Evidentirajte prihode, odhode, odmore, odsotnosti in pripravite podatke za plače.
Rešitev za enostransko omogočanje in omejevanje dostopa.
Najdite vse rešitve za celovito upravljanje in digitalizacijo oskrbovalne verige.
Podjetje je uspešno toliko, kot so uspešni njegovi zaposleni. Če ima podjetje težave s produktivnostjo, potem ima običajno težave tudi z dobičkonosnostjo.
Za rast je zato izjemno pomembno ohranjati inovativnost, ustvarjalnost in predvsem produktivnost. Toda kako to storiti? Poglejmo si nekaj ključnih nasvetov in usmeritev.
Najprej si poglejmo nekaj ključnih nasvetov za povečanje osebne produktivnosti:
Eden najboljših načinov za upravljanje časa je razvrščanje dnevnih nalog po pomembnosti. Če imamo več nalog, pogosto težko določimo, kateri nameniti prednost.
Pri tem si lahko pomagate z učinkovitim orodjem, imenovanim »Eisenhowerjeva matrika«, ki vam pomaga razlikovati med tem, kaj je pomembno oz. nujno in kaj ne. Metoda naloge razvršča v štiri kategorije:
Osredotočanje na najpomembnejše naloge (nujne in pomembne) vam bo omogočilo, da se boste lahko tem nalogam posvetili in jim namenili vso potrebno pozornost.
Druga učinkovita tehnika upravljanja s časom je šaljivo poimenovana »pojej živo žabo«. Ta se osredotoča na prokrastinacijo - ali bolje, kako se ji izogniti. Vsi imamo naloge, ki jih ne maramo, ali pa se nam zdijo zahtevne ali neprijetne. To so vaše žabe.
Namesto da bi jih opravili, jih raje odložimo in se najprej osredotočamo na prijetnejše naloge. A uiti jim ne moremo in če z njimi odlašamo, lahko postanejo le še bolj neprijetne.
Z njimi se zato raje soočite čim prej in jih opravite že zjutraj. Če boste najprej »pojedli žabe«, bo preostanek dneva prijeten, saj vas najtežja naloga na vašem seznamu ne bo več obremenjevala.
Poleg tega so študije pokazale, da smo zjutraj bolj osredotočeni in učinkoviti, zato je to bolj primeren čas za reševanje zahtevnih nalog kot popoldne, ko smo že nekoliko utrujeni.
Odmori niso produktivni, kajne? Medtem ko lahko pogosti daljši odmori vsekakor slabo vplivajo na vašo produktivnost, jo lahko redni kratki odmori pravzaprav izboljšajo.
Ljudje preprosto nismo narejeni tako, da bi se lahko dolgo osredotočali na eno stvar, saj naše telo deluje po »ultradianih ritmih«. To so fiziološki cikli, ki nam omogočajo, da dobro funkcioniramo. Odgovorni so za viške in padce energije, ki jo imamo čez dan, in močno vplivajo na našo produktivnost.
Vsak cikel ultradianega ritma traja od 90 do 120 minut. Ko se cikel konča, postanemo utrujeni, razdražljivi in raztreseni. Tipičen primer tega je padec energije po kosilu. Takrat se težko osredotočimo na delo, zato moramo prisluhniti temu, kar nam sporoča naše telo, in se umakniti od delovne mize.
Privoščite si prigrizek, pojdite na sprehod na svežem zraku ali poklepetajte s sodelavci (o stvareh, ki niso povezane z delom).
Najbolje je, da odmor traja približno 20 minut, saj je to dovolj časa, da se konča cikel vašega trenutnega ultradianega ritma in začne nov. Ko se boste vrnili k delovni mizi, se boste počutili sveže in z več energije.
Da ne pozabite na odmor, lahko poskusite s tehniko Pomodoro. S tem pametni načinom za organizacijo boste poskrbeli za ustrezne odmore med obdobji, ko je vaša osredotočenost na vrhuncu.
Čist in urejen delovni prostor je zelo pomemben. V članku, objavljenem v Harvard Business Review leta 2019, ugotavljajo, da neurejena delovna miza ali pisarna povečuje stres in tesnobo ter ovira ustvarjalnost.
Naši možgani imajo radi red. Stalno neurejeno okolje slabo vpliva na našo sposobnost osredotočanja. To je še posebej pomembno za vse, ki delajo od doma, saj neurejen dom povečuje prokrastinacijo.
