Inventura, duhovi in zombiji

Naj vam zaupam svoj prvi stik s t. i. inventuro. Prepričan sem, da so se v podobnem »zosu« znašli že številni pred mano, upam pa, da bo po branju naslednjih odstavkov takšnih situacij ob popisu osnovnih sredstev v slovenskih podjetjih vse manj.

Po usklajenem dogovoru preko elektronske pošte sem bil ob dogovorjeni uri v podjetju. V roke sem prejel papir s seznamom osnovnih sredstev in lokacijo, kjer naj bi jih našel. Kljukam, štejem, beležim. Skoraj sem že bil pri koncu seznama, ko naletim na šifro, ki je nikjer ne najdem. V tabeli piše, da gre za pisarniški stol. Še enkrat preverim šifre na vseh stolih. Enega ni – fizično manjka. V kotu pa leži računalniški zaslon, ki ga ne najdem na popisnem seznamu. Glede na to, da je bil ta prostor dodeljen le meni v popis, bi se nekje v tabeli moral skrivati tudi omenjeni zaslon. Kaj pa, če je v tabeli napaka in piše stol namesto zaslon? Preverim šifro na zaslonu. Ne, ne ujemata se. Po zaključenem popisu imam torej na seznamu eno sredstvo, ki ga fizično ni, in v prostoru še eno sredstvo, ki ne obstaja v računovodskih izkazih. Kaj pa zdaj?

Dobrodošli med duhove in zombije inventur

Tako se namreč pogovorno imenujejo manjki in viški inventur. Stol, ki ga ni, je duh. Preganja me. Vem sicer, da zaradi enega manjkajočega stola podjetje ne bo obubožalo, a če se sčasoma nabere deset takšnih stolov, to ni več zanemarljivo. Gre za strošek, ki neposredno vpliva na poslovni izid. In druge stroške, npr. dodaten strošek pri zavarovanju. Zakaj bi v podjetju zavarovali sredstva, ki dejansko ne obstajajo?

Bom mar razliko »pokril« z zombijem? »Zombiji« ali skrita sredstva, so sredstva, ki fizično obstajajo, a niso nikjer zavedena. Žal ne. 

Inventura vas lahko stane veliko denarja

To lekcijo ste verjetno že usvojili. T. i. inventurni viški in manki poleg časa terjajo tudi denarna sredstva. Z manjkajočim stolom in zaslonom, ki ga uradno ni, smo imeli v podjetju precej dodatnega dela. Pristojni so namreč morali za slednjega ugotoviti, s kakšnim namenom je bilo sredstvo pridobljeno in kam sodi. To pa je terjalo veliko časa, časa, ki ga mora podjetje zaposlenim plačati.

Raziskave kažejo, da med sredstva, ki so ob napačnem vodenju v glavni knjigi pogosto največje breme za podjetje, sodijo prav pisarniška oprema, stroji, vozila in nepremičnine.

Popis osnovnih sredstev, ki je lahko zgled mnogim

V preteklem desetletju sem pridobil ogromno izkušenj z inventurami. Danes nimam več bojazni pred inventurami, predvsem po zaslugi dejstva, da podjetje za označevanje sredstev uporablja t. i. RFID-etikete. Tako z bralnikom RFID preprosto vstopijo v prostore, sredstva pa se kar sama »javijo«. Ne potrebujejo več na papir natisnjenega seznama, pri čemer so na račun preverjanja šifer v preteklosti porabila več deset minut. Inventura je zaključena v minuti ali dveh, no, lahko tudi petih, če gre za večji prostor. Da o reševanju neskladnosti v računovodstvu sploh ne govorim.

Predlagam, da si tudi vi ogledate, kakšne prednosti prinaša tehnologija RFID in kako hitro se lahko podjetju povrne naložba vanjo.

Za vsa vprašanja o popisu osnovnih sredstev sem vam na voljo.