Potni nalogi - odgovori na pogosta vprašanja

Odgovore na vaša vprašanja, ki ste nam jih zastavili na nedavnem webinarju na temo potnih nalogov, sva z Rokom, aplikativnim strokovnjakom, združila v kratkem blog zapisu. 

Ali se z vnosom potnega naloga hkrati vnesejo tudi dogodki v T&S?

Da.

Kaj pa obračun za tujino? Ali se prikažejo dnevnice po državah?

Da, dnevnice se prikažejo za izbrano državo. Parametri, ki določajo višino dnevnice so določeni vnaprej in se vežejo na posamezno državo.

Kako zaposleni lahko uveljavlja različne materialne stroške? Načeloma nima potnega naloga.

Za uveljavljanje materialnih stroškov je potrebno nujno odpreti potni nalog. Stroške zaposleni preko modula Potni nalogi priloži vlogi za službeno pot in odda v potrditev nadrejenemu.

Ali se akontacija avtomatsko poračuna z obračunom ali mora to zaposleni ročno odšteti pri izplačilu?

Akontacija se izplača izven modula Potni nalogi. Avtomatsko se vrednost akontacije zniža pri znesku za izplačilo stroškov.

Se pri preračunih upošteva tečaj BS na dan nastanka stroška?

Da, pri preračunih se upošteva tečaj BS na dan nastanka stroška. Pri zapisu stroška je potrebno zabeležiti tudi datum nastanka stroška. Upošteva se osrednji tečaj BS, če valuta ni na tečajni listi BS, se upošteva tečaj Evropske centralne banke (ECB).

Ali je možna povezava s SAP programi? Ali je možen uvoz v računovodski sistem Pantheon?

Povezava je mogoča. Integracijo je potrebno prilagoditi vsaki stranki posebej.

Ali imate možnost delitve stroškov po znesku na več stroškovnih mest?

Tovrstna delitev ni možna.

Ali se potni nalogi v katerikoli fazi fizično podpisujejo ali sloni proces popolnoma na elektronski verziji?

Proces v celoti sloni na elektronski verziji.

Ali podjetja, v primeru, da se prilagajo računi v »scan« obliki, zahtevajo še originale?

Da, podjetja zahtevajo tudi originalna potrdila oz. račune.

Ali je možno tako določiti proces, da na primer višino dnevnice (zniževanje zaradi plačanih obrokov) določijo v financah in ne preostali uporabniki?

Uporabnik lahko samo izbere znižanje ali zvišanje dnevnice. Naknadno lahko omenjeno spremembo popravi oseba, ki pregleduje obračune

Ali je v aplikaciji vidno, če je vozilo rezervirano in odvzeto iz voznega parka?

Da, v modulu Potni nalogi sta zgoraj omenjeni situaciji vidni.

Kako je s plačilom licence? Je na uporabnika ali kako drugače?

Uporaba programske opreme se zaračuna kot licenca, ki se plača na uporabnika.

Sodelavec je na službeni poti v tujini, kjer obišče različne države. Ali modul Potni nalogi podpira obračun dnevnic po različnih postavkah za eno službeno pot?

Znotraj enega potnega naloga je možno dodati več različnih poti. Ni pa možno znotraj ene poti določiti več različnih držav.

Kako obravnavate izplačilo potnih nalogov preko plač?

Potne naloge je mogoče avtomatsko obračunati preko modul za obračun plač PIF.

Ali lahko vpisujemo PN na ure in naredimo v enem dnevu dve poti?

Da, to je možno. Doda se dve različni poti, se pa ure za priznavanje dnevnice ne seštevajo. V kolikor želite, da se seštevajo, potem je potrebno vpisati samo eno pot.

Ali lahko v sistem potrjevalcev dodamo še dodatne potrjevalce?

Da.

Ali ima program evidenco izplačanih akontacij?

Akontacije se ne izplačuje preko modula Potni nalogi. Seznam vseh zabeleženih akontacij na potnih nalogih je mogoče izvoziti v formatu MS Excell.

Ali je program prilagojen tudi za izplačevanje potnih stroškov v podružnicah v tujini?

Preko modula PIF se pripravijo ustrezni podatki za obračun potnih stroškov.

Kaj pa če je zaposleni dobil več akontacije kot je vrednost potnega naloga?

Omenjena situacije se rešuje računovodsko znotraj podjetja.

Ali morajo imeti zaposleni v financah posebne licence/dostope, da lahko dostopajo do finančnih uvozov?

Zaposleni v financah ne potrebujejo posebnih licenc za dostop do finančnih uvozov.

Ali je možen finančni izvoz v PIF program oz. v plače ter oddaja REK obrazca hkrati s plačami?

Da, to je mogoče.

Kako vidimo, ali je določeno službeno vozilo še na voljo, ali je že zasedeno?

Podatek o zasedenost vozil se v realnem času beleži v modulu Potni nalogi.

Ali lahko uporabnik izbira jezikovno varianto programa? Imamo namreč zaposlenih nekaj tujcev...

Da, zaposleni lahko izbira željeno jezikovno različico. Na voljo so slovenska, angleška, hrvaška, srbska in nemška jezikovna različica.

Imamo zaposlene v različnih državah (Hrvaška, Poljska, Nemčija) - želeli bi, da uporabljajo isti program (seveda so višine dnevnic različne).

V modulu je možno nastaviti več podjetij, ki imajo v ozadju določena svoja pravila. Tako je možno za uporabnike, ki se nahajajo v drugih državah nastaviti drugačna pravila. V kolikor pa se zakonodaja v drugih državah zelo razlikuje, pa je modul prilagoditi glede na dane razmere.

Koliko zaposlenih lahko uporablja program in ali so lahko locirani v večih državah?

Število uporabnikov je neomejeno oziroma je odvisno od kupljenih licenc. Lahko se nahajajo v različnih državah.

Pozdravljeni, torej potnega naloga ni potrebno več tiskati, temveč je potrjen preko aplikacije na telefonu?

Da, potni nalog je mogoče potrditi preko pametnega telefona. Priporočamo, da se potni nalogi še vedno tiskajo.

Ali lahko podjetje "zakupi" samo modul potni nalogi, ali moramo imeti celotno registriranje urejeno preko špice?

Za uporabo modula Potni nalogi je potrebno kupiti licence za sistem Time&Space in za licenco za modul za potrjevanje odsotnosti - Approval Workflow.

V primeru, da imaš več poti po Sloveniji v istem dnevu, je to možno ločiti npr. tudi po delovnih nalogah.

Da, na en potni nalog je mogoče dodati več službenih poti (s pomočjo mesečnega potnega naloga).

Kako je v primeru da potrjevalec službene poti ni isti kot je potrjevalec odsotnosti (dopust, koriščenje)?

Odsotnost in službeno pot lahko odobrita / potrdita dve različni osebi.

Je potrebno pri privatnem vozilu izbrati tudi registrsko številko...kaj, če je ne veš?

Ni potrebno.

Pozdravljeni, zanima nas, kakšna je praksa tiskanja potnih nalogov, ki se elektronsko izpolnjujejo in potrjujejo? Ali zadošča elektronska oblika potnega naloga na mobilni napravi na službeni poti?

Vprašanje smo naslovili na pravnega svetovalca. Odgovor pošljemo v kratkem.

Prav tako pa nam lahko posredujete tudi svoja vprašanja.