Z integracijo Time&Space in SAP do učinkovitega procesa obračuna plač za velike sisteme

Zakaj je integracija sploh potrebna?

HRM/HCM programske rešitve zagotavljajo povezan sklop tehnoloških rešitev in modulov, ki omogočajo upravljanje človeških virov od zaposlitve do upokojitve. 

Pomemben del HRM/HCM sistemov sta tudi spremljanje analitike o delovnem času (delovne ure, dopusti...) ter zagotavljanje točnega obračuna plač. Vendar, ker so HRM/HCM sistemi zasnovani širše in niso specializirani, z integracijo pridemo do bistveno bolj zmogljive in prilagodljive rešitve.

Registracija in evidenca delovnega časa sta osnova za spremljanje prisotnosti na delovnem mestu, prav tako pa bolniških in drugih odsotnosti, poslovnih poti, stanja delovnih ur ipd. To so na koncu vse ključni vhodni podatki za natančen obračun plač, ki morajo biti ustrezno in točno zajeti ter obdelani. 

Zato je smiselno za digitalizacijo osrednjih administrativnih HR procesov uporabljati specializirano rešitev.

Kako deluje integracija?

Integracija omogoča enostaven prenos podatkov med poslovnimi rešitvami in zagotavlja brezhibno uporabniško izkušnjo. Avtomatizirana obdelava podatkov o plačilnih listah pomaga zmanjšati ozka grla pri obračunu plač, prav tako odpravi možnost napak zaradi ročnik vnosov. 

Ključni podatki so vedno sinhronizirani, z namenom da se izognemo podvojenim vnosom in je vedno zagotovljena podatkovna skladnost med sistemi.

Obstajata dve vrsti integracije:

1. Sinhronizacija podatkov o delovnem času med Time&Space in SAP

SAP je vir podatkov o zaposlenih in organizacijski strukturi. Podatki so sinhronizirani s Špico. V nasprotni smeri se neobdelani podatki o registraciji delovnega časa prenesejo v SAP. 

Načrtovanje, odobritve, obdelava in poročanje potekajo v sistemu SAP, pri čemer SAP zagotovi tudi izračune, kot so dnevna stanja delovnih ur ter podatki o porabljenem oziroma preostalem dopustu. Zaposleni imajo dostop do podatkov o delovnem času na registracijskih terminalih.

2. Uvoz obdelanih podatkov iz Time&Space v SAP

V tem primeru Time&Space podatke obdela v skladu s pravili in urniki, določenimi za vsakega zaposlenega v Špicinem sistemu. 

V Time&Space lahko nastavite lahko različne urnike, nadurno delo, bonuse, izjeme, povračila in druga pravila za obdelavo podatkov. Končna poročila oziroma podatki za obračun plač se prenesejo v SAP. SAP na koncu naredi samo končni obračun plač.

Tako se lahko z eno ali drugo vrsto integracije prihrani kar nekaj delovnih ur in avtomatizira marsikateri postopek.

Glavne prednosti integracije med Time&Space in SAP sistemom

Prednosti uporabe rešitve Time&Space, v kombinaciji z integracijo s SAP so številne. Time&Space zagotavlja robustno in zanesljivo strojno opremo (registracijski terminali) ter programsko opremo s številnimi funkcionalnostmi, izračuni in prilagoditvami za še tako zahtevne in kompleksne sisteme. 

Specializirana programska oprema v kombinaciji z generalnim sistemom prinese številne prednosti.

Med najpomembnejšimi so:

• Povečana produktivnost, ki je dosežena z naprednim razporejanjem delovne sile, zbiranjem podatkov o evidenci delovnega časa, upravljanjem nadur in odsotnosti, stroškov projekta in uporabo HR podatkov za boljše poslovno odločanje.
• Skladnost z zakonodajo, ki je zagotovljena z dosledno evidenco delovnega časa, implementiranimi GDPR usmeritvami o varstvu osebnih podatkov ter na podlagi pravil, ki uporabnike takoj obvesti, ko pride do odstopanj na področju skladnosti z zakonodajo.
• Uporabniška izkušnja je mnogo boljša, saj se lahko kombinira uporabo spletne aplikacije, mobilnega telefona, terminalov, prav tako je z integracijo možnost uporabe SAP-ovega uporabniškega vmesnika.
• Obračun plač je digitaliziran in avtomatiziran z brezhibno integracijo.

Integracija dveh zmogljivih sistemov prinaša tudi mnoge druge koristi, katere vse vodijo k povečanju produktivnosti in avtomatizaciji rutinskih procesov.

