NE SPREGLEJTE  •  Razmišljate o projektu avtomatizacije procesov s tehnologijo RFID? ➡️ VSE O RFID   
Choose languageLanguage
Blog

Poslovna dilema: monogamija ali poligamija v svetu programske opreme?

Poslovna dilema: monogamija ali poligamija v svetu programske opreme?
 
8 minutno branje
Datum
24/09/2024

Brez skrbi, ne bomo prostaški, preverili pa smo, ali je v poslovnem svetu bolje imeti rešitev vse-v-enem ali več ločenih, a tesno integriranih namenskih sistemov oziroma rešitev

V sodobnem poslovnem svetu, kjer je učinkovito upravljanje z delovnim časom, človeškimi viri in obračunom plač ključnega pomena za uspeh podjetja, je izbira prave rešitve lahko odločilna. Na trgu najdemo najrazličnejše rešitve; prvenstveno je več takih, ki so specializirane za posamezno področje, vse bolj pa se krepi tudi ponudba tistih, ki obljubljajo celovit sistem vse-v-enem. Rešitev vse-v-enem je na prvi pogled morda videti logična in privlačna izbira, saj obljublja enostavnost rabe in poenostavljeno upravljanje. A ker ni vse zlato, kar se sveti, ima tak vsestranski pristop tudi pomanjkljivosti, ki lahko podjetju dolgoročno prinesejo več škode kot koristi. 

Vzemimo praktičen primer, s katerim se prej ali slej sooči vsako podjetje, ko mu zrastejo letni prihodki in število zaposlenih. Kar naenkrat je treba skrbeti za natančno evidenco delovnega časa, saj je ta »kritična« za obračun plač ter evidenco in razvoj kadrov. Povprečno podjetje raste organsko, rešitve pa uvaja sproti – ko nastane potreba po njih. Temu v informatiki pravijo stopničasti razvoj. Skladno s tem večina podjetij pristane na več ločenih rešitvah, s čimer ni nič narobe, nasprotno, ker gre navadno za specializirane rešitve, so te celo boljše od »generičnih«. A, to je treba poudariti, le, če so rešitve kakovostno integrirane v poslovanje in povezane med seboj. Kaj torej izbrati? Enoznačnega odgovora ni. 

Če se vam ne da brati do konca tega prispevka, potem naj bo bližnjica oziroma kratek povzetek naslednji: če niste zahtevni in postavljate vse »iz ničle«, izberite rešitev vse-v-enem, sicer pa raje poskrbite za kakovostno integracijo treh namenskih rešitev (od katerih verjetno vsaj dve že imate). 

Stroški so pomembni (niso pa vse)

Nakup rešitve vse-v-enem je vsaj navidezno privlačnejši od nakupa treh ločenih rešitev. Je pa lahko tudi znatno dražji, saj navadno pri rešitvah vse-v-enem plačate prav vse, kar premorejo, medtem, ko imate pri implementaciji treh ločenih sistemov možnost izbire – ker lahko plačate le funkcionalnosti, ki jih dejansko uporabljate, lahko optimizirate stroške licenc in vzdrževanja

Na tem mestu velja omeniti tudi nevarnost odvisnosti od enega ponudnika (t. i. vendor lock-in). Če z rešitvijo vse-v-enem postanete odvisni le od enega ponudnika, vam ta lahko skoraj poljubno draži rešitev in storitve ter viša stroške. Implementacija ločenih rešitev nudi večjo svobodo izbire, konkurenca med ponudniki pa skrbi za nižje cene

Enostavnost implementacije/integracije

Ogromno podjetij podceni pomen kakovostne implementacije in integracije poslovne programske opreme. Toda ta je celo pomembnejša od samih (naprednih) funkcionalnosti posameznega programskega paketa! Vsaka rešitev ni primerna za vsako podjetje, čeprav bi ponudniki rešitev vse-v-enem stranke radi prepričali prav v to. 

Če poslovni procesi podjetja niso pretirano kompleksni in je njegovo IT-okolje v relativno dobri kondiciji, večjih težav pri implementaciji rešitve vse-v-enem ni pričakovati – opravljena bo relativno hitro in cenovno ugodno. Se je pa treba zavedati, da jo vsaka izjema in sprememba podražita. 

Implementacija treh ločenih rešitev bo vsaj na začetku dražja, je pa lahko hitrejša in učinkovitejša, saj se ponudniki osredotočijo na svoje specifično strokovno področje, poleg tega pa so vajeni zagotavljanja robustnih integracij z drugimi sistemi in poslovnimi aplikacijami. Poleg tega se v tem primeru podjetje odloči za postopno uvajanje, kar zmanjšuje motnje poslovanja in omogoča boljše upravljanje sprememb. 

Ne pozabite na vzdrževanje

Ko so stvari nove, običajno zgledno delujejo, a prej ali slej potrebujejo vzdrževanje. Vzdrževanje rešitve vse-v-enem navadno zahteva več posegov in prekinitev kot vzdrževanje ločenih sistemov, saj v slednjem primeru posodobitve in nadgradnje »prizadenejo« manjše število uporabnikov za krajši čas. Sistemi, ki združujejo več funkcionalnosti, so pogosto bolj zapleteni in zato zahtevajo pogostejše posodobitve, da ostanejo konkurenčni in funkcionalni. To lahko vodi do obremenjujočega vzdrževanja, kjer se uporabniki soočajo z nenehnimi prekinitvami dela in potrebo po stalnem reševanju težav, kar negativno vpliva na produktivnost podjetja. 

