Evidentirajte prihode, odhode, odmore, odsotnosti in pripravite podatke za plače.
Rešitev za enostransko omogočanje in omejevanje dostopa.
Najdite vse rešitve za celovito upravljanje in digitalizacijo oskrbovalne verige.
Oglejte si široko ponudbo tiskalnikov, čitalcev, RFID kartic in potrošnega materiala priznanih svetovnih proizvajalcev.
Potni nalogi v praksi pogosto pomenijo vsaj dvojno delo – za zaposlenega, vodjo, računovodjo in morebiti še kadrovsko službo, saj redko »vse štima iz prve«. Pa bi lahko. Še več, v nadaljevanju predstavljamo, kako z avtomatizacijo potnih nalogov odpraviti administrativne napake in optimizirati čas. Blog zapis in raziskava sta nastala na nedavnem strokovnem posvetu na temo potnih nalogov, ki smo ga izvedli v družbi 80 strokovnjakov, pretežno kadrovske in računovodske stroke.
V sodobnem poslovnem okolju je delovna učinkovitost ključ do uspeha, kljub temu pa mnoga podjetja še vedno izgubljajo dragocene ure znotraj administrativnih procesov. Eden največjih povzročiteljev nepotrebnega dela sta ločena svetova potnih nalogov in evidenc delovnega časa. Ko ta dva sistema ne govorita istega jezika, so posledice:
Da kar nekaj podjetij potne naloge še vedno upravlja analogno je potrdila tudi spletna anketa, ki smo je med udeleženci izvedli na strokovnem posvetu.
Glavni izzivi, s katerimi se podjetja vsakodnevno soočajo, ko imajo opravka s potnimi nalogi, so:
Največji preglavici v praksi pa pogosto predstavljata ravno manjkajoči podatki in neurejeni spremljevalni dokumenti, kot so najrazličnejši spremni računi in potrdila o plačilu cestnin. Posledica je, da podjetja upravljanju potnih nalogov posvetijo bistveno več časa, kot je potrebno in z vidika učinkovitosti dopustno.
Špicina modularna rešitev za področje potnih nalogov prinaša »odrešitev«, saj deluje kot del sistema za evidentiranje delovnega časa. Namesto dveh ločenih procesov sedaj govorimo o enem, povsem usklajenem ekosistemu. V praksi to pomeni naslednje: ko zaposleni enkrat vnese podatke, sistem samodejno poskrbi za vse ostalo – od prve najave poti do končnega obračuna plač, brez enega samega podvojenega vnosa. Tehnologija tako v celoti prevzame administracijo, podjetju pa omogoči dvig učinkovitost ter poslovanje brez papirja in napak. In vse to seveda bistveno hitreje kot v treh dneh, kolikor lahko traja proces pri nekaterih podjetjih.
»Če si sposodim misel slovenskega alpinista – cilj je pot. V poslovnem svetu pa so potni nalogi področje, ki ga je preprosto treba obvladovati in čim bolj avtomatizirati ter s tem kar najbolj poenostaviti delo vsem vpletenim. Slednje je mogoče doseči le v navezi z evidencami delovnega časa, kar smo v Špici tudi storili,« je na dogodku na temo potnih nalogov izpostavil Tone Stanovnik, direktor podjetja Špica.
Kako delujejo potni nalogi, vprašate? Preprosto in pregledno. »Zaposleni sam vnese vse podatke in stroške, vodja in računovodja pa jih le še pregledata in potrdita. Vse poteka na enem mestu – v eni sami aplikaciji namesto v dveh ali celo treh.
»Ko zaposleni enkrat vnese podatke, sistem samodejno poskrbi za vse nadaljnje korake – od potrditev do obračuna in plačila,« je poudaril Gregor Berčič, aplikacijski svetovalec za področje potnih nalogov v podjetju Špica.
Na dogodku, posvečenemu prav potnim nalogom, je udeležencem predstavil celoten proces in življenjski cikel potnega naloga – od nastavitve do izplačila. Takole gre:
Ko je potni nalog potrjen, sistem samodejno izvede končni obračun. Berčič je predstavil, kako enostavno se pripravijo finančni izvozi – plačilni nalogi, REK-obrazci in temeljnice. Izvozni podatki so v celoti prilagodljivi za različne računovodske, kadrovske (HR) in ERP-sisteme, pripravljeni pa so tudi za neposredno davčno poročanje (eDavki) in izplačila preko spletne banke.
