info@spica.com
01 568 08 00
Inventura, duhovi in zombiji
Popis osnovnih sredstev pogosto postreže z vrsto presenečenj. Tudi takšnih, ki niso najbolj zaželena. Poskrbite, da bo takšnih presenečenj čim manj oziroma, da jih sploh ne bo.
Naj vam zaupam svoj prvi stik s t. i. inventuro. Prepričan sem, da so se v podobnem »zosu« znašli že številni pred mano, upam pa, da bo po branju naslednjih odstavkov takšnih situacij ob popisu osnovnih sredstev v slovenskih podjetjih vse manj.
Po usklajenem dogovoru preko elektronske pošte sem bil ob dogovorjeni uri v podjetju. V roke sem prejel papir s seznamom osnovnih sredstev in lokacijo, kjer naj bi jih našel. Kljukam, štejem, beležim. Skoraj sem že bil pri koncu seznama, ko naletim na šifro, ki je nikjer ne najdem. V tabeli piše, da gre za pisarniški stol. Še enkrat preverim šifre na vseh stolih. Enega ni – fizično manjka. V kotu pa leži računalniški zaslon, ki ga ne najdem na popisnem seznamu. Glede na to, da je bil ta prostor dodeljen le meni v popis, bi se nekje v tabeli moral skrivati tudi omenjeni zaslon. Kaj pa, če je v tabeli napaka in piše stol namesto zaslon? Preverim šifro na zaslonu. Ne, ne ujemata se. Po zaključenem popisu imam torej na seznamu eno sredstvo, ki ga fizično ni, in v prostoru še eno sredstvo, ki ne obstaja v računovodskih izkazih. Kaj pa zdaj?
Dobrodošli med duhove in zombije inventur
Tako se namreč pogovorno imenujejo manjki in viški inventur. Stol, ki ga ni, je duh. Preganja me. Vem sicer, da zaradi enega manjkajočega stola podjetje ne bo obubožalo, a če se sčasoma nabere deset takšnih stolov, to ni več zanemarljivo. Gre za strošek, ki neposredno vpliva na poslovni izid. In druge stroške, npr. dodaten strošek pri zavarovanju. Zakaj bi v podjetju zavarovali sredstva, ki dejansko ne obstajajo?
Bom mar razliko »pokril« z zombijem? »Zombiji« ali skrita sredstva, so sredstva, ki fizično obstajajo, a niso nikjer zavedena. Žal ne.
Inventura vas lahko stane veliko denarja
To lekcijo ste verjetno že usvojili. T. i. inventurni viški in manki poleg časa terjajo tudi denarna sredstva. Z manjkajočim stolom in zaslonom, ki ga uradno ni, smo imeli v podjetju precej dodatnega dela. Pristojni so namreč morali za slednjega ugotoviti, s kakšnim namenom je bilo sredstvo pridobljeno in kam sodi. To pa je terjalo veliko časa, časa, ki ga mora podjetje zaposlenim plačati.
Raziskave kažejo, da med sredstva, ki so ob napačnem vodenju v glavni knjigi pogosto največje breme za podjetje, sodijo prav pisarniška oprema, stroji, vozila in nepremičnine.
Veste, koliko vas zares stane inventura? Ste prepričani, da ste upoštevali vse vidike?
Poglejmo, kaj potrebujete za uspešno izvedbo popisa osnovnih sredstev. Osredotočil se bom le na osnove, torej le na enega popisovalca, enega skrbnika sistema in en terminal. V svojem lastnem izračunu boste te vrednosti seveda ustrezno pomnožili.
Začnimo z opremo. Mobilni terminal za izvedbo popisa osnovnih sredstev zahteva naložbo v višini 400 € in več, odvisno od modela. Nekaj denarja lahko prihranite s tem, če namesto namenskega terminala uporabite mobilni telefon in ustrezno programsko opremo, a tudi v tem primeru morate računati na strošek programske opreme v višini okoli 150 €. Opravljanje inventure z mobilnim telefonom, ki uporablja kamero za branje in prepoznavanje črtnih kod, ima tudi nekaj slabosti, ki se jih velja zavedati – izostritev kode potrebuje nekaj časa, odpade »streljanje« oddaljenih kod, skratka, pod črto prihranek ni prav visok, ko enkrat prištejete dodatno porabljen čas.
Strojna in programska oprema za izvedbo inventure s seboj prinašata še strošek uporabniških licenc, in sicer v višini okoli 90 € po licenci – potrebujete pa vsaj dve – za skrbnika in popisovalca. Prvi drugemu določa pravice, kaj lahko počne pri popisu – npr. premik sredstev, preimenovanje, ročni popis itd.
Še preden se lotite inventure, velja opraviti tudi šolanje skrbnika in popisovalcev. Špica za šolanje na lokaciji podjetja računa 280 €, znesek pa se prepolovi, če se šolanje izvede na daljavo. Vabljeni, da si pred morebitnim šolanjem ogledate predstavitev delovanja aplikacije.
Odločite se za najem opreme
Alternativa, ki močno poceni izvedbo inventure, je najem opreme. Posebej, če inventuro opravljate le enkrat letno, kot to opredeljuje zakon. V tem primeru je vaš strošek najem terminala, ki znaša okoli 50 € na terminal na teden ter strošek najema programske opreme v oblaku. Pri čemer je v ceno licenc zajeto gostovanje, vzdrževanje, brezplačne nadgradnje in oddaljena pomoč ponudnika. Za kakovostno izvedbo inventure vsekakor velja prišteti še strošek šolanja izvajalcev, posebej če ti popis osnovnih sredstev izvajajo prvič.
Izjemni prihranki časa
Izračun povrnitve naložbe v uspešno izvedeno inventuro je seveda močno v prid kombinaciji najema opreme in programske opreme v oblaku.
Vsekakor pa se velja odločiti za namenske rešitev glede inventure, saj te v praksi prihranijo ogromno časa v primerjavi s tiskanjem popisnih seznamov, kljukanjem sredstev ter dodatnim vnašanjem v sistem. Tudi do 70%!
In ne pozabite na sinergijske učinke na drugih področjih. S programsko urejeno inventuro ne boste prihranili le kup časa izvajalcem, temveč tudi računovodstvu. Koliko vas stane posamezni zaposleni in koliko morebitno zunanje računovodstvo, pa lahko izračunate sami.
Popis osnovnih sredstev, ki je lahko zgled mnogim
V preteklem desetletju sem pridobil ogromno izkušenj z inventurami. Danes nimam več bojazni pred inventurami, predvsem po zaslugi dejstva, da podjetje za označevanje sredstev uporablja t. i. RFID-etikete. Tako z bralnikom RFID preprosto vstopijo v prostore, sredstva pa se kar sama »javijo«. Ne potrebujejo več na papir natisnjenega seznama, pri čemer so na račun preverjanja šifer v preteklosti porabila več deset minut. Inventura je zaključena v minuti ali dveh, no, lahko tudi petih, če gre za večji prostor. Da o reševanju neskladnosti v računovodstvu sploh ne govorim.
Popis osnovnih sredstev je za marsikatero podjetje nujno zlo in strošek. A tudi ta strošek se da s pomočjo sodobnih tehnologij močno omiliti.
