Kako v knjižnicah učinkovito upravljati in evidentirati delovni čas zaposlenih?

1. Registracija prihoda in odhoda brez nepotrebnih omejitev

Temelj vsake ažurne evidence delovnega časa je beleženje prihoda in odhoda zaposlenih, torej registracija delovnega časa. Knjižnice imajo pogosto različne vrste delovnih mest – od administrativnih delavcev, ki delajo v stalnih pisarnah, do knjižničarjev, ki se gibljejo med različnimi oddelki ali celo izvajajo terensko delo (npr. knjižnični avtobus).

Zato je pomembno, da digitalni sistem za evidentiranje delovnega časa, kot je tudi Špicin, omogoča različne načine registracije, ki so prilagojeni specifičnim delovnim okoliščinam. Različne vrste registracij omogočajo registracijo prihoda ali odhoda preko terminalov, nameščenih na vhodu v knjižnico, še bolj pomembno pa tudi prek mobilnega telefona ali spletne aplikacije.

Za posebne primere so včasih smiselne tudi registracije prihoda in odhoda z Bluetooth žolnami, WiFi povezavami ali na »samopostrežnih kioskih«. Ključno je, da je možno različne tehnologije registracije prihoda in odhoda kombinirati.

Naj omenimo še eno veliko prednost digitalne evidence delovnega časa. V primeru, da kateri od zaposlenih pozabi registrirati svoj prihod ali odhod, lahko hitro odda zahtevka za popravek kar preko aplikacije. Vodje oddelkov lahko te zahtevke odobrijo v realnem času, kar omogoča sprotno urejanje morebitnih napak.

Na primer, če zaposleni pozabi registrirati svoj prihod ob vstopu v knjižnico, lahko to napako popravi neposredno prek sistema, kar zmanjša administrativno obremenitev ob koncu meseca.

Ključne prednosti digitalizirane evidence delovnega časa za knjižnice tako so:

• Obvestila in opomniki za registracijo na mobilnem telefonu
• Možnost omejitve lokacije, kje se je možno registrirati
• Optimizacija beleženje prihoda in odhoda
• Registracija prek terminalov, mobilne aplikacije ali spletnega portala
• Možnost oddaje zahtevkov za popravke v primeru napake
• Transparenten vpogled zaposlenih v stanje ur, nadur in dopustov

Vabimo vas, da preberete študijo primera, kako je Knjižnica Ivana Potrča Ptuj povečala svojo produktivnost z uporabo Špicinega sistema za planiranje, registracijo in evidenco delovnega časa.

2. Enostavno upravljanje večizmenskih urnikov v knjižnicah

Knjižnice pogosto delujejo po večizmenskih urnikih, saj morajo prilagoditi delovni čas potrebam uporabnikov. 

To pomeni, da morajo biti knjižničarji na voljo v različnih izmenah, vključno z dopoldanskimi in popoldanskimi urami ter vikendi. Upravljanje takšnih urnikov je lahko zahtevno, zlasti če knjižnica nima ustreznih orodij za načrtovanje in evidentiranje delovnega časa.

Rešitev, ki jo Špica ponuja za tovrstne izzive se imenuje Dynamic Scheduling. Vodje oddelkov lahko z njegovo pomočjo enostavno ustvarijo urnike za celoten mesec, pri čemer sistem upošteva različne parametre, kot so delovni čas knjižnice, zakonske omejitve glede delovnega časa in zahteve posameznih zaposlenih.

Na primer, knjižnica, ki deluje tudi ob sobotah, lahko s pomočjo dinamičnega planiranja ustvari urnik, ki avtomatsko prilagaja delo posameznikov glede na njihove zmožnosti in preference.

Sistem prav tako omogoča sledenje spremembam v urnikih in takojšen vpogled v morebitne odsotnosti ali nadomeščanja. Vodje lahko hitro in enostavno prerazporedijo zaposlene, če se nekdo nenadoma znajde na bolniški ali službeni poti. To zmanjšuje administrativne obremenitve in izboljšuje organizacijo dela v knjižnici.

Prednosti dinamičnega planiranja urnikov:

• Preprosto načrtovanje večizmenskih urnikov
• Beleženje delovnega časa glede na razporejen urnik
• Možnost hitrega prilagajanja urnikov v primeru odsotnosti ali nadomeščanja
• Boljši pregled nad delovnim časom in zmanjšanje napak pri načrtovanju
• Pogled v realnem času omogoča pregled nad tem kdo in kje dela

Preberite več o naši rešitvi za planiranje delovnega časa.

3. Beleženje nadur in odsotnosti v knjižnicah

Evidentiranje nadur in odsotnosti je ključnega pomena za korektno obravnavo zaposlenih in pravilno obračunavanje plač. 

V knjižnicah, kjer se pogosto pojavljajo nepredvidene delovne naloge, kot so organizacija dogodkov ali podaljšan delovni čas med posebni projekti, je učinkovito beleženje nadur še toliko bolj pomembno.

