eBOL po eBOLu - zapleta se pri obračunu plač

Zapleta se pri obračunu plač

Delodajalci do e-bolniških listov dostopajo izključno na portalu SPOT (eVEM), ki sta ga pripravila Zavod za zdravstveno zavarovanje (ZZZS) in Ministrstvo za javno upravo. Tja ga naloži zdravnik, zato podjetje od delavca težko v celoti terja odgovornost, če bolniški list ni pravočasno oddan pristojnemu oddelku v podjetju, kot je bila to praksa doslej. Dejstvo je, da je naloga zaposlenega, da zdravniku javi konec bolniške, vendar pa težko vpliva na to, kdaj jo bo zdravnik dejansko zaključil.

Potrdilo o upravičeni odsotnosti z dela za delodajalca namreč predstavlja podlago za pravilen obračun plače ali podlago za oddajo zahtevka za refundacijo nadomestila plače med začasno zadržanostjo od dela v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja. Če potrdila o upravičeni odsotnosti z dela na portalu eVEM niso vnesena pravočasno, pomeni, da prihaja do zamud in napak pri obračunavanju plač.

Video: Prenos in prevzem eBOL v sistem Time&Space

OGLEJTE SI VIDEO

Zdravniki bi morali izdajati eBOL bolj ažurno

Največ težav beležijo organizacije, ki plače izplačujejo v prvem tednu meseca (do 8. v mesecu), saj pogosto prihaja do tega, da so bolniški listi vneseni pozneje. Da bi bile plače lahko obračunane točno, bi morali zdravniki vse e-bolniške liste za pretekli mesec vnesti do prvega v novem mesecu. Trenutne ocene so, da ena petina vseh bolniških listov ni vnesena pravočasno. Zaposleni pa po drugi strani ne preverjajo, ali so zdravniki izdali e-bolniški list pravočasno in brez napak, poleg tega marsikdaj sploh ne vedo, koliko dni so bili na bolniški. Tako prihaja do večjih zapletov tudi pri popravljanju napak za nazaj.

Prve ocene naših strank so, da eBOL ne prinaša prihranka pri času, ampak celo, da so potrebni dodatni trije dnevi dela. Ker so pred tem bolniške liste svojemu nadrejenemu delavci dostavljali v fizični obliki, ti pa so podatke fizično vnašali v sistem, so narejeni sedaj manj obremenjeni, se je pa povečala obremenjenost kadrovske službe.
Uvoz e-bolniških se je namreč zaradi spoštovanja uredbe GDPR in zahtevanega certifikata za dostop do podatkov o bolniških listih omejil na manjše število oseb, predvsem so to osebe v kadrovskem oddelku, ki pa so običajno že tako zelo obremenjene.

E-BOL je na splošno izjemno koristen, v času pandemije pa rešilna bilka

A zgodba ima tudi drugo plat. V trenutni situaciji razglašene epidemije bi neuvedba eBOLa prinesla ogromno tveganje za zdravje. Elektronski bolniški listi so pomembno omejili osebne stike med zdravstvenim osebjem in pacientom. Če sistem ne bi bil uveden pravočasno, bi morali pacienti osebno prevzemati bolniške liste v zdravstvenih domovih in jih fizično prinesti v ustrezen oddelek v podjetju.

ZZZS je za Svet kapitala poudaril, da zaradi izdaje eBOLa zavarovancem ni treba obiskati osebnega zdravnika niti jim ni treba eBOLa dostaviti delodajalcu oziroma drugi pooblaščeni osebi (npr. računovodskem servisu), kot je bilo to v preteklosti.

Špica eBOL: Aplikacija za prevzem elektronskih bolniških listov

Na brošuro

Odgovornost delavca

Ravno to, da so zaposleni razbremenjeni rokovanja z bolniškimi listi, je po mnenju ZZZS privedlo do tega, da v zvezi z njimi ne nosijo več nobene odgovornosti. Opažajo, da nekateri zavarovanci ob koncu bolniškega staleža ne kontaktirajo osebnega zdravnika zaradi izdaje eBOLa, temveč šele takrat, ko jih na to opozori delodajalec, ki potrebuje eBOL za pravilen obračun plače. Potrebno je doseči, da bodo zavarovanci pravočasno kontaktirali svojega zdravnika glede izdaje eBOLa.

Na ZZZS delodajalcem svetujejo, naj svojim zaposlenim naročijo, da se s svojim osebnim zdravnikom pravočasno dogovorijo za izdajo eBOLa, predvsem pa naj jim pojasnijo, da uvedba eBOLa ne pomeni avtomatične izdaje bolniških listov s strani osebnih zdravnikov, temveč se morata o njegovi izdaji osebni zdravnik in zavarovanec izrecno in nedvoumno dogovoriti.

