Nadure uhajajo iz rok? Tukaj je, zakaj — in kako to urediti!

Povzetek prispevka

• Nadure niso le operativna tema — so pravna. Nejasni procesi odobravanja, pomanjkanje pregleda in zamudna administracija vodijo v zakonodajna tveganja z resnimi posledicami.
• Viškov ur in nadur ni mogoče enačiti. Viški nastanejo, ko zaposleni sam podaljša delovnik — nadure nastanejo samo, ko jih vodja vnaprej odredi. Viški se ne izplačujejo, nadure se.
• Pravilnik o delovnem času je temelj nadzora. Brez njega podjetje nima pravne podlage za omejevanje ur ali obrambo pred inšpektorjem.
• Invalidi in starši, ki delajo s krajšim delovnim časom, ne smejo imeti niti minute nadur — brez izjeme.
• Digitalni sistem za nadure ne le beleži — odobri vnaprej, samodejno preverja zakonske limite in pripravi podatke za obračun plač. Vodjem in računovodjem prihrani ogromno časa.
• Analitika nadur razkrije, kateri oddelki so kronično preobremenjeni — in kdaj je čas za novo zaposlitev namesto nadaljnjega plačevanja nadur.
• Podjetja, ki ne uredijo tega področja, ne izgubijo samo denarja. Izgubijo pregled, zaupanje zaposlenih in čas kadrovske službe.

Želite tudi v vašem podjetju zgledno urediti upravljanje nadur? Pokličite ali pišite nam na  info@spica.com, 1 568 08 00.

Zakaj nadure postanejo problem, preden jih sploh opazite?

Nadure same po sebi niso nujno negativne, če so občasen odziv na povečan obseg dela. Težava nastane, ko postanejo stalnica. Strokovnjaki na Špicinem dogodku so izpostavili tri točke, ki podjetjem povzročajo največ na področju nadur:

1. Brez pregleda: Ročno beleženje in odobravanje nadur prek e-pošte ali papirnih obrazcev vodi v kaos in napake pri obračunu in odrejanju.
2. Zakonodajna tveganja: Slovenska zakonodaja strogo omejuje število nadur (tedensko, mesečno in letno) ter določa skupine zaposlenih (npr. starejši delavci, starši majhnih otrok), ki nadur ne smejo opravljati brez pisnega soglasja.
3. Skriti stroški: Brez realnih podatkov vodstvo nima vpogleda v dejanske stroške dela in obremenjenost ekip, kar onemogoča dolgoročno načrtovanje kadrov.

»Nadure niso nov pojav, so pa vedno bolj kompleksna in aktualna tema. Le redka podjetja imajo sistematično urejeno področje nadurnega dela,« je uvodoma dejal Jan Makoter iz podjetja Špica.

Jan je v nadaljevanju pojasnil, zakaj so nadure še vedno izziv za podjetja. Izpostavil je, da so procesi odobravanja pogosto nejasni, pregled nad nadurami pomanjkljiv, administracija pa zamudna in podvržena napakam. Takšna praksa po njegovih besedah prinaša tudi zakonodajna tveganja, saj nadure niso le operativna, temveč tudi pravna tema z resnimi posledicami – in globa inšpektorja pri tem ni najhujše, kar lahko doleti podjetje.

Kako ustaviti kaos: avtomatizacija, ki jo kadrovnik dejansko opazi

Osrednji del dogodka je bil posvečen predstavitvi digitalnih orodij, ki proces upravljanja z nadurami spremenijo iz administrativnega bremena v obvladljiv poslovni strošek. Rešitve za upravljanje nadurnega dela so pogosto nadgradnja rešitev za evidentiranje delovnega časa in so tesno povezane s plačnimi sistemi. Ob ustrezno postavljenih pravilih (in pravilniku o delovnem času) je možna tudi popolna avtomatizacija odrejanja, beleženja in obračuna nadurnega dela, kar so Špicini strokovnjaki predstavili na več različnih primerih rešitve Špica Overtime Manager, ki me drugimi omogoča

• Digitalni sistem nadure odobri vnaprej – ne naknadno ugotavlja, kaj se je zgodilo.
• Vse potrditve so dokumentirane in revizijsko sledljive, kar pomeni manj sporov in jasna odgovornost.
• Samodejno opozarjanje na zakonske limite ščiti podjetje pred globami inšpekcije za delo.
• Mobilna in namizna aplikacija omogočata enostaven dostop za vodje in zaposlene kjerkoli.
• Manj administracije, manj napak – sistem zamudne ročne procese nadomesti z avtomatizacijo. 