Če je vaša delovna miza popolnoma zasuta, si vzemite nekaj časa in jo uredite:
Nelagodje med delom lahko hitro zmanjša produktivnost in celo škoduje splošnemu zdravju. Ergonomičen in udoben delovni prostor je zato bistven za osredotočenost in zadovoljstvo na delovnem mestu.
Živimo v dobi motenj. Odprti prostori, hrupne pisarne, nenehno zvonjenje telefonov, e-poštna obvestila itd.
Ko je delovni proces prekinjen, ga je težko ponovno vzpostaviti, kar vodi v prokrastinacijo in težnjo po preusmerjanju k manj pomembnim, a enostavnejšim nalogam.
Ključno je, da te motnje čim bolj omejite:
Za to morate prepoznati in zmanjšati število motečih dejavnikov, ki vas obkrožajo. Sprva je to zahtevno, vendar bolj ko boste vadili, bolje boste znali vzpostaviti stanje globokega dela.
Smiselno je naloge na seznam razvrstiti po pomembnosti, a morate znati ohraniti nadzor in ga ob pojavu novih nalog preurediti.
Papirnati seznami in samolepilni listki se pogosto izgubijo in na mizi povzročijo nered, zato vam priporočamo, da v ta namen uporabite digitalno orodje.
Do spletnih sledilnikov nalog in orodij za upravljanje lahko dostopate povsod ter jih zlahka urejate in spreminjate glede na potek delovnega tedna. Z jasno predstavo o nalogah se boste lažje osredotočili in ne boste preobremenjeni.
Zdrav življenjski slog je ključen za vsa področja življenja, ne le za produktivnost.
Redna telesna vadba, dobra prehrana in zadosten spanec bodo dvignili vašo raven energije in izboljšali jasnost vaših misli. Ne pozabite, da dehidracija povzroča razdražljivost, zato čez dan spijte dovolj vode.
Obvladovanje stresa ni vedno enostavno, še posebej, če delate v okolju, kjer vlada velik pritisk. A tesnoba in stres lahko precej znižata vašo produktivnost, če ju nimate pod nadzorom.
Vsi zgornji koraki so učinkoviti načini za preprečevanje stresa, obstajajo pa še drugi.
Dober način je, da prepoznate, kdaj imate preveč dela, in poiščete podporo pri sodelavcih. Preobremenjenost lahko hitro privede do izgorelosti, zato se ne bojte prositi za pomoč, če menite, da jo potrebujete.
Še en odličen način za ohranjanje miru je meditacija, pri čemer vam ni treba sedeti s prekrižanimi nogami in zaprtimi očmi, če vam to ne ustreza. Poslušanje pomirjujoče glasbe, sprehod v naravi ali ukvarjanje s prijetnim hobijem, kot je slikanje, so alternativne oblike meditacije, ki vas bodo sprostile.
Vsi imamo dneve, ko kljub trudu nismo produktivni. Morda ste delali nadure, se vam je v življenju dogajalo kaj neprijetnega ali pa ste slabo spali. Ne glede na razlog se sprijaznite s tem, da niste v najboljši formi, in bodite do sebe prijazni.
Raje dan namenite enostavnejšim nalogam in se tako pripravite za prihajajoče dni.
Čeprav so zaposleni zagotovo odgovorni za lastno produktivnost, so tudi podjetja dolžna zagotavljati produktivno delovno okolje.
Če so zaposleni izgoreli, pod stresom in preobremenjeni, to nikakor ne bo pozitivno vplivalo na podjetje. Pravzaprav bo to zmanjšalo njihovo stopnjo zavzetosti in povečalo stopnjo fluktuacije.
V nadaljevanju boste izvedeli, kaj lahko storite za zagotavljanje produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih.
Podjetja presenetljivo pogosto ne komunicirajo učinkovito z zaposlenimi. Če ti ne vedo, kaj se od njih pričakuje, ne morete pričakovati, da bodo produktivni.
Z učinkovitim načrtovanjem si boste zagotovili tudi čas za morebitne nujne zadeve. Namesto da bi se v takšnem primeru vsi živčno trudili rešiti situacijo, se boste lahko zadeve lotili mirno. Če zaposleni vedo, da imajo za reševanje na voljo dovolj časa, bo to najverjetneje produktivno.