Na ZZZS priznavajo, da so v prvih tednih zaradi povsem nove informacijske rešitve nekateri zdravniki imeli nekaj začetniških težav z vnosom, a so bili opozorjeni, da morajo zdravniške liste vnašati sproti. Tako mora osebni zdravnik izdati bolniški list ob zaključku zadržanosti od dela, ob spremembi razloga, ob spremembi diagnoze in zaključku vsakega koledarskega meseca, čeprav zadržanost od dela še traja. Noben pravni predpis sicer ne določa roka, v katerem mora osebni zdravnik izdati bolniški list, ko nastopi eden od razlogov za njegovo izdajo.

Nekateri zdravniki pravijo, da težave po njihovem mnenju nastopijo predvsem zato, ker pacienti pogosto pozabijo poklicati zdravnika, naj zaključi bolniško ali jo podaljša oz. ga obvestiti o drugih spremembah. Posledično se dogaja, pravijo zdravniki, da se velik del izdaje eBOLov zgosti ob koncu meseca, ko v ambulanto na dan pokliče tudi do 50 oseb, ki želijo izdajo bolniškega lista. Kljub temu da sestra lahko pripravi vse podatke, pa eBOL lahko izda samo zdravnik. V praksi to pomeni, da sestra pripravi karton, vnese diagnozo in trajanje, zdravnik pa mora e-bolniški list le podpisati, a se zaradi preobremenjenosti lahko zgodi, da sestra v naglici pospravi karton, še preden ga zdravnik pogleda.

E-BOL se lahko izda vnaprej

ZZZS je zato, da ne bi izdaja številnih eBOLov ob koncu meseca preveč obremenila ambulante osebnih zdravnikov ter da bi bili ti pravočasno na voljo za pravilen obračun plač, omogočila tudi izdajo eBOLov vnaprej. Osebni zdravnik lahko na podlagi preteklih težav strokovno presodi, da je izdaja eBOLa utemeljena in izda bolniški list, preden se je začasna zadržanost od dela zaključila ali celo pričela. Obisk ambulante v tem primeru ni potreben, pacient in zdravnik se o koncu in začetku bolniške dogovorita preko telefona, e-pošte ali drugih komunikacijskih sredstev.

eBOL je mogoče izdati tudi z datumom začetka zadržanosti od dela do največ 10 dni vnaprej. To pride v poštev v primerih spremstev, vnaprej določenih fizioterapij, hospitalizacij ipd. Datum konca zadržanosti od dela je lahko največ do 30 dni od prvega dne zadržanosti oziroma dlje, če je obdobje zadržanosti pokrito z odločbo imenovanega zdravnika ZZZS oziroma zdravstvene komisije ZZZS.

V času epidemije pa so bili uvedene tudi nekatere poenostavitve izdaje eBOLov. Tako lahko v skladu z interventnimi ukrepi osebni zdravniki trenutno odločajo o začasni zadržanosti do enega leta (in ne le do 30 koledarskih dni kot pred epidemijo).

Kratki nasveti za lažjo uporabo rešitve eBOL

• Če dolžina bolniške ni vnaprej znana, v Time&Space vnesite rubriko »Bolniška brez razloga«. Zaključene bolniške sistem Time&Space prepiše z ustreznimi podatki, oziroma pusti nespremenjene. Tako dosežete boljši nadzor nad evidenco delovnega časa.
• Zavezanci dobijo vpogled v svojo evidenco preko osebnega pogleda v sistemu Time&Space. Tako potem lahko spremljajo svoje bolniške.
• Zaposleni morajo biti jasno informirani, da je zaključek bolniške, vnos sprememb in pravilnost podatkov na eBOLu njihova odgovornost. Poklicati morajo zdravstveno osebje in ustrezno ukrepati.
• Zaposleni naj ne čakajo na konec meseca. Pridobivanja bolniških se morajo lotiti ažurno, takoj ob spremembi ali zaključku. Tako boste razbremenil zdravnike, zmanjšali možnost napak in preprečili, da bi prišlo do zamud pri izplačilu plač.
• Če je možno, se z osebnim zdravnikom dogovorite za izdajo eBOLa vnaprej, torej še predno se je začasna zadržanost od dela dejansko zaključila.
• Delodajalci in osebni zdravniki lahko v primeru nejasnosti uporabite dva elektronska naslova, ki ju je vzpostavil ZZZS:
• eBOL@zzzs.si - kjer ZZZS ažurno odgovarja na vprašanja predvsem delodajalcev v zvezi z eBOL, kot so na primer: Zakaj ne vidim eBOLa na spletnem portalu SPOT? Ali je osebni zdravnik že izdal eBOL? Ipd.
• evemnadomestila@zzzs.si - prek katerega ZZZS pomaga delodajalcem.