Koliko vas v resnici stane ''brezplačna'' ročna inventura osnovnih sredstev?

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, da morajo podjetja enkrat letno preveriti, če se stanje vseh aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem. To pomeni, da je letna inventura osnovnih sredstev obvezen del poslovanja. Podobno Slovenski računovodski standardi (SRS) velevajo, da mora podjetje zagotoviti resnično in pošteno sliko o vrednosti osnovnih sredstev. Vse to nam da vedeti, da je letna inventura osnovnih sredstev postopek, ki se ga ne splača izvajati površno.

Skriti stroški ročne inventure

Čeprav se na prvi pogled ročna inventura (najpogosteje opravljena z listom papirja in svinčnikom) najcenejša rešitev, lahko hitro ugotovimo, da je v resnici prav nasprotno. Stroški, ki jih podjetja nosijo zaradi neurejenega procesa in neučinkovitosti, hitro znašajo večkratno vrednost uvedbe digitalne inventure – namenske strojne in programske opreme, kot je naša rešitev Frontman FIND.

Pa si poglejmo, kaj so največji skriti stroški, ki jih moramo upoštevati pri odločanju med ročno in digitalno inventuro.

1. Strošek časa zaposlenih

Na prvem mestu je čas, ki ga zaposleni v podjetju namenijo za izvajanje inventure.
Predpostavimo, da ima podjetje med 500 in 1000 osnovnih sredstev, ki so razpršena po različnih lokacijah. Običajno inventuro izvajajo 2-3 zaposleni, ki za celoten popis na terenu porabijo 3 delavne dni. Če za izračun vzamemo povprečno bruto plačo, ki je v avgustu 2025 znašala 2489€(vir: SURS https://www.stat.si/statweb/Field/Index/15/74), rezultat kaže, da ura dela povprečnega zaposlenega podjetje stane 14.5€.

14.5 € x 3 zaposleni x 8 ur x 3 delavne dni = 1044€.

Konzervativna ocena samega stroška popisa torej presega 1000€, čemur moramo prišteti še zamujene naloge, ki bi jih lahko zaposleni opravljal v tem času, organizacijski kaos in motnje ostalih zaposlenih ob izvajanju inventure. Tu še nismo prišteli časa, ki ga nato pristojni v računovodstvu in financah porabijo, da te ročne popise vnesejo nazaj v poslovni sistem.
Realna skupna cena vsega naštetega se lahko giblje med 2000 in 4000€.

2. Strošek napak in ročnih urejanj

Po podatkih računovodskih servisov in revizorjev je ocena napak, ki se zgodijo pri ročnih inventurah nekje med 3-5%. Po naših izkušnjah iz terena, so te številke lahko še veliko večje, med 15-30%.
Če podjetje upravlja z osnovnimi sredstvi v vrednosti 500.000€, to pomeni

500.000€ x 5% napak = 25.000€ napačno evidentirane vrednosti.

Te napake vplivajo na amortizacijo in bilanco stanja. Večji stroški pa lahko pridejo, če so te napake ugotovljene ob reviziji ali davčnem pregledu.

3. Strošek izgubljenih ali založenih sredstev

Pri ročnem popisu se zelo pogosto zgodi, da osnovnih sredstev popisna komisija preprosto ne najde. Monitor, ki je bil evidentiran v pisarni nabave na dejanski lokaciji ni prisoten, ker je bil prestavljen na drugo lokacijo, kjer se je uporabljal začasno. Ker ta podatek ni prišel do finančnega oddelka, se monitor odpiše in ponovno naroči, čeprav je še vedno uporaben in v  podjetju.

Na ta način prihaja do dvojnih nakupov. Če predpostavimo izgubo in dvojno naročilo samo 0.5% osnovnih sredstev v podjetju, kjer skupna vrednost sredstev znaša 500.000€ je to 2.500€ letno zapravljenega denarja.

4. Motnje v samem delovnem procesu

Med inventuro popisna komisija obiskuje vse lokacije in fizično pregleduje sredstva. V tem času lahko prihaja do zastojev delovnega procesa ostalih zaposlenih, saj morajo komisijo voditi po prostoru, jim razkazovati, kje se sredstva nahajajo itd. To vodi v splošen padec učinkovitosti za vse zaposlene v času inventure. V proizvodnih podjetjih lahko to pomeni več tisoč evrov izgubljene produktivnosti v parih dneh.

Zakaj je digitalna inventura s pomočjo črtne kode ali RFID naložba, ne strošek

Sistem za popis osnovnih sredstev Frontman FIND ni le orodje za popis, ki ga opravite enkrat letno in pozabite nanj, temveč vam omogoča sproten pregled osnovnih sredstev po pričakovanih lokacijah, zadolženih osebah ali stroškovnih mestih ter ažurno beleženje njihovih premikov. S tem zmanjšate tveganje napak, ostajate na tekočem s podatki, kar vam omogoča boljše odločitve o investicijah in predvsem prihranite dragocen čas zaposlenih, ki inventuro opravijo hitreje in z večjo dodano vrednostjo. Če želite ta proces še pohitriti in optimizirati, ponujamo tudi možnost popisa s RFID tehnologijo – v spodnjem posnetku si lahko ogledamo razliko v času popisa ene lokacije.

Zaključek: ročna inventura je najdražja inventura!

Čeprav se sprva zdi, da je ročna inventura osnovnih sredstev brezplačna, realnost razkrije drugačno situacijo: stroški ročne inventure lahko presegajo 10.000€. Najhuje pri temu pa je, da se tega večina sploh ne zaveda. Brez dvoma pa je, da bi ta denar lahko pametneje namenili v razvoj podjetja in zaposlenih.  

Za pogovor o optimizaciji vaše inventure ali brezplačen DEMO test programske opreme Frontman FIND me kontaktirajte na Aljosa.Nojic@spica.com ali na telefonski številki 040 213 199. Čas je, da pohitrite svojo inventuro!