Podcast #11: Evidence dela in kaj prinaša predlog novega zakona

Dober dan vsem poslušalcem Špicinega podcasta. Poletje se počasi bliža koncu, s tem pa prihaja čas novih začetkov in sprememb. Te se obetajo tudi na področju evidentiranja delovnega časa. Jeseni gre namreč v obravnavo v Državni zbor nov predlog zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

 Katere novosti in spremembe so predlagane v omenjenem zakon, zakaj je do predloga sploh prišlo, kako se nanj odzivajo gospodarstveniki in še čem, se bomo danes pogovarjali

z Andrejo Samec Koderman, izkušeno in večkrat nagrajeno specialistko menedžmenta, predavateljico, mentorico, svetovalko in strokovnjakinjo za kadrovsko področje, ki deluje pod okriljem blagovne znamke Andreja Kenda.

Andreja je zagovornica načela, da je urejeno delovnopravno področje v podjetju odskočna deska za celovitmenedžment zaposlenih.

Špica podcast: Andreja, lepo pozdravljeni!

Špica podcast: Počasi se zaključuje čas, ko lahko delodajalci podajo svoje predloge na predlog zakona. Verjamem pa, da ste vi že podrobno proučili, kaj v grobem prinašajo predlogi sprememb zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti?

Andrej S. Koderman: Predlog sprememb je fokusiran v prvi meri na uskladitev tega zakona z drugimi zakoni, ki so dejansko v bistvu že v tem času drugače definirali določene pravice oziroma obveznosti delodajalcev, kot je Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja. Hkrati pa bi rada izpostavila največji fokus sprememb tega zakona, ki je pravzaprav ravno v načinu evidentiranja prisotnosti zaposlenih. Pri delu od doma. S tem imajo delodajalci trenutno največje izzive.

Izpostavila bi rada, da zakon zagotavlja, da bodo delavci imeli možnost vpogleda v svoje evidence o lastni izrabi delovnega časa. Tako bodo imeli v realnem času, ne glede na napravo, ki jo uporabljajo ali lokacijo, kjer se nahajajo, vpogled v opravljene registracije delovnega časa, prisotnosti in odsotnosti. Na dlani bodo imeli še tekoči seštevek ur v določenem tednu/mesecu/letu, iz katerega bo razvidno tudi obdobje neenakomerno razporejenega in začasno prerazporejenega delovnega časa. Podatke o izrabi delovnega časa bo moral delodajalec posredovati zaposlenemu do konca plačilnega dne in jih priložiti plačilni listi.

Špica podcast: Ja, kar nekaj sprememb. Zakaj pa po vašem mnenju vlada sploh uvaja te spremembe?

Andrej S. Koderman: Po mojem mnenju sta dva razloga, zakaj  pravzaprav inšpektorat za delo zadnja leta že aktivno opozarja, da je treba tudi to zakonodajo nekoliko bolj striktno urediti. Zato, ker v bistvu so zaznavali kršitve. A prej bi rekla ne toliko kršitve, ampak v bistvu bolj sum, da je prihajalo do velikih posegov ali pa umetnega spreminjanja podatkov v sami evidenci delovnega časa, ki se jih da danes še voditi ročno. In ravno iz tega razloga ima velikokrat inšpektorat tukaj zvezane roke. Po drugi strani se pa moramo tudi tukaj zavedati, da v bistvu je leta 2019 padla ena zelo pomembna sodna praksa na Sodišču Evropske unije, povezana z vodenjem vidence delovnega časa. Ta je države članice EU pozvala, da morajo svoje delodajalce zavezati k temu, da vzpostavijo takšen sistem evidentiranja delovnega časa, ki bo objektiven in pa tudi verodostojen.

Seveda se v praksi pogosto nekako zaznava, da te evidence niso povsem verodostojne. Torej, da gre za evidence, ki se velikokrat vodijo ročno. Verjamem, da je vlada šla v to smer, da bo vzpostavila zakon v tej smeri, da bo tudi seveda predpisala način evidentiranja, ki bo zagotavljal potem veliko bolj objektivne evidence, kar je seveda tudi cilj, da se potem preprečijo kršitve delovnega časa v ozadju.

