Kako po principu OKR voditi celotno podjetje

3 Špicini elementi HRM vodenja

Špičaki že od samega začetka, od leta 1993, dajemo velik poudarek na timskem vodenju sodelavcev. Na začetku smo se ravnali po metodologiji MBO – Management By Objectives, ki jo je v svoji knjigi opisal Peter Drucker. Skozi leta in rast, pa smo pristop prilagodili posebnostim Špice in vanj uvedli rabo naših core-business produktov za upravljanje z delovnim časom.

Tako dandanes sestoji naš pristop iz treh elementov:

• MBO – Management by Objectives prej omenjenega Petra Druckerja,
• BSC – Balanced Scorecard, ki smo ga vgradili v DNK Špice, saj ceni zaposlene in njihovo znanje,
• OKR agilne metode, ki smo jih oplemenitili s SMART cilji posameznih sodelavcev skladno s kvartalnimi smernicami podjetja.

Kaj so OKRji in kako jih postaviti, da bodo učinkovito pripomogli napredku v podjetju si lahko preberete tukaj >> OKR: cilji in ključni rezultati – najboljša tehnika določanja ciljev

Špičasti OKR proces

Pobuda, da bi prešli na koncept OKR je prišla od sodelavca v razvoju, ki je predlagal, da ta koncept, ki smo ga do tedaj uporabljali za razvoj programske opreme, prilagodimo tudi za razvoj poslovanja celotnega podjetja.

Kako deluje naš OKR:

1. Vsak Špičak aktivno prispeva v skupni seznam (backlog) predloge za izboljšave in razvoj lastnega delokroga in podjetja.
2. Na letnem nivoju določimo ključne smeri razvoja podjetja, ki so zapisane v letnem dokumentu FOKUS 20XX.
3. Na podlagi teh smernic in trenutnih prioritet nato kvartalno (sprint) določimo tri ključne cilje za poslovno enoto.
4. Splaniramo jagodni izbor (sprint planing) predlogov iz skupnega seznama. Tipično uporabljamo Design Thinking delavnice.
5. Vsak sodelavec kvartalno pri sebi na podlagi letnih smernic in jagodnega izbora za sebe splanira 3 kvalitativne cilje in vsakemu cilju 3 kvantitativne rezultate, ki dokazujejo doseganje ciljev (3×3 sprint backlog).

Zakaj smo se v Špici odločili za uvedbo tega projekta?

V današnjih časih obilje informacij, nenehni motilci v obliki opomnikov (na telefonih, v pop-up okencih,…) in količina elektronske pošte pogosto zamegli naš fokus in smer, v katero moramo sodelavci usmerjati svoje aktivnosti, da dosežemo skupni cilj.

Ključne ovire na poti za doseganje skupnih ciljev so:

Sistemske ovire:

1. Prenos strategije v izvedbo,
2. širjenje podjetja in prihajajoče nove generacije sodelavcev, ki zahtevajo agilnejše pristope,
3. hiter razvoj novih tehnologij, med katerimi se mnoge ne obnesejo.

Operativne ovire:

1. Ne postavimo in ne držimo se prioritet,
2. dogovorjene prioritete premalo strastno komuniciramo sodelavcem,
3. ne splaniramo procesnega in projektnega pristopa k nalogam,
4. ne rezerviramo si dovolj časa za izvedbo,
5. ne vztrajamo na poti stalnih izboljšav.

Z uvedbo metodologije OKR smo od leta 2015 Špičaki uspešno premagali gornje ovire in ker je osnovno poslanstvo Špice, da pri naših strankah vzpostavimo učinkovite procese in jih preplaknemo z agilnostjo, ki jo prinašajo novi agilni in »lean« pristopi, smo pričeli tudi skozi naše produkte metodologijo uveljavljati pri naših strankah.

Glavne prednosti in učinki, ki jih je projekt prinesel Špičakom:

• Poenostavljen pristop je omogočil, da so sodelavci hitro vzeli metodologijo za svojo, še posebej, ker je prišla iz vrst sodelavcev in ne z vrha.
• Prehod iz letnih MBO sestankov na kvartalno frekvenco, je povečal prilagodljivost Špice vedno bolj hitrim spremembam na trgu.
• Sinhronizacija in orkestracija prioritet posameznikov s podjetjem v fokus z lasersko prebojnostjo, ki je potrebna za preboj in obstanek na trgu.
• Popolna transparentnost ciljev in ocene doseganja rezultatov vzpostavlja prepotrebno zaupanje, ki je predpogoj za hitro napredovanje proti ciljem in prepoznavanje odličnosti znotraj ekipe.
• z OKR pristopom se izognemo pojavu, da »Sodelavci ne zapuščajo podjetja, ampak zapuščajo managerja«. Managerjem ta princip narekuje redno komunicirajo s svojimi sodelavci v vnaprej definiranih časovnih okvirih, kar daje odličen ritem pri medsebojnem usklajevanju.
• Pozitivna napetost, ki jo povzroči cilj, ki ga postavita sodelavec in vodja v dogovoru. Ob tem Špičaki prevzemamo športni pristop vizualizacije zmagovalne pozicije kot močan notranji motivator, ki ga Slovencem zaradi zgodovinskih razlogov pogosto primanjkuje.

Izročki:

• Časovni koledar s termini, ki pomagajo navigirati sodelavcu skozi svoje vsakodnevne aktivnosti (iznad »dreves« zagledamo »gozd«).
• Tehnološke platforme za transparenten zapis ciljev in sprotnega dashboard preverjanja statusa doseženih rezultatov.
• Proces kvartalnih delavnic.
• 30 min. osebni sestaneki z nadrejenim, kjer skupaj s sodelavcem pogledata v platformo planiranega in realiziranega za zadnji kvartal in splanirata naslednji kvartal.

Plani za prihodnost

Špičake na lastnem igrišču čaka še:

• GTD – »Gremo To Dokončat« metodologija optimizacije osebne organizacije aktivnosti.
• Razširitev na šest sestrskih podjetij v regiji.
• Vgradnja metodologije v naša software orodja za upravljanje delovnega časa allhours.si in vodenje po projektih myhours.com.
• Vzpostavitev sodelovanja s HRM svetovalci za vzpostavitev delavnic za svetovanje na dotičnem področju.

Ocenjujemo pa, da v Sloveniji še ni prisotne tozadevne prakse, zato nas čaka še vzpostavitev sodelovanja s HRM svetovalci za vzpostavitev delavnic o tej tematiki.

Nekaj pa smo tudi že naredili. Zadevo smo predstavili:

• kot dobro prakso na kongresu Informatika v Javni Upravi 2016,
• na kongresu Združenja Manager v Portorožu 2017 smo projekt predstavil Delu, ki je metodologijo nato objavilo v dvostranskem članku,
• dobro prakso širimo tudi skozi nabor študij primerov v slovensko managersko skupnost ter skozi mrežo partnerskih svetovalskih navez.