Pogosta vprašanja

Ne spreglejte • Webinar: Novosti pri evidenci delovnega časa za računovodje, 14. 6. 2023, 9:00 - 9:40. Registracija >>

info@spica.com

01 568 08 00

Choose languageLanguage

EN BA HR MK RS

Evidenca delovnega časa Oskrbovalna veriga Kontrola pristopa Podpora KARIERA Pošljite povpraševanje

Kako se registracija delovnega časa (RDČ) razlikuje od evidence delovnega časa (EDČ)?

Oba modula – registracija delovnega časa in evidenca delovnega časa – sta del istega celovitega sistema za upravljanje z delovnim časom zaposlenih in sta tesno prepletena. 1.) Registracijski modul skrbi za uspešen zajem dogodkov, ki jih registriramo, kot so npr. prihod, odhod, malica, službeni izhod … 2.) Evidenca delovnega časa predstavlja vodenje, planiranje, poročanje, analizo in integracijo na druge zaledne sisteme, kot sta npr. kadrovska evidenca in obračun plač.

Kako lahko registracija delovnega časa poveča konkurenčnost v nestabilnih časih?

Naša rešitev podpira najnovejše oblike dela, kot so delo na daljavo, distribuirano delo, delo od doma, skrajšan delovni čas ipd. Sistem omogoča tudi registracijo dela zunanjih sodelavcev, kot so npr. svobodnjaki (»freelancerji«) in študenti. Fleksibilni koncept dela omogoča, da se podjetje hitro in elastično prilagaja vedno novim oblikam dela, ki privabljajo in angažirajo najbolj perspektivne talente, ki so dandanes srž konkurenčnosti podjetja.

Kakšne koristi nam prinaša konkretna rešitev

Storitev lahko začnemo uporabljati takoj, brez večje začetne investicije, saj je storitev v oblaku in jo plačujemo v obliki mesečne ali letne naročnine. Enostavna in intuitivna programska oprema omogoča, da se celoten proces nastavitev in implementacije lahko izpelje v sklopu 14-dnevnega brezplačnega preizkusa, in to kar na daljavo. Prednost oblačnega sistema pred »on-prem« je tudi ta, da implementacija na daljavo povprečno traja zgolj od 1 do 2 dni, medtem ko se pri klasičnih rešitvah lahko vleče tedne in mesece.

Ali sistem podpira planiranje in več različnih urnikov?

Urniki, izmene in sheme so ena od največjih ključnih prednosti Špica programske opreme, saj v sistem vnašajo osnovno planiranje, ki je vitalnega pomena pri optimalnem enakomernem prerazporejanju ter planiranju delovnega časa. Nastavimo lahko različne izmene (dopoldanska, popoldanska, nočna, vikend), zanje štejemo različne dodatke in izmene planiramo na preprostem koledarju

Kako lahko rešimo zahtevnejše in zapletenejše primere nastavitev?

Naša rešitev je prilagodljiva in lahko deluje v zelo enostavnih okoljih, lahko pa se enostavno prilagodi za delo z več sto ali tisoč zaposlenimi. Naši svetovalci vam bodo pomagali, da sistem optimalno konfigurirate in iz njega iztisnete največ, kar zmore.

Kako lahko uspešno in sproti urejamo vse manjkajoče dogodke in časovne podatke za sumarni prenos v obračun plač ter tako zmanjšamo stres konec meseca pred plačilnim dnevom?

Dogovorjena pravila za evidenco delovnega časa nastavimo v okviru začetnih nastavitev, nato pa aplikacija avtomatsko sešteva dogovorjene kategorije časa, torej prisotnosti in odsotnosti. Tipične kategorije so že prednastavljene: • Plačani čas – redno delo • Nadure • Prazniki in dela proste dneve • Dopusti (letni, izredni, študijski, porodniški) • Bolniške odsotnosti • Pravilo malice • Delo od doma • Kratki odmori • Dnevni plan ur • Pravilo obveznega časa • Saldo ur. Definirate pa lahko povsem svoje vrste plačil, odsotnosti, dogodkov in kategorij časa. Tako obračun zares prilagodite svojemu podjetju in programu, ki ga uporabljate za obračun plač.

Kako lahko zaposleni preveri, koliko ima še starega in letošnjega dopusta?

Vsak zaposleni lahko preveri svoje stanje dopusta na posamezen dan. Administratorji in vodje pa lahko ta podatek pregledujejo tudi v obliki poročila za celotno podjetje ali več oddelkov hkrati.

Kako lahko dosežemo, da zaposleni sami bolj natančno urejajo svoje podatke, in zmanjšamo administrativno vnašanje manjkajočih registracij?

