Evidenca delovnega časa po novem - izzivi in rešitve usklajene z ZEPDSV-A

Novela delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti, vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa, poostrujejo pa se tudi določbe glede sankcioniranja kršitev v zvezi z delovnim časom.

Ključni cilj sprejetih novosti  je v zagotovitvi bolj transparentne podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in ostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas. Urejeno področje delovnega časa in spoštovanje zakonsko predpisanih odmorov in počitkov je namreč izredno pomembno iz vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu. 🤔

Z novelo ZEPDSV-A se natančneje določa za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni in tudi pravica zaposlenih, da so s temi podatki seznanjeni.

Vodenje evidence delovnega časa je postalo obvezno že leta 2006 s sprejemom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV) in se do novele ZEPDSV-A še ni spreminjalo ali dopolnjevalo. 

Poglavitne novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A

Nova definicija pojma delavec

Novela ZEPDSV-A z dopolnitvijo definicije delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) razširja krog oseb za katere je podana obveza vodenja evidenc delovnega časa.

Po novem se kot delavec v smislu zakona, poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, šteje vsaka oseba, ki na kakršni koli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.

To v praksi pomeni, da je beleženje delovnega časa obvezno tudi za vse študente in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd. – pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.

Tudi za ŠTUDENTE in DIJAKE je treba voditi evidenco o opravljenih urah.

Posebno pozornost je pri tem potrebno nameniti tudi osebam, ki delo opravljajo preko s.p., se pa pri tem vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva.

Podrobnejša evidenca o izrabi delovnega časa

Dopolnjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je potrebno dnevno vpisovati v evidence o delovnem času.

Popolna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa mora po novem vsebovati sledeče podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):

1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. 

Po noveli ZEPDSV je potrebno evidentirati ure, ki so nastala v MANJ UGODNIH POGOJIH DELA (izmensko, nočno, praznično....)

Obvezna hramba evidenc o delovnem času

Novela ZEPDSV-A v novem, petem odstavku 19. člena, izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca.

Pri tem se še opozarja, da se evidence o izrabi delovnega časa hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.

Obvezno vodenje evidence delovnega časa na elektronski način

Na podlagi novega 19.a člena bo lahko nadzorni organ, v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas, delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence delovnega casa bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, katerim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena zakona se uporablja za prekrške, storjene po 20. 5. 2023

Elektronsko vodenje evidenc delovnega časa je obvezno samo v primeru UGOTOVLJENIH KRŠITEV, vezanih na delovni čas, storjenih po 20.5.2023.

Predlog za elektronsko vodenje evidence delovnega časa lahko delodajalcu podajo tudi zaposleni, in sicer preko sindikata ali sveta delavcev (19. b člen ZEPDSV-A). Delodajalčeva dolžnost je, da se do predloga opredeli (v 30 dneh). Če predlog zavrne, mora podati pisno utemeljitev in o zavrnitvi obvestiti Inšpektorat RS za delo. 

Določitev glob in sankcij

Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc delovnega časa, ureja spremenjen 23. člen ZEPDSV-A ter nova 23.a in 23. b člen. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR

Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.

Zakaj bi tvegali? Izognite se kazni in komplikacijam ter si enostaven sistem za beleženje delovnega časa zaposlenih uredite že sedaj.

Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.

Kako enostavno zagotoviti dostop do evidenc o izrabi delovnega časa?

Novela ZEPDSV-A v 19.členu, 4. odstavek zahteva, da delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.

Novela ZEPDSV-A v 19.c členu določa, da se za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence.

Trije načini elektronskega dostopa do lastnih evidenc

Poročilni sistem ZEPDSV-A omogoča dostop do zahtevanih evidence preko treh kanalov. Na ta način je olajšana uporaba sistema Time&Space skladno s prihajajočo novelo ZEPDSV-A.

1.)   Time&Space portal

Celoten nabor podatkov bo viden na dveh lokacijah: v pogledu »En dan (podrobno)« in v pogledu »Obračun«.

