S prikazom prisotnosti zaposlenih na delovnem mestu do optimalne produktivnosti

Kot prvo lahko zaposleni preko Špicine rešitve enostavno registrirajo svojo prisotnost ali odsotnost (preko mobilne ali spletne aplikacije, terminala ipd.), pri čemer se podatki samodejno združujejo v enem sistemu. To omogoča sprotno spremljanje, analizo in izboljševanje vzorcev prisotnosti.

Prikaz prisotnosti zaposlenih omogoča vpogled v to kdo:

• je prisoten v podjetju (skladišču, trgovini,…) in na kateri lokaciji,
• je na službeni poti,
• je odsoten zaradi bolezni, dopusta ali drugih razlogov.
• kdo dela od doma ter
• kdo je trenutno v izmeni in kdo na odmoru.

Čas in produktivnost sta tesno povezana. Ko razumete, kako in kje vaši zaposleni porabljajo svoj delovni čas, lažje prepoznate morebitne pomanjkljivosti.

To je ključno za prepoznavanje trendov in potencialnih težav v določenih delih podjetja. S hitrim dostopom do teh podatkov lahko nemudoma uvedete ukrepe za povečanje produktivnosti in izboljšate delovne rezultate.

Točnost podatkov je ključna

Brez ustreznega sistema za spremljanje evidence prisotnosti se podjetja pogosto zanašajo na subjektivne informacije vodij. Vendar so vodje zasedeni in imajo pomembnejša opravila kot je natančno beleženje, zato je malo verjetno, da lahko zagotovijo popoln in pravočasen vpogled v prisotnost zaposlenih.

Ročne metode beleženja prisotnosti in evidence delovnega časa so tudi redko ustrezne. Nagnjene so namreč k napakam, manipulacijam in izgubi podatkov, kar vodi v netočne in nepopolne evidence.

Digitalni sistem za evidenco delovnega časa, ki prikazuje tudi prisotnosti, pa je vedno dostopen preko interneta, samodejno zbira podatke in jih tudi prikazuje v realnem času. Do podatkov lahko dostopate kjerkoli in kadarkoli (če so dodeljene ustrezne pravice), kar omogoča proaktiven pristop k upravljanju produktivnosti zaposlenih.

Podatki so takoj na voljo, predvsem pa so točni.

Primer prikaza prisotnosti v Špicini rešitvi:

8 načinov, kako vam lahko pomaga prikaz prisotnosti zaposlenih

Poglejmo si sedaj nekaj ključnih načinov, kako vam digitalna evidenca delovnega časa in prikaz prisotnosti omogočata optimizacijo procesov in povečanje produktivnosti.

1. Identifikacija vzorcev prisotnosti

Začnimo s ključnim. Na podlagi podatkov o prisotnosti lahko analizirate vzorce in prepoznate trende, kot so:

• Ali se pogosto pojavljajo zamude pri prihodu na delo?
• Ali je opazno povečanje bolniških odsotnosti ob določenih obdobjih?
• Ali zaposleni pogosto delajo nadure?
• Ali si zaposleni vzamejo preveč odmorov ali pa celo premalo?

Takšne ugotovitve vam pomagajo odkriti težave in jih pravočasno nasloviti.

2. Pregled nad trenutnim stanjem

V katerem koli trenutku lahko odprete rešitev za evidenco delovnega časa in imate pri roki pomembne podatke, ki nakazujejo ali v podjetju vse poteka kot načrtovano. 

Primeri takšnih podatkov so:

• Kdo trenutno dela in kje (v pisarni, od doma,…)?
• Koliko ljudi je odsotnih, koliko na dopustih in ali so kakšna odstopanja?
• Ali so predvideni zaposleni na predvidenih lokacijah?
• Kdo zamuja na delovno mesto? 
• Ipd.

Na podlagi pregleda vzorcev in trenutnega stanja je možno nato nadalje izvajati ukrepe za optimizacijo procesov ter povečanje produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih.

To so:

3. Optimizacija urnikov in razporejanja virov

Učinkovito razporejanje delovnega časa je ključno za ohranjanje produktivnosti in preprečevanje preobremenjenosti zaposlenih. Prikaz prisotnosti zaposlenih omogoča vpogled v razporede dela in pomaga optimizirati kadrovske vire.

4. Preprečevanje ozkih grl

Ozka grla v delovnih procesih upočasnjujejo delovne tokove in povzročajo neučinkovitosti. S pomočjo podatkov evidence prisotnosti, količine dela in drugih podatkov lahko prepoznate kritična mesta in jih ustrezno optimizirate.

5. Zagotavljanje ravnovesja med delom in prostim časom

Izčrpani in preobremenjeni zaposleni niso produktivni. S pomočjo evidence prisotnosti lahko spremljate, ali zaposleni redno koristijo odmore in ali pa so preobremenjeni z nadurami ter temu ustrezno ukrepate.

6. Prilagajanje rokov

Nepravilno določeni roki lahko negativno vplivajo na produktivnost. Uporabite podatke evidence prisotnosti in prisotnosti v realnem času za optimizacijo rokov in zagotavljanje ravnovesja med učinkovitostjo in kakovostjo dela.

7. Podpora fleksibilnemu delu

Fleksibilni delovni čas in delo na daljavo lahko pomembno prispevata k višji produktivnosti. Prikaz prisotnosti zaposlenih omogoča enostavno spremljanje prisotnosti tudi pri zaposlenih, ki delajo izven pisarne.

8. Zmanjševanje težav pri obračunu plač

Pravilno evidentiranje delovnega časa zmanjšuje napake pri obračunu plač in preprečuje morebitne spore, ki lahko negativno vplivajo na motivacijo zaposlenih. Plače pa so hitreje obračunane, predvsem pa je verjetnost napak bistveno manjša, kot pri ročnem beleženju prisotnosti.

Prikaz prisotnosti zaposlenih ni le orodje za sledenje prisotnosti, temveč ključno sredstvo za povečanje produktivnosti in izboljšanje organizacije dela. Z uporabo teh pomembnih podatkov lahko optimizirate upravljanje časa, izboljšate zadovoljstvo zaposlenih ter posledično povečate uspešnost vašega podjetja.