Zadovoljna podjetja, ki že uporabljajo integracijo Time&Space in SAP

Med zadovoljnimi obstoječimi uporabniki Time&Space in SAP integracije so:

• Socotab
• ZumtobelGroup
• Iskra Mehanizmu
• Slovenske Železnice
• Pošta Slovenije
• Gorenje
• Univerza v Ljubljani
• SPAR Hrvaška
• Kolektor
• Intereuropa
• Domel
• AlbChrome
• in mnoga druga

Nekaj misli uporabnikov integracije:

»Integracija SAP je pomembno sredstvo v naši kadrovski službi; čeprav podjetje zelo hitro raste, delo lahko opravlja enako velika kadrovska ekipa. Špica se je izkazala za zelo kooperativnega poslovnega partnerja, ki nudi strokovno podporo skozi celoten projekt implementacije. Poleg tega je dobro vzdrževanje sistema ključno za naše podjetje, saj upravljamo veliko trgovin in neprestano odpiramo nove.«

Helena Šubelj, kadrovska direktorica, SPAR Slovenija

»Dve najpomembnejši zahtevi pri tem projektu sta bili integracija s SAP HR in kratek odzivni čas v primeru incidentov. Ekipa ŠPICA se je zlahka dosegla oba kriterija.«

Petra Furlan Dodič, kadrovska direktorica, Intereuropa

Če uporabljate SAP (ali ga nameravate uporabljati) in iščete zmogljivo in uporabniku prijazno rešitev za upravljanje delovnega časa in digitalizacijo osrednjih HR procesov, raziščite Time&Space, ki je vodilna rešitev v regiji na tem področju. 

Izkoristite številne funkcije in koristi, ki organizacijam pomagajo povečati produktivnost, zagotoviti skladnost z zakonodajo, pridobiti boljši nadzor nad upravljanjem časa in racionalizirati proces obračuna plač.

Več o SAP

SAP je vodilni svetovni ponudnik programske opreme na svetu.

SAP ERP je paket programske opreme za planiranje virov, ki podjetjem pomaga pri upravljanju različnih poslovnih funkcij, vključno s financami, logistiko, človeškimi viri in še več. Ponuja centralizirano bazo podatkov in nabor aplikacij, ki podjetjem pomagajo digitalizirati in avtomatizirati njihove poslovne procese ter bolje izkoristiti podatke in moč poslovne analitike.

SAP SuccessFactors je vodilni paket programske opreme v oblaku za upravljanje talentov in človeškega kapitala. S SAP SuccessFactors lahko podjetja upravljajo različne vidike kadrovskih operacij, vključno z zaposlovanjem, razvojem in spodbujanjem uspešnosti zaposlenih, kadrovsko analitiko ter obračunom plač.

Več o Špicini rešitvi Time&Space

Time&Space je celostna, učinkovita rešitev za kontrolo pristopa in upravljanje delovnega časa. Sistem odlikuje visoka stopnja nastavljivosti ter prilagodljivost potrebam zelo različnih podjetij in organizacij, ne glede na njihovo velikost in geografsko razpršenost.

Uporabnike sistema, ki jih je več kot 1.000.000 v več kot 30 državah najdemo v proizvodnji, energetiki, trgovskih podjetjih, bankah, zavarovalnicah, hotelih in zdraviliščih, zdravstvenih ustanovah, drugih storitvenih dejavnostih, šolstvu, občinah in državnih institucijah.

Več o rešitvi si lahko pogledate v Time&Space brošuri.

Zakaj je integracija Time&Space in SAP prava izbira za vaše poslovno okolje?

• Uporabljajte SAP certificiran vmesnik
• Špicinih 30 let izkušenj zagotavlja zanesljivost sistema
• Odločite se za prilagodljiv sistem, ki ga je mogoče prilagoditi vašim poslovnim potrebam
• Vsi dogodki ostanejo zabeleženi
• Zagotovljeno je optimalno razmerje med ceno in zmogljivostjo

Več informacij o integraciji dobite na naslednjih povezavah (viri so v angleškem jeziku):

• SAP Store
• SAP Partner Finder
• Brochure: Time&Space for SAP users
• Borchure: Time&Space – SAP Integration
• Case study: Spar

Zahtevate lahko tudi na klic z našim strokovnjakom na področju upravljanja človeških virov in digitalizacije administrativnih HR procesov, ki vam bo podrobno predstavil rešitev Time&Space ter integracijo s SAP.