Študija primera

10-krat hitrejši popis osnovnih sredstev v farmacevtski družbi Lek

10-krat hitrejši popis osnovnih sredstev v farmacevtski družbi Lek

Informacijska podpora popisu osnovnih sredstev Leku zagotavlja visoko storilnost podpisovalcev in kakovostnejše obvladovanje osnovnih sredstev.

Lek d.d. je slovenska farmacevtska družba z že skoraj 60-letno tradicijo in se v svetovnem merilu uvršča med najbolj dinamične, visokoetične in zaupanja vredne srednje velike farmacevtske družbe. Uvršča se med deset vodilnih evropskih generičnih družb in med 3 najboljše vzhodnoevropske farmacevtske družbe. Lek je s strateško povezavo z Novartisovim generičnim delom poslovanja Sandozom pridobil številne konkurenčne prednosti, ki se že kažejo v vlaganju, zaposlovanju ter lastnem znanju in razvoju Leka. Družba je organizirana v Poslovno skupino Lek, ki vključuje podjetja in predstavništva v 20 državah. V Sloveniji ima skupno 2.525 zaposlenih, v tujini pa 1.389. Lek je leta 2003 ob 51,9-odstotni rasti ustvaril 145 milijard slovenskih tolarjev prodaje.

Obvladovanje materialnih sredstev je v tako velikem podjetju, kot je Lek, izredno zahtevno, njegova učinkovitost pa je v veliki meri odvisna od tehnološke podpore, organizacije ter od natančnosti in prizadevnosti popisovalcev pri letnih inventurah. V Leku so za obvladovanje materialnih sredstev uporabljali namenski modul znotraj poslovnega informacijskega sistema LEKI, pri čemer so inventure osnovnih sredstev izvajali ročno, na podlagi izpisov iz zbirke podatkov. Zaradi zamudnosti inventure in potrebe po kakovostnejših podatkih so se v Leku pred štirimi leti odločili, da inventuro osnovnih sredstev ustrezno informacijsko podprejo. »Pri izvajanju inventure je bila kakovost pridobljenih podatkov odvisna od popisovalcev,« je povedal Janez Munda, referent-specialist v podjetju Lek d.d. »Da bi končno dobili vpogled v dejansko stanje osnovnih sredstev, smo morali vpliv človeškega dejavnika čimbolj zmanjšati.« Lekov inženiring in sektor za informacijsko tehnologijo sta se zato odločila, da uvedeta označevanje osnovnih sredstev s črtno kodo.

Za programsko podporo so v Leku izbrali Špicin program Popis osnovnih sredstev Find02. »Za Špicino rešitev smo se odločili na podlagi izredno dobrih izkušenj in dolgoletnega sodelovanja na številnih področjih,« je povedal Janez Munda. V Leku so tako z letom 2000 pričeli postopno uvajati program Find, in sicer najprej v farmaciji, inženiringu in v Hotelu Lek v Kranjski Gori, sledile pa so ostale poslovne enote ter hčerinske družbe. Od leta 2002 tako Lek prek celotnega podjetja in hčerinskih družb za popis osnovnih sredstev uporablja Špicino rešitev.

Napredna podpora inventuri

Jedro informacijske rešitve za podporo pri inventuri materialnih sredstev v Leku predstavlja program Popis osnovnih sredstev Find02, ki deluje na osebnem računalniku z operacijskim sistemom Windows 2000. Rešitev vključuje še zmogljivo strojno opremo, in sicer termalni tiskalnik Datamax za tiskanje nalepk s črtno kodo ter tri prenosne terminale s čitalci črtne kode Symbol PDT6800, od katerih je eden v eksplozijsko varni izvedbi.

Find02 je trenutno povezan z modulom za vodenje materialnih sredstev znotraj poslovnega informacijskega sistema LEKI, ki omogoča vodenje osnovnih sredstev po parametrih, kot so vrsta osnovnega sredstva, lastnik in nahajališče. Podatki se pred popisom sredstev na posamezni lokaciji prenesejo iz LEKI-jeve zbirke podatkov prek Find02 v prenosne čitalce, odčitani in urejeni podatki pa se po popisu prenesejo nazaj na osebni računalnik, od koder se ponovno uskladijo z LEKI-jevimi podatki. Find02 nudi popisovalcem izdelavo različnih poročil, ki jim še olajšajo in pohitrijo popisovanje osnovnih sredstev.