Ker zaposleni ob registriranju vsakega dogodka vidijo tudi svoj saldo ur, napake navadno opazijo še isti dan in lahko nanje ustrezno reagirajo. Tako se izognemo kaosu na koncu meseca, ko bi morali rešiti veliko tovrstnih napak naenkrat. S spletno ali mobilno aplikacijo lahko zaposleni posreduje manjkajočo registracijo v potrditev, vodje pa dogodek samo še potrdijo. Zaposlenim lahko dovolimo vnašanje manjkajočih registracij tudi brez potrditev, lahko pa jim to možnost povsem zaklenemo in urejanje časovnic prepustimo vodjem in drugim administratorjem.

Iščemo sistem za pregledno in enostavno prilagajanje poročil za naše potrebe. Ali je Špicin sistem primeren za nas?

Špicin sistem primeren za nas? Sistem ponuja široko paleto prilagodljivih poročil. V sistemu so predloge za različne oblike poročil (dnevna, tedenska, mesečna), ki vsebujejo informacije o prisotnostih, nadurah, stanjih dopusta in odsotnostih. Poročila si lahko najprej ogledate v brskalniku, jih prilagodite z dodatnimi stolpci in filtri ter nato izvozite v PDF, Excel ali CSV obliki za nadaljnjo obdelavo ali uvoz v obračun plač.

Ali vodje oddelkov v sistemu vidijo podatke za celotno podjetje oziroma ali je mogoče pogled omejiti le na njihov oddelek?

Z avtorizacijsko shemo lahko določite hierarhijo dostopanja do podatkov v vašem podjetju. Posamezne vodje lahko dostopajo samo do svojih podrejenih sodelavcev oziroma dodeljenih oddelkov. Upravi in administratorjem pa se glede na dogovorjeno politiko lahko odobri širši dostop.

Ali je sistem skladen z GDPR regulativami glede varovanja osebnih podatkov?

Špica ima že od leta 1995 ISO9001 certifikat in zadnjih 5 let tudi ISO27001, ki dokazuje našo strateško usmeritev v kakovost. Sistem smo razvili po najboljših praksah in vgradili revizijsko sled, tako da s pravilno uporabo lahko zagotovi GDPR skladnost. Vedno lahko preverite, kdo je upravljal s podatki o delovnem času vaših zaposlenih. Zapisani so vpogledi, izbrisi in urejanje podatkov. Radi se pohvalimo, da našo rešitev za registracijo delovnega časa in kontrolo pristopa uporablja tako SIQ kot Urad informacijske pooblaščenke.

Ali so podatki na varnem?

Podatki so shranjeni v Microsoft Azure, ki je eden od največjih in najzanesljivejših ponudnikov oblačne infrastrukture na svetu. Špica ima zaposlene varnostnega managerja in varnostne inženirje, ki se redno izobražujejo in posodobljajo svoje certifikate. Podjetje se ponaša tudi z ISO27001 varnostnim certifikatom.

Kje so največji prihranki, ki jih prinaša vaš sistem?

Storitev je v oblaku, kar pomeni, da ne zahteva investicije v drago strojno in programsko opremo ter implementacijo. Zaposleni lahko enostavno uporabljajo splet ali mobilno aplikacijo. Strošek naročnine se elastično prilagaja velikosti podjetja. Po drugi strani se zmanjša administriranje v kadrovske službe in poveča kakovost ter zanesljivost podatkov, ki so potrebni za uvoz v sistem za izračun plač in kvalitetno planiranje. Kadrovska ekipa se tako lahko posveti strateškim projektom, namesto da bi bila zataknjena v birokraciji.

Ali nam lahko svetujete pri vzpostavitvi Pravilnika o delovnem času?

Pri agilnem pristopu, ki ga Špičaki zelo čislamo, pravilniki in vseobsežna dokumentacija niso prva prioriteta, zato se to poglavje nahaja tudi na koncu tega zapisa. Naša prioriteta je uporabniško prijazna in gladko delujoča programska oprema, vendar se vsi zavedamo, da brez definiranih okvirjev delovanja marsikateri sistem hitro zdrsne v neorganiziranost in neučinkovitost. Lepa prispodoba so agregatna stanja. Dokler imamo vsak svoje misli in ideje v glavi, to lahko primerjamo s plinastim agregatnim stanjem. Ko dosežemo skupni dogovor in ga zapišemo v dokument, npr. Pravilnik o delovnem času, je to tekoče agregatno stanje. Ko pa dogovorjena pravila podpremo z informacijsko rešitvijo in se dogovor sistematizirano začne uporabljati in upoštevati, pa dosežemo trdno agregatno stanje. Zato da bomo bolj uspešni na naši poti od zamisli do realizacije, je zapis v obliki »Pravilnika o delovnem času« pomemben dokument, ki eliminira marsikateri nesporazum, administratorju pa olajša prilagoditev sistema »na kožo« podjetju.

