5 faktorjev uspeha za hitro inventuro brez napak

Predno ekipa vzame čitalnik v roke, naj bo urejenih pet stvari – manjka le ena in popis traja dlje, napake pa se pojavijo tam, kjer jih najmanj pričakujete.

Priprava je ključ do uspešne inventure

Priprava je ključna zato, ker popis z RFID steče hitro in brez napak le, če so podatki urejeni in sredstva pravilno označena. Tako kot pri kuhanju brez priprave – traja dlje, je kaotično in rezultat ni tako dober – enako je s popisom OS brez priprave podatkov.

Pravilno organizirajte svoje delo

Popisovalci v obdobju popisa porabijo do 80 odstotkov delovnega časa za inventuro, za redno delo jim tako ostane le petina časa, zato nastaja večina napak prav v naglici.

Analitiki ocenjujejo, da je vsaj 30 odstotkov sredstev napačno popisanih. V evidenci tako ostanejo sredstva, ki jih fizično ni, na terenu pa sredstva brez zapisa.

Oboje vas stane: dodatno delo, napačna amortizacija in netočen poslovni izid.

Digitalni popis zagotavlja uspeh

Vsako osnovno sredstvo opremite z nalepko za enolično identifikacijo. Popis izvajate z mobilnimi terminali, na katerih teče aplikacija Frontman FIND.

Namesto zamudnega ročnega kljukanja seznamov popisovalec sredstvo odčita s terminalom. Podatki se sproti zbirajo in usklajujejo z evidenco.

RFID namesto črtne kode

Črtna koda zahteva neposreden pogled na nalepko, zato je popis počasnejši in z več napakami.  RFID bere sredstva na daljavo – tudi pod mizami in v zaprtih omarah – zato skrajša čas inventure za za 70–90 %. RFID in črtno kodo lahko kombinirate v istem popisu in tako si poenostavite prehod na popis z RFID.

Z RFID tehnologijo pri popisu osnovnih sredstev:

• Skrajšate čas popisa tudi do 70 % glede na črtno kodo.
• Skrajšate čas popisa tudi do 90 % glede na ročni popis.
• Odčitate več sredstev hkrati – brez vidnega polja.
• Popišete prostor, ne da bi dvigovali stole ali odpirali omare.
• Zaključite inventuro prostora v manj kot minuti.
• Morate obstoječe nalepke zamenjati z RFID oznakami

Frontman FIND v oblaku – brez stroškov za lastni strežnik

Uvedba v oblaku steče v 2–4 tednih, brez stroškov vzdrževanja lastne infrastrukture. Plačujete mesečno ali letno, podatki med poslovnimi enotami vašega podjetja pa se usklajujejo v realnem času. Rešitev deluje tudi brez povezave – podatke med ERP-jem ali računovodskim sistemom in podatke iz inventure uskladite takoj, ko je povezava spet na voljo.

Oblačna različica teče na EU strežnikih Microsoft Azure, izpolnjuje zahteve ISO 27001 in deluje na vaših obstoječih Android telefonih – brez menjave naprav.

Komu je priročnik namenjen?

Priročnik je namenjen vsem, ki sodelujejo pri popisu osnovnih sredstev, ga organizirajo ali so odgovorni za pravilnost evidenc in končnega poročanja. To so predvsem zaposleni v financah, računovodstvu, administraciji in IT-ju – na primer računovodje, vodje računovodstva in financ, finančni kontrolorji, skrbniki osnovnih sredstev, vodje administracije, projektni vodje inventure ter člani popisnih komisij.

Priročnik vas vodi skozi tri ključne faze popisa: pripravo podatkov, označevanje osnovnih sredstev in izvedbo popisa. Namenjen je tako odgovornim osebam, ki popis načrtujejo in nadzorujejo, kot sodelavcem, ki ga izvajajo na terenu ali skrbijo za podatke in tehnično podporo.

Faza 1 – Priprava podatkov

Kakovost popisa je neposredno odvisna od kakovosti uvoženih podatkov. Frontman FIND deluje kot posrednik med čitalcem in vašim računovodskim ali ERP sistemom

Računovodja pripravi sezname sredstev, lokacij, stroškovnih mest, in zadolženih oseb. Če so vhodni podatki urejeni, bo urejen tudi rezultat

Očistiti in uskladiti register osnovnih sredstev

Register temeljito preglejte pred uvozom, da v sistem vstopijo samo veljavni zapisi. Velik del neskladij odkrijete že med čiščenjem podatkov.

• Izločiti že odpisana in nepotrebna sredstva.
• Poenotiti nazive in šifre ter odpraviti podvojene zapise.
• Preveriti enolično identifikacijsko številko vsakega sredstva.
• Uskladiti glavno knjigo z analitično evidenco sredstev.
• Preveriti dodelitev lokacij in stroškovnih mest. 

Za večjo natančnost šifrante uskladite tudi s fizičnim pregledom po terenu. Tako neskladja med evidenco in dejanskim stanjem odkrijete vnaprej.

Oblikovati strukturo podatkov po predpisanih vrednostih

Podatke uvažate prek Excel datotek v formatu XLSX ali CSV. Stolpci morajo ustrezati strukturi, ki je objavljena na help.frontmanfind.com (Specifikacija uvoznih datotek).

Uvozite lahko štiri sklope podatkov:

• Osnovna sredstva, vsako s svojo enolično številko.
• Lokacije, na primer na sobo ali nadstropje natančno.
• Stroškovna mesta za razporeditev stroškov in amortizacije.
• Zadolžene osebe, odgovorne za posamezno sredstvo.

