Nedavno je vodilna regijska banka lansirala reklamno kampanjo s ključnim sporočilom: »Obrnite čas sebi v prid!« Zanimivo je, da je to pravzaprav reklamno sporočilo institucije, katere ključna naloga je, da uspešno obrača naš denar. 

Čas je torej evidentno vedno bolj cenjen in dragocen človekov vir. Kako uspešno ga angažiramo, nas loči od povprečja, sploh če vodimo ekipo sodelavcev in smo zadolženi za planiranje in razporejanje njihovega delovnega časa, zato je treba vsako minuto delovnika smotrno porabiti.

Trend 2:
Projektov, priložnosti pa tudi konkurence je vse več, časa pa vedno manj. Skrbno ravnanje s časom je tako postalo vedno bolj pomemben vir konkurenčne prednosti.

Ob besedni zvezi evidenca delovnega časa človek najprej pomisli na učinkovitost v proizvodnji, kjer gre za doseganje norme ter za industrijski delovni čas, izmene in tako imenovane »šihtarice«. 

A presenetljivo se izkaže, da tudi najbolj uspešna svetovna podjetja, ki nudijo storitve še posebej v informacijski branži, kjer povsod uporabljajo flexi, tj. elastični delovni čas, zelo natančno vodijo časovne kategorije in razporejajo čas na aktivnosti, projekte in naročnike.

Tako zbrani podatki namreč odlično služijo naslednjim ciklom planiranja in pripravi ponudb za naslednje projekte. Še nobeno zelo uspešno podjetje ni slovelo kot neorganizirano podjetje, kjer prioritete niso bile jasno postavljene in kjer se je razsipavalo s časom. Dosledna evidenca delovnega časa pa lahko prinese pomembne informacije tudi za poslovno odločanje.

Trend 3:
S fleksibilnimi oblikami dela (delo od doma, fleksibilni delovni čas, terensko delo na projektih ipd.) je evidenca delovnega časa in z njo povezana analitika še toliko bolj ključna za visoko učinkovitost ter dobre poslovne odločitve.

Hollywood je od nekdaj projektno organizirana struktura, kar pomeni, da se za nastanek uspešnega filma združijo najboljši in najbolj kreativni posamezniki, ki so vsak na svojem področju največji strokovnjaki. Posnamejo film in ponovno razpadejo na atome. 

Podobno funkcionira tudi vesolje, če ga pogledamo iz dovolj oddaljene časovne distance. Črne luknje, ki z izredno centripetalno silo privlačijo vase vse okoli sebe, se v določenem trenutku razletijo. Ta veliki pok jih raznese in proces je centrifugalno reverzibilen, se pravi leti vse na vse strani. Tudi podjetja so sedaj vedno bolj v fazi, ko se do sedaj trdne zaposlitvene vezi zaposlenega na podjetje vse bolj rahljajo.

Posamezniki si želijo avtonomije, še posebej tisti, ki so odlični specialisti na svojem ozkem področju, pa lahko svoje kompetence preko interneta ponudijo komurkoli po svetu. Nastaja množica svobodnjakov (s.p.-jev po slovensko), ki morajo svoj čas samoupravljati. Naša rešitev za vodenje delovnega časa po projektih to zahtevo odlično naslavlja.

Trend 4:
Podjetja sodelujejo z vse več »freelancerji«. Za uspešno sodelovanje in upravljanje so potrebna tudi ustrezna orodja, med katerimi je nepogrešljiva tudi platforma za evidentiranje časa po projektih.

COVID-19 virusni cunami je mnoge ustaljene navade postavil na glavo in odprl priložnost novim navadam, ki so hitro postale znanilke nove ekonomije. Vzorec, ki se vedno bolj kaže na površju sprememb in je skupna lastnost vsem tem področjem, je brezstičnost. 

O brezstičnosti lahko govorimo na dveh nivojih – tisti »bližnji«, ko marsikatero funkcijo sedaj opravimo kar na lastnem telefonu (brezstična je tako lahko izbira nadstropja v dvigalu, evidentiranje delovnega časa na vhodu, brezstično odpiranje vrat kar na mobilnem telefonu ipd.). 

