Evidenca delovnega časa po novem - izzivi in rešitve usklajene z ZEPDSV-A

Novela delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti, vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa, poostrujejo pa se tudi določbe glede sankcioniranja kršitev v zvezi z delovnim časom.

Ključni cilj sprejetih novosti  je v zagotovitvi bolj transparentne podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in ostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas. Urejeno področje delovnega časa in spoštovanje zakonsko predpisanih odmorov in počitkov je namreč izredno pomembno iz vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu. 🤔

Z novelo ZEPDSV-A se natančneje določa za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni in tudi pravica zaposlenih, da so s temi podatki seznanjeni.

Vodenje evidence delovnega časa je postalo obvezno že leta 2006 s sprejemom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV) in se do novele ZEPDSV-A še ni spreminjalo ali dopolnjevalo. 

»Evidenco je treba voditi tako, kot se zgodi. Vedno, ko ste v dvomu, kako nekaj evidentirati, je odgovor na to vprašanje: tako, kot je res. Le taka evidenca je verodostojna in zakon od nas zahteva vodenje verodostojne evidence. Torej, nobenih zaokroževanj, pavšalov, prilagoditev, dvojnih evidenc (eno v knjigi, drugo za inšpektorja), nobenega vpisovanja za nazaj. Sprotno vodenje in tako, kot je res. To je ključ pri zakonitem vodenju evidenc,« delodajalcem svetuje strokovnjakinja za delovno pravo Nina Scortegagna Kavčnik.

Poglavitne novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A

Nova definicija pojma delavec

Novela ZEPDSV-A z dopolnitvijo definicije delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) razširja krog oseb za katere je podana obveza vodenja evidenc delovnega časa.

Po novem se kot delavec v smislu zakona, poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, šteje vsaka oseba, ki na kakršni koli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.

To v praksi pomeni, da je beleženje delovnega časa obvezno tudi za vse študente in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd. – pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.

Tudi za ŠTUDENTE in DIJAKE je treba voditi evidenco o opravljenih urah.

Posebno pozornost je pri tem potrebno nameniti tudi osebam, ki delo opravljajo preko s.p., se pa pri tem vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva.

Podrobnejša evidenca o izrabi delovnega časa

Dopolnjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je potrebno dnevno vpisovati v evidence o delovnem času.

Popolna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa mora po novem vsebovati sledeče podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):

1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. 

Po noveli ZEPDSV je potrebno evidentirati ure, ki so nastala v MANJ UGODNIH POGOJIH DELA (izmensko, nočno, praznično....)

Obvezna hramba evidenc o delovnem času

Novela ZEPDSV-A v novem, petem odstavku 19. člena, izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca.

Pri tem se še opozarja, da se evidence o izrabi delovnega časa hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.

Obvezno vodenje evidence delovnega časa na elektronski način

Na podlagi novega 19.a člena bo lahko nadzorni organ, v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas, delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence delovnega casa bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, katerim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena zakona se uporablja za prekrške, storjene po 20. 5. 2023

Elektronsko vodenje evidenc delovnega časa je obvezno samo v primeru UGOTOVLJENIH KRŠITEV, vezanih na delovni čas, storjenih po 20.5.2023.

Predlog za elektronsko vodenje evidence delovnega časa lahko delodajalcu podajo tudi zaposleni, in sicer preko sindikata ali sveta delavcev (19. b člen ZEPDSV-A). Delodajalčeva dolžnost je, da se do predloga opredeli (v 30 dneh). Če predlog zavrne, mora podati pisno utemeljitev in o zavrnitvi obvestiti Inšpektorat RS za delo. 

Določitev glob in sankcij

Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc delovnega časa, ureja spremenjen 23. člen ZEPDSV-A ter nova 23.a in 23. b člen. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR

Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.

Zakaj bi tvegali? Izognite se kazni in komplikacijam ter si enostaven sistem za beleženje delovnega časa zaposlenih uredite že sedaj.

Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.

NOVO: Avtomatizirajte poročanje o evidencah delovnega časa

Opravljene ure pri delu od doma, nadure ter ostale evidence delovnega časa naklikajte v poročilo in ga s pomočjo avtomatizacije redno pošiljajte sodelavcem.

Smo dober mesec po tem, ko je novela ZEPDSVA stopila v veljavo. Ena od novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A, je pravica delavca do vpogleda v svoje evidence delovnega časa. Delodajalec je tako dolžan delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec in sicer do konca plačilnega dne, ali mu zagotoviti elektronski dostop do evidenc (splet, telefon). Novela tudi omogoča, da delavec enkrat tedensko od delodajalca pridobi pisno seznanitev s svojimi evidencami. Pisna obvestila se lahko pošiljajo tudi na elektronski naslov delavca, kot ga določi delodajalec.

Administrativna nočna mora?!

Vsekakor so informacije o registracijah in evidencah delovnega časa zelo koristne in zaželjene. Vprašanje pa je, ali ni tovrstno poročanje za delodajalce dodatno delo, celo neke vrste administrativna nočna mora?!

Kako poenostaviti poročanje o evidencah delovnega časa

Uporabniki Špicinih rešitev že sedaj v celoti poslujete skladno z zahtevami ZEPDSVA. Zakonodajno skladnost pa lahko nadgradite še z rešitvijo za avtomatično poročanje o evidencah delovnega časa in tako odpravite še birokracijo.

Z avtomatičnim poročanjem lahoko uporabniki rešitve pozabite na mesečna pisna obvestila, ki jih bi jih morale gleda na ZEPDSVA prilagati plačilnim listam - z avtomatizacijo lahko evidence o delovnem času po prednastavljenem urniku pošiljate svojim sodelavcem.

VIDEO: Evidence delovnega časa – kako poteka avtomatično poročanje

Začnite avtomatizirati

Poročanje o evidencah delovnega časa lahko avtomatizirate zgolj v nekaj korakih. Uporabniki, večinoma so to administatorji Špicinih sistemov, sledite spodnjim korakom in si zagotovite poročila, prilagojena vašim potrebam:

1. Izberite evidence, ki jih želite vključitiv v svoje poročilo (nadure, bolniške, delo od doma....)
2. Izberite ustrezno vrsto poročila (npr. opravljene ure pri delu od doma)
3. Določite uporabnika/e, ki bodo prejeli poročilo (vodja oddelka, vodstvo...)
4. Določite frekvenco pošiljanja (mesečno, tedensko)

Na voljo vam je 10 brezplačnih poročil na mesec

Avtomatično pošiljanje poročil vam je na voljo na dva načina. Prvi je brezplačni način, kjer smo obstoječim uporabnikom v ceno redne mesečne naročnine vključili 10 brezplačnih poročil na mesec.

Drugi način, ki je na voljo, je standardni način, kjer za ceno 1 EUR/uporabnika dobite 5 poročil na mesec. Če imate v podjetju recimo 50 uporabnikov, to pomeni, da za dodatnih 50 EUR dobite možnost avtomatiziranega pošiljanja 250 poročil mesečno.