Uvoziti podatke v Frontman FIND

Prečiščene podatke uvozite v spletni  administrator s gumbom Uvoz podatkov.

Faza 2 – Tiskanje nalepk in označevanje sredstev

Vsako sredstvo, ki ga popisujete z RFID, mora biti označeno z RFID nalepko. Pravilna izbira in namestitev sta pogoj za zanesljivo identifikacijo.

Razdeliti sredstva po vrsti nalepk

Izbiro nalepke določa material sredstva.

Kovina blokira širjenje RFID signala, zato kovinski predmeti zahtevajo on-metal nalepke. Pri večjih serijah podobnih izdelkov pred množičnim lepljenjem opravite test.

Sredstva razdelite na dve skupini: kovinska in nekovinska.

• Klasične RFID nalepke: Plastika, les, steklo, karton, pisarniško pohištvo, plastična oprema 
• On-metal RFID nalepke: Kovina ali predmeti s kovino, IT oprema, stroji, police, medicinski pripomočki 

Natisniti nalepke

Nalepke lahko natisnemo mi. Pri manjšem številu sredstev se nakup lastnega tiskalnika pogosto ne izplača, zato vam pripravljene nalepke dostavimo.

Nalepke lahko tiskate tudi sami z lastnim tiskalnikom in ustrezno programsko opremo. Pri večjem številu sredstev priporočamo ločena tiskalnika za klasične in on-metal nalepke.

Lastni tiskalnik vam da večjo prilagodljivost pri novih sredstvih in zamenjavi poškodovanih nalepk. Ob vzpostavitvi sistema vas naučimo vse od namestitve tiskalnika do dela z aplikacijo.

Več o tiskalnikih etiketa na povezavi

Organizirati označevanje

Označevanje izvedite sistematično in nalepke združite po lokacijah.

1. Pripraviti seznam sredstev po lokacijah in tipu nalepke.

2. Tiskati nalepke po sklopih za posamezno lokacijo.

3. Združiti klasične in on-metal nalepke prostora v označeno mapo.

4. Organizirati akcijo lepljenja po pravilih iz naslednjega poglavja.

5. Izvesti testni popis lokacije s čitalcem in aplikacijo Frontman FIND.

Ločeni sklopi po prostorih preprečijo zamenjave nalepk med oddelki. Testni popis potrdi, da so nalepke pravilno natisnjene in nalepljene.

Upoštevati pravila lepljenja

Podrobna navodila z ilustracijami najdete v dokumentu »Frontman FIND – priročnik za pravilno lepljenje RFID nalepk«. Priložite ga ekipi popisovalcev.

Pripraviti podlago

• Očistiti prah, maščobo, in vlago s površine.
• Ne uporabljati čistil na oljni osnovi.
• Lepiti na ravno ali rahlo ukrivljeno površino.
• Lepiti pri približno 20 °C, pod 10 °C ne priporočamo.

Namestiti nalepko

• Pritisniti enakomerno ob podlago, ne točkovno.
• Ne pritiskati premočno, da ne poškodujete čipa.
• Ne prestavljati nalepke po namestitvi.
• Pri on-metal nalepkah lepiti ob rob površine.

Pravilno hraniti nalepke

Neporabljene nalepke hranite pri 18–24 °C in približno 50 odstotni vlažnosti. Najbolje jih shranite v plastičnih vrečkah ali foliji, priporočen čas hrambe na kolutu je do enega leta.

Faza 3 – Izvedba popisa

Pripraviti ekipo

Vodja popisa določi pravice uporabnikov: kdo lahko premika sredstva, jih preimenuje, ali izvaja ročni popis. Frontman FIND podpira delo z več komisijami hkrati in dvosmerno sinhronizacijo podatkov.

Popisovalce seznanite s pravili in postopkom popisa. Vsak prejme mobilni terminal, se prijavi v aplikacijo, sinhronizira podatke, in začne popis.

Izvesti popis

Ko je vse pripravljeno, je popis preprost in hiter.

1. Vstopiti v prostor in odčitati kodo prostora.

2. Odčitati vsa sredstva v prostoru, brez vidnega polja in več hkrati.

3. Spremljati rezultate v aplikaciji ter pregledati predvidena in popisana sredstva.

4. Urejati lokacijo, stroškovno mesto, ali predlog za odpis, skladno s pravicami.

5. Sinhronizirati podatke vsaj dvakrat dnevno za pregled napredka.

Po koncu popisa podatke izvozite iz spletnega administratorja in uredite stanje v ERP sistemu.

Poškodovana sredstva med popisom fotografirate, zato je dokumentacija za odpis vedno popolna. Na voljo so statistike, ločena poročila z izvozom v MS Excel, in zgodovina premikov vsakega sredstva.

3. Povzetek

Uspešen RFID popis ni stvar sreče, ampak priprave. Če so podatki urejeni, sredstva označena, ter oprema in ekipa pripravljeni, popis prostora zaključite v manj kot minuti.

Zaupanj vredna oblačna rešitev

Frontman FIND je na voljo kot oblačna storitev, zato dostopate od kjerkoli brez lastne IT infrastrukture. Špica upošteva najvišje standarde varnosti informacij, kar potrjujejo certifikati ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, in ISO 27018.

Vas zanima prehod na popis z RFID?

Svetujemo vam pri prenovi popisa in rešitev predstavimo v živo. Rezervirajte brezplačni posvet na aljosa.nojic@spica.com ali pokličite +386 40 213 199.