In ker delovna zakonodaja pozna več izjem in načinov upravljanja z nadurami, so v rešitev vgrajene tudi fleksibilne oblike kompenzacije. Sistem omogoča enostavno izbiro med izplačilom nadur ali koriščenjem ur v obliki prostega časa (t. i. plus ure), kar povečuje zadovoljstvo zaposlenih in omogoča boljšo uskladitev poklicnega in zasebnega življenja.

»Evidenca delovnega časa je števec, pozna časovne kategorije, ki se konec meseca prelevijo v denarne kategorije – plače. V slehernem podjetju velja optimizirati nadure – tudi ali pa prav zato, da sodelavci ne delajo preveč,« je izpostavil tudi Tone Stanovnik, direktor podjetja Špica. 

Špicin modul za upravljanje z nadurami je nadgradnja sistema evidenc delovnega časa, pri čemer podpira vse zakonsko možne in skladne scenarije upravljanja z nadurnim delom. Rešitev podpira najrazličnejše odredbe in vpoklice — ti so vidni kot posebne kategorije v sistemu, z jasnimi pravili in omejitvami. Podprto je tudi večstopenjsko potrjevanje nadurnega dela za podjetja, ki to funkcionalnost potrebujejo.

Najlažje je, če so stvari sistemsko urejene in podjetje uporablja vloge za nadure in omogoča njihovo digitalno potrjevanje.  Programska rešitev obvlada tudi prenos salda ur za koriščenje po različnih internih pravilih, pozna ponavljajoče, večerno delo, službene poti itd. Vodjem in računovodjem pa prihrani ogromno časa, saj samodejno pripravi natančne podatke za obračun plač, je pojasnila Mojca Poličnik, aplikacijski svetovalka za rešitve za evidentiranje delovnega časa v podjetju Špica .

Kdaj podatki o nadurah postanejo odločitev o zaposlitvi

Ena največjih praktičnih koristi digitalizacije evidentiranja delovnega časa in nadurnega dela je analitika. Udeleženci dogodka so spoznali, kako lahko s pomočjo naprednih poročil prepoznajo oddelke, ki so kronično preobremenjeni. Namesto nenehnega plačevanja dragih nadur lahko vodstvo na podlagi natančnih podatkov sprejme odločitev o novih zaposlitvah ali reorganizaciji procesov.

Brez pravilnika o delovnem času ste brez zaščite

Nina S. Kavčnik je vsem udeležencem večkrat poudarila pomen pravilnika o delovnem času. »Za ureditev delovnega časa in nadurnega dela je ključnega pomena pravilnik o delovnem času. Tega bi moralo imeti sleherno podjetje. Ne le zaradi same organizacije delovnega časa, temveč tudi kot varovalko pred inšpektorji in sodnimi spori.

Drži, pravilnik o delovnem času je podlaga za kontrolo nad delovnimi urami in nadurami, saj pove, koliko lahko delavci delajo na dan, teden in mesec, kje se »režejo« ure itd. Predvsem pa preprečuje, da bi v podjetjih nastajali nenadzorovani veliki viški ur in nadure ipd. S pravilnikom se jasno utemelji, kaj je višek ur in kako se te koristijo oziroma izplačajo, koliko viškov ur je mogoče oddelati mesečno ipd, « je dodala Nina S. Kavčnik, specialistka za delovno pravno zakonodoja.

Vprašali so ...

Po predstavitvi prednosti sistema za upravljanje z nadurami so na svoj račun prišli udeleženci, ki so strokovnjakom namenili cel kup vprašanj. Na kratko povzemamo, kaj jih je zanimalo in kaj so izvedeli.

