Pred leti je bila v The New York Timesu objavljena zgodba o tem, kako sodobni plani dela v panogah, kjer delo poteka v različnih izmenah, diktirajo vsakodnevno življenje zaposlenih in jih neredko vodijo v obup. Odmevnost zgodbe je vplivala na številna podjetja, tudi na verigo kavarn Starbucks, ki je zaradi te zgodbe spremenila svoj način planiranja delovnega časa zaposlenih. Članek je med drugim izpostavil zgodbo matere samohranilke, ki je delala v omenjeni kavarni. Urnik je prejela v zadnjem trenutku, zato je morala na vrat na nos reševati zahtevno tedensko logistično kombinatoriko varstva za otroka in drugih obveznosti. Veriga Starbucks je v letu 2016 vpeljava novo politiko planiranja dela za svojih več kot 160.000 zaposlenih - kličejo jih partnerji. S pomočjo napredne tehnologije vodje kavarn s partnerji urnike dogovarjajo osebno, dva tedna vnaprej in ob urejenem zdravstvenem zavarovanju poskrbijo tudi za to, da partnerji obiskuje službo v kavarni, ki je najbližje njihovemu stalnemu naslovu - tako se izognejo gneči na cesti in prihranijo pri času in denarju. 

Ali tudi vaš plan dela določa, kdaj bo vaš otrok spal?

Nestabilen in nepredvidljiv urnik je omenjeni materi onemogočal, da bi se udeleževala predavanj in zaključila študij. »Program za planiranje delovnega časa" je odločal tudi o tem, koliko ur bo moj sin spal,« je dejala za The New York Times. Neredko se je zgodilo, da je bila v planu dela navedena v petek do enajste ure zvečer in naslednje jutro že od četrte ure zjutraj dalje, kar je pomenilo, da sta z otrokom spala le nekaj ur.  Planiranje delovnega časa je obveznost področnih vodji, ki predstavlja največjo tegobo in je pogosto glavni vzrok konfliktov in nezadovoljstva na delovnem mestu. Čeprav se morda ne zdi tako, je planiranje delovnega časa izjemno pomembna obveznost, ki vpliva na celoten poslovni proces, od ustvarjanja dobre izkušnje za stranke do zadovoljstva zaposlenih.

Zahteva analitično in logično razmišljanje ter poznavanje in razumevanje vseh poslovnih dejavnikov: zakonodaje, obremenitvenih intervalov, vremena ter aktualnih zunanjih in notranjih situacij. Mednje sodijo tudi bolniške odsotnosti in novi standardi kot posledica epidemije Covid-19, ki zahtevajo večjo razdaljo med zaposlenimi, povečujejo število odsotnih ali terjajo zaprtje proizvodne linije zaradi nenadnega izpada povpraševanja. Vsemu temu pa se mora dober plan dela hitro prilagajati. V spodnjem videju so prikazane osnove učinkovitega planiranja delovne sile.  

Ko natakarja ni od nikoder

Posledice neučinkovitega plana dela se hitro pokažejo tako med nezadovoljnimi zaposlenimi kot tudi strankami. Zagotovo ste bili že kdaj priča prizoru v restavraciji, kjer je bilo občutno premalo natakarjev ali obratno, ko je polovica osebja zdolgočaseno pogledovala na mobilne telefone. Ali pa še huje, ko vam v zdravstveni ustanovi rečejo, da pregleda žal ne morete opraviti do konca, ker osebe, ki zna upravljati z določeno aparaturo, ni v službi. Vi pa ste tako težko dobili varstvo za otroka, da ste lahko prišli na preventivni pregled.

Glede na to, da danes kljub sodobni tehnologiji vodje plan dela tudi v večjih podjetjih še vedno izpolnjujejo ročno, ni to nič čudnega. Še vedno je nizko zavedanje, da je razen za le nekaj zaposlenih ročna priprava plana dela neučinkovita in tudi nepravična – sem sodi tudi uporaba tabel v Excelu. Človeški možgani žal še niso prilagojeni na ustvarjanje kombinacij, ki zahtevajo upoštevanje toliko različnih faktorjev.

Praksa kaže, da je v turističnem sektorju, hotelih in gostilnah, logistiki, proizvodnji in trgovini, kjer vsak teden v treh, štirih, petih ali celo sedmih izmenah dela več deset zaposlenih z različnimi zadolžitvami (in znanji), brez pomoči ustrezne tehnologije skoraj nemogoče ustvariti optimalen in do zaposlenih pošten plan dela.

Učinkovit plan dela prinaša zadovoljstvo zaposlenim in strankam

Planiranje delovnega časa je tam, kjer je potrebno izmensko delo, še danes vzrok mnogih frustracij in nezadovoljstva med zaposlenimi in tudi strankami. Vendar lahko vodje to spremenijo in plan dela obrnejo v svoj prid. Če se zavedajo, kakšna je njegova moč, lahko plan postane odličen motivator in spodbujevalec angažiranosti, rezultat pa je še bolje opravljena storitev in zadovoljna stranka.

Poleg tega z dobrim planom dela zmanjšujemo stroške, saj omogoča, da zaposlene racionalno razporedimo po izmenah glede na konkretne potrebe. V času, ko je v restavraciji največ gostov, imamo ustrezne kadre na vseh pomembnih mestih, a obenem vemo, na kateri poziciji lahko v primeru višje sile kader pogrešimo in kje absolutno ne, saj bi to škodovalo uporabniški izkušnji. V slabem vremenu je tako logično, da na zunanjih terasah potrebujemo manj kadra, ko pa po dolgi zimi posijejo prvi sončni žarki, je tam pričakovati naval gostov.