Natisnite plan dela svoje ekipe za celoten mesec

Plan dela oziroma koledarski pogled je dokument, ki vam omogoča helikopterski pogled na evidencami dela za vse zaposlene. Na enem mestu vidite, kdo od sodelavcev je na bolniški ali na dopustu ter kdo dela od doma. Pogosto se zgodi, da bi želeli poslati plan dela deliti po e-pošti ali ga natisnili. V kratkem videju si oglejte, kako je mogoče koledarski pregled evidenc dela poslati po e-pošti

VIDEO: Kako natisniti koledarski pogled evidenc delovnega časa

Odmore po ZEPDSV-A lahko registrirate na enostaven način

V priljubljeni Facebook skupini »HRM in the new world«, kjer svoja mnenja in izkušnje izmenjujejo kadrovski strokovnjaki, smo nedavno objavili blog na temo novele ZEPDSV-A. Odziv je bil, milo rečeno, presenetljiv. Zakaj presenetljiv? Ker je bila večina vseh komentarjev usmerjena v 18. člen novele ZEPDSV-A, konkretno v njegovo 9. točko. Ta uvaja novost, in sicer obvezno beleženje izrabe in obsega izrabe odmora. Kakšna pa so najpogostejša vprašanja in komentarji, vezani na odmore po ZEPDSV-A?

Med pogosto zastavljenimi vprašanji najdemo spodnja:

• Je dovolj, da zapišem možnost koriščenja odmorov v pravilnik ali se morajo res »štempljati«?
• Je dovolj, da se registrira samo začetek in ne tudi konec odmora?
• Kako naj registriram odmor, ki ga sodelavci opravijo, ne da bi zapustili stavbo?
• Kako naj dokažem inšpektorju, da imajo sodelavci na voljo odmor, v zakonsko skladnem terminu, če ga ne koristijo in ni evidenc?

Veliko podjetij do sedaj NI registriralo odmorov

Zanimivo vprašanje je, zakaj je večina vprašanj, vezanih na odmore, ko pa novela prinaša novosti še na številnih drugih področjih? Za odgovor je treba pogledati skoraj 20 let v preteklost. Koriščenje odmorov ureja 154. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki je bil sprejet leta 2006. Le-ta NE zahteva, da se beležita izraba in obseg izrabe odmora. To pa je nova zahteva, ki jo prinaša novela ZEPDSV—A in jo bodo morala podjetja izvajati v praksi, začenši z 20. 11. 2023. To je torej nekaj novega, novosti pa ponavadi poleg pozitivnih učinkov, prinašajo tudi skrbi, dodatno delo in številnavprašanja. 

Na Špici nas je jasno zanimalo, kako so podjetja odmore registrirala do sedaj in tudi, kako se registrirajo odmori pri nekaterih največjih ponudnikih rešitev za evidenco delovnega časa.
Odločili smo se, da omenjeno povprašamo kar naše stranke. Izvedli smo spletno anketo, v kateri je sodelovalo 34 naključno izbranih obiskovalcev spletne strani spica.si. Rezultati so zanimivi, niso pa presenetljivi, saj kažejo, da več kot 50 % podjetij do sedaj ni registriralo odmorov. Ostali registrirajo začetek in konec, 5 podjetij pa ima pravico do odmora zapisano zgolj v pravilnik – torej ni evidenc.

Po odgovore smo se odpravili tudi v svet in preverili stanje pri nekaterih največjih ponudnikih rešitev za evidence delovnega časa: Replicom, Humanity in Calamari. Vsi trije priporočajo in seveda omogočajo, da zaposleni registrirajo začetek in konec odmora, ponujajo pa tudi možnost t. i. virtualnih odmorov. Kaj je virtualni odmor? Virtualni odmor je odmor, ki se registrira ne glede na to, ali je sprožen s strani zaposlenega. Odmor se recimo registrira avtomatično po določeni količini opravljenih delovnih ur ali pa ob določeni uri. 

Številni pravni strokovnjaki pri tem poudarjajo, da so virtualni odmori nepravilen pristop, ki je v nasprotju z osnovnim ciljem novele ZEPDSV-A – delavcem zagotoviti zaslužen psihofizični počitek od dela in tega evidentirati ter hraniti evidence.

Slika 1:Kako registrirate odmore v vašem podjetju ( Spletna anketa:N:34)

Najpogostejša vprašanja vezana na evidentiranje odmorov po ZEPDSV-A

Izpostavljamo nekaj ključnih vprašanje, odgovore smo poiskali ne nedavnem webinarju "Iz oči v oči z novelo ZEPDSV-A". Pereče vprašanje je, ali se pravica do odmora lahko zapiše v pravilnik o rabi delovnega časa. S tem ni nič narobe, zapisi v pravilnik in usklajevanja med delodajalaci in zaposleni so vedno dobrodošla, vendar pa novela ZEPDSV-A zahteva več.  Delodajalcu namreč nalaga, da v evidenci o izrabi delovnega časa vodi podatek o dejstvu, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju. Zahteva torej evidenco!

Kako je z registracijo odmorov? Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi ZEPDSV zapisal, da ne zahteva, da se vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Ključno je, da se v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, delodajalcu pa je prepuščen način beleženja tega podatka.  Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju. 

Na Špici menimo, da je najenostavnejši način za dosego skladnosti z novim zakonom na področju izrabe in obsega izrabe odmora registracija začetka in konca odmora. Na ta način bosta imela tako delodajalec kot delavec natančno evidentirane odmore in vpogled v dejansko stanje.«

Poglejmo še situacijo, ki ni tako redka.

Delodajalec delavcu omogoča zakonsko določen odmor, ga k njemu spodbuja, pravica do odmora pa je zapisana v pravilnik (ni pa nujno, da je). Delavec pa odmora ne želi koristiti, nima potrebe. Kako je v tem primeru z evidencami, ki jih ni, saj delavec ni šel na odmor? Delodajalec mora delavcu izrabo odmora omogočiti, če pa delavec tega ne izkoristi, to ni krivda delodajalca, ampak delavčeva izbira. V primeru, da bi prišlo do postopka, bi bile vključene priče oz. sodelavci, ki bi potrjevali, ali je imel sodelavec na razpolago možnost koriščenja odmora in zakaj te ni izkoristil.

V primeru, da delavec predčasno konča odmor oz. je na odmoru dlje časa, kot dovoljuje zakon, je za delodajalca pomembno, da zaposlenim zagotavlja zakonsko določeno dolžino odmora. Če so na odmoru manj časa, je to njihova izbira. Če pa so na odmoru dlje časa, gre to v njihov minus (koriščenje ur). Za zaključek naj omenimo še, da je pisna, torej ne digitalna, evidenca dovoljena – ni pa praktična. 

Pregled najboljših načinov za registracijo odmorov

Odmori so jasno določeni v ZDR-1, in sicer je njihova dolžina pogojena z dolžino delovnika. Za polni delovni čas (8 ur dela) je zakonsko določeno obdobje odmora 30 min. Za krajši delovni čas, po 65. in 67. členu ZDR-1, ko se dela največ 4 ure/dan, je določenih 15 min odmora. Odmore je mogoče koristiti v več delih, ki se seštevajo.  Odmora ni mogoče koristiti prej kot eno uro po začetku in uro pred koncem dela.

Špicine rešitve za evidenco delovnega časa omogočajo, da se odmore določi glede na dolžino delovnika ter se jih prilagodi vsakem posamezniku ali oddelku. Registracijo odmorov je mogoče omejiti na točno določeno lokacijo, na primer na radij XY km od poslovne stavbe. Pomembno je tudi, da se registracijo odmorov prilagodi naravi delovnega mesta – zato na Špici ponujamo možnost registracij odmorov preko treh kanalov:

• S pomočjo mobilne aplikacije oz. pametnega telefona
• Na spletu
• S pomočjo kartice in terminala

 

Evidentiranje odmorov na Špica registracijskem terminalu
Špicin registracijski terminal omogoča nastavitev registriranih dogodkov glede na potrebe. Podpira večino RFID kartičnih tehnologij, HID Mobile Access™ pa omogoča uporabo mobilnega telefona namesto kartic. Podprto je delovanje s programsko opremo Time&Space in All Hours. Avtonomno deluje tudi v primeru izpada povezave, saj samodejno preklaplja med načinoma s povezavo in brez nje.