Z varnostjo ni šale

Od vsakega ponudnika poslovne programske opreme mora podjetje zahtevati resen varnostni pristop. Sploh v primeru rešitve vse-v-enem, kjer ranljivost posameznega področja lahko hitro ogrozi tudi ostala – in poslovanje. Specializirane rešitve so z vidika varnosti v prednosti, saj imajo navadno implementirane naprednejše varnostne mehanizme, in če podjetje tako želi, omogočajo tudi izolacijo podatkov, tako da varnostni izzivi enega sistema ne ogrozijo še drugih. 

Uporabniška izkušnja

Menite, da bi morala biti izbira poslovne programske opreme odvisna predvsem od uporabniške izkušnje, ki jo nudi? Se strinjam, a s pomembnim pripisom: ko so izpolnjeni vsi zgoraj našteti pogoji. Najlepši uporabniški vmesnik podjetju bore malo pomaga, če mora uporabnik nadpovprečno dolgo čakati na podatke ali pa za opravljanje posamezne naloge potrebuje nekaj več klikov. V prid rešitvam vse-v-enem vsekakor govori poenotena uporabniška izkušnja, saj se jim ni treba priučiti več uporabniških vmesnikov. So pa hkrati v tem poenotenju omejene, saj večina rešitev vse-v-enem ne omogoča globokih prilagoditev uporabniškega vmesnika in funkcij poslovnim procesom ali dokumentnim tokovom podjetja. Poleg tega imajo namenske rešitve navadno zelo »polikane« uporabniške vmesnike in funkcije z namenom, da uporabniki čim prej opravijo nalogo, ki so si jo zadali

Bo rešitev rasla s podjetjem?

Še preden se odločite za posamezno rešitev, se morate vprašati, ali bo ta sposobna rasti skupaj s podjetjem. Kaj če se vam podvoji število zaposlenih? Podeseteri promet? Prevzamete drugo podjetje? Bo implementirana rešitev, ali več njih, temu kos? Prilagodljivost in skalabilnost sta tradicionalno na strani specializiranih rešitev, a tudi nove rešitve vse-v-enem, ki gostujejo v računalniškem oblaku, omejitev skorajda ne poznajo. 

Če vaš posel zahteva neprekinjeno poslovanje, morate več pozornosti nameniti zmanjšanju tveganja ter točkam odpovedi. Uporaba več samostojnih sistemov zmanjšuje tveganje ene same točke odpovedi, ki lahko prekine npr. vse kadrovske funkcije. Od ponudnika zahtevajte tudi funkcionalnost obnove poslovanja po nesreči ali katastrofi. Boljši sistemi in rešitve že premorejo lastne načrte za obnovo podatkov in poslovanja, kar zagotavlja, da lahko v primeru odpovedi enega sistema drugi nadaljujejo delovanje. 

Dobra praksa ali razvojni partner?

Vsaka rešitev iz sveta poslovne programske opreme je razvita z namenom, da podjetju pomaga pri boljšem poslovanju. Specializacija vsaj v primeru namenskih rešitev pomeni, da so sistemi natančno prilagojeni specifičnim potrebam uporabnikov in temeljijo na najboljših praksah v posameznih panogah. Sistem vse-v-enem, ki združuje vrsto različnih funkcionalnosti v enem paketu, pa pogosto trpi zaradi kompromisov, saj je težko zagotoviti enako raven učinkovitosti in stabilnosti na vseh področjih delovanja. To lahko privede do pogostih težav, kot so manjša stabilnost sistema, daljši časi izpadov in težave pri prilagajanju specifičnim potrebam podjetja. 

V primeru, da podjetje išče razvojnega partnerja, torej nekoga, ki bo rasel in se razvijal skupaj z njim, rešitve vse-v-enem odpadejo, saj so, kot piše že v pogodbi o nakupu in rabi tovrstne programske opreme, »take, kot so«, zato si kakršnihkoli prilagoditev ne more obetati. 

Dolgoročna vrednost naložbe: naložba v prihodnost

Ko podjetja izbirajo sistem za upravljanje delovnega časa, človeških virov in plač, morajo upoštevati tudi dolgoročno vrednost in trajnost svoje naložbe oziroma naložb. Sistemi »trojčka« v tem pogledu nudijo boljšo dolgoročno vrednost, saj omogočajo stalno prilagajanje in nadgrajevanje posameznih delov sistema glede na potrebe trga in samega podjetja. To pomeni, da lahko podjetja v prihodnosti enostavno nadgrajujejo posamezne komponente sistema, ne da bi morala zamenjati celoten sistem. 

V nasprotju s tem so sistemi vse-v-enem pogosto omejeni v svoji dolgoročni vrednosti, saj so nadgradnje in prilagoditve omejene zaradi integracije več funkcionalnosti v enem sistemu. Poleg tega se lahko stroški vzdrževanja in posodabljanja takšnih sistemov dolgoročno izkažejo za višje, kar lahko podjetjem, ki jih uporabljajo, povzroči nepotrebne finančne obremenitve. 

V svetu poslovne programske opreme monogamija in poligamija nista tabu tema. Nezahtevni (in neizkušeni) pristanejo na prvo, vsi ostali pa raje tvegajo z drugo, saj prinaša več priložnosti za rast in razvoj ter ustvarjanje konkurenčnih prednosti. Posebej »trojček« je v danem primeru zanimiva izbira glede prihodnosti poslovanja.

*CTA*