2.)   Infozone

Podatki v INFOZONE bodo vidni na dnevnem pogledu, kjer so že sedaj izpisani obračunski podatki in ostali števci.

3.)   Avtomatično pošiljanje evidenc preko e-pošte

Vtičnik za pošiljanje e-pošte z evidencami o delovnem času se bo zagnal avtomatično, po prednastavljenem urniku in za vsakega zaposlenega, ki bo določen za prejemanje poročil po elektronski pošti. Obračun bo vseboval podatke za enega ali več dni – izbor dni. 

Evidence, do katerih bo mogoče dostopati s pomočjo Špicinih rešitev so naštete na začetku tega prispevka.

Kako informacijsko podpreti novelo ZEPDSV-A

Novela ZEPDSV-A razen v izjemnih primerih ne zahteva elektronskega vodenja evidenc delovnega časa. Vsekakor pa elektronska evidenca pomeni, da gre podjetje v korak s časom na področju višje produktivnosti dela. Z elektronsko evidenco delovnega časa  odpravljajo ročno beleženja podatkov ter dosegajo višjo raven skladnosti z obstoječo zakonodajo.

Informacijska podpora evidentiranje delovnega časa prinaša:

• večjo verodostojnost podatkov (revizijska sled),
• lažjo dokazljivost avtentičnosti (brez ponarejanja podatkov),
• večjo pravno varnost v postopkih na sodišču,
• poenostavljen način vodenja evidenc,
• prihranek pri času oz. izboljšane procese dela,
• hitrejši obračun plač in lažje zaključevanje evidenc delovnega časa,
• poročila in analitiko v realnem času.

V kratkih video prispevkih si oglejte, kako je spremembe, ki jih uvaja ZEPDSV-A mogoče izvesti s pomočjo Špicine aplikacije

1. Prikaz dodajanja delavca v sistem za evidentiranje delovnega časa (VIDEO)

V video prispevku si ogejte:

• kako preprosto je v aplikaciji za beleženje delovnega časa dodati novega uporabnia (npr. študenta),
• kako enostavno uporabniku omogočite tri vrste registracije delovnega časa: preko mobilnika, na spletu, s kartico.

2. Digitalna registracija prihoda in odhoda z dela (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija prihoda in odhoda z dela v režimu polnega delovnega časa,
• registracija prihoda in odhoda z dela v režimu skrajšanega delovnega časa.

3. Prikaz evidentiranja obsega in porabe odmora (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija začetka in konca malice,
• kako je registriran dogodek, t.j. malica, prikazan v dnevni evidenci delovnega časa.

4. Evidentiranje ur nastalih v posebnih pogojih dela (izmensko delo) (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija popoldanske dela,
• registracija dopoldanske dela,
• registracija nočnega dela.

5. Evidentiranje enakomerno in neenakomerno razporejenega delovnega časa (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija delovnega časa pri (ne) enakomerno razporejenem delovnem času,
• prikaz razporeditve delovnih ur v referenčnem obdobju.

6. Prikaz seštevka delovnih ur za izbrano obdobje (dan, teden, mesec) (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• mesečni saldo ur,
• tedenski saldo ur,
• dnevni saldo ur,
• saldo ur v naključno izbranem obdobju.

Pogosta vprašanja in odgovori, vezani na novelo ZEPDSV-A

Kako je z beleženjem odmorov za malico?

Na podlagi dopolnjenega 18. člena ZEPDSV-A je postalo evidentiranje izrabe odmora med delovnim časom zakonska obveza. Bistveno torej je, da iz evidence izhaja, da je delodajalec delavcu zagotovil odmor v obsegu, ki mu pripada (dolžina odvisna od časa, prebitega na delu).

Če delavec dela 8 ur na dan, ima na podlagi 154. člena ZDR-1 pravico do odmora, ki traja 30 minut. Če delavec dela manj ali več, mu je potrebno odmor sorazmerno skrajšati oziroma podaljšati.