Evidentiranje odmorov na mobilnem telefonu
Z mobilno aplikacijo je registracija odmorov zelo enostavna, saj zaposleni na preglednem vmesniku določi začetek in ob zaključku še konec malice. Ob vsaki registraciji malice se zabeležijo koordinate GPS, zato boste vedno vedeli, kje so v času malice vaši zaposleni.  Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije, denimo na vašo pisarno, skladišče ali celo na domove posameznih zaposlenih. Na voljo so dnevni, tedenski in mesečne pogledi v saldo ur malic, v primeru prekoračitve zakonsko določenega časa za malice pa se to jasno prikaže na grafičnem vmesniku in v obračunu ur. Obvestila o prekoračitvah zakonsko dovoljenega časa za malice lahko zaposleni in njihovi nadrejeni prejmejo po e-pošti.  

Evidentiranje odmorov na spletu
Registracija odmora na spletu poteka preko spletnega vmesnika. Zaposleni se enostavno prijavi v spletno aplikacijo, izbere zavihek malica na začetku in prihod ob zaključku malice. Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije. Tako kot v spletni aplikaciji so tudi tukaj na voljo pregledna poročila in možnost obveščanja v primeru prekoračitev.

Avtomatsko odkrivanje kršitev koriščenja odmorov

Pogosto se dogaja, da zaposleni odmor registrirajo nenatančno – torej več ali manj od zakonske določene dolžine, zato smo na Špici razvili rešitev, ki je namenjena avtomatskemu odkrivanju kršitev in pošiljanju odkritij na elektronske naslove na tri načine:

• Obveščanje kršitelja o lastni kršitvi.
• Obveščanje nadrejenega o zaznanih kršitvah v njegovi ekipi.
• Obveščanje odgovornega upravitelja o kršitvah v celotnem sistemu.

Kako enostavno zagotoviti dostop do evidenc o izrabi delovnega časa?

Novela ZEPDSV-A v 19.členu, 4. odstavek zahteva, da delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.

Novela ZEPDSV-A v 19.c členu določa, da se za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence.

Trije načini elektronskega dostopa do lastnih evidenc

Poročilni sistem ZEPDSV-A omogoča dostop do zahtevanih evidence preko treh kanalov. Na ta način je olajšana uporaba sistema Time&Space skladno s prihajajočo novelo ZEPDSV-A.

1.)   Time&Space portal

Celoten nabor podatkov bo viden na dveh lokacijah: v pogledu »En dan (podrobno)« in v pogledu »Obračun«.

2.)   Infozone

Podatki v INFOZONE bodo vidni na dnevnem pogledu, kjer so že sedaj izpisani obračunski podatki in ostali števci.

3.)   Avtomatično pošiljanje evidenc preko e-pošte

Vtičnik za pošiljanje e-pošte z evidencami o delovnem času se bo zagnal avtomatično, po prednastavljenem urniku in za vsakega zaposlenega, ki bo določen za prejemanje poročil po elektronski pošti. Obračun bo vseboval podatke za enega ali več dni – izbor dni. 

Evidence, do katerih bo mogoče dostopati s pomočjo Špicinih rešitev so naštete na začetku tega prispevka.

Kako informacijsko podpreti novelo ZEPDSV-A

Novela ZEPDSV-A razen v izjemnih primerih ne zahteva elektronskega vodenja evidenc delovnega časa. Vsekakor pa elektronska evidenca pomeni, da gre podjetje v korak s časom na področju višje produktivnosti dela. Z elektronsko evidenco delovnega časa  odpravljajo ročno beleženja podatkov ter dosegajo višjo raven skladnosti z obstoječo zakonodajo.

Informacijska podpora evidentiranje delovnega časa prinaša:

• večjo verodostojnost podatkov (revizijska sled),
• lažjo dokazljivost avtentičnosti (brez ponarejanja podatkov),
• večjo pravno varnost v postopkih na sodišču,
• poenostavljen način vodenja evidenc,
• prihranek pri času oz. izboljšane procese dela,
• hitrejši obračun plač in lažje zaključevanje evidenc delovnega časa,
• poročila in analitiko v realnem času.

V kratkih video prispevkih si oglejte, kako je spremembe, ki jih uvaja ZEPDSV-A mogoče izvesti s pomočjo Špicine aplikacije

1. Prikaz dodajanja delavca v sistem za evidentiranje delovnega časa (VIDEO)

V video prispevku si ogejte:

• kako preprosto je v aplikaciji za beleženje delovnega časa dodati novega uporabnia (npr. študenta),
• kako enostavno uporabniku omogočite tri vrste registracije delovnega časa: preko mobilnika, na spletu, s kartico.

2. Digitalna registracija prihoda in odhoda z dela (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija prihoda in odhoda z dela v režimu polnega delovnega časa,
• registracija prihoda in odhoda z dela v režimu skrajšanega delovnega časa.

3. Prikaz evidentiranja obsega in porabe odmora (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija začetka in konca malice,
• kako je registriran dogodek, t.j. malica, prikazan v dnevni evidenci delovnega časa.

4. Evidentiranje ur nastalih v posebnih pogojih dela (izmensko delo) (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija popoldanske dela,
• registracija dopoldanske dela,
• registracija nočnega dela.

5. Evidentiranje enakomerno in neenakomerno razporejenega delovnega časa (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• registracija delovnega časa pri (ne) enakomerno razporejenem delovnem času,
• prikaz razporeditve delovnih ur v referenčnem obdobju.

6. Prikaz seštevka delovnih ur za izbrano obdobje (dan, teden, mesec) (VIDEO)

V video prispevku si oglejte, kako izgleda:

• mesečni saldo ur,
• tedenski saldo ur,
• dnevni saldo ur,
• saldo ur v naključno izbranem obdobju.

Pogosta vprašanja in odgovori, vezani na novelo ZEPDSV-A

Kako je z beleženjem odmorov za malico?

Na podlagi dopolnjenega 18. člena ZEPDSV-A je postalo evidentiranje izrabe odmora med delovnim časom zakonska obveza. Bistveno torej je, da iz evidence izhaja, da je delodajalec delavcu zagotovil odmor v obsegu, ki mu pripada (dolžina odvisna od časa, prebitega na delu).

Če delavec dela 8 ur na dan, ima na podlagi 154. člena ZDR-1 pravico do odmora, ki traja 30 minut. Če delavec dela manj ali več, mu je potrebno odmor sorazmerno skrajšati oziroma podaljšati.

Katere podatke v evidenco delovnega časa  smo že vodili do sedaj?

Na podlagi 18. člena ZEPDSV je delodajalec že sedaj dolžan dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,

Po noveli zakona ZEPDSV-A pa bo evidenca morala vsebovati še sledeče podatke:

• uro prihoda na delo in z dela
• izraba in obseg izrabe odmora
• ure, ki so nastale v manj ugodnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa
• ure, ki so nastale v okviru neenakomerne in začasne razporeditve
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. 

Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.

Ali zadostuje, da delodajalec v pravilnik zapise, da bo omogocil odmor, delavec pa da ga mora izkoristiti ali to ne zadostuje, in mora obstajati fizicna evidenca izrabe in dolžine odmora?

To ne zadostuje. Zakon od delodajalca zahteva, da v evidenci o izrabi DČ vodi podatek o dejstvu, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju.

