Blog

Povečano število obiskov inšpektorja na račun kršitev pri evidenci delovnega časa

18/02/2019
Povečano število obiskov inšpektorja na račun kršitev pri evidenci delovnega časa

Delovni inšpektorji imajo polne roke dela. Ob zaostrenih ekonomskih razmerah prihaja do več kršitev delovne zakonodaje in posledično več prijav kršitev na Delovnemu inšpektoratu. Na podlagi prijav opravijo delovni inšpektorji nenapovedani inšpekcijski pregled v prostorih delodajalca in razgovor s poslovodstvom ter kadrovsko službo. Velikokrat je predmet prijave povezan s kršitvami pravic delavcev, pri čemer so to pogosto neizplačila osebnih dohodkov zaposlenim ter kršitve v povezavi z delovnim časom. Pri slednjih prijavah so inšpektorji ob opravljanju nadzora in pregledu dokumentacije še posebej pozorni na evidenco o delovnem času. V izogib težavam si odgovorite na 7 temeljnih vprašanj:

  1. Ali vodite evidenco o delovnem času?
  2. V skladu z Zakonom o delovnih razmerjih in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa zaposlenih. Panožne kolektivne pogodbe lahko natančneje opredeljujejo zahteve po evidencah o delovnem času. Evidenca mora vsebovati tudi število opravljenih ur in jo morate hraniti kot listino trajne vrednosti ter jo na zahtevo pristojnega organa predložiti.

  3. Kako natančna je vaša evidenca?
  4. V kolikor ne vodite evidence prihodov in odhodov, je to razlog za bolj poglobljen pregled vaših delovnih procesov. Veliko delodajalcev namreč (tudi nevede) krši zakonska določila, npr. da v delovni čas ne šteje priprave na delo ali ne vodi ustrezno zakonsko določenih odmorov in počitkov med delovnim časom. V kolikor imate elektronsko urejeno evidentiranje prihodov, odmorov in odhodov, so sumi zlorabe evidence bistveno manj utemeljeni.

  5. Imate pravilnik o delovnem času?
  6. Pravilnik o delovnem času sicer ni obvezen, je pa priporočljiv. S sprejetjem pravilnika (internega akta) o delovnem času boste ustrezno uredili področje delovnega časa, načina njegovega evidentiranja ter obračuna. S tem preprečite morebitne nesporazume o delovnem času ter inšpektorju ob pregledu predložite dokumentacijo navodil, po kateri se ravnajo zaposleni.

  7. Se poslužujete neenakomerne razporeditve delovnega časa?
  8. Zaradi narave ali organizacije dela ali potreb uporabnikov je delovni čas lahko neenakomerno razporejen. To je aktualno predvsem v sezonsko odvisnih dejavnostih ter dejavnostih, ki zahtevajo zaposlene 24/7. Neenakomerna razporeditev delovnega časa je zakonsko omejena po obsegu v referenčnem obdobju (dnevnem, tedenskem,…), lahko traja omejen čas in ima opredeljen počitek. Panožne kolektivne pogodbe in interni akti lahko še dodatno opredeljujejo pogoje neenakomerne razporeditve, ki jih morate pri razporejanju upoštevati. Ročno spremljanje in zagotavljanje spoštovanja vseh omejitev zna biti precej potratno, delo si lahko olajšate z elektronskim razporejanjem delovnega časa zaposlenih.

  9. Kako je z odmori med delovnim časom?
  10. Zaposleni imajo pravico do sorazmernega dela odmora glede na polni delovni čas. Ob inšpekcijskem nadzoru od vas lahko zahtevajo, da dokažete, da je zaposlenim zagotovljena pravica do odmora. To najenostavneje zagotovite, če imate v pravilniku o delovnem času opredeljen odmor in v sistemu vodenja evidence delovnega časa odmor beležite.

  11. Kako je odrejeno, evidentirano in obračunano nadurno delo?
  12. Nadurno delo mora biti odrejeno vnaprej in praviloma pisno, izjemoma pa ustno z ustrezno vročitvijo pisne odreditve v istem delovnem tednu. Ker so pri opravljanju nadurnega dela prisotne dnevne, tedenske, mesečne in letne omejitve, bodite pozorni na ustrezno evidentiranje in obračun nadurnega dela.

  13. Ali izplačujete nadure?
  14. Nadurno delo je lahko plačano ali pa v dogovoru z zaposlenim opredeljeno kot višek ur, ki ga zaposleni koristi kot proste ure. Pomembno je, da pri obračunu plač in delovnega časa ustrezno opredelite ure za izplačilo in ure za koriščenje.