Če delovni proces to omogoča, lahko delodajalec v internih pravilnih določi fiksni čas koriščenja odmora med delovnim časom in temu primerno potem uredi tudi vpis v evidenci o izrabi delovnega časa.

Vpis podatka o izrabi odmora med delovnim časom predstavlja večji izziv, če delavci odmor koristijo v različnih terminih ali v več delih. V teh primerih je potrebno pravila izrabe natančno skomunicirati z zaposlenimi, torej v koliko delih se lahko koristi, kako bodo zaposleni to evidentirali ipd.

Katere podatke v evidenco delovnega časa  smo že vodili do sedaj?

Na podlagi 18. člena ZEPDSV je delodajalec že sedaj dolžan dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,

Po noveli zakona ZEPDSV-A pa bo evidenca morala vsebovati še sledeče podatke:

• uro prihoda na delo in z dela
• izraba in obseg izrabe odmora
• ure, ki so nastale v manj ugodnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa
• ure, ki so nastale v okviru neenakomerne in začasne razporeditve
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. 

Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.

Ali zadostuje, da delodajalec v pravilnik zapise, da bo omogocil odmor, delavec pa da ga mora izkoristiti ali to ne zadostuje, in mora obstajati fizicna evidenca izrabe in dolžine odmora?

To ne zadostuje. Zakon od delodajalca zahteva, da v evidenci o izrabi DČ vodi podatek o dejstvu, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju.

Kako je z evidentiranjem delovnega časa na službeni poti?

Čas poti in dejansko opravljanje dela na službeni poti se všteva v delovni čas. Pri tem se pojasnjuje, da se v skladu s sodno prakso za službeno pot šteje vsaka pot, ki ne predstavlja rednega dela na sedežu delodajalca oziroma v kraju, dogovorjenem v pogodbi o zaposlitvi.

Je evidenco delovnega časa treba hraniti in koliko časa ter kje?

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani na sedežu delodajalca oz. na kraju opravljanja dela delavca (peti odstavek 19. člena ZEPDSV-A).

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da evidenc ni dopustno uničiti, niti v primeru prenehanja dejavnosti delodajalca (v tem primeru je potrebno evidence predati Arhivu RS).

Ali mora delodajalec zagotoviti vpogled v evidenco delovnega časa?

Da. Delavci imajo na podlagi dopolnjenega 19. člen ZEPDSV-A sedaj pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo pisno seznanitev s podatki iz evidence o delovnem času. Če je pri delodajalcu uveden elektronski sistem evidentiranja, je obveznost seznanitve izpolnjena, če se delavcu zagotovi neposredni elektronski dostop do podatkov.

Zakon uvaja tudi novo zahtevo za delodajalce, in sicer so na podlagi četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A, sedaj dolžni delavce mesečno pisno obveščati o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Pisno obvestilo (torej pisni izpis mesečne evidence) se lahko delavcem pošlje tudi po elektronski pošti na službeni elektronski naslov delavca.

Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa iz četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A  (obveščanje in seznanitev delavca o podatkih iz evidence tega zakona) se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec neposredni elektronski dostop uresničuje brez prisotnosti delodajalca.«.

Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa se šteje tudi NEPOSREDEN ELEKTRONSKI DOSTOP delavca do evidence.

Kako morajo delovni čas beležiti komercialisti na terenu?

V primeru terenskega dela je priporočljivo, da se sprejmejo interna pravila o delovnem času, kjer se področje delovnega časa teh zaposlenih natančneje uredi in konkretizira. Pri tem izpostavljam stališče sodne prakse, ki pravi, da se v primeru dela na terenu (gradbeno podjetje), pot, ki ga zaposleni porabijo iz enega gradbišča do drugega, všteva v delovni čas. Podobno stališče je sodišče zavzelo za terensko delo revizorja.

Ali je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi tudi za direktorja?

Tukaj odgovor ni enoznačen in je odvisen od vrste okoliščin, denimo na kakšni podlagi se opravlja poslovodska funkcija, kakšna je vsebina dogovora v sklenjeni pogodbi ipd.