Kako je z evidentiranjem delovnega časa na službeni poti?

Čas poti in dejansko opravljanje dela na službeni poti se všteva v delovni čas. Pri tem se pojasnjuje, da se v skladu s sodno prakso za službeno pot šteje vsaka pot, ki ne predstavlja rednega dela na sedežu delodajalca oziroma v kraju, dogovorjenem v pogodbi o zaposlitvi.

Je evidenco delovnega časa treba hraniti in koliko časa ter kje?

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani na sedežu delodajalca oz. na kraju opravljanja dela delavca (peti odstavek 19. člena ZEPDSV-A).

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da evidenc ni dopustno uničiti, niti v primeru prenehanja dejavnosti delodajalca (v tem primeru je potrebno evidence predati Arhivu RS).

Ali mora delodajalec zagotoviti vpogled v evidenco delovnega časa?

Da. Delavci imajo na podlagi dopolnjenega 19. člen ZEPDSV-A sedaj pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo pisno seznanitev s podatki iz evidence o delovnem času. Če je pri delodajalcu uveden elektronski sistem evidentiranja, je obveznost seznanitve izpolnjena, če se delavcu zagotovi neposredni elektronski dostop do podatkov.

Zakon uvaja tudi novo zahtevo za delodajalce, in sicer so na podlagi četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A, sedaj dolžni delavce mesečno pisno obveščati o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Pisno obvestilo (torej pisni izpis mesečne evidence) se lahko delavcem pošlje tudi po elektronski pošti na službeni elektronski naslov delavca.

Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa iz četrtega odstavka 19. člena ZEPDSV-A  (obveščanje in seznanitev delavca o podatkih iz evidence tega zakona) se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec neposredni elektronski dostop uresničuje brez prisotnosti delodajalca.«.

Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa se šteje tudi NEPOSREDEN ELEKTRONSKI DOSTOP delavca do evidence.

Kako morajo delovni čas beležiti komercialisti na terenu?

V primeru terenskega dela je priporočljivo, da se sprejmejo interna pravila o delovnem času, kjer se področje delovnega časa teh zaposlenih natančneje uredi in konkretizira. Pri tem izpostavljam stališče sodne prakse, ki pravi, da se v primeru dela na terenu (gradbeno podjetje), pot, ki ga zaposleni porabijo iz enega gradbišča do drugega, všteva v delovni čas. Podobno stališče je sodišče zavzelo za terensko delo revizorja.

Komercialist na terenu morajo beležit delovni čas enako kot na sedežu delodajalca z vsemi podatki: točen čas prihoda, odhoda, podatek o odmoru, dodatkih, odsotnostih. Novost pa, da morajo imeti evidenco o izrabi delovnega časa na kraju opravljanja dela, torej na terenu, fizično s sabo – lahko na listu papirja ali pa na telefonu, kjer je možnost vpogleda inšpektorja. Po pojasnilih ministrstva za delo zadostuje celo dnevna evidenca, a zdi se bolj realno, da bodo delavci imeli s sabo mesečne evidence, ki jih bodo ob koncu meseca oddali na sedež delodajalca, kjer jih bodo shranili v arhiv

Ali se za zunanje izvajalce vodi le podatek o prihodu in odhodu ali tudi odmor?

Če je delo plačno po urah, ni treba voditi odmorov. Za zunanje delavce so ključni prihod, odhod in skupni saldo ur. Izjema so študenjte, pri njih je potrebno voditi odmore in počitke, ki veljajo po ZDR-1, čeprav je to čas, ki se ne všteva v plačan čas. Študentom tudi ni potrebno omogočiti vpogleda v evidenco, priporočljivo pa je, da se študent ob koncu meseca ali tedna na evidenco podpiše.

Kdo je odgovoren za evidence v primeru agencijskega dela?

Podjejte, kjer delavec opravlja delo, mora voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Evidence se hrani na sedežu podjetja. Konec meseca pa mora podjetje posredovati to evidenco kadrovski agenciji, ki je formalno delodajalec agencijskega delavca, ki na podlagi evidence pravilno obračuna plače. Če pride inšpektor, se mora evidenca nahajati pri podjetju, kjer delavec opravlja delo in ne pri kadrovski agenciji.

Ali je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi za študente in dijake?

Da, tudi za študente in dijake je treba voditi evidenco o opravljenih urah.

Za koga je danes že treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa in za koga jo bo treba po novem?

Evidenco o delovnem času je potrebno voditi za vse osebe, ki:

•  so pri delodajalcu v delovnem razmerju,
• se pri delodajalcu usposabljajo in
• tiste, ki pri delodajalcu opravljajo delo na drugi pravni podlagi, pod pogojem, da delo opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu. 

Ali lahko zaposleni sam vpisuje podatke vsak mesec?

Evidenca o izrabi delovnega časa je dokument, ki jo mora že na podlagi trenutno veljavnega ZEPDSV voditi delodajalec. Novela ZEPDSV-A tega ne spreminja. Delodajalec mora poskrbeti, da so podatki o delovnem času vpisani dnevno in da vsebina evidence vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke. Če se delavci evidentirajo sami (recimo elektronsko ali preko izpolnjevanja formularjev), mora delodajalec poskrbeti, da delavci to obveznost redno izpolnjujejo in da evidenca vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke.

Ali se Excelova datoteka, ki jo delavec izpolni sam, šteje kot neposredni dostop in delodajalcu ni potrebno prilagati evidence plačilni listi?

V Sloveniji je situacija na tem področju rahlo bizarna. Delavec recimo sam izpolni evidenco delovnega časa s pomočjo Excel tabele, se morebiti še podpiše za potrditev, nato pa jo odda konec meseca delodajalcu za obračun plače. A mora delodajelec vseeno izročiti kopijo delavčeve evidence ob plačilni listi. Namreč, v vmesnem času bi eventuelno lahko prišlo do popravkov s strani delodajalca.

Ali morajo evidenco o izrabi delovnega časa voditi samostojni podjetniki?

Ne, samosotojnim podjetnikom ni treba voditi evidence, ker nimajo status delavca.

Kako pa je v primeru enoosebnih d. o. o.?

Če je edini družbenik v podjetju, direktor in zaposlen, torej na zavarovalni podlagi 001 in ima status delavca, potem mora vidit evidenco.Če ima pogodbo o zaposlitvi, k velja za poslovodne osebe  (po 73. in 157. členu ZDR-1), mu ni potrebno voditi evidenc, ker nima statusa delavca.

Kako je z beleženjem delovnega časa pri delu od doma?

Tudi za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje dela od doma, je evidentiranje delovnega časa obvezno.

So pa slednji lahko, na podlagi 157. člena ZDR-1, če je to dogovorjeno v sklenjeni pogodbi o zaposlitvi, bolj samostojni pri razporejanju delovnega časa.

Za osebe, ki jim delodajalec omogoča opravljanje DELA OD DOMA, je evidentiranje delovnega časa obvezno.

Kako je z beleženjem nadur?

Beleženje ur, ki so opravljene v okviru odrejenega nadurnega dela, je obvezno že sedaj, novela ZEPDSV-A na tem področju ne prinaša sprememb.

Kakšna je razlika med viškom ur in nadurami?

Viški ur (bolj primeren je izraz presežek), praviloma nastanejo v okviru neenakomerno ali začasno prerazporejenega delovnega časa. V teh primerih lahko zaposleni določeno obdobje delajo več, kot znaša njihov polni delovni čas (vendar ne več, kot določa zakon ali KP), drugo obdobje pa manj. Ure, ki jih zaposleni v okviru takšne razporeditve delovnega časa opravijo nad polno delovno obvezo, niso nadure, ampak so obravnavani kot presežki ur, ki jih zaposleni nato v drugem obdobju koristijo v razmerju 1 opravljena ura proti 1 prosta ura.

