Pet ključnih koristi evidence delovnega časa

Kako lahko rešitev za evidenco delovnega časa konkretno koristi vašemu podjetju spoznajte s klikom na brezplačni preizkus s svetovalcem. Naš tehnični svetovalec bo v 30 minutnem video klicu:

• spoznal vaše potrebe in želje, 
• vam ponudil nekaj konkretnih rešitev,
• predstavil aplikacijo za evidentiranje delovnega časa. 

Evidenca delovnega časa pomeni beleženje števila delovnih ur vsakega zaposlenega, vključno z nadurami, malico, službenimi odhodi in drugimi sorodnimi dogodki, ki vplivajo na delovne ure ter posledično obračun plače.

V preteklosti so se za registracijo in evidenco delovnega časa uporabljali izključno terminali in fizične kartice, danes pa so v uporabi predvsem spletne in mobilne rešitve (v oblaku), ki zagotavlja večjo natančnost in prilagodljivost, še vedno pa jih je moč uporabljati v kombinaciji s terminali oziroma registratorji.

Evidenca delovnega časa, poleg tega, da jo zahteva zakonodaja, skrbi predvsem za pravičnost in produktivnost na delovnem mestu, saj natančno evidentira ure zaposlenih, zagotavlja ustrezen obračun plač in povečuje transparentnost vezano na produktivno upravljanje delovnega časa.

Katere so glavne koristi evidence delovnega časa?

Evidenca delovnega časa omogoča popoln vpogled v porabo časa znotraj podjetja in prinaša številne koristi tako za organizacijo kot za zaposlene. Poglejmo si nekaj glavnih koristi doslednega vodenja evidence delovnega časa:

1. Večja odgovornost

Evidenca delovnega časa povečuje odgovornost zaposlenih. Zavedanje, da se delovni čas spremlja, povečuje verjetnost, da bo med zaposlenimi manj neupravičenih odsotnosti in večje spoštovanje rokov, kar spodbuja kulturo odgovornosti in točnosti v podjetju.

Sodobni sistemi za evidenco delovnega časa, kot je Špicina rešitev v oblaku, so do potankosti izpopolnjeni in omogočajo več načinov registracije (prek mobilne aplikacije, brskalnika ali terminala) ter več različnih statistik v realnem času, ki koristijo tako vodstvu (prisotnosti, delo od doma,…), kot zaposlenim (stanje ur, dopustov,…).

2. Manj »kraje časa«

Kraja časa pomeni, da zaposleni navedejo večje število ur, kot so jih dejansko opravili. Slabi sistemi za evidenco delovnega časa omogočajo takšne slabe praske. Poleg tega zastareli sistemi dopuščajo tudi možnost, da en zaposleni registrira celo svoje sodelavce (t.i. »buddy punching«).

Vse to zelo slabo vpliva na produktivnost v podjetjih. Pri sodobni evidenci delovnega časa možnosti registracije delovnega časa v imenu sodelavca ni. Prav tako zaposleni tako bistveno težje zabeležijo več ur, kot jih dejansko opravijo.

Seveda ni namen večanje nadzora, temveč preprečevanje prepovedanih praks skladno z zakonodajo ali internimi pravilniki dela.

3. Večja motivacija zaposlenih in preprečevanje izgorelosti

Zaposleni so bolj motivirani, če vedo, da so za opravljene ure dela ustrezno in pravično plačani in da so plače pravilno obračunane.

Ohranjanje ravnovesja med delom in zasebnim življenjem je izjemno pomembno. To še posebej velja za panoge, ki temeljijo na izmenskem delu in kjer hitro pride do preobremenjenosti in izgorelosti zaposlenih.

Evidenca delovnega časa pomaga ohranjati to ravnovesje in vzpostaviti pošteno delovno okolje, saj zagotavlja natančne podatke, ki so potrebni za pravilno plačilo zaposlenih.

Podatke pa je mogoče uporabiti tudi za nagrajevanje z namenom izboljšanja motiviranosti. S sistemi za registracijo delovnega časa je na primer mogoče ugotoviti, kateri zaposleni v delo nenehno vlagajo dodaten trud, in prepoznati tiste, ki delovni čas beležijo brezhibno.

Ustrezno nagrajevanje izjemnih zaposlenih je priznanje za njihovo trdo delo, ki obenem tudi druge zaposlene spodbuja k doseganju višjih standardov.