Ali je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi za študente in dijake?

Da, tudi za študente in dijake je treba voditi evidenco o opravljenih urah.

Za koga je danes že treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa in za koga jo bo treba po novem?

Evidenco o delovnem času je potrebno voditi za vse osebe, ki:

•  so pri delodajalcu v delovnem razmerju,
• se pri delodajalcu usposabljajo in
• tiste, ki pri delodajalcu opravljajo delo na drugi pravni podlagi, pod pogojem, da delo opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu. 

Ali lahko zaposleni sam vpisuje podatke vsak mesec?

Evidenca o izrabi delovnega časa je dokument, ki jo mora že na podlagi trenutno veljavnega ZEPDSV voditi delodajalec. Novela ZEPDSV-A tega ne spreminja. Delodajalec mora poskrbeti, da so podatki o delovnem času vpisani dnevno in da vsebina evidence vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke. Če se delavci evidentirajo sami (recimo elektronsko ali preko izpolnjevanja formularjev), mora delodajalec poskrbeti, da delavci to obveznost redno izpolnjujejo in da evidenca vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke.

Kako je z beleženjem delovnega časa pri delu od doma?

Tudi za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje dela od doma, je evidentiranje delovnega časa obvezno.

So pa slednji lahko, na podlagi 157. člena ZDR-1, če je to dogovorjeno v sklenjeni pogodbi o zaposlitvi, bolj samostojni pri razporejanju delovnega časa.

Za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje DELA OD DOMA, je evidentiranje delovnega časa obvezno.

Kako je z beleženjem nadur?

Beleženje ur, ki so opravljene v okviru odrejenega nadurnega dela, je obvezno že sedaj, novela ZEPDSV-A na tem področju ne prinaša sprememb.

Kakšna je razlika med viškom ur in nadurami?

Viški ur (bolj primeren je izraz presežek), praviloma nastanejo v okviru neenakomerno ali začasno prerazporejenega delovnega časa. V teh primerih lahko zaposleni določeno obdobje delajo več, kot znaša njihov polni delovni čas (vendar ne več, kot določa zakon ali KP), drugo obdobje pa manj. Ure, ki jih zaposleni v okviru takšne razporeditve delovnega časa opravijo nad polno delovno obvezo, niso nadure, ampak so obravnavani kot presežki ur, ki jih zaposleni nato v drugem obdobju koristijo v razmerju 1 opravljena ura proti 1 prosta ura.

Nadure so ure, ki jih zaposleni izjemoma opravijo nad svojo redno delovno obvezo (pri enakomerni razporeditvi nad 40 ur), odredijo se lahko samo v primerih in pod pogoji, ki jih določa 144. člen ZDR-1 ali KP. Za nadurno delo zaposlenim pripada dodatek. Lahko pa zaposleni koristijo ure v razmerju 1: ob hratem izplačilu dodatka za nadurno delo.

Ali bo po 20. 11. 2023 vsem podjetjem BREZ IZJEME obvezno voditi evidenco ur na nek način, ne glede na velikost podjetja (npr. sp-ji ali sp-ji z enim zaposlenim, mikro podjetja itd.?). Ali bo treba evidentirati prav vse malenkosti in odsotnosti – npr. zasebne klice, odmore za kavo itd.?

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa na način, kot ga zahteva novela ZEPDSV in ZDR-1, je obvezno. V primeru, da je podjetje že sedaj vodilo natančne evidence, kot to zahteva zakon ZEPDSV iz leta 2006, bo s tem načinom evidentiranja delovnega časa lahko nadaljevalo tudi po 20. 11. 2023. Če do sedaj izrabe delovnega časa ni evidentiralo tako natančno, tega tudi po 20. 11. 2023 ne bo treba.

Kako pa je z evidenco odmora, če gre za terenske delavce?

Odmor je treba evidentirati, ne glede na to, kje delavec opravlja delo (npr. na lokaciji podjetja, na terenu).

