Kakšne nalepke za osnovna sredstva je potrebno izbrati?

Neustrezna označitev sredstva lahko vodi v njihovo izgubo, odtujitev ali pa »zgolj« botruje težavam pri izvajanju samega popisa. Ponovno označevanje sredstev, ki so med letom ostala brez oznake, je namreč lahko zelo zamudno in praviloma spada v kategorijo manj »zaželenih« opravil znotraj vsake organizacije. Zato je - v izogib vsem zapletom - že ob označitvi osnovnih sredstev z nalepkami potrebno dobro premisliti, katere nalepke bomo izbrali. V nadaljevanju vam predstavljamo nekaj različnih opcij, med katerimi lahko izbirate.

Črtna koda ali RFID?

Pri izbiri nalepk se moramo najprej vprašati, katero tehnologijo popisa uporabljamo. Digitaliziran popis osnovnih sredstev lahko bazira na RFID tehnologiji ali črtni kodi, vsaka tehnologija pa ima svoje prednosti in slabosti. Pri RFID popisu je potrebno sredstva označiti z RFID etiketami. V osnovi poznamo dve vrsti RFID nalepk, ki se razlikujejo glede na material osnovnega sredstva, ki ga je potrebno označiti. Ker kovina blokira širjenje signala, je potrebno kovinska sredstva označiti s posebnimi RFID nalepkami, ki lahko nemoteno delujejo tudi, če so nameščene na kovinske predmete.

V primeru uporabe nalepk s črtno (ali 2D) kodo, pa je ob označitvi potrebno dobro premisliti, v kakšnem okolju se bodo te nalepke nahajale in katerim zunanjim dejavnikom bodo izpostavljene. Pri neustrezno označenih sredstvih lahko s časom pride do težav z berljivostjo kode, pogosto pa tudi nalepke iz takšnega ali drugačnega razloga »čudežno izginejo«. V obeh primerih sredstvo postane »neizsledljivo«, hkrati pa pride do težav pri samem popisu, saj je treba sredstvo ponovno označiti, kar je nepotrebno in časovno potratno. Pri izbiri nalepk s črtno kodo obstajajo različne opcije, ki ustrezno odgovarjajo izzivom ob različnih scenarijih.

Klasične poliestrske (PET) nalepke

Pri označevanje osnovnih sredstev se uporabniki najbolj pogosto odločijo za metalizirane (srebrne) nalepke z močnim lepilom. Tovrstne nalepke so preverjene in predstavljajo najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Zaradi relativno močnega lepila tovrstne etikete nudijo zelo dober oprijem na večini podlag, hkrati pa je (ob uporabi ustreznega ribona) potisk odporen na standardna čistilna in razkužilna sredstva na osnovi alkohola (etanol, izopropanol, itd.). Tudi v zunanjem okolju je njihova obstojnost na povsem zadovoljivem nivoju za velik del organizacij. Gre torej za zelo solidno in v večini primerov za dovolj dobro izbiro. Kljub temu pa je treba upoštevati, da obstajajo tudi scenariji, ko nas tovrstne nalepke lahko pustijo na cedilu, zaradi česar velja razmisliti tudi o uporabi bolj specialnih materialov z boljšimi oziroma bolj specifičnimi lastnostmi.

Nalepke odporne na agresivna čistilna sredstva in topila

Standardne nalepke torej nudijo dobro odpornost na večino čistil za vsakodnevno rabo. V okoljih, kjer se uporabljajo bolj agresivne kemikalije (npr. acetone, toluene, ksilen, itd.), pa lahko pride do poškodbe nalepke ali črtne kode, ki je na njej zapisana, če pride sama nalepka v stik z omenjenimi topili. Med najbolj »rizična« okolja za uporabo nalepk s črtno kodo sodijo različni laboratoriji, proizvodnje ali pa industrijske kuhinje, kjer za čiščenje prostora in osnovnih sredstev uporabljajo zelo agresivna topila. V naštetih primerih je smiselno razmisliti o uporabi posebej odpornih nalepk s črtno kodo, ki se ne bodo poškodovale oziroma postale neberljive niti ob stiku z najbolj agresivnimi kemikalijami. 

Varnostne (VOID) nalepke

Ne tako redko prihaja do načrtnih goljufij ali sabotaž, ki so povezane z osnovnimi sredstvi oziroma nalepkami, ki jih označujejo. Iz nekaterih organizacij poročajo o odstranjevanju nalepk z osnovnih sredstev s strani uporabnikov in pa tudi o premeščanju nalepk z enega sredstva na drugega, kar lahko vodi do zmešnjave pri popisu ali do oškodovanja lastnika. Za preprečitev tovrstnih rabot lahko uporabite t.i. imenovane varnostne nalepke. Obstajajo različni tipi varnostnih nalepk, skupno vsem pa je to, da jih ne da enostavno odstraniti iz površine. Vsak poskus odstranitve namreč pusti trajno sled na sami podlagi in/ali na nalepki. Za krajšo predstavitev delovanja varnostnih nalepk je dostopen tudi celoten blog zapis na to tematiko.

Nalepke za zunanja okolja (UV odporne)

Klasične metalizirane etikete so primerna izbira za notranja okolja, relativno dobro pa se obnesejo tudi na prostem. Največji sovražnik nalepk, ki se nahajajo zunaj so UV žarki. V primeru, da se metalizirane etikete nahajajo zunaj, vendar niso direktno izpostavljene sončnim žarkom, lahko brez problema »zdržijo« tudi več let. V primeru, da so nalepke neposredno izpostavljene sončnim žarkom, pa lahko začnejo bledeti in razpadati že po letu ali dveh. V primerih, ko vemo, da bodo naša osnovna sredstva trajno izpostavljena UV žarkom, se svetuje izbor posebnih materialov nalepk z izboljšano UV obstojnostjo. Bolj kvalitetni materiali so namreč primerni tudi za dolgoletno izpostavljenost soncu.

Nalepke z ekstremno močnim lepilom

V posebno kategorijo lahko uvrstimo tudi nalepke z zelo močnim lepilom. Določene površine zaradi svojih značilnosti namreč ne omogočajo dobrega oprijema nalepk. V to kategorijo spadajo hrapave (grobe) površine, predmeti z ukrivljeno podlago, določene vrste plastike, itd. Prav tako je pomembno v kakšnem okolju se osnovna sredstva nahajajo. Do težav z lepilom lahko pride pri ekstremnih temperaturah, pri katerih je potrebno uporabiti etikete s specialnim lepilom.

To je zgolj nekaj najbolj pogostih izzivov in možnih rešitev za ustrezno označitev osnovnih sredstev. Obstajajo še druge bolj kompleksne oblike označevanje, za izhodišče pa velja vzeti vodilo, da je vsako sredstvo možno in hkrati potrebno dolgoročno označiti. Pred dokončno izbiro je potrebno vsako rešitev temeljito stestirati tudi v praksi, saj ima vsako okolje svoje specifične značilnosti, katere je pri izbiri materiala potrebno upoštevati.