»Največjo prednost prinaša integracija modula potnih nalogov z evidenco delovnega časa All Hours. Dogodki službene poti se avtomatsko prenesejo v dnevno evidenco delovnega časa. Podatke le enkrat vnesete, sistem poskrbi za ostalo. Nič več ročnega preverjanja in usklajevanja dveh ločenih evidenc!«
Podprti so tudi številni naprednejši scenariji rabe rešitve Potni nalog kot naprimer:
Številne funkcionalnosti potnih nalogov so odlično predstavljene v => prezentaciji Špica potni nalogi.
Potni nalogi so pod strogim drobnogledom inšpekcijskih služb. Specialistka za delovno pravo Nina S. Kavčnik je na dogodku natančno izpostavila, kje se skrivajo napake, ki jih inšpekcija najde prva, in kako se jim vnaprej uspešno izogniti. Poudarila je, da digitaliziran sistem potnih nalogov zagotavlja polno pravno varnost in popolno skladnost z zakonodajo, pri čemer pa je izpostavila vrsto napak, ki jih pri obračunu potnih stroškov in na področju delovno-pravne zakonodaje delajo podjetja. Več njenih nasvetov najdete med »pogosto zastavljenimi vprašanji.
Dogodka v Hotelu One666 se je udeležilo okoli 80 domačih strokovnjakov, pretežno računovodij in kadrovikov, ki so imeli veliko vprašanj. Zanimalo jih je naslednje:
Potni nalog je hkrati računovodska in delovnopravna listina. Ni le podlaga za izplačilo povračil, temveč je uradni dokument, s katerim delodajalec delavcu odredi, kdaj, kam, s čim in zakaj potuje. Potni nalogi so obvezni — tudi kadar zaposleni ne uveljavlja povračila stroškov.
Ne. Trajanje službene poti ni nujno enako efektivnemu delovnemu času. Sistem ob najavi poti avtomatsko zapolni klasičnih 8 ur, vendar je ključno, da se dejansko stanje evidentira natanko tako, kot je službena pot potekala.
Delovni čas na poti: čas vožnje, sestanki, predavanja, delo na računalniku v hotelu, pot nazaj.
Ni delovni čas: odmori, dnevni počitek, spanje v hotelu, družabni dogodki po zaključku uradnega dela.
Prek povezave z evidenco delovnega časa sistem omogoča kombinacijo klasičnega delovnika in dodatnih ur, ki nastanejo zaradi narave dela na službeni poti.
Če zaposleni potuje izven rednega delovnega časa, med prazniki ali ponoči, mu za ta čas potovanja pripadajo vsi ustrezni zakonski dodatki (dodatek za delo v nedeljo, praznik, nadure ipd.), ki jih je treba pravilno obračunati.
Da — to je mogoče. Kategorije je treba terminsko ločiti.
V tem primeru mu delodajalec povrne potne stroške (kilometrino), obračunano na relaciji od doma do lokacije konference.
Terenski delavci opravljajo primarno delo na terenu, zato jim po zakonodaji pripada le povračilo za prehrano, ne pa dnevnica. Kljub temu morajo imeti za svoje delo izdan ustrezen nalog (potni, delovni ali terenski nalog).
Ne. Knjižica motornih vozil je namenjena izključno interni evidenci o tem, kdo in kdaj je uporabljal vozilo. Ne more in ne sme nadomestiti uradnega potnega naloga.
Voznikom tovornjakov se izda mesečni potni nalog. Potni nalog se vedno izda na ime osebe (voznika) in ne na vozilo — dva šoferja, ki izmenično vozita isti tovornjak, potrebujeta vsak svojega.
Potni nalog nujno potrebujeta oba — tako voznik kot sopotnik.
Da, če se dogodek odvija izven sedeža delodajalca. Najpreprostejša rešitev je organiziran avtobusni prevoz s pravilom, da kdor gre z lastnim prevozom, to počne na lastne stroške.