Nadure so ure, ki jih zaposleni izjemoma opravijo nad svojo redno delovno obvezo (pri enakomerni razporeditvi nad 40 ur), odredijo se lahko samo v primerih in pod pogoji, ki jih določa 144. člen ZDR-1 ali KP. Za nadurno delo zaposlenim pripada dodatek. Lahko pa zaposleni koristijo ure v razmerju 1:1 ob hratem izplačilu dodatka za nadurno delo.

Zanima me, ali v prihodnje ob koncu delovnega tedna/meseca ne bo dovoljeno imeti viška ur?

Če je v pravilniku o delovnem času zapisano in z delavcem dogovorjeno, da ima delavec lahko viške ur, jih seveda lahko ima.

Evidence o izrabi delovnega časa je treba hraniti na sedežu podjetja. Kaj se zgodi, če se evidence hranijo v javnem računalniškem oblaku?

Pomembno je, da če inšpektor pride na sedež podjetja, delodajalec zagotovi vpogled v evidence dela.

Ali mora delodajalec v pravilniku o delovnem času zapisati, da ima delavec možnost izkoristiti odmor za malico v ustrezni, zakonsko določeni dolžini?

Delavci lahko izkoristijo odmor skladno za zapisanimi dogovorom z delodajalcem. Priporočljivo je, da je dogovor zapisan in dogovorjen. ZDR-1 zahteva, da odmora ne koristijo eno uro po začetku in uro pred koncem delovnega časa..

Delavec vnaša ure v Excel tabelo, jo konec meseca podpiše in preda delodajalcu. Je tako vodenje skladno z novelo ZEPDSV in ali se tovrstno vodene šteje kot elektronsko?

Novela ZEPDSV ustrezno vodenje evidenc delovnega časa v Excelu ne prepoveduje. Tovrstno vodenje ni elektronsko, saj ne omogoča revizijske sledi. Delodajalec, ki delavcu ne omogoča dostopa do elektronskih evidenc delovnega časa, mora poročilu o izrabi delovnega časa vsak mesec priložiti plačilnemu listu.

Ali bo po novem treba beležiti točen čas odmora?

Po novem zakonu o evidencah dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A) je obvezno beležiti odmore, ki jih delavec izkoristi. Če odmor ni izkoriščen, se ne sme zabeležiti. V evidenci je dovolj označiti odmor s kljukico in zraven zapisati dejansko trajanje odmora v minutah. Na primer, če je odmor trajal 15 minut, se zapiše ravno toliko minut, brez nepotrebnega beleženja dodatnih časovnih intervalov. Enako velja za odmore, ki so trajali drugačno število minut, npr. 30 ali 45. Pomembno je, da se dejansko trajanje odmora natančno zabeleži. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kako se zabeleži odmor, ki ga zaposleni koristi v več delih?

Če delodajalec uporablja sistem, kjer zgolj odkljuka in zapiše minute odmorov, je dovolj označiti odmor s kljukico in zapisati seštevek minut vseh odmorov. V takem primeru se ne zahteva podrobna evidenca posameznih odmorov. Nasprotno pa, če delodajalec uporablja sistem, kjer se vsak odmor evidentira na registratorju, bo iz časovnice v sistemu razvidno, koliko krajših odmorov je bil delavec vzel. To omogoča natančnejšo sledljivost in vpogled v vzorce odmori delavcev. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kako je z odmori, če se nenadoma podaljša delovni čas?

Delovnopravna zakonodaja v Sloveniji jasno določa pravice do odmora glede na dolžino delovnega časa. Če delavec dela osem ur, mu pripada 30 minut odmora, pri desetih urah dela pripada 37,5 minut odmora, medtem ko pri dvanajstih urah dela pravica do odmora znaša 45 minut. V primeru podaljšanega delovnika ima delavec pravico do daljšega odmora, in če ga izkoristi, je obvezno, da se ta ustrezno zabeleži v evidencah delovnega časa. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali lahko v proizvodnji, kjer je vnaprej določen odmor, podjetje že samodejno vnese odmor, da ne bi bilo treba delavcem posebej označevati?

Delodajalec lahko uporablja takšen način evidentiranja odmorov, še posebej, če so registracijski terminali oddaljeni in se želi izogniti masovnemu evidentiranju, ki bi povzročilo izgubo časa. V tem primeru je dovoljeno predhodno evidentiranje odmora za delavce, ki ga dejansko izkoristijo.

Vendar pa je ključno, da evidenca natančno odraža dejansko stanje. Če delavec ne izkoristi predhodno evidentiranega odmora ali če odmor poteka ob drugem času, kot je bil predhodno zabeležen, takšno evidentiranje ni dovoljeno. Evidenca mora biti točna in se mora skladati z dejanskimi dogodki.

Če pa kakšen delavec ne bi šel na ta odmor, potem ne sme biti evidentiran. Evidenca mora izražati dejansko stanje. Če bo torej delodajalec že vnaprej evidentiral odmor med 10.00 in 10.30, je to dovoljeno samo, če to drži. Če je odmor ob drugi uri, to ne pride v poštev. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali odmor označi tudi delavec, ki v pisarni poje za mizo sendvič?

Da, tudi v takih primerih je treba evidentirati odmor. Saj za odmor ni nujno, da delavec zapusti poslovno stavbo in gre ven na kavo ali kosilo. Lahko ga izkoristi tudi na delovnem mestu, če si hrano prinese s sabo. Od 20. novembra ga bo treba označiti, pri čemer način določi delodajalec: nekateri bodo od zaposlenih zahtevali, naj gredo odmor evidentirat na registracijski terminal, spet drugi lahko zaposlenim dajo napotek, naj odmor vodijo posebej na listu papirja pri računalniku in ga oddajo konec meseca, da ga bo delodajalec shranil skupaj z elektronsko evidenco. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kaj pa, če delavec odmora ne izrabi? Ali gre lahko prej domov?

Nekateri delavci občasno zaradi različnih okoliščin odmora ne izrabljajo. S to novelo se od 20. novembra delovnopravna pravila o odmoru ne spreminjajo. Po ZDR-1 odmora ni dovoljeno koristiti eno uro po prihodu na delo in eno uro pred odhodom, saj odmor ni namenjen temu, da delavec pride pol ure pozneje v službo ali pol ure prej gre. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali ne bo delovnemu inšpektorju nenavadno, če neki oddelek v podjetju ne izrablja odmorov?

Če delavci ne izrabljajo odmora, za to ne more biti odgovoren delodajalec, ob pogoju, da jim organizira delovni proces tako, da bi ga delavci lahko koristili. Zato bi bilo dobro v pravilnik napisati, da delodajalec organizira delovni proces tako, da jim je omogočena izraba zakonskega trajanja odmora, in če ga delavci ne izrabijo ali ga ne izrabijo v zakonskem trajanju, je to njihova odločitev. Če delavci ne bi imeli možnosti odmora, ker jim delodajalec ne bi zagotavljal pravice do odmora, je to prekršek in to ni dovoljeno. Če pa je lastna odločitev delavca, potem delodajalec ne more biti zaradi tega v prekršku. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kaj pa, če delavec ne želi evidentirati odmora ali pa na to pozabi?