S podporo primernih orodji, kot je na primer Dynamic Scheduling, lahko vodje enostavno vnašajo podatke o zaposlenih in intervale izmenskega dela, ki ustrezajo realnim potrebam, so stroškovno učinkoviti in so prilagojenim individualnim željam zaposlenih.

Ali veste, kdaj lahko vaši zaposleni delajo

To pomeni, da vodje na podlagi podatkov točno vedo, koliko ljudi potrebujejo v določeni izmeni, kdaj kateri od zaposlenih lahko dela in kdaj ne ter kdaj se število ur zaposlene osebe približuje dovoljeni zakonodajni omejitvi (ki ni za vse zaposlene enaka; v trgovini se na primer razlikuje za matere z majhnimi otroki). V teh primerih sistem lahko opozori na napake v planiranju delovnega časa in omogoča pregled v obliki grafov in tako v vsakem trenutku prikazuje skladnost z zakonodajo.

Sistem omogoča tudi odzivanje ob nepričakovani odsotnosti zaradi bolniške in prikaže, ali si vodja lahko izposodi zaposlenega iz druge enote. Zaposleni so preko sistema tudi enostavno in avtomatično pravočasno obveščeni o planu dela, vodje pa lahko spremljajo njegovo realizacijo. Tako v vsakem trenutku vedo, ali je bil kdo prisoten na delovnem mestu izven dogovorjenega plana dela ali pa v planiranem delovnem času ni bil prisoten.

Kako planiranje delovnega časa poteka v praksi

Za boljšo predstavo, kako težavno je planiranje delovnega časa v izmenskem delu, si poglejmo primer delovnega tedna, za katerega je zadolžen Patrik. Patrik je vodja strežbe v večjem turističnem kompleksu, kjer imajo dve restavraciji (hotelsko in à la carte), ter dva bara, enega poleg recepcije in drugega na plaži. 

Ker je Jon, ki je zadolžen za odpiranje bara na plaži, nepričakovano odsoten, Patrik to obveznost za cel teden določi Franku, ki dela v notranjem baru vsak dan od 9. ure dalje. V dneh, ko Jona ni, mora Frank na delovno mesto priti že ob 5.00. S tem Frank v tistem tednu prekorači število z zakonodajo določenega največjega števila ur, zato mora Patrik zanj v prihodnjih tednih najti dni, ko bo presežek ur lahko izkoristil, sistem pa zabeleži dodatno obveznost kot podlago za izplačilo dodatka, kar vidijo tudi v računovodski službi. 

VIDEO: Kako planirati delo ob nepričakovani odsotnosti sodelavca

Patrik za tiste dni v prihodnjem tednu, ko bo Frank prost, iz notranjega bara, ki bo glede na napovedano sončno vreme manj obljuden, na njegovo delovno mesto in njegove zadolžitve razporedi natakarico Alice in ji pripiše enake obveznosti, kot jih ima Frank.

VIDEO: Kako v planu dela zaposlenemu dodelimo drugo delovno mesto

Ker se prihodnji teden obeta tekaški maraton, Patrik pričakuje povečan obisk zunanjega bara in notranje restavracije. Prihaja tudi sezona poslovnih konferenc, zato se odloči za najem študenta. V sistemu odpre novo delovno mesto in mu dodeli zadolžitve.

VIDEO: Kako v planu dela splaniramo novo delovno mesto

Tako se tisti dan delovna obveznost planiranja delovnega časa za Patrika počasi končuje. Patrik pregleda še realizacije plana za prejšnji dan. Ob pogledu primerjave med planiranim in realiziranim delovnim časom opazi odstopanje v številu registriranih oseb v hotelski restavraciji od 17.35 dalje. Vidi, da se je takrat registrirala Bella, čeprav na planu dela ni bila predvidena. Patrik o tem, da naj bi Bella koga nadomeščala, ni bil obveščen, zato ne želi odobriti njene prisotnosti. Pošlje ji sporočilo SMS in jo vpraša po razlogih.

VIDEO: Kako upravljati razkorak med planiranim in registriranim delovnim časom

Naslednji dan Patrik dobi pojasnilo vodje hotelske restavracije, da so zaradi nenadnega povečanja gostov na večerji potrebovali pomoč v kuhinji in Bella je zadnji trenutek vskočila. Patrik spremeni Bellino prisotnost iz neplačane v plačano.

Patrik za planiranje delovnega časa za zaposlene zdaj porabi 70 odstotkov manj časa na dan, kot ga je porabil, ko je plan dela izpolnjeval ročno v Excelu. Avtomatična opozorila mu zagotavljajo planiranje znotraj zakonskih okvirjev in brez napak. Preostali delovni čas se Patrik ukvarja z gosti v restavraciji in baru, predvsem pa mu spreminjanje plana v zadnjem trenutku zaradi nepričakovanih dogodkov povzroča veliko manj stresa, saj natančno ve, koga lahko prerazporedi na določeno delovno mesto.

VIDEO: Kako do optimalnega plana dela znotraj zakonskih okvirjev

Najpomembnejše pa je, da s fleksibilnim delovnim časom po individualni meri Patrik lahko tudi veliko lažje upošteva želje svojih sodelavcev. Pred tem je bilo to skoraj nemogoče, saj je izziv predstavljalo že zgolj izpolnjevanje plana dela in skrb za to, da delovna mesta niso ostajala nezasedena. Ker Excel ne opozarja na neizpolnjeno delovno mesto, se mu je tako nekoč zgodilo, da v restavraciji à la carte ni bilo planiranega kuharja, v zunanjem baru pa so bili brez barmana, zato so bili gostje tisti dan prikrajšani za koktejle. Pogosti so bili tudi spori med sodelavci, ker je nekdo ves čas delal popoldan, drugi pa zgolj dopoldan ali pa nekdo v enem mesecu ni imel skoraj nobenega vikenda v celoti prostega.