Drugi nivo je brezstičnost »na daljavo«, ko sedaj lahko sestanek in vse delovne aktivnosti vodimo od doma ali od koderkoli, od koder imamo dostop do interneta. Mnoge globalne organizacije, ki so imele svoje bazne tabore že od nekdaj razpredene po celem svetu, so ta pristop distribuirane organizacije uporabljale že od nekdaj, vsem ostalim pa je ta hibridni način hočeš nočeš sedaj preko noči postal samoumeven in standarden. 

Večina sodobnih delovnih okolij dopušča delo od doma, če le to omogoča narava posla, v katerem fizični stik za doseganje poslovnih rezultatov ni bistvenega pomena.

Trend 5:
Brezstična tehnologija naslavlja večjo varnost, zadovoljstvo in zdravje zaposlenih ter trajnostno naravnanost. Sodobna delovna mesta omogočajo delo od doma, poslovni prostori pa minimiziranje fizičnega stika, kar onemogoča prenos okužb.

Glede na vse tektonske spremembe, ki se dogajajo okoli nas, tudi evidenca delovnega časa ni izvzeta iz poslovne ter tehnološke revolucije. Proces evidentiranja delovnega časa je podvržen globoki digitalni tranziciji, ki jo prinašajo internet, mobilna telefonija ter nove identifikacijske tehnologije. Če so bile najprej kartonske in nato plastične kartice ter stenski terminali za evidentiranje delovnega časa desetletja edina temu namenjena oprema, se sedaj klienti za evidenco delovnega časa v veliki meri selijo na mobilne telefone. 

Tudi uporabniki so vedno bolj mobilni, kar velja tako za prodajalce na terenu kot delavce v skladišču, pa tudi za trgovce za prodajnimi pulti in voznike kamionov. V prihodnosti lahko pričakujemo, da nas bodo prostori, v katere vstopamo, sami prepoznali in zabeležili naš prihod in odhod ter bomo tako še dodatno avtomatizirali zajem časovnih dimenzij in prostorskih lokacij ter delovnih aktivnosti.

Trend 6:
ICT podpora vseh poslovnih funkcij se seli v oblak, s čimer je možno poslovne dogodke še dodatno avtomatizirati, integrirati in interpretirati, uporabnikom pa sta zagotovljena bistveno boljši pregled in uporabniška izkušnja.

Španski delavci, zaposleni v Deutsche Bank, so se pritožili na sodišče Evropske unije, v svoji sodbi iz maja 2019 - v zadevi C-55/18 Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO)-Deutsche Bank - pa sodišče ugotavlja, da brez sistema, ki omogoča evidentiranje dnevnega delovnega časa, ki ga opravi vsak delavec, ni mogoče objektivno in zanesljivo določiti niti števila opravljenih delovnih ur niti njihove časovne razporeditve ali števila nadur. 

Takšna ureditev v praksi onemogoča, da lahko delavci uveljavljajo svoje pravice, zato morajo države članice Evropske skupnosti za zagotovitve polnega učinka pravic iz Direktive o delovnem času delodajalcem naložiti obveznost, da vzpostavijo objektiven, zanesljiv in dostopen sistem, s katerim je mogoče evidentirati dnevni delovni čas, ki ga opravi vsak delavec. 

Naloga držav članic torej je, da opredelijo konkretna pravila za uvedbo evidence delovnega časa, zlasti obliko sistema evidentiranja, po potrebi pa upoštevajo tudi posebnosti vsakega posameznega sektorja ali posebnosti, ki izhajajo iz velikosti podjetij. Tudi slovenski zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) je v fazi prilagajanja tem omenjenim zahtevam. Te spremembe bodo predvidoma namenjene predvsem bolj natančnem beleženju in zaščiti delavcev ter bodo v pomoč inšpektorjem pri nadzoru ter lažjem preverjanju morebitnih kršitev.

