Prihodnost dela

V naslednjih dveh letih življenja in dela v času COVID-19, so se v marsikaterem podjetju skokovito razširile za njih nove oblike dela. S tem ciljamo predvsem na tako imenovano delo na daljavo in hibridno delo, ki vsekakor nista novi obliki dela, saj jih poznamo že iz 80. let, a vse do sedaj nista doživeli razcveta, kakršnega so napovedovali. Veliko zaposlenih, je do sedaj imelo priložnost izkusiti nekatere prednosti in izzive dela na daljavo, a večina bi rada delala hibridno, saj to obliko prepoznajo kot preplet najboljšega iz obeh svetov – dela na daljavo in dela v pisarni.  

Vprašanje ostaja, kako naj podjetja delo organizirajo v prihodnje?

Delo na daljavo

Ker se prednosti oz. izzivi vsake spremembe običajno pokažejo šele čez nekaj časa, nas je zanimalo, kakšne izkušnje imajo zaposleni po letu dni dela na daljavo. V ta namen smo med zaposlenimi v podjetju Špica izvedli anketo.

Ugotovili smo, da zaposleni svojo učinkovitost in produktivnost ocenjujejo višje pri delu na daljavo kot v pisarni. Glavni razlog je pogosto ta, da imajo doma več miru in se lažje osredotočijo na delo. Kot pomembna faktorja za uspešnost dela na daljavo sta se pokazala visoka stopnja avtonomije zaposlenih in nizek nadzor pri delu. Oboje lahko dosežemo le, kadar kultura podjetja in vodstveni kader to spodbujata in zaupata v odgovorno delo vsakega posameznika.

Glavni izziv dela na daljavo ostaja komunikacija med zaposlenimi

Komunikacijo večina ocenjuje kot časovno potratno. Podjetje se je v enem letu veliko naučilo in uvedlo nove komunikacijske rešitve, zato pozitiven trend ne preseneča. V letu dni se je izboljšalo tudi sodelovanje med zaposlenimi, med tem ko skupinski duh tima s časom upada. V literaturi pogosto kot največjo slabost dela na daljavo zasledimo, da se zaposleni od dela težko odklopijo – tako je ocenila tudi polovica anketiranih. Po letu dni pa se kaže napredek pri uravnavanju zasebnega in poslovnega življenja. Visoka stopnja zadovoljstva zaposlenih z delom na daljavo (še posebno mladih), ki je po letu dni še višja, priča o tem, da vrnitev v stare tirnice najverjetneje ne bo ena izmed najboljših možnosti.

Kako bomo torej delali v prihodnje?

Poslovni rezultati zadnjega leta kažejo, da je delo na daljavo zagotovo ena izmed možnosti. Večina strokovnih priporočil pravi, da odločitev o tem vsekakor ne more biti enostranska, temveč kompromis med zaposlenimi in vodstvom. Če vprašamo zaposlene, kaj bi najbolj ustrezalo njim, lahko hitro ugotovimo, da je njihova želja hibridno delo.

Hibridno delo

Kar 9 od 10 podjetij bo v prihodnje kombiniralo delo v pisarni z delom na daljavo. Zakaj se hibridno delo tako pogosto navaja kot najbolj priljubljena oblika dela prihodnosti? Najverjetneje zato, ker je imela večina zaposlenih (v EU več kot polovica) možnost delati v pisarnah, prav tako pa tudi na daljavo. Vsaka od obeh skrajnosti ima seveda svoje prednosti in slabosti – zakaj ne bi vzeli najboljšega iz obeh svetov – torej fleksibilnosti, ki jo omogoča delo na daljavo, in inspiracij, ki nastajajo ob stikih s sodelavci v pisarnah.

A večina podjetij svoje hibridne strategije nima dodelane v podrobnosti. Tista podjetja, ki so med pandemijo zaznala največjo rast produktivnosti, se na hibridno delo pripravljajo z izobraževanjem svojih managerjev o vodenju na daljavo, s preoblikovanjem delovnih procesov in ponovnim premislekom, kako pomagati svojim zaposlenim, da bodo zacveteli v svojih vlogah.  

Kako zaposlenim sporočiti novico, da se delo na daljavo zaključuje in se pričakuje njihova vrnitev v pisarne, je pogost izziv za podjetja.

Pred vrnitvijo v pisarne mora vodstvo upoštevati potrebe in želje zaposlenih, ki si zagotovo želijo obdržati fleksibilnost, ki jo je omogočalo delo na daljavo. Vsi deležniki morajo skupaj poiskati optimalno rešitev za vse, saj so primeri upora zaposlenih, ko je vodstvo takšne odločitve sprejemalo samo brez dialoga z njimi, precej pogosti. A strah, da zaposleni ne bi želeli priti nazaj v pisarne, je odveč. Rezultati naše ankete so pokazali, da si vsaj v podjetju Špica večina želi hibridnega dela.

Spremembe pisarn

Pogosto se kot prednost dela na daljavo za podjetje navajajo nižji stroški zaradi zmanjšanja potreb po pisarniških prostorih. Pri hibridnem delu pa je potrebno poskrbeti za to, da lahko ob prihodu v pisarno zaposleni izkoristijo vse prednosti, ki jih fizično druženje prinaša. V ta namen je potrebno organizirati prostore tako, da omogočajo veliko priložnosti za pogovor o projektih, deljenje idej, mentorstvo in druženje, ter tako povežejo sodelavce v dober tim.

