Kako naj se znebimo nepotrebnih nadur?

5 minut branja

V okoljih, kjer tržno povpraševanje pogosto niha, je strateška obravnava nadurnega dela pomemben vir konkurenčne prednosti. A lotimo se ga moramo s povečanjem produktivnosti v mislih.

Nadurnega dela se še vedno bojimo

Kljub temu poslovodje na nihanja pogosto odgovarjajo z napačnimi sredstvi - z večanjem zalog in dodatnim zaposlovanjem. To pa posledično povzroča nepotrebne stroške, produktivnost pada, nemalokrat pa so z ukrepi nezadovoljni tudi sodelavci. 

Zakaj takšne ukrepe sploh sprejemajo? Običajno se bojijo odvečnega nadurnega dela, ki ima številne negativne posledice - od nižje produktivnosti, izzivov pri usklajevanju z zakonskimi določili, pogosto pa je nadurno delu tudi vzrok za zdravstvene težave zaposlenih.

A nadurno delo lahko sistematično upravljamo in nadzorujemo ter tako skrbimo, da se opravlja v čim manjšem obsegu in po vnaprej predvidenih scenarijih. Sistem za avtomatizacijo upravljanja z delovnim časom in nadurami Dynamic Scheduling vam omogoča planiranje in razporejanje dela glede na realne tržne potrebe.

Informacijska rešitev Dynamic Scheduling vam pomaga poiskati vzroke za nadurno delo ter uskladiti razpoložljivost in zmožnosti zaposlenih z intenzivnostjo povpraševanja. Tako bo planiranje delovnega časa v vaši organizaciji usklajeno z realnimi potrebami.

3 strateške napake, ki vas lahko stanejo veliko denarja

Upravičena bojazen pred neučinkovitim nadurnim delom managerje pogosto pripelje do slabih strateških odločitev, med katerimi gre izpostaviti predvsem naslednje tri:

• zaposlitev za polni delovni čas za primer povečanega povpraševanja, ki dviguje fiksne stroške, kot so letni dopust, socialne dajatve in druga nadomestila,
• neizdobave oziroma pomanjkanje zalog zaradi prenizkega obsega proizvodnje, kar vodi v izgubljene priložnosti in nezadovoljstvo pri strankah,
• prekomerna zaloga, ki sicer omogoča stalne dobave, vendar na račun previsokih stroškov.

Kaj je torej »nadurna laž«?

Je koncept, ki govori o tem, da je nadurno delo predrago, in kot zmagovalce časti vse, ki uspejo nadurno del obdržati pod magično mejo 5 %. Zakaj?

Učinkovito upravljanje z nadurami prinaša številne prednosti, med katerimi naj omenimo dodatne razpoložljive kapacitete, nizke zaloge in izdobave v kratkem času, ki dvigujejo zadovoljstvo strank ter povečujejo konkurenčnost podjetja in dvig zadovoljstva zaposlenih. 

V teoriji je vse enostavno, a koliko nadurnega dela je ravno prav? Odgovor ni enoznačen, vsekakor pa je dokazano, da več kot 18 nadur na teden lahko škoduje zdravju, mejni donos vsake dodatne nadure je v primerjavi z rednim delom bistveno nižji. To je torej zelo neučinkovita rešitev. V Sloveniji moramo poleg tega upoštevati 144. člen ZDR, ki dovoljuje 8 nadur na teden, ne več kot 20 ne mesec oziroma 170 na leto.

Kako lahko sami učinkovito upravljate z nadurnim delom?

Nadurno delo zagotovo spremljate. Seznanjeni ste s številom nadur, njihovo porazdelitvijo med oddelke in sodelavce. Vprašanje pa je, ali veste, kako optimalno razporediti nadure s ciljem povečanja delovne učinkovitosti in kako spremljati trende v izrabi nadur? 

Verjetno na to vprašanje vsi ne bi znali odgovoriti. Predlagam, da za začetek preverite stanje v vašem podjetju na področju treh glavnih virov neučinkovitega nadurnega dela:

• kronično pomanjkanje delovne sile,
• pomanjkljivo upravljanje z odsotnostmi,
• organizacijska kultura, ki brezglavo spodbuja nadurno delo.

Če ste ugotovili, da omenjena področja ustrezno naslavljate, si postavite naslednjih pet vprašanj:

• Ali isti ljudje in oddelki kontinuirano koristijo nadure?
• So nekateri sodelavci ali oddelki prepogosto odsotni brez navedbe posebnega razloga?
• Ali obstaja prekomerna zaskrbljenost med oddelki in zaposlenimi glede izrabe nadur v podjetju in pri nekaterih sodelavcih?
• Ali imate preveliko število razpisanih in nezasedenih delovnih mest?
• Ali obstaja nevarnost napake pri registraciji delovnega časa?

Ukrepi za zmanjševanje nečinkovitega nadurnega dela

Kot vidimo, ima neplanirano in nepotrebno nadurno delo lahko veliko potencialnih vzrokov, a po drugi strani obstaja veliko taktik za njegovo zmanjševanje, med katerimi velja izpostaviti naslednje:

• Planiranje in razporejanje delovnih ur in obveščanje mora potekati bistveno hitreje oziroma avtomatizirano, saj se zaposleni tako lažje odzovejo na spremembe in ne koristijo nadur po nepotrebnem.
• Nujen je vpogled v urnike v realnem času, saj to omogoča učinkovito planiranje in razporejanje delovnih obveznosti glede na pogoste spremembe. Poudarek je na realnem času!
• Ni dovolj, da samo oblikujete ustrezne urnike, temveč morate tudi poznati način za merjenje učinkovitost nadurnega dela. 

Pri tem si lahko pomagate z izračunom Bradfordovega faktorja* za vsakega zaposlenega. Več kot ima zaposleni kratkih odsotnosti, višji je njegov Bradfordov faktor in bolj njegova odsotnost vpliva na učinkovitost organizacije

Z modulom Dynamic Scheduling lahko planirate delovni časa glede na dejanske potrebe

Najbolj učinkovit način za implementacijo zgornjih ukrepov je digitalizacija in avtomatizacija ključnih parametrov za učinkovito upravljanje z delovnim časom. Avtomatizacija ne eni strani zmanjšuje nepotrebno nadurno delo, po drugi strani pa tudi bistveno skrajša čas, ki ga namenite upravljanju nadurnega dela. 

Ustrezen sistem za avtomatizacijo vam omogoča, da avtomatično planirate in razporejate delovne ure in pri tem upoštevate razpoložljivost zaposlenih, njihovo znanje, certifikate ter zakonodajo. Z avtomatiziranim sistemom za upravljanje delovnega časa boste hitreje in natančneje uskladili urnike zaposlenih in tržno povpraševanje.

*Ključna metrika za merjenje odsotnosti z dela. Izhaja iz predpostavke, da imajo kratke, pogoste in neplanirane odsotnosti najbolj negativne posledice. Več o njej lahko izveste tukaj.
na poslovanje. Več o njej lahko izveste tukaj.

Če je bil zapis vreden vašega časa ga delite med prijatelje na socialnih omrežjih