Evidentirajte prihode, odhode, odmore, odsotnosti in pripravite podatke za plače.
Rešitev za enostransko omogočanje in omejevanje dostopa.
Najdite vse rešitve za celovito upravljanje in digitalizacijo oskrbovalne verige.
Oglejte si široko ponudbo tiskalnikov, čitalcev, RFID kartic in potrošnega materiala priznanih svetovnih proizvajalcev.
Evidenca delovnega časa, poleg tega, da jo zahteva zakonodaja, skrbi predvsem za pravičnost in produktivnost na delovnem mestu.
Kako lahko rešitev za evidenco delovnega časa konkretno koristi vašemu podjetju spoznajte s klikom na brezplačni preizkus s svetovalcem. Naš tehnični svetovalec bo v 30 minutnem video klicu:
Evidenca delovnega časa pomeni beleženje števila delovnih ur vsakega zaposlenega, vključno z nadurami, malico, službenimi odhodi in drugimi sorodnimi dogodki, ki vplivajo na delovne ure ter posledično obračun plače.
V preteklosti so se za registracijo in evidenco delovnega časa uporabljali izključno terminali in fizične kartice, danes pa so v uporabi predvsem spletne in mobilne rešitve (v oblaku), ki zagotavlja večjo natančnost in prilagodljivost, še vedno pa jih je moč uporabljati v kombinaciji s terminali oziroma registratorji.
Evidenca delovnega časa, poleg tega, da jo zahteva zakonodaja, skrbi predvsem za pravičnost in produktivnost na delovnem mestu, saj natančno evidentira ure zaposlenih, zagotavlja ustrezen obračun plač in povečuje transparentnost vezano na produktivno upravljanje delovnega časa.
Evidenca delovnega časa omogoča popoln vpogled v porabo časa znotraj podjetja in prinaša številne koristi tako za organizacijo kot za zaposlene. Poglejmo si nekaj glavnih koristi doslednega vodenja evidence delovnega časa:
Evidenca delovnega časa povečuje odgovornost zaposlenih. Zavedanje, da se delovni čas spremlja, povečuje verjetnost, da bo med zaposlenimi manj neupravičenih odsotnosti in večje spoštovanje rokov, kar spodbuja kulturo odgovornosti in točnosti v podjetju.
Sodobni sistemi za evidenco delovnega časa, kot je Špicina rešitev v oblaku, so do potankosti izpopolnjeni in omogočajo več načinov registracije (prek mobilne aplikacije, brskalnika ali terminala) ter več različnih statistik v realnem času, ki koristijo tako vodstvu (prisotnosti, delo od doma,…), kot zaposlenim (stanje ur, dopustov,…).
Kraja časa pomeni, da zaposleni navedejo večje število ur, kot so jih dejansko opravili. Slabi sistemi za evidenco delovnega časa omogočajo takšne slabe praske. Poleg tega zastareli sistemi dopuščajo tudi možnost, da en zaposleni registrira celo svoje sodelavce (t.i. »buddy punching«).
Vse to zelo slabo vpliva na produktivnost v podjetjih. Pri sodobni evidenci delovnega časa možnosti registracije delovnega časa v imenu sodelavca ni. Prav tako zaposleni tako bistveno težje zabeležijo več ur, kot jih dejansko opravijo.
Seveda ni namen večanje nadzora, temveč preprečevanje prepovedanih praks skladno z zakonodajo ali internimi pravilniki dela.
Zaposleni so bolj motivirani, če vedo, da so za opravljene ure dela ustrezno in pravično plačani in da so plače pravilno obračunane.
Ohranjanje ravnovesja med delom in zasebnim življenjem je izjemno pomembno. To še posebej velja za panoge, ki temeljijo na izmenskem delu in kjer hitro pride do preobremenjenosti in izgorelosti zaposlenih.
Evidenca delovnega časa pomaga ohranjati to ravnovesje in vzpostaviti pošteno delovno okolje, saj zagotavlja natančne podatke, ki so potrebni za pravilno plačilo zaposlenih.
Podatke pa je mogoče uporabiti tudi za nagrajevanje z namenom izboljšanja motiviranosti. S sistemi za registracijo delovnega časa je na primer mogoče ugotoviti, kateri zaposleni v delo nenehno vlagajo dodaten trud, in prepoznati tiste, ki delovni čas beležijo brezhibno.
Ustrezno nagrajevanje izjemnih zaposlenih je priznanje za njihovo trdo delo, ki obenem tudi druge zaposlene spodbuja k doseganju višjih standardov.
Ima pa še dodatno korist. Zaposleni, ki se počutijo cenjene, namreč redkeje iščejo delo drugje. To povečuje stopnjo ohranjanja zaposlenih, kar pomeni, da ima podjetje manj stroškov z zaposlovanjem.
Evidenca delovnega časa je veliko administrativno breme, zlasti v večjih organizacijah, če se uporablja zastareli sistem.
Pregledovanje, potrjevanje in reševanje spornih zabeleženih ur zahteva ogromno časa, nato pa je treba podatke še ročno vnesti v sistem. To od kadrovske službe zahteva dragocene vire, ki bi jih lahko bolje uporabili drugje.
Programska oprema za avtomatsko registracijo in evidenco delovnega časa lahko to težavo hitro odpravi. Administrativno breme zmanjša na zgolj nekaj minut, kar kadrovskim službam prihrani veliko časa.