Vlaganje v usposabljanje in razvoj je izjemno pomembno za povečanje produktivnosti. Visoko usposobljen kader lahko učinkoviteje opravlja svoje delovne naloge.
Poleg tega z zagotavljanjem priložnosti za rast zaposleni ohranjajo motivacijo in navdušenje nad delom.
Nemotiviranost lahko hitro privede do neproduktivnosti zaposlenih. Nenazadnje, zakaj bi se še naprej trudili, če nihče ne prepozna njihovega prispevka?
Tiha opustitev delovnih nalog (»quiet quitting«), kjer zaposleni naredijo najmanj, kar lahko, da ne izgubijo službe, je resničen in naraščajoč problem. Temu se v podjetju vsekakor želite izogniti.
Zaposlene nagradite z:
Fleksibilno delo je izjemno pomembno, saj zaposlenim omogoča, da delajo takrat, ko se počutijo najbolj produktivne. S strogo določenim delovnim časom morajo zaposleni delati tudi, ko so utrujeni ali pod stresom.
Če zaposlenim zaupate in jim omogočite delo ob času, ki jim najbolj ustreza, bodo bolj zadovoljni in zavzeti, kar bo povečalo raven produktivnosti. Na primer, če zaposlenim omogočite obiske zdravnikov in druge opravke, lahko to pomaga zmanjšati njihovo raven stresa.
Delo od doma lahko izboljša ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem ter zaposlenim omogoči, da se izognejo dolgotrajnim in utrujajočim vožnjam v službo ter se v odsotnosti hrupa v pisarni lažje osredotočijo na delo.
Ob obilici programske opreme in tehnologije, ki jo poganja umetna inteligenca, ni razloga, da bi zaposleni opravljali dolgočasna in ponavljajoča se opravila, ki jih lahko opravi stroj.
Vnos podatkov, poročanje in celo odgovarjanje na e-poštna sporočila je le nekaj primerov nalog, ki jih je mogoče avtomatizirati.
S pomočjo te tehnologije lahko zaposleni porabijo manj časa za neproduktivna administrativna dela in več časa posvetijo pomembnejšim nalogam.
Uvedba teh sistemov res zahteva finančni vložek, a če se bodo zaposleni zato namesto preverjanja neštetih e-poštnih sporočil lahko osredotočili na rast podjetja in njegovo dobičkonosnost, se vam bo naložba kmalu povrnila.
Skrb za zdravje in dobro počutje zaposlenih je pomemben vidik upravljanja delovne sile, vendar podjetja pogosto ne izvajajo ničesar, kar bi ju spodbujalo.
A to lahko močno vpliva na produktivnost. Če zaposleni čutijo, da je delodajalcu zanje mar, so bolj zavzeti za opravljanje svojih nalog, njihovo delo pa je bolj kakovostno.
Dobro počutje zaposlenih lahko izboljšate na naslednje načine:
Registracija delovnega časa je odličen način za pridobitev popolne slike o tem, kaj, kdaj in koliko delajo vaši zaposleni.
Evidenca delovnega časa in njegovo spremljanje v realnem času za naloge in projekte vam bosta natančno pokazala produktivnost posameznega zaposlenega.
Pomembno je, da zagotavljata zanesljive in natančne podatke, ki vam lahko hitro pokažejo, kje se skrivajo neučinkovitosti. Brez teh informacij je zelo težko optimizirati delo in razumeti, katere ukrepe za povečanje produktivnosti bi bilo smiselno izvesti.
Sodobna digitalna registracija delovnega časa vam bo omogočila nadzor nad nadurami in učinkovito razporejanje zaposlenih, da ti ne bodo preobremenjeni ali premalo izkoriščeni.
Poleg tega olajšuje tudi delo na daljavo in fleksibilen delovnik.
A tega ne smete uporabljati za mikroupravljanje. Cilj ni podrobno preučevanje porabe vsake sekunde, temveč razumevanje razlogov za morebitno neproduktivnost zaposlenih in sprejemanje izvedljivih ukrepe za njeno zmanjšanje.
Ne glede na to, katere metode za povečanje produktivnosti izberete zase ali za svoje podjetje, je pomembno, da ostanete dosledni. Če jih spremenite v navade, bo vaš način dela dolgoročno enostavnejši in učinkovitejši.
V obrazec vpišite vaše kontaktne podatke in v polju »Sporočilo« natančno navedite vaše vprašanje. V kratkem vam bomo odgovorili.
info@spica.com
01 568 08 00