Hibridno delo omogoča tudi več eksperimentiranja glede same organizacije prostora. Pogosto se uveljavlja deljenje miz oz. »hot desking/desk sharing«, kar pomeni, da vsak zaposleni v pisarni nima lastnega delovnega prostora, temveč si ga deli z ostalim sodelavci, ki v tistem času delajo na daljavo. Za uspešnost tega načina organizacije prostora, je potrebno uvesti tudi način beleženja zasedenosti pisarne, ki pa ga je v času COVID-19 omejitev večina podjetij že uspešno vpeljala.

Priporočljivo je, da si vsak tim zase določi skupni dan oz. dneve v pisarni. Zaposlene v podjetju Špica smo vprašali, kateri dan bi to bil po njihovih željah, in ugotovili smo, da bi radi imeli samostojno možnost izbire vsak dan v tednu, zato je smiselno, da se o tem uskladijo le s svojimi najtesnejšimi sodelavci.

Skrajšan delovni teden

Tako kot sta bila delo na daljavo in hibridno delo za večino podjetij dve obliki dela, o katerih prej niso niti razmišljali, a sedaj ugotavljajo, da sta relevantni možnosti za organizacijo dela v prihodnje, tako pridobiva na priljubljenosti tudi ideja o krajšem delovnem času.

Po nekaterih raziskavah več kot dve tretjini Američanov delata več kot 50 ur na teden. Na drugi strani pa ugotavljajo, da je povprečni zaposleni produktiven le 3 izmed 8 ur delavnika. K slabi produktivnosti veliko prispevajo predvsem pogoste motnje, ki naj bi se v povprečju v pisarnah pojavljale kar vsake 3 minute, delavec pa naj bi za polno osredotočenost nazaj na nalogo potreboval 23 minut. Prav tako naj bi v povprečju delavci 2 uri in pol v službenem času namenili brskanju po spletu, družbenim omrežjem, klepetu, spletnemu nakupovanju itd.

Ko govorimo o skrajšanjem delovnem tednu, sta pogosti predvsem dve različici, 6-urni delavnik 5 dni v tednu ali pa 4-dnevni 8-urni delavnik, pri čemer se plačilo zaposlenih v obeh primerih ne zniža. Oba modela vodita do bolj motiviranih in zdravih zaposlenih, ki so bolj aktivni in produktivni pri opravljanju svojega dela.  

Predvsem Švedska je znana po uvedbi skrajšanega 6-urnega delovnika, po katerem so poročali o večji produktivnosti zaposlenih. Seveda je treba omeniti, da ta koncept deluje le, če so zaposleni osredotočeni na delo celotnih 6 ur – to se lahko doseže le z zmanjšanjem motenj – nekatera podjetja so prepovedala uporabo družbenih omrežij v službenem času, čas in pogostost sestankov so zmanjšali na minimum, skrajšal se je tudi prej podaljšan čas za kosila in številne odmore za kavo. Zmanjšanje delovnih ur je vodilo v zmanjšan stres in manjšo utrujenost, redkejšo bolniško odsotnost ter izboljšanje družinskega življenja zaposlenih. Bolj zadovoljni zaposleni pa so tudi bolj produktivni.  

Druga možnost je uvedba 4 dnevnega 8-urnega delovnika. Tudi tukaj zaposleni poročajo o večjem zadovoljstvu in motivaciji za delo. Nekatera podjetja poročajo o enakih rezultatih, kljub skrajšanem delovnem tednu, druga pa celo o izboljšavah, saj se zaposleni veselijo podaljšanega vikenda.

Na tem mestu je treba poudariti, da model skrajšanega delovnega časa ni mogoče takoj aplicirati v vseh sektorjih in delovnih mestih. Podjetja, ki so že uspešno skrajšala svoje delovne ure, pa ostalim svetujejo, da pristopijo k spremembam zelo fleksibilno in naj skupaj s svojmi zaposlenimi ugotovijo, kaj najbolj ustreza njim in naravi njihovega dela preden dokončno vpeljejo spremenjeno obliko dela (npr. vsi zaposleni prosti isti dan/vsak zaposleni izbira svoj prosti dan sam, 4-dnevni delavnik ali raje 6-urni ipd.).

Povratek v stare tirnice je malo verjeten

Delo v pokoronskih časih se najverjetneje nikoli ne bo vrnilo v povsem stare tirnice. Večina vidi prihodnost v hibridnem modelu, a konkretne strategije, kako ga vpeljati, podjetja pogosto še nimajo povsem jasno začrtane. Naša glavna usmeritev je, da naj vodstvo v dialogu s svojimi zaposlenimi poišče pot, ki bo optimalna za vse.  

Le zakaj pa ne bi bili pri tem tudi drzni in si upali eksperimentirati tudi z drugačnimi oblikami dela, npr. skrajšani delovni teden, ki lahko prinesejo številne prednosti zaposlenim, hkrati pa izboljšajo poslovne rezultate podjetja?