Če delodajalec omogoča odmor, pa delavec odmora ne koristi, ali se mora ta čas šteti v redni delovni čas, delavec pa s tem odide z dela po 7,5 urah (določbe ZDR o počitku)?

Če delavec zaradi lastnih razlogov ne izkoristi odmora, ki mu ga zagotavlja delodajalec, mora seveda ostati v službi 8 ur. Odmor se šteje v efektivni delovni čas.

Kaj se zgodi, če delavec predčasno prekine odmor – ima torej zagotovljen zakonsko določen odmor v dolžini 30 min, odmora pa zaključi v 27 minutah?

Delodajalec mora zagotavljati odmor, če delavec tega ne izkoristi v celoti, pa je to odločitev in odgovornost delavca.

Zanima me, ali v prihodnje ob koncu delovnega tedna/meseca ne bo dovoljeno imeti viška ur?

Če je v pravilniku o delovnem času zapisano in z delavcem dogovorjeno, da ima delavec lahko viške ur, jih seveda lahko ima.

Evidence o izrabi delovnega časa je treba hraniti na sedežu podjetja. Kaj se zgodi, če se evidence hranijo v javnem računalniškem oblaku?

Pomembno je, da če inšpektor pride na sedež podjetja, delodajalec zagotovi vpogled v evidence dela.

Ali mora delodajalec v pravilniku o delovnem času zapisati, da ima delavec možnost izkoristiti odmor za malico v ustrezni, zakonsko določeni dolžini?

Delavci lahko izkoristijo odmor skladno za zapisanimi dogovorom z delodajalcem. Priporočljivo je, da je dogovor zapisan in dogovorjen. ZDR-1 zahteva, da odmora ne koristijo eno uro po začetku in uro pred koncem delovnega časa.

Ali lahko delodajalec fiksira odmor, torej točno določi, kdaj se odmor začne in konča?

Če bi delodajalec želel fiksirati odmor, torej vnaprej določiti začetek in konec odmora, mora to zapisati v svoje delovnopravne akte.

Delavec vnaša ure v Excel tabelo, jo konec meseca podpiše in preda delodajalcu. Je tako vodenje skladno z novelo ZEPDSV in ali se tovrstno vodene šteje kot elektronsko?

Novela ZEPDSV ustrezno vodenje evidenc delovnega časa v Excelu ne prepoveduje. Tovrstno vodenje ni elektronsko, saj ne omogoča revizijske sledi. Delodajalec, ki delavcu ne omogoča dostopa do elektronskih evidenc delovnega časa, mora poročilu o izrabi delovnega časa vsak mesec priložiti plačilnemu listu.

9 korakov do zakonitih evidenc delovnega časa     

1. .korak: ANALIZA TEMELJEV DČ
2. .korak: ZASNOVA KONCEPTA DČ
3. .korak: ZASNOVA PRAVILNIKA O DČ
4. .korak: PRAVILA EVIDENTIRANJA DELOVNEGA ČASA
5. .korak: PRAVILA PLANIRANJA DELOVNEGA ČASA
6. .korak: ODGOVORNOST ORGANIZACIJE IN SPREMLJANJA DČ
7. .korak:  OBVLADOVANJE TVEGANJ DELOVNEGA ČASA
8. .korak:  ODGOVORNOST VODENJA IN ZAKLJUČEVANJA EDČ
9. .korak:  USPOSABLJANJE KLJUČNIH KADROV

9. korakov do zakonitih evidenc delovnega časa je storitvena znamka z zaščiteno avtorsko vsebino (©Andreja Samec Koderman)

Zaradi nenehnih sprememb zakonodaje se pogosto pojavljajo vprašanja, kako voditi evidence delovnega časa v skladu z zakonodajo. Pomembno je, da so delodajalci nenehno pozorni na spremembe zakonodaje, ustrezno prilagodijo poslovne procese ter interno med sodelavci skomunicirajo potrebo po prilaganju in spoštovanju pravil.