Potrjevanje potnih nalogov je tehnično mogoče preskočiti, vendar to zakonsko ni dovoljeno — nekdo mora vedno uradno odobriti odhod na službeno pot. Rešitev Potni nalogi pri Špici zato vedno zahteva potrjevalca. Za zaposlene, ki so nenehno na poti, priporočamo mesečne potne naloge.
Da. Mogoče je nastaviti dvostopenjsko potrjevanje: nalog najprej potrdi neposredni vodja, nato direktor ali pooblaščenec. Na prvi nivo je mogoče dodati tudi dva potrjevalca, prav tako je mogoče določiti nadomestnega potrjevalca.
Da — to je mogoče. Sistem omogoča popolnoma ločene potrjevalce za različne vrste dokumentov.
Ne. Vsi uporabniki vidijo enako stanje razpoložljivosti vozil. Če dva zaposlena praktično hkrati klikneta na rezervacijo, bo sistem prvemu potrdil rezervacijo, drugemu pa oddajo zahtevka onemogočil, ker bo vozilo že zasedeno.
Da. V sistemu je mogoče nastaviti, da se izbor vozil prilagaja lokaciji oziroma poslovni enoti, kjer se vozilo dejansko nahaja.
To se uredi z jasnimi notranjimi pravili. V pravilnik se zapiše, da so zaposleni dolžni prednostno uporabljati službena vozila; lastno vozilo lahko uporabijo le ob predhodni odobritvi nadrejenega. Nadrejeni ima v sistemu pravico takšen nalog odobriti ali zavrniti.
Da. Podatke o številkah TRR zaposlenih uvozimo v sistem za evidentiranje delovnega časa (npr. iz Excelove datoteke) in so nato na voljo tudi v Potnih nalogih.
Da. Špica lahko sistem prilagodi in doda polja za stroškovne nosilce. Odobritve potnih nalogov pa se izvajajo na nivoju oddelkov, ne zgolj na nivoju posameznega nosilca.
Da — plačila s službeno kartico so v celoti podprta.
Ne — odbitek za točenje goriva v tem primeru ni možen.
Da. Špica ponuja prilagoditve izvozov za različne sisteme (npr. do 5 različnih prilagoditev za Navision, SAP itd.). Za avtomatiziran prenos prilog v zunanji ERP je treba poskrbeti za ustrezno tehnično integracijo.
Da — priloge so sestavni del dokumentacije potnega naloga in so vključene v izvoz.
Potni nalog dobi status »izplačano«, ko ga izvozimo iz sistema kot izvozno datoteko. Natančen prožilec je odvisen od nastavitve in strukture podatkovnega toka med sistemoma.
Da — sistem natančno loči med navadnimi in napotenimi delavci. Za vsako vrsto dela je treba odpreti ločen potni nalog, ker gre za različne zakonodajne in davčne obravnave.
Potni nalog se zaklene v trenutku, ko ga zaposleni pošlje v potrditev. Po tem zaposleni ne more več spreminjati podatkov, lahko pa še dodaja priloge (npr. račune). Ko je nalog dokončno zaključen, ga lahko zaradi morebitnih popravkov ureja izključno administrator sistema.
Revizijsko sled, ki beleži vse ključne spremembe in korake v življenjskem ciklu potnega naloga, lahko pregleduje administrator sistema.
Zunanjemu računovodstvu se dodeli dostop kot navadnemu uporabniku aplikacije, za kar se zakupi aktivna uporabniška licenca oziroma naročnina.
Opis potovanja in dodatne podrobnosti vnesete v polje za opombe.
Ta funkcionalnost trenutno še ni podprta.
Rešitev je na voljo kot spletna aplikacija, dostopna od kjerkoli prek platforme Špica 360.
Ne. Zakonodaja danes ne zahteva več papirnate oblike in žigov. Celoten proces je lahko 100 % digitaliziran.
Za višino dnevnice je ključno trajanje službene poti. Delodajalci morajo imeti višine povračil natančno zapisane v internih aktih — tako za domovino kot za tujino.
V obrazec vpišite vaše kontaktne podatke in v polju »Sporočilo« natančno navedite vaše vprašanje. V kratkem vam bomo odgovorili.
info@spica.com
01 568 08 00