Špica podcast: Ja, toda zaznati je tudi kar nekaj negodovanja. Bom rekla nad predlogom zakona. Kot sem zaznala, je pereč problem predvsem elektronsko evidentiranje delovnega časa. Zakaj mislite, da prihaja do teh pomislekov? Ali so upravičeni?

Andrej S. Koderman: Če malce pogledamo našo delovnopravno zakonodajo, bi rada izpostavila, da so pravila in omejitve delovnega časa opredeljene v Zakonu o delovnih razmerjih in kolektivnih pogodbah. To pomeni, da z uvajanjem sprememb Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti ne posegamo v pravila na področju delovnopravne zakonodaje, torej na delovni čas, ki že tako in tako velja. Tisti delodajalci, ki imajo sedaj izziv z elektronskim evidentiranjem prisotnosti pa nekako tudi sporočajo, da morda organizacija dela v njihovi organizaciji ni povsem v okvirih delovnopravne zakonodaje.

Elektronsko evidentiranje bo te nepravilnosti izkazovalo. Poleg omenjenega vidika je tukaj še drugi vidik, ki je tudi zelo pogost, in to je ta, da določeni delodajalci organizacijo delovnega časa prepuščajo zaposlenim samim. To so morda nekoliko bolj tehnološko napredne organizacije, kjer pravzaprav sedanji zaposleni samostojno razporejajo delovni čas, ki jim ga torej ne razporeja delodajalec in jim ga tudi ne evidentira. Takih primerov imamo kar veliko, čeprav seveda to ni skladno z zakonodajo, in to so primeri, kjer se zaposleni običajno ne strinjajo z uvedbo evidentiranja delovnega časa. A ne glede na to, je zakon tukaj jasen – tudi ta, ki je trenutno v veljavi. Evidenca na področju dela in socialne varnosti je evidenca delovnega časa, ki je obvezna, delodajalec pa jo je dolžan trajno hraniti.

Špica podcast: Kako pa take izzive rešujejo druge države? Imajo podobne zakone? Tudi one morajo nekako izvajati nadzor, da beležijo začetek in konec dela.

Andrej S. Koderman; Ja, seveda. Nacionalna zakonodaja od države do države se občasno seveda razlikuje. Pa vendar ne glede na to je, kot sem že prej omenila, sodišče Evropske unije podalo jasen znak, temelj, da se tudi to področje uredi.

Tukaj bi rada izpostavila, da je sodišče jasno poudarilo, da bo treba zagotavljati evidence delovnega časa, iz katerih bo razvidno, da se upoštevajo pravice na področju omejitve delovnega časa, da se delavcem upoštevajo pravice do počitkov in pa seveda pravice do dnevnih odmorov. Jaz bom rekla, da je večji del evropskih držav nekako v teh okvirih.

Evidentiranje začetka in konca delovnega časa v naši zakonodaji trenutno ni zapisano, čeprav je to praksa na inšpektoratu kar nekaj zadnjih let. Hkrati tudi ugotavljam, da imamo določene države v Evropski uniji, ki že evidentirajo čas, ki je namenjen odmorom, vendar pa se moramo tukaj zavedati, da seveda v določenih državah odmor ni zmeraj plačan, a ne.

In iz tega razloga je seveda to pomembno tudi za delodajalca, da je ta odmor ustrezen in tudi zabeležen v evidenci. V vsakem primeru so ponavadi kolektivne pogodbe tiste, ki zapovedujejo odmor, zato da si delavec seveda tudi odpočije, kar je tudi namen našega zakona. Ker tudi v praksi velikokrat ugotavljamo, da delavci ne koristijo odmora. Da nimajo te možnosti. Sedaj bo morala evidenca delovnega časa jasno izkazovati, da je delavec to pravico imel možnost izkoristiti. 

Špica podcast: In jo je izkoristil ali pa ne, če ni hotel. Dejansko delavec mora izkoristi pravico do odmora. Pravica do  odmora je namenjena temu, da se delavec odpočije med delom. In ponavadi naši delavci seveda ta čas tudi uporabijo, kot čas za malico.  

Špica podcast: A če bo zakon sprejet, bo v veljavo stopil šele leta 2025?