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa namreč ni le zakonska obveza, ampak tudi ključni dejavnik za dobro organizacijo dela ter učinkovito upravljanje s kadri. S pravilno vodenim evidencami lahko delodajalci spremljajo produktivnost zaposlenih ter se pravočasno odzovejo na morebitne nepravilnosti. Na ta način lahko zagotovijo zahtevan nivo kadrovske in pravne varnost v podjetju.

Zakonite evidence delovnega časa zahtevajo spoštovanje zakonodaje, ki opredeljuje način vodenja in arhiviranja evidenc delovnega časa ter spoštovanje zakonodaje, ki opredeljuje pravila delovnega časa.

Pravila evidentiranja prisotnosti

Novela Zakona o evidencah s področja dela in socialne varnosti prinaša določene spremembe pretežno z vidika vodenja evidence prisotnosti. Sam zakon je zavezujoč tako za delodajalce javnega in zasebnega sektorja. Prav tako so ga dolžni spoštovati tudi manjši delodajalci. Pravila evidentiranja delovnega časa so po novi zakonodaji bolj striktno opredeljena in za neupoštevanje teh pravil so predvidene višje globe, tudi v višini do 20.000€.  

Pravila organizacije delovnega časa

Pravila delovnega časa si delodajalec po navadi sprejme z internim aktom, vendar ta mora temeljiti na zanj zavezujoči zakonodaji.

Ključni pravni viri, ki urejajo pravila delovnega časa v Sloveniji so:

• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1),
• kolektivne pogodbe
• področna zakonodaja (npr. zdravstvo, sodstvo, policija…).

Grafika: Pravni viri, ki urejajo področje delovnega časa v Sloveniju

V spodnjem zapisu smo nanizali ključnih 9. korakov do zakonitih evidenc delovnega časa, ki jih mora podjetje prehoditi, če želi vzpostaviti zakonodajno nesporen sistem evidenc delovnega časa, ki prinaša koristi tako za delodajalce kot za zaposlene.

1. korak: Analiza temeljev delovnega časa

Analiza upravljanja z delovnim časom je prvi in osnovni korak pri vzpostavitvi pravno-kadrovskega okvirja področja zakonitih evidenc delovnega časa. Analiza v grobem vključuje: 

• preučitev zavezujoče zakonodaje, ki opredeljuje oziroma natančno tolmači delovni čas,
• identifikacijo nezakonitih praks, ki podjetjem preprečujejo vodenje evidenc skladno z zakonom,
• preučitev delovno pravne zakonodaje in ostali pravnih aktov, ki urejajo področje evidenc in njihove hrambe.
• Identifikacija ključnih izzivov pri vodenju evidenc delovnega časa pogosto razkrije, kje podjetje deluje neskladno z zakonodajo. Analizo je mogoče naročiti

2. korak: Zasnova koncepta delovnega časa

Koncept delovnega časa vključuje rešitve zaznanih izzivov na področju delovnega čas, katere identificiramo v okviru izveden analize ter interes delodajalca po nadaljnji ureditvi.

Ključen cilj zasnove dobrega koncepta delovnega časa je v tem, da delodajalcu pomagamo vzpostaviti pravila, ki bodo zapisana v okvirjih zavezujoče zakonodaje za delodajalca, hkrati pa bodo ta pravila podpirala delodajalca na poti doseganja poslovnih ciljev. Za pripravo koncepta je ključen širši vpogled v organizacijo in predvsem celoviti pristop reševanja izzivov zakonitosti delovnega časa.

Zasnova koncepta delovnega časa temelji na:

• ugotovitvah analize  - identifikacija izzivov in narave procesa dela
• zavezujoči zakonodaji za delodajalca, ki opredeljuje vidik delovnega časa
• zakonitih podlagah za ustrezno razporeditev delovnega časa
• željah in interesih delodajalca
• optimalnih in racionalnih ukrepih oblik delovnega časa glede na proces dela in možnosti uvedbe
• ugotovljenih prednostih in slabostih posameznih oblik delovnega časa tako z vidika delodajalca kot tudi delavca (SWOT analiza)

3. korak: Zasnova pravilnika o delovnem času

Ko opredelimo in zastavimo koncept delovnega časa in jasno določimo pravila za posamezne organizacijske enote in delovna mesta, je potrebno vse skupaj zapisati v pravilnik o delovnem času.