V preteklih desetletjih sta registracija in evidenca delovnega časa pogosto odražali nekakšen nadzor nad zaposlenimi. Danes bi lahko rekli, da registracija in evidenca delujeta tako v dobro vodstva kot v dobro delavcev. Nova Evropska zakonodaja torej zahteva še natančnejše evidentiranje vseh prihodov, odhodov in drugih dogodkov, pa ne zato, da bi nadzirali delavce, temveč zato, da se delovni čas pravilno ovrednoti in je nagrajevanje pravičnejše, predvsem pa podvrženo manj napakam.

Natančno vodena evidenca delovnega časa omogoča, da se denimo upošteva pravica delavca do omejitve števila delovnih ur, pravica do dnevnega in tedenskega počitka ter pravično nagrajevanje posameznih kategorij delavnega časa, kot so nadure, nočno delo in delo med vikendi ter prazniki.

Špičaki zato radi rečemo, da se na registriranih urah nič več ne žigosamo in štempljamo, temveč se na našem sistemu zaposleni ob prihodu »našpičijo« za delo, ob odhodu pa se še z večjim veseljem »odšpičijo«, kar sovpada z željo mnogih managerjev po večji angažiranosti zaposlenih na delovnem mestu.

Trend 7:
Evidenco delovnega časa poznamo že več kot 30 let. V preteklosti je mnogim odražala kontrolo vodstva nad zaposlenimi. Dandanes pa tudi s pravnega vidika daje določeno moč v roke delavcem in tako vzpostavlja uravnotežen položaj ter motivacijo za učinkovitost, da se v čim krajšem času dosežejo čim boljši rezultati.

Končni rezultat vseh trendov; če je bila evidenca delovnega časa nekoč popolnoma v domeni kadrovsko-administrativne službe, je z napredkom tehnologije in organizacije tudi tukaj nastopilo obdobje »samoupravljanja«. Zaupanje in avtonomija sta tisti vrednoti, ki sta vtkani v najboljše organizacije in omogočata hitro odzivanje ter napredek brez obilice administriranja. Seveda svet ni črno-bel in vsak še tako svoboden sistem potrebuje določene regulatorne okvirje delovanja.

Ta skupna pravila so pogosto zapisana v kolektivnih pogodbah in internih pravilnikih za evidentiranje delovnega časa, ki jih vzpostavi podjetje. To omogoča, da se izognemo neorganiziranosti in netransparentnosti, ki na tem področju nikomur ne prinašata koristi. Hkrati si zmanjšamo tudi tveganje, ki nastopi ob morebitnem obisku inšpektorja za delo, saj s pravilnikom in sistemom za registracijo delovnega časa dokazujemo urejenost dotičnega področja.   

Vsi tisti zaposleni, ki imajo dostop do interneta, po elektronski pošti prejmejo uporabniško ime in si nastavijo geslo. Tako pridobijo novo funkcionalnost, neke vrste »osebni dashboard«, ki ga s pridom koristijo, saj omogoča, da imajo v vsakem trenutku (tudi preko mobilnega telefona) od koderkoli transparenten vpogled v svoje podatke o delovnem času, planu dela, urnikih za prihodnje dni ter planirane in odobrene odsotnosti. Za zaposlene, ki nimajo internetnega dostopa, pa so ti podatki dostopni preko registriranih terminalov ob vhodu, s katerimi se srečajo ob prihodu in odhodu z dela.

Prva inicialna naloga upravljalca sistema za evidence delovnega časa je torej, da vnese v sistem vse sodelavce in pravila ter kategorije, ki jih sistem zahteva. Tako se evidentiranje dela lahko odvija v skladu z dogovorjenimi pravili. Te inicialne podatke in nastavitve se lahko vnaša in ureja ročno ali pa z uporabo masovnih paketnih vnosov oziroma se jih uvozi iz drugih sistemov, ki že obstajajo. Pogosto so to pri manjših podjetjih kar Excelove tabele.

Za sistematično delo pri večjih organizacijah je poskrbljeno z vzpostavitvijo oddelkov ter hierarhije podjetja. To omogoča vzpostavitev avtorizacijskih shem, ki jih dodelimo posameznim uporabnikom. Kadrovski direktorji in vodje dobijo tipično širši vpogled nad celotnim podjetjem oz. svojim oddelkom, kar jim omogoča tudi planiranje in odobritve odsotnosti za pripadajoče zaposlene.