Ja, seveda, tu bomo morali počakati na sam sprejem zakona. Jaz verjamem, da bo – glede na to, da se z avgustom zaključuje obdobje, ko sprejemajo morebitne predloge in komentarje – tukaj prišlo še do nekih usklajevanj in pa nadgradenj tega prvotnega predloga, morda tudi prehodnega obdobja. Mislim, da bomo tukaj res morali počakati na sam sprejem zakona. Je pa seveda smiselno, da se prehodno obdobje tudi vzpostavi. Ker tukaj ne gre samo za to, da danes delodajalec začne evidentirati delovni čas z informacijsko podporo, ampak gre predvsem za to, da si mora vzpostaviti strategijo organizacije dela zato, da bo delo v zakonskih okvirih in da bodo potem seveda tudi evidence za delodajalce zakonite.

Špica podcast: A imate kakšen predlog, kako se najbolje pripraviti in pa potem v praksi implementirati zakon?

Andrej S. Koderman: Ja, moram reči, da je to pač področje, s katerim se jaz pri delodajalcih na nek način že ukvarjam. Ugotavljam, da se tega ne da narediti čez noč. Seveda so veliki izzivi pri delodajalcih predvsem zato, ker ti samemu evidentiranju delovnega časa namenjajo premalo pozornosti. Torej to zanje nekako sploh ni pomembno. In če to ni pomembno, potem je seveda tako, kot je, in so zadeve izven okvirjev delovnopravne zakonodaje. Tukaj je seveda najprej treba temu področju nameniti zadostno pozornost. Vzpostaviti jasna pravila v organizaciji, ta pa potem predstaviti tudi zaposlenim. Hkrati pa je tukaj izjemnega pomena, da v bistvu določeni zaposleni prevzamejo del odgovornosti na področju organizacije dela, na področju spremljanja dela svojih sodelavcev in pa tudi na področju pravočasne izravnave ur. Torej koriščenja nekih viškov ali pa manka ur, če ima delodajalec v ozadju neenakomerno ali začasno razporeditev delovnega časa. Tukaj seveda apeliram predvsem na to, da bodo vodje morale prevzeti en velik del odgovornosti za to, da se bo delo potem odvijalo v zakonskih okvirih.

Ne glede na to, da danes delodajalci temu ne namenjajo dovolj pozornosti, je še čas, da si vzpostavijo pravo strategijo, na podlagi katere pridejo do zakonitih evidenc. Potem tudi kasneje ne bo takih izzivov, ko bo delodajalec postavil informacijsko podporo za evidentiranje delovnega časa, ki pa bo seveda moralo biti v zakonskih okvirih. Ker če ni, to pomeni tveganje glob s strani inšpektorata za delo.

Špica podcast: Kot ste rekli, je treba veliko pozornosti nameniti tudi evidentiranju delovnega časa. Kaj pa mislite, na kakšne ovire lahko podjetja naletijo pri tem?

Andrej S. Koderman: Seveda. Ovire so tukaj prisotne z več vidikov. En je finančni vidik, kar pomeni, da je to nek finančni strošek tudi za manjše delodajalce, ki se bodo seveda morali fokusirati na evidentiranje z informacijsko podporo. Potem je naslednji vidik, da lahko pride do upora določenih zaposlenih, kot je recimo vodilnih delavcev, ki ne bodo želeli prevzemati odgovornosti. Moram reči, da se s tem v praksi soočamo že kar nekaj časa. Organizacija, ki ima nek ustaljeni način dela, se mora zavedati, da je proces uvajanje novih odgovornosti sodelavcev v bistvu proces spreminjanje njihovih navad.   

Vendar sodelavci bodo morali te odgovornosti tudi dejansko prevzeti. A tukaj potem velikokrat naletimo na upor, saj si vodje teh dodatnih odgovornosti seveda ne želijo. Vendar na žalost brez sodelovanja vodij ne bomo mogli zagotavljati zakonitih evidenc.

Potem pa pridemo še do zaposlenih. Zaposleni so tisti, ki bodo morali upoštevati pravila, ki jih bo delodajalec postavil na področju delovnega časa. S strani zaposlenih tako velikokrat slišim, da jih ta pravila nekako omejujejo, da jim odvzemajo neko svobodo. Včasih morda slišimo tudi kakšno opazko, da delodajalec želi izvajati nadzor nad zaposlenimi.