Delodajalec ima pravico postavljati pravila v delovnem razmerju, vključno z zahtevo po evidentiranju odmora s strani delavcev. Delavci so dolžni upoštevati to zahtevo, saj lahko v nasprotnem primeru delodajalec sproži delovnopravne ukrepe, kot so pisno opozorilo, disciplinski postopek, ali celo krivdno odpoved. Dokazno breme v takih primerih leži na strani delodajalca.

Če delavec občasno pozabi vpisati odmor, to ni nujno problematično, saj se takšne situacije lahko zgodijo vsakomur. Vendar namerna in napačna evidentiranja niso sprejemljiva. Če se pri določenih delavcih pojavljajo nenehne težave, lahko delodajalec v smislu lastnega zavarovanja sprejme ukrepe, na primer pošlje e-sporočilo, ki opozarja, da je odmor namenjen počitku, in spodbuja delavca k pravilnemu izkoriščanju odmora. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kako pa je z evidenco odmora, če gre za terenske delavce?

Odmor je treba evidentirati, ne glede na to, kje delavec opravlja delo (npr. na lokaciji podjetja, na terenu).

Če delodajalec omogoča odmor, pa delavec odmora ne koristi, ali se mora ta čas šteti v redni delovni čas, delavec pa s tem odide z dela po 7,5 urah (določbe ZDR o počitku)?

Če delavec zaradi lastnih razlogov ne izkoristi odmora, ki mu ga zagotavlja delodajalec, mora seveda ostati v službi 8 ur. Odmor se šteje v efektivni delovni čas.

Kaj se zgodi, če delavec predčasno prekine odmor – ima torej zagotovljen zakonsko določen odmor v dolžini 30 min, odmora pa zaključi v 27 minutah?

Delodajalec mora zagotavljati odmor, če delavec tega ne izkoristi v celoti, pa je to odločitev in odgovornost delavca.

Kako se bo moral voditi delovni čas po novem? Če delavec pride ob 7.13, ali lahko podjetje napiše, da je delal od 7.00 do 15.00 ure?

Evidenco izrabe delovnega časa je treba voditi sproti, dnevno, tekoče. Torej točen čas prihoda in čas odhoda z dela. Pri delovnem času ne bodo dovoljena zaokroževanja ali pavšali. Če je delavec prišel ob 7.13 in odšel 15.08, je treba vpisati točne ure, in ne, na primer, da je prišel ob 7.00 in odšel ob 15.00 uri. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali mora podjetje vzpostaviti elektronski sistem ali lahko vodi evidenco ročno v tabeli?

Zakon spodbuja elektronsko vodenje evidenc delovnega časa, zaradi zahtevnosti in obsega potrebnih podatkov, še posebej pri večjem številu zaposlenih. Kljub temu elektronsko vodenje ni obvezno. Delodajalci imajo možnost ročnega vodenja na papirju, v Excelu, Wordu, ali z nakupom specializiranih programov. Za kršitelje delovnopravne zakonodaje pa je elektronsko vodenje obvezno za dve leti. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kaj je to elektronsko vodenje evidence?

Elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa pomeni uporabo programa z revizijsko sledjo. To ni izvedljivo v Excelu ali Wordu, saj zahteva specializiran program, ki omogoča sledenje vsem spremembam v evidenci. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Če se podjetje odloči za, denimo, Excel, na kaj mora paziti? Ali lahko vnaprej izpolni fiksne ure prihoda?

Novi zakon zahteva natančno vodenje delovnega časa, kar pomeni, da delodajalec sedaj zapisovati ure prihoda in odhoda do minute natančno. Če se odloči za Excelovo tabelo, mora vpisovati podatke vsak dan. Poverjanje izpolnjevanja evidenc delavcu lahko privede do napak, saj vključuje tudi dodatke in morebitne odsotnosti.

Delodajalec je prekrškovno odgovoren, če delavec ne vodi evidenc redno ali če to počne napačno. Če bi delavec izmislil podatke ali zabeležil več ur, kot jih je dejansko opravil, lahko delodajalec ukrepa s pisnim opozorilom, disciplinskim postopkom ali celo krivdno odpovedjo. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali se lahko evidenca vodi hibridno => ročno in elektronsko?

Lahko, a na koncu mora biti ob koncu meseca enotna evidenca, ki vključuje vse podatke. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali lahko podjetje v sistemu namesti, da se po osmih urah neha šteti delovni čas?

Ne, treba je točno evidentirati, kdaj je delavec odšel z dela. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali lahko podjetje nastavi urnike in odmore vnaprej, denimo, da se zaposlenim vsak dan beleži isti čas prihoda in odhoda, recimo od 8:00 do 16:00 in vmes malica med 11:00 in 11:30?

To definitivno ni mogoče. Evidence morajo biti veredostojne in kot take beležiti natančne ure odhoda in prihoda na delo in odmore. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali podjetje potrebuje pravilnik o delovnem času?

Delodajalci morejo že od leta 2006 voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Če podjetja že imajo specifične določbe glede delovnega časa, prav tako že danes običajno imajo pravilnik o delovnem času. Kljub novim spremembam zakona ni obvezno napisati novega pravilnika, vendar je priporočljivo, da vsak delodajalec vzpostavi jasna pravila o delovnem času. To omogoča zaščito delodajalca in zagotavlja, da zaposleni poznajo pravila podjetja. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Zakon sicer ne zahteva izrecno pisanja pravilnika, vendar je priporočljivo, da podjetja vzpostavijo ustrezna pravila glede evidenc delovnega časa. To preprečuje morebitne nesporazume in omogoča učinkovito upravljanje s časom ter preprečevanje nekontroliranega presežka ur. Povzeto po finance.si, 9.11.23

 Kakšna so pravila glede evidentiranja izrabe delovnega časa pri vodilnih delavcih?

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) določa posebne pogoje za poslovodne delavce, kot so direktorji, poslovodje, prokuristi. V 73. členu imajo možnost odstopa od nekaterih delovnopravnih pravil, kar vključuje delovni čas, plačilo za delo, in odpoved pogodbe. Poleg tega, po 157. členu ZDR-1 imajo pravico, da si sami razporejajo delovni čas, če je zagotovljena varnost in zdravje pri delu, ter če delovnega časa ni mogoče razporediti vnaprej.

V skladu z novim stališčem ministrstva za delo, če poslovodni delavec ali prokurist sklene pogodbo po 73. členu ZDR-1, v kateri si lahko sam razporeja delovni čas in ima določeno mesečno plačo z vključenimi dodatki, ni potrebno voditi enega dela evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanaša na navzočnost, kot so prihod, odhod, odmor, dodatki. Kljub temu pa je potrebno voditi drugi del evidence, ki se nanaša na odsotnost, kot so bolniška, praznik, dopust, ker so delavci v teh primerih upravičeni do nadomestila plače. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kaj pa za preostale delavce na individualni pogodbi?

Za vse druge delavce je po mojem mnenju treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa, tudi za vodilne po 74. členu ZDR-1 in tudi če si lahko delovni čas razporejajo sami. Pri njih je v ZDR-1 namreč le odstop glede razporejanja delovnega časa, ne pa tudi glede plačila za delo. Kako jim bo podjetje obračunalo plačo, če ne bo imelo podatka, kakšni dodatki takšnemu delavcu pripadajo? Ta odpustek, novo mnenje ministrstva, od nevodenja enega dela evidence, po mojem prepričanju velja izključno za poslovodje in prokuriste, ki so vpisani v poslovni register, in za nikogar drugega. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kako je z evidentiranjem dela na domu

Pri delu od doma je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa tako kot na sedežu delodajalca. Z vsemi enakimi rubrikami, na enak način, nobenih izjem. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kaj pa, če delavec malo dela, potem gre na kolo, si skuha kosilo, potem spet dela. Ali je treba vse beležiti?