Delovno zakonodajo morajo podjetja v celoti spoštovati. Pri nas je vodenje evidence delovnega časa zakonsko obvezno in mora biti usklajeno z ZEPDSV-A. Zakonodaja poleg beleženja evidence delovnega časa zahteva tudi zagotavljanje zadostnega časa za odmor, upravljanje nadur in ustrezno plačilo zaposlenih.
Z digitalno evidenco delovnega časa je to povsem preprosto, saj zagotavlja pregledno elektronsko sled, ki dokazuje, da podjetje v celoti upošteva zakonodajo.
Sedaj, ko smo pogledali glavne koristi evidence delovnega časa, pa poglejmo še najpogosteje uporabljene funkcionalnosti, ki še kako koristijo podjetjem ob uporabi sodobnega sistema.
Podjetja, ki uporabljajo sodobno evidenco delovnega časa, kot je Špicina rešitev, lahko bolje upravljajo čas, delovne obremenitve in prisotnost, med drugim jim rešitev omogoča tudi:
Eden glavnih razlogov za vodenje evidence delovnega časa je natančen izračun plačila, ki ga mora zaposleni prejeti za opravljene delovne ure. Na obračun plač, skupaj z obračunom malice in prevoza, vplivajo odsotnosti, delo od doma, delo na terenu, nočne izmene, nadure…
Sodobni sistemi za evidenco delovnega časa omogočajo brezhibno integracijo s platformami za obračun plač, kar zagotavlja samodejni prenos podatkov z ene platforme na drugo ali pa enostaven uvoz in izvoz. Podatki vsebujejo vse potrebno za obračun plač, vključno s podrobno razčlenitvijo časov prihoda in odhoda, nadur, odsotnosti, dopusta in drugo.
Končni rezultat so avtomatizirani obračuni plač, kar zagotavlja pravilna in pravočasna plačila zaposlenih ter zmanjšuje verjetnost sporov glede plačil.
Nekatere panoge, na primer gostinstvo in turizem ter zdravstvo in hotelitstvo, so odvisne od izmenskega dela, saj jim to omogoča zadostno število osebja skozi ves dan.
Pogosto je izmene težko organizirati in voditi, zlasti ob nepričakovanih odsotnostih zaposlenih.
Evidenca delovnega časa je odličen način za optimizacijo urnikov, saj omogoča tudi planiranje delovnega časa. Avtomatizirano upravljanje izmen na primer podjetjem omogoča, da za vzorce izmen določijo pravila, na podlagi katerih sistem ustrezno razporedi delavce.
Spletni sistemi za registracijo delovnega časa vključujejo tudi orodja za upravljanje odsotnosti. Prek njih lahko zaposleni zaprosijo za dopust, nadrejeni pa ga s klikom na gumb odobrijo ali zavrnejo.
Zaposleni ta pregleden pristop k upravljanju izmen navadno zelo cenijo, saj preprečuje, da bi bili preobremenjeni ali premalo izkoriščeni, predvsem pa jim zagotavlja boljše ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, kar krepi njihovo moralo in motivacijo.
Delo na daljavo prinaša zaposlenim in podjetjem številne prednosti, a ima tudi slabosti. Ena največjih skrbi podjetij je pomanjkanje nadzora nad tem, kdaj in kje njihovi zaposleni delajo. Delo od doma pa vpliva tudi na obračun prevoza na delovno mesto in še kaj.
Registracija prek mobilne aplikacije ali brskalnika to težavo odpravlja, saj podjetjem zagotavlja, da njihovi zaposleni, ki delajo na daljavo, dejansko opravijo zahtevane ure. Delo od doma pa je transparentno zabeleženo.
Težave, kot je ta, da zaposleni registrirajo svoje kolege, je mogoče odpraviti z geografskim ograjevanjem, ki posameznikom dovoljuje registracijo na delo le na določenih lokacijah, na primer na domačem naslovu.
Velika prednost takšnega načina registracije je, da omogoča prilagodljivo delovno okolje in delo na daljavo, ki je med iskalci zaposlitve izjemno zaželeno.
Če podjetje ponuja odlične delovne pogoje, lahko na prosta delovna mesta pritegne boljše kandidate.
Podatki o registraciji in evidenci delovnega časa v realnem času so pomembni iz več razlogov.
Evidenco delovnega časa zaposleni včasih dojemajo negativno, saj se bojijo »mikro-upravljanja« ali pretiranega nadzora.
Podjetja morajo zato za doseganje pozitivnih rezultatov pri evidenci delovnega časa to upoštevati in je ne smejo uporabljati za vzbujanje strahu pri zaposlenih, temveč ravno obratno. Ključno pri tem je, da podjetje izbere sodoben in enostaven sistem, ustrezno uvajanje in izobraževanje, prav tako morajo biti jasno določena pravila.
Evidenca delovnega časa je namreč zelo koristna tako za zaposlene kot za podjetje, kar dokazujejo mnoge študije primerov. Če se sistemi za registracijo in evidenco uporabljajo pravilno, poskrbijo za opolnomočenje zaposlenih, saj zagotavljajo pravično plačilo ter spodbujajo produktivno, transparentno in pravično delovno okolje.
V obrazec vpišite vaše kontaktne podatke in v polju »Sporočilo« natančno navedite vaše vprašanje. V kratkem vam bomo odgovorili.