Slovenci sebe označujemo za zelo priden in deloven narod. Včasih nam to priznajo tudi drugi. A priden žal še ni enako produktiven, sicer bi bili po najrazličnejših kazalnikih uspešnosti v samem vrhu evropskih držav, tako pa se smukamo okoli sivega povprečja.

Večina ljudi si ob nalogi, naj pomisli na nekoga v svojem življenju, ki je pojem produktivnosti, zamisli osebo, ki je ves čas zaposlena, okupirana z nalogami. Gre za posameznika, ki se nenehno nahaja sredi neke naloge ali misije, lovi roke in je, vsaj na videz, ujetnik dolžnosti, za katere se zdi, da iz dneva v dan rastejo. Toda zaposlenost ali zasedenost ni produktivnost, nikar ju ne enačite. Tudi učinkovitost je nekaj povsem drugega kot produktivnost. Ko boste srečali res produktivno osebo, ta ne bo ujetnik rokov in nalog, ki jih mora še opraviti v tem dnevu, tednu, mesecu ali letu. Ravno nasprotno – zelo verjetno bo ta oseba vse naloge dokončala še pred zastavljenim rokom.

Dejstvo je, da imamo vsi mi na voljo le 24 ur na dan. O produktivni izrabi časa lahko govorimo takrat, ko smo ta čas kar najbolje izkoristili in ustvarili želen rezultat, ne pa postali talec delovnih nalog. Povedano z drugimi besedami, če želite biti bolj produktivni, delajte pametneje ne pa več.

Upravljanje delovnega časa

Z zanimanjem sem se udeležil dogodka, ki ga je organiziralo podjetje Špica. Pritegnil me je že naslov, ki je trdil takole: Dvig produktivnosti se začne z upravljanjem delovnega časa. Uvodna misel, da v poslu produktivnost res ni vse, je pa na dolgi rok skoraj vse, mi je dala misliti. Barbara Domicelj, ki vodi slovensko podružnico Microsofta, je pojasnila, da je poslanstvo ameriškega giganta opolnomočiti vsakega posameznika in organizacijo, da doseže več. Tudi s pomočjo tehnologij, kot sta umetna inteligenca in računalniški oblak, a vendarle bomo v obdobju nenehnih sprememb predvsem ljudje tisti, ki bomo morali biti pripravljeni sprejeti spremembe. Tehnologija je vendarle le orodje. Uspešna podjetja zavarujejo pozornost, zaposlene varujejo pred nepotrebnim zapravljanjem časa. Ti namreč več kot polovico delovnega časa porabijo zaradi neučinkovitih prekinitev dela, predolgih sestankov, nepotrebnih klicev in e-sporočil, za zamudno iskanje informacij …

Nato je mikrofon v roke vzel Tone Stanovnik, direktor podjetja Špica, ki je že tri desetletja tudi pravcati ambasador produktivnosti v Sloveniji. Tone je človek brez dlake na jeziku, všeč mi je njegov slog podajanja vsebine. Bistvo, nato, če je treba, še širši kontekst. In podajanje zanimivih ter poučnih zgodb iz poslovnega sveta, ki se jih je v treh desetletjih res nabralo za celo malho.

Kaj ima produktivnost z upravljanjem delovnega časa, vprašate? Marsikaj, a o tem več v nadaljevanju.

Špica je namreč svoje poslovanje postavila na temeljih rešitev za beleženje delovnega časa. Kot rad izpostavi Tone, mu še danes različni direktorji v dvigalu že vnaprej velijo: »Stanovnik, bejž, mi se ne bomo štempljali. Za nas je pomemben rezultat, ne pa beleženje časa.«

undefined

In prav v teh besedah se vidi veliko nerazumevanje celo vodstvenih kadrov glede pomembnosti upravljanja delovnega časa. Te rešitve vidijo le kot orodje za beleženje delovnega časa, ki omogoča določen nadzor (prisotnosti) zaposlenega in olajša obračun plač – ker ta pogosto temelji na opravljenih delovnih urah. A je še bistveno več kot to … Vsaj v 21. stoletju.