Menim, da bo glede tega vse okej, če se bomo znali zelo dobro pogovoriti s svojimi sodelavci, jim predstaviti ta vidik, zakaj se to evidentiranje dejansko sploh uvaja. Imamo pa potem seveda tudi možnost te ovire nekako preseči in pa potem v nekem prehodnem obdobju tudi poskrbeti, da bodo ta pravila upoštevana znotraj organizacije.

Iz prakse lahko povem, da je tam, kjer sem že uvajala take sisteme delovnega časa, kjer smo seveda nekako aktivirali te odgovornosti vodji in pa morda tudi kakšnim sto delavcem, ki so odgovorni za evidenco delovnega časa, potrebno nekje vsaj šest do sedem mesecev, da se ljudje navadijo novih navad in potem seveda zadeve tudi stečejo v zakonskih okvirih. To je seveda tudi cilj. 

Špica podcast: Seveda morajo delavci tudi videti, kakšne so prednosti, ne samo slabosti takega evidentiranja. 

Andreja S. Koderman: Seveda.

Špica podcast: Verjamem pa, da se marsikateri delodajalec sooča s strahom, koliko ga bo stala vzpostavitev elektronskega sistema. Kako je s tem, kdo bo pokril stroške vpeljave?

Andrej S. Koderman: Ja, kdo bo pokrival stroške vpeljave? S tem se seveda vlada ne bo ukvarjala. Vlada je tista, ki bo seveda sprejela spremembe tega zakona in bo delodajalcem naložila, da izpolnijo zahteve, kot bodo v zakonu seveda zastavljene.

To pomeni, da strošek seveda pade na posameznega delodajalca. Ampak jaz bi tukaj rada izpostavila, da imamo danes izjemno kvalitetne programe za vodenje evidenc delovnega časa. Tudi take, ki so v oblakih, kar pomeni, da so programske rešitve namenjene tudi za manjše delodajalce. In te programske rešitve, tudi sama lahko iz prakse rečem, niso velik finančni zalogaj.Verjamem, da ta strošek ni tako velik, da se ga ne bi dalo potem seveda v bodoče pokrivati. 

Špica podcast: Bo strošek manjši ali večji od glob za kršitelje? 

Andrej S. Kodermna: Ja, definitivno bo strošek manjši. Kar pa se samih kazni tiče, bomo morali počakati tudi na sprejem zakona.

Rada bi sicer opozorila, da trenutni zakon opredeljuje kazni še v tolarjih, glede na to, da je bil sprejet leta 2006, torej še pred uvedbo evra. Toda kaj je pa predlog ministrstva? Predlog je, da bi se naj globe omogočale v razponu, kar pomeni, da ima sam inšpektor možnost odločati o višini globe v določenem razponu pogojen z obsegom neke kršitve s strani delodajalca.

Predlog zakona predvideva tudi dodatne globe za odgovorno osebo v podjetju, kar je smisel glede na to, da seveda trenutni zakon te globe ne pozna. Sam znesek globe. Jaz verjamem, da bo višji, kot je sedaj.

Če bi nekako preračunali v evre, a ne? Se globe gibljejo tam okrog maksimalno tudi do 4.000 evrov. Ampak jaz verjamem, da bo zakon imel višji možni razpon.

Špica podcast: Ali bo opozorilo ali globa?

Andrej S. Koderman: Torej, to se pač presoja na podlagi ugotovljene kršitve pri posameznem delodajalcu.  

Špica podcast: Ja, visoke številke zneskov ste omenili. Bomo videli, če bo tak resnično tudi zakon.

Špica podcast: Seveda pa moramo zdaj počakati in spremljati, kaj se bo s predlogom dogajalo v prihodnjih mesecih.

Andrej S. Koderman:. Vsekakor. Jaz mislim, da je pomembno je, da spremljamo, kaj se dogaja za tem predlogom. Predvsem to, ali bo takšen predlog tudi v celoti obveljal ali pa bodo še kakšne spremembe. Nekako si določene spremembe še želim v tem zakonu, predvsem v bistvu, da bi bilo nekoliko olajšano evidentiranje za tiste, ki delajo na domu. Upam, da bo za to posluh na drugi strani. 

Špica podcast: Andreja, čas se nama je iztekel. Jaz, bi se vam resnično rada zahvalila, da ste si vzeli čas za nas. Pa verjamem, da ste tudi marsikateremu poslušalcu razjasnili kakšno nejasnost v zvezi s predlogom zakona.