All Hours 5.0: Napredni procesi potrjevanja in potni nalogi

Napredni procesi potrjevanja: več nadzora nad zahtevki zaposlenih

Novi modul Napredni procesi potrjevanja organizacijam omogoča fleksibilno določanje in upravljanje postopkov odobravanja zahtevkov zaposlenih.

V številnih podjetjih potrjevanje ni preprost enostopenjski proces. Popravek registracije morda zahteva samo odobritev vodje ekipe. Daljša odsotnost lahko zahteva vključitev kadrovske službe. Potni nalog lahko potrebuje odobritev nadrejenega in finančnega oddelka. Večje organizacije pogosto potrebujejo potrditvena pravila, ki upoštevajo oddelke, ekipe, vrste zahtevkov, vloge in interne ravni odgovornosti.

Modul Napredni procesi potrjevanja je zasnovan prav za takšno realnost v organizacijah.

Z novim modulom lahko organizacije ustvarijo potrditvene postopke, ki odražajo dejanski način sprejemanja odločitev. To vključuje večnivojske potrditve, vzporedne potrjevalce na isti ravni, izjeme za posamezne vrste zahtevkov in samodejno potrjevanje izbranih dogodkov.

Modul podpira postopke za različne vrste zahtevkov, med drugim za:

• registracije,
• odsotnosti,
• korekcije delovnega časa,
• potne naloge,
• druge prilagojene vrste zahtevkov.

Potrjevalci lahko ob odobritvi ali zavrnitvi zahtevka dodajo komentarje, zaposleni in vodje pa lahko spremljajo celoten status zahtevka, vključno s trenutno fazo, prejšnjimi koraki in naslednjimi koraki potrditve. E-poštna obvestila poskrbijo, da so vlagatelji zahtevkov in potrjevalci sproti obveščeni o poteku postopka.

Za operaterje in administratorje novi pregled postopkov pomeni tudi boljši vpogled v čakajoče odobritve in morebitna ozka grla. To je posebej pomembno v organizacijah, kjer zamude pri odobritvah vplivajo na pripravo obračuna plač, načrtovanje odsotnosti ali operativno odločanje.

Ključne koristi naprednega procesa potrjevanja

Potrditveni postopki pogosto postanejo neučinkoviti, kadar temeljijo na e-pošti, preglednicah, ročnih opomnikih ali neformalni komunikaciji. Zahtevki se lahko izgubijo, odgovornosti niso jasno določene, težko pa je tudi ugotoviti, kdo je kaj odobril, kdaj in zakaj. Napredni procesi potrjevanja to rešuje tako, da v proces vnese več strukture, preglednosti in sledljivosti.

Praktične koristi so jasne:

• Jasnejša odgovornost. Vsak zahtevek sledi vnaprej določenemu postopku, zato zaposleni in vodje vedo, kdo je odgovoren za naslednjo odločitev.
• Boljše sledenje. Status zahtevka je viden skozi celoten proces, kar zmanjša negotovost in potrebo po dodatnem preverjanju.
• Več fleksibilnosti. Različne vrste zahtevkov lahko sledijo različnim potrditvenim potem.
• Manj ročne administracije. Izbrane dogodke je mogoče potrjevati samodejno, kadar ročni pregled ni potreben.
• Večja revizijska sledljivost. Komentarji, potrditveni koraki in zgodovina postopka omogočajo jasnejši zapis odločitev.

Potni nalogi: službene poti povezane z evidenco delovnega časa

Različica 5.0 prinaša tudi potne naloge, nov dodatni modul za upravljanje službenih poti znotraj rešitve All Hours.

Modul Potni nalogi organizacijam pomaga voditi celoten proces službene poti: od priprave in odobritve potnega naloga do dodajanja stroškov, arhiviranja dokumentacije in povezovanja dogodkov, povezanih s službeno potjo, z evidenco delovnega časa.

Modul podpira:

• spletno in mobilno potrjevanje potnih nalog,
• dodajanje potnih stroškov in priponk,
• arhiviranje dokumentacije potnih nalog,
• samodejni prenos dogodkov, povezanih s službeno potjo, v evidenco delovnega časa,
• pregled razpoložljivosti voznega parka in rezervacijo vozil,
• pripravo podatkov za povračila stroškov, računovodske knjižbe in zakonsko poročanje, kjer je to relevantno.

Potni nalogi so posebej koristni za organizacije, ki želijo zmanjšati ročno delo, pospešiti odobritve in ohraniti službene poti povezane z evidenco prisotnosti ter pripravo podatkov za obračun plač.

Od potnih nalogov do povezanih in enotnih evidenc

Službene poti pogosto povzročajo administrativno razdrobljenost in veliko potrebo po doslednosti. Potni nalogi se lahko potrjujejo v enem sistemu ali prek e-pošte, stroški se zbirajo ločeno, dokumentacija se hrani v mapah, evidenco delovnega časa pa je treba po koncu službene poti ročno prilagajati. To ustvarja nepotrebno delo za zaposlene, vodje, kadrovsko službo, finance in obračun plač.

Modul Potni nalogi zmanjšuje to razdrobljenost, saj službene poti poveže s širšim procesom upravljanja človeških virov v All Hours. Dogodki, povezani s službeno potjo, se lahko prenesejo v evidenco delovnega časa, podporna dokumentacija in stroški pa ostanejo vezani na posamezen potni nalog.

Za organizacije s terenskimi zaposlenimi, prodajnimi ekipami, servisnimi ekipami, delom na več lokacijah ali pogostimi službenimi potmi lahko to bistveno poenostavi vsakodnevno administracijo.

Celovitejša platforma za strukturirano upravljanje človeških virov

All Hours 5.0 rešitev pomembno nadgrajuje v smeri bolj strukturiranega upravljanja človeških virov. Ne gre samo za dodajanje novih funkcij, temveč za izboljšanje načina, kako organizacije upravljajo odgovornosti, izjeme, potrditve in delo, povezano s službenimi potmi.

Nova različica je posebej relevantna za podjetja, ki so prerasla preproste enostopenjske postopke odobravanja in potrebujejo več nadzora nad tem, kako zahtevki potujejo skozi organizacijo.

Z naprednim potrditvenim postopkom All Hours organizacijam ponuja bolj fleksibilen in pregleden potrditveni mehanizem. S potnimi nalogi pa upravljanje delovne sile razširja tudi na službene poti in povezano dokumentacijo.

Skupaj ti novosti organizacijam pomagata zmanjšati ročno delo, izboljšati sledljivost, pospešiti interne postopke ter bolje povezati podatke o delovnem času, prisotnosti, odsotnostih, službenih poteh in pripravi obračuna plač.