Produktivnost in preobrazba

Je mar višjo produktivnost moč doseči le z (digitalno) preobrazbo? Ne nujno, čeprav je slednja zelo dober recept. Danes praktično vsa podjetja, ne le proizvodna, razmišljajo o tem, kako bi od prihoda do odhoda najbolj optimizirala delo zaposlenih. Da bodo ti sposobni v istem ali v krajšem času narediti več.  

Podjetja, ki uspešno digitalno preobrazijo poslovni model, so produktivnejša. Sabina Sobočan iz podjetja Varis je zgovorno opisala nove tržne razmere. Če so v preteklosti v podjetju lahko računali na to, da je 80 % oddanih naročil fiksnih, danes temu ni več tako. Le še med 30 in 40 % naročil se po oddaji zaradi različnih vzrokov ne spremeni, kar močno vpliva na planiranje in terminiranje proizvodnje. Doseganje tako agilnega poslovanja, ki bo kos stalnim spremembam, pa je mogoče le s popolno digitalizacijo evidenc delovnega časa in poslovnih procesov. Digitalizacija je v podjetju Varis že močno dvignila produktivnost zaposlenih, v prihodnjem letu pa naj bi dodatna digitalizacija in optimizacija poskrbeli za še dodaten skok – za občutnih 20 do 30 %.

undefined

Zelo všeč so mi bila tudi razmišljanja in sporočila Mateja Košmrlja, direktorja podjetja Euro Plus. Takole začel enega svojih odgovorov na okrogli mizi: »Mi nimamo strojev, zaposlujemo ljudi in njihove možgane. Merjenje časa nam pomaga, da natančno vemo, kam vlagamo delo. Kam zaposleni vlagajo čas, spremljamo že 15 let.« Košmrlj je pojasnil, da je cilj vodstva, da zaposleni opravijo vsaj 6 ur efektivnega dela na dan. »Sprašujemo se ne zgolj, koliko ljudje delajo, temveč ali delajo prave stvari. Na ta način smo v pol leta produktivnost dvignili za več kot polovico,« je dodal direktor podjetja, ki meri tudi izgubljen čas zaposlenih. In kaj merijo v podjetju Euro Plus? Merijo, za katere stranke in izdelke porabijo koliko časa, v katere inovacije in izdelke vlagajo največ časa, koliko časa porabijo za odpravljanje napak itd.

Inovativen pristop k prikazu produktivnosti

Štefan Pavlinjek iz podjetja Roto se je pohvalil, da imajo v družinskem podjetju vpeljan t. i. anti-birokratski informacijski sistem. Podjetje, ki ima pod nadzorom vse stroške dela in materialov ter že več desetletij vpeljan kontroling delovnega časa, potovanj in potnih stroškov, je namreč uvedlo nadvse inovativen pristop, ki se očitno obnese. »Imamo natančno izračunano vrednost dela v ceni posameznega izdelka. Vsak zaposleni lahko na mobilniku preveri, koliko je s svojim delom zaslužil na posamezen dan. To dviga motivacijo.«

undefined

Delovni čas in zakonodaja

V Sloveniji se po vzoru podobne zakonodaje na ravni EU pripravlja nova zakonodaja na področju evidenc delovnega časa. Če je bilo včasih ključno vodilo zakonodajalcev v navezi z regulacijo delovnega časa zaščita delavca, je danes v ospredju sposobnost agilnejšega odziva podjetij na spreminjajoče se okoliščine. In ker lahko ljudje po zaslugi tehnologije danes delamo kadarkoli in kjerkoli, se oblikuje tudi potreba po izravnavi negativnih učinkov »stalne priklopljenosti«, saj prekomerne delovne obremenitve vodijo v izgorelost, ki si je nihče ne želi.

»Ključno gonilo človeka je sposobnost, da sam upravlja s svojim časom. Danes lahko preko telefona preveriš delovni urnik, se prijaviš na delovno mesto ali za določeno nalogo, oddaš vlogo za dopust ipd. Skratka, v krajšem času postoriš bistveno več. Rezultat rabe rešitev za upravljanje delovnega časa je vsekakor tudi višja produktivnost,« je zaključil Stanovnik.