Dobra digitalna evidenca delovnega časa omogoča dosledno vodenje odsotnosti in nadur. Zaposleni lahko spremljajo, koliko dodatnih ur so opravili, in te ure sistem avtomatsko beleži kot nadure. Vodje oddelkov imajo možnost odobritve nadur v realnem času, kar zmanjšuje administrativno obremenitev ob koncu meseca in omogoča sprotno spremljanje delovnega časa.

Na primer, če knjižničar opravlja dodatne ure zaradi podaljšanja delovnega časa zaradi posebnega dogodka, se te ure evidentirajo avtomatsko in so jasno vidne v sistemu.

Poleg nadur je pomembno tudi učinkovito upravljanje odsotnosti, kot so bolniške, dopusti in službene poti. Knjižnice se pogosto srečujejo s kratkotrajnimi odsotnostmi zaposlenih, zaradi katerih je potrebno hitro nadomeščanje. Dober sistem omogoča zaposlenim, da prek aplikacije oddajo zahtevek za dopust ali bolniško odsotnost, vodje pa lahko zahteve odobrijo ali zavrnejo neposredno prek sistema.

V primeru bolniške odsotnosti lahko sistem takoj posreduje informacije o odsotnosti in omogoči hitro prerazporejanje nalog. Na primer, če knjižničar, ki je zadolžen za sprejem obiskovalcev, zboli, vodja oddelka hitro razporedi nadomestnega zaposlenega, kar prepreči motnje v delovnem procesu.

Ključne prednosti upravljanja nadur in odsotnosti:

• Avtomatsko beleženje nadur in spremljanje v realnem času
• Možnost oddaje zahtevkov za dopust in bolniške prek aplikacije
• Hitra odobritev ali zavrnitev zahtevkov s strani vodij oddelkov
• Prerazporejanje nalog v primeru odsotnosti zaposlenih

4. Avtomatiziran izvoz podatkov za obračun plač

Eden največjih izzivov pri vodenju evidence delovnega časa je povezava podatkov s sistemom za obračun plač. Ročno preračunavanje ur in nadur je zamudno in nagnjeno k napakam, še posebej v knjižnicah z večjim številom zaposlenih.

Ključna funkcionalnost dobrega digitalnega sistema za evidenco delovnega časa je ta, da omogoča avtomatiziran izvoz podatkov o delovnem času in nadurah neposredno v sisteme za obračun plač.

Špicin sistem za evidenco delovnega časa omogoča enostaven obračun plač v računovodskih in ERP sistemih, kot so Vasco, Pantheon, Unija, SAP ipd.

Na primer, knjižnica lahko podatke iz Špicinega sistema enostavno prenese v programsko opremo za obračun plač, kar omogoča hitro in natančno obdelavo plač brez ročnega preračunavanja. Sistem omogoča natančen izračun dodatkov za nočno delo, vikende in nadure, kar zagotavlja korekten in zakonit obračun plač.

Z avtomatiziranim izvozom podatkov knjižnice prihranijo čas, ki bi ga sicer porabile za ročno preračunavanje ur in pripravo plačilnih list. V knjižnicah z večjim številom zaposlenih lahko ta prihranek doseže več delovnih dni na mesec, kar pomeni manj stresa za administrativno in računovodsko osebje ter večjo natančnost pri obračunu plač.

5. Možnost povezave z drugimi sistemi odpira številne opcije

Špicin sistem za evidenco delovnega časa omogoča tudi povezavo z drugimi sistemi (preko REST API-ja), kar lahko še dodatno optimizira delovne procese v knjižnicah. Na primer, knjižnice lahko povežejo sistem za evidenco delovnega časa s sistemom za upravljanje dogodkov ali vodenje obiskov, kar omogoča celovito upravljanje vseh aktivnosti v knjižnici.

Knjižnice pogosto organizirajo dogodke, delavnice in bibliopedagoške ure, kjer sodelujejo različni oddelki in zaposleni. S povezavo evidence delovnega časa z orodjem za organizacijo dogodkov lahko knjižnice natančno beležijo, kateri zaposleni so zadolženi za posamezne dogodke, ter spremljajo, kdaj so bili določeni dogodki izvedeni. Tako lahko knjižnica enostavno organizira delo tudi v primeru, da je nekdo odsoten, saj lahko sistem hitro poišče nadomestne zaposlene.

Vabimo vas tudi, da preberete študijo primera, kako je Knjižnica Ivana Potrča Ptuj povečala svojo produktivnost z uporabo Špicinega sistema za planiranje, registracijo in evidenco delovnega časa.

Špicina rešitev za evidenco delovnega časa omogoča knjižnicam, da optimizirajo svoje delovne procese, izboljšajo natančnost obračunavanja ur in plač ter povečajo preglednost nad delovnim časom zaposlenih. 

S prilagodljivimi načini registracije, avtomatiziranim izvozom podatkov in integracijo z drugimi sistemi lahko knjižnice ustvarijo učinkovito delovno okolje, ki je prilagojeno njihovim specifičnim potrebam.

Preberite več o Špicini rešitvi za registracijo in evidenco delovnega časa.