Pravilnik o delovnem času naj bo:

• celovit glede na kompleksnost organizacije in procesov
• napisan v razumljivem jeziku ciljne skupine
• vsebuje naj jasna in nedvoumna pravila
• jasno naj bo določene pravice in odgovornosti
• ustrezno naj bo komuniciran do zaposlenih
• zakonito sprejet

V podjetjih s kompleksno urejenim delovnim časom je priporočljiva tudi matrika delovnega časa. Le ta na pregleden, matrični način sporoča, katera pravila DČ veljajo za posamezno organizacijsko enoto, oziroma delovno mesto.

Pravilnik delovnem času mora temeljiti na zasnovi koncepta delovnega časa delodajalca in mora biti zapisan na način, da delodajalca ne ovira pri izvajanju delovnega procesa.

4. korak: Pravila evidentiranja delovnega časa

Evidentiranje delovnega časa  je zakonsko obvezno. Čeprav elektronsko evidentiranje ni predpisano za vse delodajalce, je pa to način, ki delodajalcu pomaga digitalizirati kadrovske procese. Informacijska podpora je namenjena tako planiranju delovnega časa, evidentiranju prisotnosti, analiziranju odmikov, odrejanju odsotnosti oziroma nadurnega dela idr. Vsekakor pripomore k zmanjšanju same administracije.

Pravila evidentiranja delovnega časa so spisana na način evidentiranja, kot ga delodajalec izvaja. V teh pravilih opredelimo jasne smernice, obveznosti in način evidentiranja prihodov in odhodov ter drugih oblik odsotnosti z dela, pravila evidentiranja odmorov, pravila pravočasnega evidentiranja, pravila sporočanja odsotnosti, protokoli vnosa sprememb podatkov v samo evidenco delovnega časa, idr.

Zakaj informacijska podpora evidentiranja delovnega časa

• večja verodostojnost podatkov (revizijske sledi, ki prikazujejo vse posege oz. popravke v evidence delovnega časa)
• lažja dokazljivost avtentičnosti
• večja pravna varnost v postopkih na sodiščih
• poenostavljen način vodenja evidenc
• manj administracije in s tem prihranek na času
• poenostavljeno zaključevanje evidenc delovnega časa
• možnost različnih analitik podatkov

Pred uvedbo informacijske podpore je potrebno imeti urejena pravila delovnega časa!

5. korak: Pravila planiranja delovnega časa

Planiranje delovnega časa je proces, ki se uporablja za načrtovanje in organiziranje delovnega časa zaposlenih. Namen planiranja delovnega časa je zagotoviti, da je delovni čas optimalno izkoriščen, da so zagotovljene potrebne zmogljivosti in, da so upoštevane potrebe zaposlenih ter zakonski predpisi. Planiranje delovnega časa vključuje določanje števila zaposlenih, ki so potrebni v določenem času, določanje delovnih ur, ki jih je treba opraviti, določanje izmen, razporejanje zaposlenih v izmene, odločanje o nadurah in nadomestilih za delo ob posebnih časih ter druge vidike organiziranja dela. Planiranje delovnega časa se optimalno izvaja s pomočjo specializiranih računalniških programov za upravljanje delovnega časa.

Pomembno je, da pri planiranju delovnega časa odgovornim osebam za planiranje jasno opredelimo odgovornosti učinkovitega in zakonitega planiranja!

Pogoste napake pri planiranju delovnega čas:

• napačno upoštevana razporeditev DČ
• neupoštevanje omejitev DČ (dnevna, tedenska, mesečna, letna)
• neupoštevanje odmorov
• neupoštevanje pravil dnevnih in tedenskih počitkov
• neupoštevanje vidika varnosti in zdravja pri delu

Informacijska podpora pri planiranju delovne sile ima številne prednosti.