Kako je urejeno izvažanje podatkov konec meseca v sistem za obračun plač?

Iz sistema lahko enostavno izvozite različne podatke za plače. Vsak števec v sistemu lahko opremite s šifro, ki ustreza šifri v programu za obračun plač, in podatke izvozite za želeno obdobje. Na voljo je tudi sodoben API, preko katerega lahko postopek izvoza povsem avtomatizirate in prilagodite svojim potrebam. V Špici imamo tudi ekipo za razvoj po naročilu, ki lahko izvoze in integracije pripravi po vaših zahtevah.

Ali omogočate poskusno različico, da preverimo, ali sistem ustreza našim zahtevam?

Seveda na spletni strani https://www.spica.si/evidenca-delovnega-casa uporabite gumb »Brezplačni preizkus«, preko katerega lahko vstopite v program brez obveznosti ali kreditne kartice. Programski vmesnik je intuitiven, vedno pa vam je na voljo pomoč naših svetovalcev, ki vam pomagajo nastaviti osnovna pravila beleženja delovnega časa. Po 14-dnevnem poskusnem obdobju se lahko odločite za nakup naročnine.

Kako se rešitev prilagaja razvoju našega podjetja?

Po krajšem začetnem obdobju redne uporabe lahko z našimi strokovnjaki še dodatno optimizirate nastavitve. Svoj račun lahko kadarkoli nadgradite tako, da povečate (ali pomanjšate) število zaposlenih ali aktivirate dodatna modula za spremljanje delovnega časa po projektih ali kontroli pristopa. Trenutno je programska oprema na voljo v angleškem, slovenskem, hrvaškem, nemškem in arabskem jeziku. Planirajo se prevodi v ostale evropske jezike.

Ali lahko postanem vaš prodajni zastopnik pri promociji storitve?

Veseli bomo, če se pridružite mnogim uspešnim podjetjem in skupnosti, ki se hitro širi, saj »dober glas seže v deseto vas«. V obojestransko korist lahko skupaj pripravimo popis vašega primera uporabe (Case Study) in referenčno izjavo (Testimonial) ter vse skupaj pospremimo z obojestransko promocijo. 23. Ali nam lahko svetujete pri vzpostavitvi Pravilnika o delovnem času? Pri agilnem pristopu, ki ga Špičaki zelo čislamo, pravilniki in vseobsežna dokumentacija niso prva prioriteta, zato se to poglavje nahaja tudi na koncu tega zapisa. Naša prioriteta je uporabniško prijazna in gladko delujoča programska oprema, vendar se vsi zavedamo, da brez definiranih okvirjev delovanja marsikateri sistem hitro zdrsne v neorganiziranost in neučinkovitost. Lepa prispodoba so agregatna stanja. Dokler imamo vsak svoje misli in ideje v glavi, to lahko primerjamo s plinastim agregatnim stanjem. Ko dosežemo skupni dogovor in ga zapišemo v dokument, npr. Pravilnik o delovnem času, je to tekoče agregatno stanje. Ko pa dogovorjena pravila podpremo z informacijsko rešitvijo in se dogovor sistematizirano začne uporabljati in upoštevati, pa dosežemo trdno agregatno stanje. Zato da bomo bolj uspešni na naši poti od zamisli do realizacije, je zapis v obliki »Pravilnika o delovnem času« pomemben dokument, ki eliminira marsikateri nesporazum, administratorju pa olajša prilagoditev sistema »na kožo« podjetju. Če tak pravilnik v podjetju že obstaja, ga je morda treba ažurirati, sicer pa je mogoče skozi nekaj delavnic, izvedenih z našim svetovalcem, priti do najbolj primerne variante, ki ustreza vsem udeleženim.

Nazaj na vodič

Kontakt

Špica International d.o.o. Ljubljana
Pot k sejmišču 33
1231 Ljubljana - Črnuče, Slovenija
T: +386 1 568 08 00
E: info@spica.com

Sledite nam

Politika zasebnosti Piškotki

Vaše vprašanje?

V obrazec vpišite vaše kontaktne podatke in v polju »Sporočilo« natančno navedite vaše vprašanje. V kratkem vam bomo odgovorili.