Od leta 2002 uporablja Lek večuporabniško različico programa Find02, ki omogoča hranjenje delov zbirke podatkov na več čitalcih, kar omogoča višjo hitrost odčitavanja. Leta 2003 je Špica razvila tudi aplikacijo za uporabo na ročnih napravah z operacijskim.

Popis osnovnih sredstev Lek

Osnovna sredstva pod nadzorom

Pri popisu leta 2003 je bilo v Leku na vseh lokacijah, vključno s tremi hčerinskimi podjetji v Sloveniji, približno 46.000 osnovnih sredstev. »Z uvedbo črtne kode pri inventuri se je postopek bistveno pohitril v smislu števila delovnih ur,« pravi Munda. »Inventura sicer poteka še vedno 2 meseca, le da jo izvaja znatno manjše število popisovalcev.« Pred uvedbo informacijske podpore inventuri osnovnih sredstev je namreč Lekova ekipa popisovalcev štela 60 ljudi, sedaj pa le 6. Sedanja ekipa popisovalcev je v lanskem letu za inventuro na šestih lokacijah, v Ljubljani, Kranjski Gori, Čentibi, Mengšu, Lendavi, Lipovcih in na Prevaljah, porabila 36 delovnih dni oziroma 1.728 delovnih ur.

V letu 2002 je Lek v zbirki podatkov o osnovnih sredstvih izvedel tudi premike oziroma osvežitev podatkov o nahajališčih osnovnih sredstev. »Pomembna prednost Špicine aplikacije Find02 je vklapljanje in izklapljanje funkcij, kar omogoča doseganje realnih rezultatov glede na dejansko stanje,« je še povedal Munda. Ključnega pomena za verodostojnost podatkov je izvedba popisa z zunanjimi popisovalci (študenti), ki so tudi precej cenejši od redno zaposlenih in imajo lahko odklenjene čitalce. Popisovalci namreč lahko prek odklenjenega čitalca oziroma vklopljene funkcije za ročni vnos podatkov v primeru napačnih podatkov vnašajo dejanske podatke o stanju in nahajališču posameznega osnovnega sredstva. Lek tako ob inventuri pridobi realno sliko stanja svojih osnovnih sredstev brez potrebe po fizičnih premikih. Rešitev mu tako sedaj zagotavlja ne le kakovostnejši nadzor nad nahajališči, temveč tudi boljše obvladovanje osnovnih sredstev prek celotnega podjetja in hčerinskih družb.

V smeri SAP R/3

V letošnjem letu Lek načrtuje prenos programske podpore obvladovanju osnovnih sredstev na ERP-sistem SAP R/3, ki ga uporabljajo od leta 2002. Načrtovana povezava Špicine rešitve in SAP R/3 bo zahtevala izvedbo neposredne povezave, ki bo izvedena prek programskega modula za prevajanje podatkov podjetja Comcom. Načrtovana rešitev bo Leku zagotovila izpis nalepk, opremljenih s črtno kodo SAP R/3, popisne liste glede na različne kriterije, polnjenje prenosnega čitalca s podatki neposredno iz R/3, praznjenje čitalca s podatki inventure in avtomatično knjiženje v R/3. Poleg tega bo rešitev Leku zagotovila kosovni izračun inventurnih razlik po različnih kriterijih ter obračun inventure osnovnih sredstev za potrebe računovodstva. Samo obvladovanje osnovnih sredstev v SAP R/3 bo ob tem izboljšano tudi prek samodejnega knjiženja inventurnih primanjkljajev in potrjenih odpisnih predlogov v R/3.

Lek je s pomočjo Špicine rešitev za inventuro osnovnih sredstev izboljšal kakovost podatkov o stanju svojih osnovnih sredstev ter povečal storilnost popisovalcev. Napredna zasnova rešitve bo Leku nenazadnje omogočila ohranjanje dosedanjih naložb ob prenosu obvladovanja osnovnih sredstev na novi poslovno-informacijski sistem ter mu zagotavljala informacijsko osnovo za izvajanje popisa osnovnih sredstev tudi v primeru širitve podjetja.