Od 20. novembra bo treba beležiti tako: zjutraj je delal od 8. do 10. ure, od 11.30 do 12.00 je imel odmor, potem je spet delal od 12. do 16. ure. Torej, treba bo pisati od do. Ne sme se napisati zgolj osem ur na dan. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Kako pa se delovni čas beleži, kadar se delo začne v službi, konča pa doma? Je treba vse popisati?

Vse. Takšne situacije so najpogostejše, a žal pri delu od doma ni nobenih odpustkov, vse je treba enako beležiti. Povzeto po finance.si, 9.11.23

Največja težava pri delu od doma je delovni čas. Kje lahko nastanejo težave?

Delodajalci se morajo zavarovati s pravili, da jim ne bodo delavci delali ponoči, sicer jim bodo morali izplačati dodatek za nočno delo. Ali pa, da ne bodo delali ob nedeljah ali praznikih, saj jim bo treba izplačati dodatek za nedeljsko ali praznično delo.

V praksi so resne težave pri delodajalcih, ko delavec konec meseca odda evidence, v katerih so veliki presežki ur, pri čemer ni jasno, ali gre za navadne plus ure ali nadure.

Zato je dobro postaviti tudi pri delu na domu pravila, če so drugačna kot pri delu v pisarni, na sedežu podjetja. Torej, koliko ur se bo delavcu priznalo na dan (ali osem ali kaj več in v katerih primerih bo treba dodatne ure vnaprej odobriti), kdaj delavec lahko dela (denimo od 6. ure zjutraj do 6. ure zvečer, da ne bo delal ponoči) ... Povzeto po finance.si, 9.11.23

Ali je treba evidentirati tudi službeni pogovor z direktorjem, ko pokliče delavca zvečer in z njim govori pol ure?

Če govorita o službenih stvareh, potem ja.

9 korakov do zakonitih evidenc delovnega časa     

1. .korak: ANALIZA TEMELJEV DČ
2. .korak: ZASNOVA KONCEPTA DČ
3. .korak: ZASNOVA PRAVILNIKA O DČ
4. .korak: PRAVILA EVIDENTIRANJA DELOVNEGA ČASA
5. .korak: PRAVILA PLANIRANJA DELOVNEGA ČASA
6. .korak: ODGOVORNOST ORGANIZACIJE IN SPREMLJANJA DČ
7. .korak:  OBVLADOVANJE TVEGANJ DELOVNEGA ČASA
8. .korak:  ODGOVORNOST VODENJA IN ZAKLJUČEVANJA EDČ
9. .korak:  USPOSABLJANJE KLJUČNIH KADROV

9. korakov do zakonitih evidenc delovnega časa je storitvena znamka z zaščiteno avtorsko vsebino (©Andreja Samec Koderman)

Zaradi nenehnih sprememb zakonodaje se pogosto pojavljajo vprašanja, kako voditi evidence delovnega časa v skladu z zakonodajo. Pomembno je, da so delodajalci nenehno pozorni na spremembe zakonodaje, ustrezno prilagodijo poslovne procese ter interno med sodelavci skomunicirajo potrebo po prilaganju in spoštovanju pravil.

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa namreč ni le zakonska obveza, ampak tudi ključni dejavnik za dobro organizacijo dela ter učinkovito upravljanje s kadri. S pravilno vodenim evidencami lahko delodajalci spremljajo produktivnost zaposlenih ter se pravočasno odzovejo na morebitne nepravilnosti. Na ta način lahko zagotovijo zahtevan nivo kadrovske in pravne varnost v podjetju.

Zakonite evidence delovnega časa zahtevajo spoštovanje zakonodaje, ki opredeljuje način vodenja in arhiviranja evidenc delovnega časa ter spoštovanje zakonodaje, ki opredeljuje pravila delovnega časa.

Pravila evidentiranja prisotnosti

Novela Zakona o evidencah s področja dela in socialne varnosti prinaša določene spremembe pretežno z vidika vodenja evidence prisotnosti. Sam zakon je zavezujoč tako za delodajalce javnega in zasebnega sektorja. Prav tako so ga dolžni spoštovati tudi manjši delodajalci. Pravila evidentiranja delovnega časa so po novi zakonodaji bolj striktno opredeljena in za neupoštevanje teh pravil so predvidene višje globe, tudi v višini do 20.000€.  

Pravila organizacije delovnega časa

Pravila delovnega časa si delodajalec po navadi sprejme z internim aktom, vendar ta mora temeljiti na zanj zavezujoči zakonodaji.

Ključni pravni viri, ki urejajo pravila delovnega časa v Sloveniji so:

• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1),
• kolektivne pogodbe
• področna zakonodaja (npr. zdravstvo, sodstvo, policija…).

Grafika: Pravni viri, ki urejajo področje delovnega časa v Sloveniju

V spodnjem zapisu smo nanizali ključnih 9. korakov do zakonitih evidenc delovnega časa, ki jih mora podjetje prehoditi, če želi vzpostaviti zakonodajno nesporen sistem evidenc delovnega časa, ki prinaša koristi tako za delodajalce kot za zaposlene.

1. korak: Analiza temeljev delovnega časa

Analiza upravljanja z delovnim časom je prvi in osnovni korak pri vzpostavitvi pravno-kadrovskega okvirja področja zakonitih evidenc delovnega časa. Analiza v grobem vključuje: 

• preučitev zavezujoče zakonodaje, ki opredeljuje oziroma natančno tolmači delovni čas,
• identifikacijo nezakonitih praks, ki podjetjem preprečujejo vodenje evidenc skladno z zakonom,
• preučitev delovno pravne zakonodaje in ostali pravnih aktov, ki urejajo področje evidenc in njihove hrambe.
• Identifikacija ključnih izzivov pri vodenju evidenc delovnega časa pogosto razkrije, kje podjetje deluje neskladno z zakonodajo. Analizo je mogoče naročiti

2. korak: Zasnova koncepta delovnega časa

Koncept delovnega časa vključuje rešitve zaznanih izzivov na področju delovnega čas, katere identificiramo v okviru izveden analize ter interes delodajalca po nadaljnji ureditvi.

Ključen cilj zasnove dobrega koncepta delovnega časa je v tem, da delodajalcu pomagamo vzpostaviti pravila, ki bodo zapisana v okvirjih zavezujoče zakonodaje za delodajalca, hkrati pa bodo ta pravila podpirala delodajalca na poti doseganja poslovnih ciljev. Za pripravo koncepta je ključen širši vpogled v organizacijo in predvsem celoviti pristop reševanja izzivov zakonitosti delovnega časa.

Zasnova koncepta delovnega časa temelji na:

• ugotovitvah analize  - identifikacija izzivov in narave procesa dela
• zavezujoči zakonodaji za delodajalca, ki opredeljuje vidik delovnega časa
• zakonitih podlagah za ustrezno razporeditev delovnega časa
• željah in interesih delodajalca
• optimalnih in racionalnih ukrepih oblik delovnega časa glede na proces dela in možnosti uvedbe
• ugotovljenih prednostih in slabostih posameznih oblik delovnega časa tako z vidika delodajalca kot tudi delavca (SWOT analiza)

3. korak: Zasnova pravilnika o delovnem času

Ko opredelimo in zastavimo koncept delovnega časa in jasno določimo pravila za posamezne organizacijske enote in delovna mesta, je potrebno vse skupaj zapisati v pravilnik o delovnem času.