Kakšna je razlika med saldom ur in nadurami?

Viškov ur in nadur ni mogoče enačiti. Vzemimo primer podjetja, ki ima gibljiv delovni čas. Delavec en dan ostane v službi 10 ur. Dve uri, ki sta v tem primeru delo preko delovnega časa, se štejeta v saldo ur, nista pa naduri. Naduri bi bili v primeru, ko bi vodja delavcu vnaprej naročil delo preko urnika – odredil nadure. Viški ur se občijano ne izplačujejo, ostajajo na saldu, in jih delavec porabi za svoje opravke (npr. zobar ipd.).

Kje je meja med viški ur in nadurami? Kako je s prenosi plus ur v naslednji mesec?

Situacija je odvisna od podjetja do podjetja oziroma od pravilnika o delovnem času. Tam velja prenose plus ur ustrezno opredeliti (pa tudi omejiti).

Kaj se zgodi, če delavec ne potrdi odrejenega nadurnega dela oziroma ga zavrne?

Če je nadurno delo zakonito odrejeno (obstaja zakonsko opravičljiv razlog zanj) in ga je delavec neupravičeno zavrnil, lahko nosi posledice. V primeru, ko za nadurno delo ne obstaja opravičljiv razlog, pa lahko delavec upravičeno zavrne delo brez posledic.

V podjetju imamo veliko zaposlenih, ki opravljajo terensko delo, pri čemer ustvarijo ogromno nadur. Kako lahko oni nadurno delo potrdijo (še) pred začetkom del?

V takih primerih podjetjem svetujemo uporabo t. i. neenakomerne razporeditve delovnega časa. Ena od rešitev je tudi prijava dela preko mobilne aplikacije. V kolikor zaposleni nima pametnega telefona ali je ta njegova zasebna last in nanj ne želi namestiti ustrezne aplikacije, se lahko podjetje odloči za uporabo prenosnega terminala za evidentiranje delovnega časa, ki se nahaja pri vodji, zaposleni (npr. na gradbišču) pa uporablja kartico za registracijo delovnega časa. Tretja možnost v primeru terenskega dela je tudi telefonski klic vodji, ki nato v sistem vnese ustrezni delovni čas (in morebitne nadure).

Kako urediti izplačilo nadur pri t. i. neenakomerno odrejenem delovnem času?

Pri neenakomerno odrejenem delovnem času ni nadur – gre za t. i. viške ur. V tem primeru ni sprotnega odrejanja nadur, saj je danem trenutku to niso nadure (do 56 ur tedensko). Šele na koncu referenčnega obdobja se viški ur spremenijo v nadure. Referenčno obdobje navadno določi delodajalec in traja do 6 mesecev, posamezne kolektivne pogodbe dejavnosti ga lahko podaljšajo do 12 mesecev.

V podjetju imamo veliko različnih urnikov, od klasičnih urnikov do 24-urnih scenarije nedoločenih ur. Kako v tem primeru pristopiti k zajezitvi delovnih ur?

Področje delovnega časa natančno opredelite s pravilnikom, v katerem naj bo jasno zapisana definicija omejitev. Npr. zaposleni lahko dela 8 ur dnevno kadarkoli. V delovni čas se mu šteje 8 ur. Če jih naredi več, se v efektivno delo šteje še vedno le 8 ur, razen če nadrejeni predhodno odredi nadurno delo. Če niste pripravljeni plačevati dodatka za nočno delo, lahko postavite še strožje omejitve, npr. da mora biti 8 ur opravljenih med 6:00 in 23:00, da ni nobenega dodatka za nočno delo.

Kako v praksi omejiti viške ur?

S pravilnikom o delovnem času. Postavite jasne meje, kjer je jasno določeno, da se v naslednji mesec lahko prenese do 10 ur viška, več od tega pa se pobriše. Tako zaposleni ne bodo pretiravali z delom preko delovnika. Pri tem lahko postavite različna pravila za pisarno in proizvodnjo, saj velja različna narava dela. Pravilnik o delovnem času v podjetju je »svet«, zakonodaja namreč veleva, da morajo biti pravila delavcem znana vnaprej.