• enostavnost planiranja; manj časa za planiranje
• manj napak z vidika upoštevanja zakonskih okvirjev
• sprotna opozorila na nezakonite razporede
• večja transparentnost planov
• hitrejše korekcije planov v primeru sprememb
• manjše tveganje nezakonitih planov
• nižja stopnja odgovornosti planerjev na račun aplikacije

6. korak: Opredelitev odgovornosti organizacije in spremljanje delovnega časa

Temeljna odgovornost vodij je organizacija dela na način, da je delo organizirano optimalno, znotraj okvirjev delovnopravne zakonodaje in pravično porazdeljeno med sodelavce! Vendar tukaj tudi ne smemo pozabiti odgovornosti vodij z vidika spremljanja ur delavcev.

Opustitev tega spremljanja ur pogosto vodi v nepotrebne samoiniciativne presežke ur, ki so za delodajalca lahko z zakonskega vidika sporni. Z vidika delovnega časa pa mora vodja spremljati vsa področja, ki pomembno vplivajo na zakonitost evidenc delovnega časa. 

7. korak: Obvladovanje tveganj delovnega časa

Vsa tveganja, ki jih vodje zaznavajo na področju delovnega časa pri svojih sodelavcih so namreč izziv vodjem, da jih sprotno rešujejo. Pogosto zaznana tveganja so:

• predčasni prihodi delavcev na delo
• ostajanje po delovnem času, ko to ni potrebno
• namerno kopičenje viškov ur
• velike kvote presežkov ali mankov ur pri delavcu
• prekomerno izvajanje nadurnega delarazlike v planih in realizaciji ur
• neupoštevanje pravil pravilnika o delovnem času, kot je zamujanje na delo, predčasni
• odhodi z dela, ne-evidentiranje prihodov/odhodov, odmorov, drugo

Pristop obvladovanja tveganj se na področju delovnega časa opredeli po izvedeni identifikaciji tveganj, ki izhajajo iz organizacije dela posameznega vodja.

8. korak: Odgovornost vodenje in zaključevanja evidenc

Delodajalec pa je v vsakem primeru dolžan zagotoviti pravilno vodenje, hranjenje in posodabljanje evidenc delovnega časa ter delavca pisno obvestiti o izrabi delovnega časa.

Priporočljivo je, da delodajalec določi odgovorno osebo za vodenje evidenc delovnega časa in ji zagotovi ustrezno usposabljanje. Ta oseba mora osvojiti znanje delovnopravne zakonodaje in obvladati tehnologijo, ki omogoča elektronsko vodenje evidenc delovnega časa.

Odgovorna oseba za vodenje evidenc delovnega časa je odgovorna za to, da so evidence celovite, podatki v evidenci pa verodostojni. Prav tako je ključno, da so evidence zaključene na tedenski, mesečni in koledarski ravni ter na ravni referenčnega obdobja neenakomerne ali začasne razporeditve.

Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

9. korak: Programi usposabljanje ključnih kadrov

Če želimo vzpostaviti zakonite evidence delovnega časa, potem je ključnega pomena, da vsi akterji, ki imajo s svojih delom vpliv na končni rezultat na evidenco prisotnosti, dosledno poznajo in upoštevajo zakonodajno ureditev delovnega časa. Zato je usposabljanje z vidika delovnega časa nujno, saj na tak način vplivamo na zakonitost planiranja delovnega časa, na organizacijo dela in na pravočasno ukrepanje v primeru prevelikih presežkov ali mankov ur.

Programi usposabljanja ključnih kadrov se prilagodijo naročniku glede na zaznane potrebe.  

Team Consulting sestavlja ekipa strokovnjakinj z delovnopravnega področja. Naša prioriteta je zagotavljanje visoko kakovostnega strokovnega znanja za naročnike. Smo specializirane za kadrovske postopke in delovnopravno zakonodajo.  Za več informacij obiščite spletno stran Team Consulting