Hitra povrnitev investicije in Microsoft Azure sta ALSO usmerila k Špici!

Kljub večjemu nadzoru so pohitrili poslovne procese

Eden od prvih korakov je bila vpeljava elektronske registracije delovnega časa, ki jim sedaj v realnem času ponuja vpoglede v prihode in odhode zaposlenih ter njihovo prisotnost na delovnem mestu. Z avtomatizacijo na področju priprave podatkov za obračun plač so bistveno pohitrili sam proces priprave plač in zmanjšali število napak. Dopuste, bolniške in ostale odsotnosti potrjujejo in upravljajo večnivojsko, kar pohitri sam proces in omogoča nadzor tako za zaposlene kot tudi za vodje. Kot tehnološko napredno podjetje, ki brezpogojno stremi k visoki delovni produktivnosti in hitri povrnitvi investicij, so se odločili za Špicino rešitev All Hours PRO. Tako so izkoristili številne poslovne koristi, ki jih nudi v oblaku Azure nameščena rešitev All Hours PRO, med drugim hitro implementacijo ter najemni poslovni model namesto investicij v strojno in programsko opremo ter vzdrževanje. Torej nič CAPEX stroškov, temveč samo OPEX stroški.

O podjetju ALSO Technology Ljubljana, d.o.o.

• Podjetje: ALSO Technology Ljubljana, d.o.o.
• Novi lastniki: ALSO Holding AG
• Kategorija: sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij
• Število zaposlenih v podjetju: 77
• Prisotnost na trgu: od leta 1998
• Razmere na trgu: med vodilnimi ponudniki
• Zastopnik za največje svetovne znamke: HP, HPE, Lenovo, Microsoft, Dell EMC ipd.

Kaj so želeli izboljšati?

• Uvesti elektronske obrazce namesto papirnih, ki so terjali veliko ročnega dela.
• Vzpostaviti nadzor nad potrjevanjem odsotnosti za vse zaposlene.
• Vzpostaviti zanesljivo povezavo med sistemom za registracijo delovnega časa in platformo za vodenje kadrov.
• Pohitriti proces priprave plač in zagotoviti večjo natančnost podatkov.
• Omogočiti enostavno registracijo delovnega časa za vse tipe delovnih mest, tudi za sodelavce, ki večino časa preživijo na terenu.
• Omogočiti zaposlenim vpogled v saldo ur in odsotnosti.

Kaj so pridobili?

• Sistem digitalnega upravljanja in potrjevanja odsotnosti, ki ga z lahkoto nadzorujejo.
• Hitrejši in natančnejši proces priprave podatkov za obračun plač.
• Rešitev z odprtim aplikacijskim vmesnikom (API), ki omogoča hitro in preprosto integracijo s sistemom Vasco.
• Vpogled v prisotnost in odsotnost sodelavcev v realnem času.

All Hours - preprosta rešitev za številne strateške izboljšave

All Hours na podlagi nastavitev in zabeleženih registracij samodejno izračuna delovne ure zaposlenih, v podjetju ALSO Technology Ljubljana, d.o.o samo prenesejo poročila. Poročila si oblikujejo sami, na voljo pa imajo številne kategorije, kot na primer: plačana in neplačana prisotnost in odsotnost, dopusti ter točni prihodi in odhodi.

»Poročila v All Hours so super! Uporabljamo poročila za obračun plač z vsemi kategorijami, od registrirane prisotnosti, preko bolniških in drugih oblik odsotnosti. Priprava plač poteka bistveno hitreje in brez napak, poročila pa so uporabna za vse zaposlene, saj imajo zdaj urejen dostop do vseh informacij in ne poizvedujejo več telefonsko«, je dodala Slavi Podbelšek-Pavlič, samostojni poslovni referent.

Mehanizem potrjevanja, ki je v aplikaciji All Hours hiter in enostaven opravek, poskrbi, da imajo nadrejeni odličen pregled na dogodki, ki čakajo na njihovo potrditev. Nadrejeni so o vsaki novi zahtevi obveščeni po elektronski pošti, zaposleni pa prejmejo obvestilo o tem, ali je bila njihova zahteva odobrena ali zavrnjena.

O prisotnosti na delovnem mestu v podjetju ALSO Technology Ljubljana, d.o.o. ne “poizvedujejo” več med sodelavci, saj je v vsakem trenutku jasno, kdo od zaposlenih je prisoten na delu. O razlogih za odsotnost pa ni treba več ugibati, saj so informacije o tem, ali so sodelavci na službeni poti ali se bodo vrnili na delo po kosilu, vedno samo en klik stran.

Z uvedbo rešitve All Hours bo ob morebitnem obisku zadovoljna tudi inšpekcija, saj jim bo revizijska sled natančno pokazala, kdo je pregledoval, izvažal, urejal ali brisal podatke.

Nastavitve za obračun delovnega časa lahko v aplikaciji All Hours prilagodite potrebam vašega podjetja. V nastavitvah delovnega časa lahko definirate:

• pravilo malice,
• kratke odmore,
• dnevni plan ur,
• pravilo delovnega časa,
• pravilo obveznega časa,
• praznike in dela proste dneve,
• plačane odsotnosti,
• saldo ur.

Fleksibilen aplikacijski vmesnik (API) bodo v podjetju ALSO izkoristili za še več avtomatizacije

Pogled v prihodnost nakazuje čimprejšnjo integracijo z MS Active Directory, ki bo omogočala avtentikacijo na enem mestu ter dostop do številnih aplikacij. Po izkušnjah podjetja ALSO Technology Ljubljana, d.o.o. preprostost uporabe bistveno pripomore k visoki priljubljenosti in uporabi tehnoloških rešitev. Načrtujejo še integracijo mobilne aplikacije za pripravo potnih nalogov s sistemom registracije časa, saj bodo tako lahko merili učinkovitost službenih poti za vsako stranko in zaposlenega posebej.