Pravilnik o delovnem času naj bo:

• celovit glede na kompleksnost organizacije in procesov
• napisan v razumljivem jeziku ciljne skupine
• vsebuje naj jasna in nedvoumna pravila
• jasno naj bo določene pravice in odgovornosti
• ustrezno naj bo komuniciran do zaposlenih
• zakonito sprejet

V podjetjih s kompleksno urejenim delovnim časom je priporočljiva tudi matrika delovnega časa. Le ta na pregleden, matrični način sporoča, katera pravila DČ veljajo za posamezno organizacijsko enoto, oziroma delovno mesto.

Pravilnik delovnem času mora temeljiti na zasnovi koncepta delovnega časa delodajalca in mora biti zapisan na način, da delodajalca ne ovira pri izvajanju delovnega procesa.

4. korak: Pravila evidentiranja delovnega časa

Evidentiranje delovnega časa  je zakonsko obvezno. Čeprav elektronsko evidentiranje ni predpisano za vse delodajalce, je pa to način, ki delodajalcu pomaga digitalizirati kadrovske procese. Informacijska podpora je namenjena tako planiranju delovnega časa, evidentiranju prisotnosti, analiziranju odmikov, odrejanju odsotnosti oziroma nadurnega dela idr. Vsekakor pripomore k zmanjšanju same administracije.

Pravila evidentiranja delovnega časa so spisana na način evidentiranja, kot ga delodajalec izvaja. V teh pravilih opredelimo jasne smernice, obveznosti in način evidentiranja prihodov in odhodov ter drugih oblik odsotnosti z dela, pravila evidentiranja odmorov, pravila pravočasnega evidentiranja, pravila sporočanja odsotnosti, protokoli vnosa sprememb podatkov v samo evidenco delovnega časa, idr.

Zakaj informacijska podpora evidentiranja delovnega časa

• večja verodostojnost podatkov (revizijske sledi, ki prikazujejo vse posege oz. popravke v evidence delovnega časa)
• lažja dokazljivost avtentičnosti
• večja pravna varnost v postopkih na sodiščih
• poenostavljen način vodenja evidenc
• manj administracije in s tem prihranek na času
• poenostavljeno zaključevanje evidenc delovnega časa
• možnost različnih analitik podatkov

Pred uvedbo informacijske podpore je potrebno imeti urejena pravila delovnega časa!

5. korak: Pravila planiranja delovnega časa

Planiranje delovnega časa je proces, ki se uporablja za načrtovanje in organiziranje delovnega časa zaposlenih. Namen planiranja delovnega časa je zagotoviti, da je delovni čas optimalno izkoriščen, da so zagotovljene potrebne zmogljivosti in, da so upoštevane potrebe zaposlenih ter zakonski predpisi. Planiranje delovnega časa vključuje določanje števila zaposlenih, ki so potrebni v določenem času, določanje delovnih ur, ki jih je treba opraviti, določanje izmen, razporejanje zaposlenih v izmene, odločanje o nadurah in nadomestilih za delo ob posebnih časih ter druge vidike organiziranja dela. Planiranje delovnega časa se optimalno izvaja s pomočjo specializiranih računalniških programov za upravljanje delovnega časa.

Pomembno je, da pri planiranju delovnega časa odgovornim osebam za planiranje jasno opredelimo odgovornosti učinkovitega in zakonitega planiranja!

Pogoste napake pri planiranju delovnega čas:

• napačno upoštevana razporeditev DČ
• neupoštevanje omejitev DČ (dnevna, tedenska, mesečna, letna)
• neupoštevanje odmorov
• neupoštevanje pravil dnevnih in tedenskih počitkov
• neupoštevanje vidika varnosti in zdravja pri delu

Informacijska podpora pri planiranju delovne sile ima številne prednosti.

• enostavnost planiranja; manj časa za planiranje
• manj napak z vidika upoštevanja zakonskih okvirjev
• sprotna opozorila na nezakonite razporede
• večja transparentnost planov
• hitrejše korekcije planov v primeru sprememb
• manjše tveganje nezakonitih planov
• nižja stopnja odgovornosti planerjev na račun aplikacije

6. korak: Opredelitev odgovornosti organizacije in spremljanje delovnega časa

Temeljna odgovornost vodij je organizacija dela na način, da je delo organizirano optimalno, znotraj okvirjev delovnopravne zakonodaje in pravično porazdeljeno med sodelavce! Vendar tukaj tudi ne smemo pozabiti odgovornosti vodij z vidika spremljanja ur delavcev.

Opustitev tega spremljanja ur pogosto vodi v nepotrebne samoiniciativne presežke ur, ki so za delodajalca lahko z zakonskega vidika sporni. Z vidika delovnega časa pa mora vodja spremljati vsa področja, ki pomembno vplivajo na zakonitost evidenc delovnega časa. 

7. korak: Obvladovanje tveganj delovnega časa

Vsa tveganja, ki jih vodje zaznavajo na področju delovnega časa pri svojih sodelavcih so namreč izziv vodjem, da jih sprotno rešujejo. Pogosto zaznana tveganja so:

• predčasni prihodi delavcev na delo
• ostajanje po delovnem času, ko to ni potrebno
• namerno kopičenje viškov ur
• velike kvote presežkov ali mankov ur pri delavcu
• prekomerno izvajanje nadurnega delarazlike v planih in realizaciji ur
• neupoštevanje pravil pravilnika o delovnem času, kot je zamujanje na delo, predčasni
• odhodi z dela, ne-evidentiranje prihodov/odhodov, odmorov, drugo

Pristop obvladovanja tveganj se na področju delovnega časa opredeli po izvedeni identifikaciji tveganj, ki izhajajo iz organizacije dela posameznega vodja.

8. korak: Odgovornost vodenje in zaključevanja evidenc

Delodajalec pa je v vsakem primeru dolžan zagotoviti pravilno vodenje, hranjenje in posodabljanje evidenc delovnega časa ter delavca pisno obvestiti o izrabi delovnega časa.

Priporočljivo je, da delodajalec določi odgovorno osebo za vodenje evidenc delovnega časa in ji zagotovi ustrezno usposabljanje. Ta oseba mora osvojiti znanje delovnopravne zakonodaje in obvladati tehnologijo, ki omogoča elektronsko vodenje evidenc delovnega časa.

Odgovorna oseba za vodenje evidenc delovnega časa je odgovorna za to, da so evidence celovite, podatki v evidenci pa verodostojni. Prav tako je ključno, da so evidence zaključene na tedenski, mesečni in koledarski ravni ter na ravni referenčnega obdobja neenakomerne ali začasne razporeditve.

Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

9. korak: Programi usposabljanje ključnih kadrov

Če želimo vzpostaviti zakonite evidence delovnega časa, potem je ključnega pomena, da vsi akterji, ki imajo s svojih delom vpliv na končni rezultat na evidenco prisotnosti, dosledno poznajo in upoštevajo zakonodajno ureditev delovnega časa. Zato je usposabljanje z vidika delovnega časa nujno, saj na tak način vplivamo na zakonitost planiranja delovnega časa, na organizacijo dela in na pravočasno ukrepanje v primeru prevelikih presežkov ali mankov ur.

Programi usposabljanja ključnih kadrov se prilagodijo naročniku glede na zaznane potrebe.  

Team Consulting sestavlja ekipa strokovnjakinj z delovnopravnega področja. Naša prioriteta je zagotavljanje visoko kakovostnega strokovnega znanja za naročnike. Smo specializirane za kadrovske postopke in delovnopravno zakonodajo.  Za več informacij obiščite spletno stran Team Consulting