Ima pa še dodatno korist. Zaposleni, ki se počutijo cenjene, namreč redkeje iščejo delo drugje. To povečuje stopnjo ohranjanja zaposlenih, kar pomeni, da ima podjetje manj stroškov z zaposlovanjem.

4. Zmanjševanje administrativnih bremen

Evidenca delovnega časa je veliko administrativno breme, zlasti v večjih organizacijah, če se uporablja zastareli sistem.

Pregledovanje, potrjevanje in reševanje spornih zabeleženih ur zahteva ogromno časa, nato pa je treba podatke še ročno vnesti v sistem. To od kadrovske službe zahteva dragocene vire, ki bi jih lahko bolje uporabili drugje.

Programska oprema za avtomatsko registracijo in evidenco delovnega časa lahko to težavo hitro odpravi. Administrativno breme zmanjša na zgolj nekaj minut, kar kadrovskim službam prihrani veliko časa.

5. Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo

Delovno zakonodajo morajo podjetja v celoti spoštovati. Pri nas je vodenje evidence delovnega časa zakonsko obvezno in mora biti usklajeno z ZEPDSV-A. Zakonodaja poleg beleženja evidence delovnega časa zahteva tudi zagotavljanje zadostnega časa za odmor, upravljanje nadur in ustrezno plačilo zaposlenih.

Z digitalno evidenco delovnega časa je to povsem preprosto, saj zagotavlja pregledno elektronsko sled, ki dokazuje, da podjetje v celoti upošteva zakonodajo.

Katere so najpogosteje uporabljene funkcionalnosti sodobne evidence delovnega časa?

Sedaj, ko smo pogledali glavne koristi evidence delovnega časa, pa poglejmo še najpogosteje uporabljene funkcionalnosti, ki še kako koristijo podjetjem ob uporabi sodobnega sistema.

1. Učinkovito upravljanje časa

Podjetja, ki uporabljajo sodobno evidenco delovnega časa, kot je Špicina rešitev, lahko bolje upravljajo čas, delovne obremenitve in prisotnost, med drugim jim rešitev omogoča tudi: 

• Podrobna razčlenitev tega, kako in kje se porablja čas, omogoča oblikovanje učinkovitih časovnih strategij, na primer z razporeditvijo odmorov za malico ali omejitvijo dela na daljavo ob določenem času. 
• Podatke o prisotnosti vsakega zaposlenega je mogoče analizirati, kar nadrejenim omogoča, da rešijo težave z zamujanjem. 
• Spremljanje odsotnosti nadrejenim omogoča prepoznavanje potreb po dodatnih virih. Prikazuje tudi vzorce daljših ali neopravičenih odsotnosti, kar jim omogoča, da po potrebi ukrepajo. 
• Podjetja lahko analizirajo število opravljenih ur glede na rezultate in hitro ugotovijo, če prihaja do neravnovesja delovnih obremenitev. Nato lahko naloge ustrezno prerazporedijo, da zaposlenim ni treba stalno opravljati nadur. 
• Na podlagi podatkov je mogoče tudi ugotoviti, kateri zaposleni ne dosegajo standardov produktivnosti, zaradi česar lahko nadrejeni uvedejo ukrepe za izboljšanje produktivnosti. 
• Podjetja lahko ugotovijo, kje prihaja do izgube časa, kar jim omogoča reorganizacijo za boljšo izrabo. Če na primer zaposleni za pot na sestanke porabijo preveč časa, te lahko raje organizirajo prek videoklicev.

2. Obračun plač

Eden glavnih razlogov za vodenje evidence delovnega časa je natančen izračun plačila, ki ga mora zaposleni prejeti za opravljene delovne ure. Na obračun plač, skupaj z obračunom malice in prevoza, vplivajo odsotnosti, delo od doma, delo na terenu, nočne izmene, nadure…

Sodobni sistemi za evidenco delovnega časa omogočajo brezhibno integracijo s platformami za obračun plač, kar zagotavlja samodejni prenos podatkov z ene platforme na drugo ali pa enostaven uvoz in izvoz. Podatki vsebujejo vse potrebno za obračun plač, vključno s podrobno razčlenitvijo časov prihoda in odhoda, nadur, odsotnosti, dopusta in drugo.

Končni rezultat so avtomatizirani obračuni plač, kar zagotavlja pravilna in pravočasna plačila zaposlenih ter zmanjšuje verjetnost sporov glede plačil.

