino rešitev v povezavi s Kopa ERP ponujati tudi svojim strankam. Tako je med prvimi rešitev kupil dravograjski Monter. Po drugi strani pa pri svojih novih strankah Kopa z vmesnikom lahko poveže podatke iz že obstoječe Špicine rešitve s Kopa ERP, ki je sicer tudi samostojna rešitev. Tako stranke lahko dobijo samodejno podatkovno povezana »dvojčka«: evidenco delovnega časa in obračun plač.

Prednosti

• Možnost mobilne registracije od koderkoli.
• Večja preglednost, ki jo imajo zaposleni nad podatki.
• Integracija All Hours z drugimi produkti, v tem primeru s Kopa ERP.