Kako beležiti zahtevke po nadurah, če zaposleni dela na dopustu?

Delo na dopustu ni predvideno. Delo je delo, dopust pa dopust. Če zaposleni odda zahtevek o delu na dan, ko naj bi bil na dopustu, se mu ta dan ne šteje kot dopust. Delo in dopust se izključujeta. Če zaposleni »oddela« dve uri, je 6 ur v manku. Dopusta namreč ni mogoče koristiti po urah.

Kako je urejeno nadurno delo v primeru praznikov?

Treba je upoštevati dan v tednu. Če je praznik na sredo, se delo ne šteje med nadure, ker gre v t. i. delovni teden. Na praznično soboto pa se delo šteje kot nadure.

Kako je z obračunom nadur pri daljših službenih poteh?

Upoštevati morate, da se pot šteje v delovni čas. Za obračun ur pa je ključnega pomena potni nalog in navedbe na njem. Čas trajanja službene poti ni enak efektivnemu delovnemu času. Običajno podjetja priznajo efektivne delovne ure na podlagi programa dogodka (sejem, konferenca, izobraževanje). Dobro je, da se z delavcem vnaprej dogovori, kaj bo štelo v delovni čas (zabava, druženja ipd.).

Kdaj pa začne veljati službena pot?

Službena pot velja od tam, kjer to navaja potni nalog (lahko je od doma ali pa od sedeža podjetja do cilja). Ta določa obračun delovnega časa. Če gre zaposleni na pot v nedeljo zvečer z namenom, da bo v ponedeljek na sejmu ali sestanku, to šteje kot nedeljsko delo.

Smo zaposlenim prijazno podjetje, zaposlujemo več mater s skrajšanim delovnim časom. Kako v tem primeru obračunati delo, dojenje otrok ipd.?

Matere s skrajšanim delovnim časom lahko delajo s skrajšnim delovnim časom, ne manj kot 20 ur tedensko na podlagi odločbe CSD. Ni treba, da delajo vsak dan po 4 ur, delo se po dogovoru lahko organizira drugače, če proces to omogoča. Lahko je 8+8+4 ure. Urnik je stvar dogovora. Priporočljivo je, da je to opredeljeno v aneksu k pogodbi o zaposlitvi,. Glede dojenja pa je stvar jasna: če dojenje poteka sredi delovnega časa, se šteje v delovni čas matere.

Zaposlujemo invalide. Ali lahko oni delajo nadure?

Ne, nikakor! Invalidi, delazmožni s krajšim delovnim časom ne smejo imeti niti minute nadur. Zakonodaja je jasna – ne smejo delati dlje, zaradi možnosti poslabšanja bolezni. Edina izjema so invalidi s polnim delovnim časom – ti lahko opravijo tudi nadure.

Ali obstaja rešitev za delavce na individualnih pogodbah – ti namreč v podjetju opravijo več ur?

Podjetja so lahko zelo fleksibilna le pri direktorjih in prokuristih, saj zakonodaja dovoljuje, da je njihov polni delovnik daljši od 40 ur tedensko, prav tako ne rabijo evidentirati delovnega časa. Drugače pa je za vodilne delavce,. Pri njih velja izjema le glede dleovnega časa, ne pa tudi glede plačila za delo.

Nadure so rešljiv problem — če imate prava pravila in podatke

Špicin dogodek je jasno pokazal, da urejanje nadur ni le tehnični popravek. Je odločitev, da podjetje ceni čas in zdravje svojih zaposlenih. Podjetja z več kot sto zaposlenimi, ki želijo ostati konkurenčna in privlačna za talente, si ne morejo več privoščiti improvizacije na področju delovnega časa. Z jasnimi pravili, avtomatiziranimi procesi in preglednim poročanjem nadure prenehajo biti vir stresa in postanejo obvladljiv poslovni strošek, ki ga je mogoče zmanjšati.