3. Optimizacija urnika in upravljanje odsotnosti

Nekatere panoge, na primer gostinstvo in turizem ter zdravstvo in hotelitstvo, so odvisne od izmenskega dela, saj jim to omogoča zadostno število osebja skozi ves dan.

Pogosto je izmene težko organizirati in voditi, zlasti ob nepričakovanih odsotnostih zaposlenih.

Evidenca delovnega časa je odličen način za optimizacijo urnikov, saj omogoča tudi planiranje delovnega časa. Avtomatizirano upravljanje izmen na primer podjetjem omogoča, da za vzorce izmen določijo pravila, na podlagi katerih sistem ustrezno razporedi delavce.

Spletni sistemi za registracijo delovnega časa vključujejo tudi orodja za upravljanje odsotnosti. Prek njih lahko zaposleni zaprosijo za dopust, nadrejeni pa ga s klikom na gumb odobrijo ali zavrnejo.

Zaposleni ta pregleden pristop k upravljanju izmen navadno zelo cenijo, saj preprečuje, da bi bili preobremenjeni ali premalo izkoriščeni, predvsem pa jim zagotavlja boljše ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, kar krepi njihovo moralo in motivacijo.

4. Spodbujanje prilagodljivosti in dela na daljavo

Delo na daljavo prinaša zaposlenim in podjetjem številne prednosti, a ima tudi slabosti. Ena največjih skrbi podjetij je pomanjkanje nadzora nad tem, kdaj in kje njihovi zaposleni delajo. Delo od doma pa vpliva tudi na obračun prevoza na delovno mesto in še kaj.

Registracija prek mobilne aplikacije ali brskalnika to težavo odpravlja, saj podjetjem zagotavlja, da njihovi zaposleni, ki delajo na daljavo, dejansko opravijo zahtevane ure. Delo od doma pa je transparentno zabeleženo.

Težave, kot je ta, da zaposleni registrirajo svoje kolege, je mogoče odpraviti z geografskim ograjevanjem, ki posameznikom dovoljuje registracijo na delo le na določenih lokacijah, na primer na domačem naslovu.

Velika prednost takšnega načina registracije je, da omogoča prilagodljivo delovno okolje in delo na daljavo, ki je med iskalci zaposlitve izjemno zaželeno.

Če podjetje ponuja odlične delovne pogoje, lahko na prosta delovna mesta pritegne boljše kandidate.

5. Analiza podatkov v realnem času

Podatki o registraciji in evidenci delovnega časa v realnem času so pomembni iz več razlogov.

• Analitika prikazuje v realnem času kdo je prisoten, kdo dela od doma ipd., prav tako pa za vsakega zaposlenega število opravljenih ur, nadur, stanje dopustov ipd.
• Vodjem in nadrejenim omogoča, da s klikom na gumb ustvarijo natančna in posodobljena poročila, ki se lahko nato uporabijo za obračun plač, kar zagotavlja pravilna plačila zaposlenih.
• Podjetjem omogoča analizo stroškov dela glede na proračun in s tem natančnejše napovedovanje prihodnjih proračunov in potreb po delavcih.
• Podatki se lahko uporabijo za ugotavljanje stopnje produktivnosti, kar omogoča uvedbo izboljšav na področjih z nizko učinkovitostjo.
• Podatki zagotavljajo pregledno elektronsko sled za namene skladnosti in revizije.

Dobra evidenca delovnega časa opolnomoči zaposlene

Evidenco delovnega časa zaposleni včasih dojemajo negativno, saj se bojijo »mikro-upravljanja« ali pretiranega nadzora.

Podjetja morajo zato za doseganje pozitivnih rezultatov pri evidenci delovnega časa to upoštevati in je ne smejo uporabljati za vzbujanje strahu pri zaposlenih, temveč ravno obratno. Ključno pri tem je, da podjetje izbere sodoben in enostaven sistem, ustrezno uvajanje in izobraževanje, prav tako morajo biti jasno določena pravila.

Evidenca delovnega časa je namreč zelo koristna tako za zaposlene kot za podjetje, kar dokazujejo mnoge študije primerov. Če se sistemi za registracijo in evidenco uporabljajo pravilno, poskrbijo za opolnomočenje zaposlenih, saj zagotavljajo pravično plačilo ter spodbujajo produktivno, transparentno in pravično delovno okolje.